Livret d accueil. Réussir votre démarrage. 1.Démarrer notre collaboration : entre 1 à 3 mois. 2.Gérer votre copropriété au quotidien

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1 Livret d accueil Réussir votre démarrage 1.Démarrer notre collaboration : entre 1 à 3 mois 2.Gérer votre copropriété au quotidien Syndic One SASU 6 rue Konrad Adenauer Wasquehal - RCS Janvier 2017 Document non contractuel Crédits photos : Fotolia et Sergic

2 Etape 1 - Démarrer notre collaboration Récupération des informations, des archives et des fonds : entre 1 à 3 mois Avec l aide du copropriétaire référent Syndic One de votre immeuble, nous organisons la récupération des archives et des fonds auprès de votre ancien syndic. La liste est conséquente : règlement de copropriété, contrat Syndic One, procès-verbal des assemblées générales, contrats avec les prestataires, factures, comptes, dossiers des sinistres et litiges A noter que votre ancien syndic dispose de 3 mois pour restituer la totalité des fonds et des documents. Ce délai lui est nécessaire pour effectuer les régularisations annuelles des comptes validées en assemblée générale et clôturer votre comptabilité. Cela explique que parfois, nous ne pouvons pas exécuter immédiatement certaines décisions d assemblée générale comme la commande de gros travaux ou le changement de prestataires. Information des fournisseurs Nous informons les fournisseurs du changement de syndic (électricité, eau, gaz, contrats d entretiens et de maintenance ) Création des accès à l application mobile et au site internet de votre immeuble Dès que votre dossier est complet, nous créons votre copropriété en informatique en conformité avec le règlement de copropriété et le plan comptable réglementaire, nous ouvrons l accès à votre application mobile et au site internet de l immeuble et envoyons les codes d accès aux copropriétaires (à condition de nous avoir communiqué votre adresse mail). Vous n avez plus qu à vous connecter pour prendre connaissance des messages et des informations ou télécharger un document. Téléchargez l application mobile sur Votre démarrage chez Syndic One Ou accédez au site internet depuis votre PC (dans votre navigateur, tapez syndic-one.com, puis cliquez sur «Mon espace «en haut de la page) ou Cliquez ici Ouverture du compte bancaire de la copropriété Nous ouvrons un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires (votre copropriété) ou un compte individualisé si vous avez opté pour celui-ci (uniquement pour les copropriétés de moins de 15 lots et suivant décision en assemblée générale). Transmission de votre dossier à votre gestionnaire Syndic One Votre démarrage est terminé, un gestionnaire et un comptable sont nommés pour gérer votre résidence et répondre à vos questions à travers la messagerie de l appli mobile ou du site internet sécurisé de votre immeuble. Livret d accueil Syndic One 1

3 Comment travailler avec Syndic One? Contrat de syndic collaboratif en ligne et copropriétaire référent Syndic One est un syndic collaboratif en ligne destiné aux petites copropriétés situées en France métropolitaine. La mise en place et le bon fonctionnement de la gestion de la résidence par Syndic One nécessite impérativement la participation active d un ou de plusieurs copropriétaire(s) référent(s) sur place. Il peut s agir du Président et des membres du Conseil Syndical. Communication entre Syndic One et les copropriétaires Les échanges entre les copropriétaires et votre gestionnaire doivent impérativement être effectués à travers la messagerie de l appli mobile ou du site internet de la résidence. C est indispensable à la traçabilité des échanges. Pour les cas particuliers, vous pouvez prendre un rdv téléphonique avec votre gestionnaire directement à partir de l appli mobile. Pour les urgences, votre gestionnaire est également disponible par téléphone. Le copropriétaire référent est aussi le relais entre les copropriétaires et Syndic One. Il peut recevoir directement les copropriétaires sur des questions relatives aux décisions de gestion concernant l immeuble. Il analyse ainsi les demandes auxquelles il apporte une réponse directement ou en concertation avec Syndic One. Appli mobile et site internet de l immeuble Chaque copropriétaire dispose d un accès sécurisé à l application mobile Syndic One téléchargeable sur Google Play et App Store et aussi au site internet de la résidence (à condition que nous avoir communiqué votre adresse mail). Ces outils sont à la fois une source d informations sur la gestion de votre copropriété, un outil de communication avec notre équipe et un lieu d échange entre les copropriétaires. Les documents indispensables sont téléchargeables directement en ligne : factures, appels de charge détaillés, convocations et procès verbaux d assemblées générales, règlement de copropriété, carnet d entretien, contrats en cours A visiter absolument, la partie «Assistance» du site internet répond aux questions les plus courantes : le déroulement d une assemblée générale, que faire en cas de sinistre, comment assurer l immeuble, la gestion financière et comptable, les formalités à accomplir lors de la vente de votre appartement Découvrez également le mode d emploi détaillé du site. Gestion des contrats Nous garantissons la souscription des contrats nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété suivant décisions prises en Assemblée Générale. Cela inclut le contrat d assurance multirisque immeuble. Pour les contrats d entretien, tels que maintenance ascenseurs, portes automatiques, toitures terrasse, VMC, sécurité incendie, colonnes vide-ordures et aussi pour le comptage de fluides et les diagnostics Uniques Sécurité, Sergic met à disposition ses contrats cadres dont les conditions et les tarifs sont renégociés régulièrement, vous assurant ainsi un rapport qualité prix intéressant. Livret d accueil Syndic One 2

4 Comment travailler avec Syndic One? Gestion technique Le copropriétaire référent signale tout désordre à Syndic One concernant les parties communes. Il assure également la recherche de devis, l accueil et l accès des entreprises à l immeuble ainsi que le suivi des travaux simples. Nous conseillons de faire suivre les travaux complexes par un Maître d Œuvre ou un Architecte. Gestion des sinistres Syndic One déclare à la compagnie d assurance les sinistres concernant les parties communes. Le copropriétaire référent pourra éventuellement assister en qualité d observateur aux réunions d expertise. Une fois le dossier clôturé, Syndic One perçoit et règle les éventuelles indemnités d assurance aux bénéficiaires. Gestion des impayés Le copropriétaire référent dispose d un accès aux comptes des copropriétaires débiteurs afin de les interpeller amicalement avant la mise en contentieux. Ensuite, le service recouvrement Syndic One relance les copropriétaires débiteurs et engage les procédures nécessaires au recouvrement de ces impayés. Gestion administrative et comptable En tant que syndic professionnel, Syndic One prend en charge la gestion comptable et administrative de votre copropriété, à savoir : Etablissement des budgets en fonction des informations transmises par le copropriétaire référent Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires, Tenue des comptes de la copropriété et des copropriétaires, Appels de charges courantes et exceptionnelles (travaux ), Validation des bons de commande sur demande du copropriétaire référent, Enregistrement des factures et paiement des fournisseurs, Préparation et présentation des documents comptables (relevés des dépenses, annexes, bilans ) selon règlements en vigueur, Imputation individuelle des consommations d eau sur la base des index relevés et transmis par le copropriétaire référent, Régularisation annuelle des charges approuvées par l Assemblée Générale et réajustement du budget prévisionnel selon décision de l Assemblée Générale. Les factures sont publiées au fur et à mesure sur l application mobile et sur le site internet de l immeuble, ce qui permet au copropriétaire référent de les contrôler avant qu elles ne soient payées. Sauf contestation, les factures sont payées dans un délai de 2 semaines. Livret d accueil Syndic One 3

5 Comment travailler avec Syndic One? Assemblée Générale annuelle et réunion préparatoire Pour la réunion préparatoire à l Assemblée Générale, Syndic One prépare les documents obligatoires (comptes, contrat de syndic, devis ), un projet d ordre du jour et de budget prévisionnel. Les copropriétaires référents ou le Conseil Syndical se réunissent sans présence physique de Syndic One. Ils complètent les sujets à traiter (par exemple, des travaux éventuels) et fixent l ordre du jour, la date et le lieu d assemblée générale. Syndic One convoque ensuite l ensemble des copropriétaires. Syndic One prépare les documents nécessaires à la tenue de l assemblée générale : guide de tenue d assemblée, feuille de présence, procès verbal pré-rempli à compléter selon le résultat des votes et le contrat de syndic. Syndic One assure également la formation des copropriétaires à la tenue des assemblées et à l utilisation des outils en ligne. La tenue de l assemblée générale est assurée par un Président de séance élu par l assemblée. En l absence physique de Syndic One, un copropriétaire est élu secrétaire de séance et rédige le procès verbal, soit sur le procès verbal pré-rempli, soit en ligne sur l application de tenue des assemblées. Sur demande des copropriétaires, Syndic One peut tenir l assemblée générale par téléphone ou par vidéoconférence suivant les conditions du contrat (option). Le procès verbal, la feuille de présence et le contrat de syndic paraphés et signés en séance sont à transmettre à Syndic One à l issue de l assemblée. Ensuite, Syndic One communique le procès verbal aux copropriétaires sous sa responsabilité et applique les décisions de l assemblée générale : appels de fonds, validation des contrats ou des travaux votés, etc Archives 24 h/24 et 7 j/7, vous retrouvez directement en ligne les archives utiles à la gestion courante de votre copropriété : règlement de copropriété, convocations et procès-verbaux des dernières Assemblées Générales, contrats, factures, comptes de la copropriété et de chaque copropriétaire. Les archives papier sont conservées par le copropriétaire référent ou stockées chez un prestataire d archivage (frais supplémentaires à prévoir et sous réserve d accord en Assemblée Générale). Frais et débours Les courriers, photocopies et autres communications papier (appels de charges, convocations, procès verbal d Assemblée Générale) sont inclus dans le tarif forfaitaire. Les frais et débours à la charge de la copropriété sont facturés au coût réel à la copropriété : frais postaux, frais de gestion du compte bancaire séparé facturés par la banque, coût des diagnostics obligatoires, frais de notaire, huissier, avocat Gestion des employés d immeuble (voir contrat avec gestion de personnel d immeuble) Le copropriétaire référent réceptionne et sélectionne les candidats (titulaire et remplaçant) et rend un avis sur les demandes de congés et de formation. Syndic One se charge de l établissement du contrat de travail, des bulletins de paie et des attestations, du paiement des salaires, des déclarations obligatoires, ainsi que de la mise en place et mise à jour des DUERSST (Document Unique d Evaluation des Risques sur la Sécurité et la Santé au Travail). Livret d accueil Syndic One 4

6 Répartition des rôles entre Syndic One et les copropriétaires Syndic One est responsable de l'immeuble et gère la résidence en ligne. Les copropriétaires assistent Syndic One sur place. Suivi de la résidence Entretien de l'immeuble suivant les décisions des copropriétaires Mise à disposition des contrats cadres négociés par Sergic Suivi administratif et comptable des travaux Gestion des sinistres et contentieux Mise à disposition des informations sur le site internet sécurisé de la copropriété Assemblée Générale Préparation de l'assemblée Générale, rédaction et envoi de la convocation Sur demande, assistance à la tenue de la réunion préparatoire et de l Assemblée Générale par téléphone ou par vidéoconférence Diffusion du procès-verbal Exécution des décisions votées Comptabilité Elaboration du budget en collaboration avec le(s) copropriétaire(s) référent(s) Tenue des comptes Appels de charges, mensualisation Commandes fournisseurs Enregistrement et paiement des factures Régularisation de charges et opérations annuelles de clôture comptable Gestion des impayés Gestion de la paie du personnel d immeuble (uniquement dans le contrat avec gestion du personnel d immeuble) Suivi de la résidence Signalement d'une anomalie Obtention des devis, accueil des entreprises et suivi des travaux d entretien courant Assemblée Générale Obtention des devis et transmission à Syndic One avant l envoi des convocations Tenue de la réunion préparatoire et de l'assemblée Générale Comptabilité Participation à l élaboration du budget Vérification des comptes et contrôle des factures sur l application mobile ou sur le site internet sécurisé de la copropriété Livret d accueil Syndic One 5