RETOUR D UN SALARIE Gestion des bulletins de complément Gestion de changement de situation Gestion des nouveaux contrats

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1 RETOUR D UN SALARIE Gestion des bulletins de complément Gestion de changement de situation Gestion des nouveaux contrats Date de création : août 2016 Auteur : Service Clients E-PAYE Référence : BULLETINCOMP/2016

2 1. GESTION BULLETIN DE COMPLEMENT PRINCIPE Il est possible d être amené dans deux cas précis à utiliser le module de retour de salarié en gestion de bulletin de complément : - Transaction et indemnité de départ. - Versement d un intéressement ou d une participation pour un salarié parti. - Versement de prime ou de salaire (ex : commissions pour 1 VRP) PROCEDURE Bulletin de complément pour le paiement de sommes versées à un salarié parti Pour faire revenir un salarié en gestion des bulletins de complément, il faut cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Gestion des bulletins de complément. La page suivante s affiche : Il faut sélectionner le salarié concerné et saisir les dates de début et fin de période correspondantes au bornage du bulletin. Dans ce cas du 1er au 1er. Les dates d entrée et sortie ne sont pas modifiables. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. Une fois le salarié réintégré dans l entreprise, vous devez aller : - Dans sa fiche salariée pour : Neutraliser l acquisition des Cp (Paramètres/Paramètres, Nb jrs Cp dans mois), Décocher la mutuelle/prévoyance dans l onglet «Autres cotisations» mais laisser cocher Loi Fillon pour le calcul du Complément d Allocation Familiale et de la loi Fillon. 1

3 Paramétrer le mode de paiement par chèque dans Paramètre/Contrat. - Dans la modification du bulletin : Onglet Retenues : vous devez neutraliser le plafond de sécurité sociale Onglet Autres Absences : saisir une «Absence Entrée/Sortie» sur le bulletin pour neutraliser les heures contractuelles présentes dans le salaire de base. 2

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5 4 Une fois les sommes complémentaires à verser saisies, il faut valider le bulletin en multi bulletin. De cette manière, le salarié disparait de la liste des salariés présents et se met en sommeil dans les absents.

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7 2. GESTION DE CHANGEMENT DE SITUATION PRINCIPE Il est possible d être amené dans plusieurs cas précis à utiliser le module de retour de salarié en gestion de changement de situation : - Augmentation de salaire en cours de mois - Changement horaire en cours de mois - Changement de catégorie socioprofessionnelle ou de statut en cours de mois - Changement de régime en cours de mois - Versement d un intéressement ou participation pour un apprenti présent. - Passage de CDD en CDI sans versement des indemnités de fin de contrat. - Prolongation de CDD sans versement des indemnités de fin de contrat entre les deux contrats. PROCEDURE Bulletin en gestion de changement de situation pour modification de salaire, d horaire, de catégorie / statut et de régime Si la modification intervient au 1 er du mois vous devez faire les modifications dans la fiche salariée. Si la modification intervient en cours de mois, vous devez faire 2 bulletins : Il faut au préalable clôturer en multi bulletin le bulletin précédent le changement de situation de manière à ce que le salarié parte dans les salariés absents. Il faudra faire attention à modifier le bornage de ce bulletin. Par exemple, un employé change de rémunération à compter du 16/07/2016. Il aura donc deux bulletins en juillet. Le premier sera borné du 1 au 15/07. Pour modifier le bornage du bulletin il faut entrer dans l onglet Période depuis la modification du bulletin. Attention : Il est impératif de ne pas modifier le nombre de jours ouvrés/ouvrables pour l entreprise et le salarié. Ceux-ci se déterminent automatiquement en fonction du bornage du bulletin. Vous devez saisir une «Absence Entrée/Sortie» pour enlever les jours ou les heures non effectués. 6

8 Il faudra également neutraliser l acquisition des jours CP sur ce bulletin depuis le module congés payés. En effet, l intégralité de l acquisition CP du mois devra être saisie sur le second bulletin afin de le pas avoir l acquisition sur les 2 bulletins. Cette manipulation est facultative car même si le logiciel fait apparaitre 2 fois l acquisition, il la prend en compte qu une fois. Une fois le bulletin saisi, il faut le clôturer en multi bulletin. Pour établir le second bulletin, il faut maintenant cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Gestion de changement de situation. La page suivante s affiche : 7

9 Il faut sélectionner le salarié concerné et saisir les dates de début et éventuellement fin de période correspondantes au bornage du bulletin. Dans cet exemple du 16 au 31. Les dates d entrée et sortie ne sont pas modifiables. Attention : Il faut être très vigilant dans la saisie des dates de début et fin de période des bulletins de façon à ce que les deux périodes de bulletins ne se chevauchent pas. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. Il faut maintenant procéder à la modification du salaire et/ou de l horaire et/ou de catégorie / statut et/ou de régime. Une fois la modification effectuée, il faut saisir les éléments de paye sur le bulletin. Il ne faut pas oublier de saisir une «Absence Entrée/Sortie» afin de ne pas payer le salarié 2 fois. Le bulletin sera clôturé avec l ensemble des autres bulletins lors de la clôture générale mensuelle. 8

10 Bulletin en gestion de changement de situation pour versement d intéressement ou participation pour un apprenti présent Il est nécessaire d effectuer deux bulletins de salaire pour les apprentis présents dans la société lors du versement de la participation / intéressement. Le bulletin d épargne salariale (borné du 1 er au 1 er ) doit être effectué dans un premier temps. Certains paramétrages devront être modifiés. Ce bulletin doit être clôturé en multi bulletin. Puis il faut ensuite effectuer un retour de salarié en gestion de changement de situation afin de pouvoir établir le second bulletin de salaire du mois (borné du 2 au 30 ou 31) qui reprendra les éléments de paye habituels de l apprenti. Il faut pour cela cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Gestion de changement de situation. La page suivante s affiche : 9

11 Il faut sélectionner le salarié concerné et modifier la date de début de période qui correspond au bornage de début du bulletin (du 2 au 31). Les dates d entrée et sortie ne sont pas modifiables. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. Le paramétrage apprenti doit être rétabli dans la fiche salarié et la saisie des éléments de paye effectuée. Le bulletin sera clôturé avec l ensemble des autres bulletins lors de la clôture générale mensuelle. Important : Une fiche détaillée concernant la procédure à suivre pour effectuer les bulletins d épargne salariale des apprentis est disponible depuis le menu Aides/Guide et FAQ/FAQ sur l utilisation du logiciel E-Paye (Participation, intéressement et autres montants soumis à CSG versés à un apprenti). 10

12 Bulletin en gestion de changement de situation pour un passage de CDD en CDI sans versement d indemnités de fin de contrat Il faut dans un premier temps effectuer le dernier bulletin concernant le CDD sans renseigner les différents champ de l onglet départ. Il faudra au préalable contrôler le paramétrage du détail du CDD depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié. Il n y a pas de versement des indemnités entre les deux contrats, il faut donc entrer dans la fenêtre de détail du CDD en cliquant sur Type de contrat afin de sélectionner «Calcul manuel» pour le choix du mode de calcul des indemnités. De cette manière, les montants d indemnités qui se déclenchent sur le bulletin pourront être supprimés et ne se déclencheront plus. Il faut ensuite saisir le bulletin comme habituellement avec les différentes variables de paye. Par exemple, le contrat CDD d un employé se termine le 15/07/2016. Le salarié est ensuite embauché en CDI à compter du 16/07/2016. Il aura donc deux bulletins en juillet. Le premier sera borné du 1 au 15/07. Dans le cas d un changement de situation en cours de mois, il faudra également neutraliser l acquisition des jours CP sur ce bulletin depuis le module congés payés. En effet, l intégralité de l acquisition CP du mois devra être saisie sur le second bulletin. 11

13 Une fois le bulletin saisi, il faut le clôturer en multi bulletin. Pour établir le second bulletin, il faut maintenant cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Gestion de changement de situation. La page suivante s affiche : 12 Il faut sélectionner le salarié concerné et saisir la date de début de période qui correspond au bornage de début du bulletin. Dans cet exemple du 16 au 31. Les dates d entrée et sortie ne sont pas modifiables.

14 Attention : Il faut être très vigilant dans la saisie des dates de début et fin de période des bulletins de façon à ce que les deux périodes de bulletins ne se chevauchent pas. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. Il faut maintenant procéder à la modification du paramétrage du type de contrat depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié. Egalement, la date de fin de CDD doit être supprimée depuis l onglet Paramètres, Paramètres. Une fois ces modifications effectuées, il faut saisir les éléments de paye sur le bulletin et vérifier le bornage du bulletin. Le bulletin sera clôturé avec l ensemble des autres bulletins lors de la clôture générale mensuelle. 13

15 Bulletin en gestion de changement de situation pour une prolongation de CDD sans versement d indemnités de fin de contrat Il faut dans un premier temps effectuer le dernier bulletin concernant le premier CDD sans renseigner les différents champ de l onglet départ. Il faudra au préalable contrôler le paramétrage du détail du CDD depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié. Il n y a pas de versement des indemnités entre les deux contrats, il faut donc entrer dans la fenêtre de détail du CDD en cliquant sur Type de contrat afin de sélectionner «Calcul manuel» pour le choix du mode de calcul des indemnités. De cette manière, les montants d indemnités qui se déclenchent sur le bulletin pourront être supprimés et ne se déclencheront plus. Il faut ensuite saisir le bulletin comme habituellement avec les différentes variables de paye. Par exemple, le contrat CDD d un employé se termine le 15/07/2016. Le salarié est ensuite prolongé jusqu au 31/08/2016. Il aura donc deux bulletins en juillet. Le premier sera borné du 1 au 15/07. Dans le cas d un changement de situation en cours de mois, il faudra également neutraliser l acquisition des jours CP sur ce bulletin depuis le module congés payés. En effet, l intégralité de l acquisition CP du mois devra être saisie sur le second bulletin. Une fois le bulletin saisi, il faut le clôturer en multi bulletin. 14

16 Pour établir le second bulletin, il faut maintenant cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Gestion de changement de situation. La page suivante s affiche : Il faut sélectionner le salarié concerné et saisir la date de début de période qui correspond au bornage de début du bulletin. Dans cet exemple du 16 au 31. Les dates d entrée et sortie ne sont pas modifiables. Attention : Il faut être très vigilant dans la saisie des dates de début et fin de période des bulletins de façon à ce que les deux périodes de bulletins ne se chevauchent pas. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. Il faut maintenant procéder à la modification du paramétrage du détail CDD depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié, Type de contrat. 15

17 Il faut cocher la case «PROLONGATION CDD», saisir la nouvelle date de fin de CDD et sélectionner Calcul en fin de contrat pour le choix du mode de calcul des indemnités. Une fois ces modifications effectuées, il faut saisir les éléments de paye sur le bulletin. Le bulletin sera clôturé avec l ensemble des autres bulletins lors de la clôture générale mensuelle. 16

18 3. GESTION DES NOUVEAUX CONTRATS SUR SALARIES EXISTANTS PRINCIPE Il est possible d être amené dans plusieurs cas précis à utiliser le module de retour de salarié en nouveaux contrats sur salariés existants : - Changement de motif du CDD. - Passage de CDD en CDI avec versement des indemnités de fin de contrat. - Renouvellement de CDD avec versement des indemnités de fin de contrat entre les deux contrats. - Passage de contrat professionnalisation en CDD ou CDI avec versement des indemnités Attention : Pour les stagiaires passant en CDD ou CDI, il faut créer un nouveau salarié afin que l assiette de cotisations se calcule correctement. Egalement, pour les salariés en CDD ou CDI effectuant ponctuellement une activité d extra, il faut créer un nouveau salarié pour effectuer le bulletin d extra. Pour les différencier vous devez mettre un «.» après son nom de famille. PROCEDURE Nouveau contrats sur salariés existants pour changement de motif du CDD Il faut dans un premier temps effectuer le bulletin concernant le CDD avec le motif initial en pensant à aller renseigner les différents champs de l onglet départ (Cause du départ 031, date de fin et dernier jour travaillé correspondant au dernier jour de contrat avec le motif initial, 90 pas de clause de préavis applicable). Il faut ensuite saisir le bulletin comme habituellement avec les différentes variables de paye. Par exemple, le contrat CDD avec le motif initial d un employé se termine le 15/07/2016. Le motif du CDD change à compter du 16/07/2016. Il aura donc deux bulletins en juillet. Le premier sera borné du 1 au 15/07. Dans le cas d un changement de situation en cours de mois, il faudra également neutraliser l acquisition des jours CP sur ce bulletin depuis le module congés payés. En effet, l intégralité de l acquisition CP du mois devra être saisie sur le second bulletin. 17

19 Une fois le bulletin saisi, il faut le clôturer en multi bulletin. Pour établir le second bulletin, il faut maintenant cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Nouveau contrat sur salariés existants. La page suivante s affiche : 18

20 Il faut sélectionner le salarié concerné, saisir les dates de début et fin de contrat correspondant au nouveau motif de CDD (16/07/2016 au 31/08/2013) et saisir la date de début de période qui correspond au bornage de début du bulletin. Dans cet exemple du 16 au 31. Attention : Il faut être très vigilant dans la saisie des dates de début et fin de période des bulletins de façon à ce que les deux périodes de bulletins ne se chevauchent pas. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. Il faut maintenant procéder à la modification du paramétrage du détail CDD depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié, Type de contrat. Il faudra mettre les nouvelles dates de début et de fin de contrat et sélectionner le nouveau motif de CDD. Une fois ces modifications effectuées, il faut saisir les éléments de paye sur le bulletin. Le bulletin sera clôturé avec l ensemble des autres bulletins lors de la clôture générale mensuelle. 19

21 Nouveau contrats sur salariés existants pour un passage de CDD en CDI avec versement des indemnités de fin de contrat Il faut dans un premier temps effectuer le dernier bulletin concernant le CDD en pensant à renseigner les différents champs de l onglet départ (Cause du départ 031, date de fin et dernier jour travaillé correspondant au dernier jour de contrat avec le motif initial, 90 pas de clause de préavis applicable). Il faudra au préalable contrôler le paramétrage du détail du CDD depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié. Il faut ensuite saisir le bulletin comme habituellement avec les différentes variables de paye. Par exemple, le contrat CDD d un employé se termine le 15/07/2016. Le salarié est ensuite embauché en CDI à compter du 16/07/2016. Il aura donc deux bulletins en juillet. Le premier sera borné du 1 au 15/07. 20

22 Dans le cas d un changement de situation en cours de mois, il faudra également neutraliser l acquisition des jours CP sur ce bulletin depuis le module congés payés. En effet, l intégralité de l acquisition CP du mois devra être saisie sur le second bulletin. Une fois le bulletin saisi, il faut le clôturer en multi bulletin. Pour établir le second bulletin, il faut maintenant cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Nouveau contrat sur salariés existants. La page suivante s affiche : 21

23 Il faut sélectionner le salarié concerné, saisir la nouvelle date d entrée correspondant au début du CDI et la date de début de période qui correspond au bornage de début du bulletin. Dans cet exemple du 16 au 31. Attention : Il faut être très vigilant dans la saisie des dates de début et fin de période des bulletins de façon à ce que les deux périodes de bulletins ne se chevauchent pas. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. Il faut maintenant procéder à la modification du paramétrage du type de contrat depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié. Une fois cette modification effectuée, il faut saisir les éléments de paye sur le bulletin. Le bulletin sera clôturé avec l ensemble des autres bulletins lors de la clôture générale mensuelle. 22

24 Nouveau contrat sur salariés existants pour un renouvellement de CDD avec versement des indemnités de fin de contrat entre les 2 contrats Il faut dans un premier temps effectuer le dernier bulletin concernant le premier CDD en pensant à renseigner les différents champs de l onglet départ (Cause du départ 031, date de fin et dernier jour travaillé correspondant au dernier jour de contrat avec le motif initial, 90 pas de clause de préavis applicable). Il faudra au préalable contrôler le paramétrage du détail du CDD depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié. Il faut ensuite saisir le bulletin comme habituellement avec les différentes variables de paye. Par exemple, le contrat CDD d un employé se termine le 15/07/2016. Son contrat est ensuite renouvelé à compter du 16/07/2016 jusqu au 31/10/2016. Il aura donc deux bulletins en juillet. Le premier sera borné du 1 au 15/07. Une fois le bulletin saisi, il faut le clôturer en multi bulletin. Les congés doivent être soldés. 23

25 Pour établir le second bulletin, il faut maintenant cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Nouveau contrat sur salariés existants. La page suivante s affiche : Il faut sélectionner le salarié concerné, saisir la nouvelle date d entrée et de sortie correspondant au renouvellement de CDD (16/07/2016 au 31/08/2016) et la date de début de période qui correspond au bornage de début du bulletin. Dans cet exemple du 16 au 31. Attention : Il faut être très vigilant dans la saisie des dates de début et fin de période des bulletins de façon à ce que les deux périodes de bulletins ne se chevauchent pas. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. 24

26 Il faut maintenant procéder à la modification du paramétrage du détail CDD depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié, Type de contrat. Vous devez modifier les dates de début de contrat et de fin de contrat. Une fois ces modifications effectuées, il faut saisir les éléments de paye sur le bulletin. Le bulletin sera clôturé avec l ensemble des autres bulletins lors de la clôture générale mensuelle. Nouveau contrat sur salariés existants pour passage de contrat de professionnalisation à CDD ou CDI Il faut dans un premier temps effectuer le dernier bulletin concernant le contrat de professionnalisation en pensant à renseigner les différents champs de l onglet départ (motif de départ, date de départ, date de dernier jour travaillé et préavis). Il faut ensuite saisir le bulletin comme habituellement avec les différentes variables de paye. 25

27 Par exemple, le contrat de professionnalisation se termine le 15/07/2016. Le salarié est ensuite embauché en CDI à compter du 16/07/2016. Il aura donc deux bulletins en juillet. Le premier sera borné du 1 au 15/07. Une fois le bulletin saisi, il faut le clôturer en multi bulletin. Les congés doivent être soldés. Pour établir le second bulletin, il faut maintenant cliquer dans le menu Salariés, Retour d un salarié, Nouveau contrat sur salariés existants. La page suivante s affiche : 26

28 Il faut sélectionner le salarié concerné et saisir la date de début du CDI et de début de période qui correspond au bornage de début du bulletin. Dans cet exemple du 16 au 31. Attention : Il faut être très vigilant dans la saisie des dates de début et fin de période des bulletins de façon à ce que les deux périodes de bulletins ne se chevauchent pas. Une fois la validation de la page effectuée, on retrouve le salarié dans la liste des salariés présents. Il faut maintenant procéder à la modification du paramétrage du type de contrat depuis l onglet Paramètres, Contrat de la fiche salarié. 27

29 Une fois ces modifications effectuées, il faut saisir les éléments de paye sur le bulletin. Le bulletin sera clôturé avec l ensemble des autres bulletins lors de la clôture générale mensuelle. 28