Les demandes préliminaires Version :

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2 Table des matières... iii 1. Introduction Habilitation d un lecteur La fiche utilisateur Nomenclature du login Les différents champs de la fiche utilisateur Groupe Identifiant Nom Mot de passe Bibliothèque Langue Connexion par défaut à la base Type d utilisateur Identification obligatoire Identifiant autorisé Création de l adresse de l usager Création du compte de l utilisateur Gestion des utilisateurs Recherche des utilisateurs Mise à jour du mot de passe Suppression d un utilisateur Gestion des demandes préliminaires Introduction Lecture des demandes préliminaires Validation d une demande préliminaire Annulation d une demande préliminaire Faire une demande pour le compte d un utilisateur Recherche des demandes faites à partir d un login Fermer le service de demandes préliminaires Paramétrage des notifications Guide d utilisation de l interface PEB du Sudoc / Web pour l utilisateur final...21 ii

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4 Chapitre 1. Introduction Par le terme «demande préliminaire» on désigne les demandes qui sont envoyées par les lecteurs (ou utilisateurs) suite à la consultation du catalogue Sudoc via le WEB. On désigne par le terme «lecteur» les utilisateurs qui sont inscrits dans la bibliothèque. Pour faire une demande préliminaire, il faut être habilité et par conséquent disposer d un login et d un mot de passe. Une demande préliminaire n est jamais envoyée directement à la bibliothèque fournisseuse, elle doit être validée par le responsable du PEB et devient à ce moment là, une demande comme une autre, en situation demandeur. Dans ce manuel seront présentés : Les demandes préliminaires Le principe d habilitation par le responsable PEB Le traitement des demandes préliminaires par le responsable PEB La vue du système coté utilisateur 4

5 Chapitre 2. Habilitation d un lecteur Pour habiliter un lecteur à faire des demandes préliminaires, il faut, dans WinIBW, créer une fiche utilisateur, une fiche adresse et une fiche compte La fiche utilisateur Les logins de type «pebpro» c'est-à-dire les logins qui permettent de faire du PEB professionnel via WinIBW, sont autorisés à créer des logins pour les lecteurs. La commande pour ce faire est CRE USA <login> Les demandes préliminaires Nomenclature du login L ABES recommande d utiliser une nomenclature pour les logins utilisateurs. Cela permet à la bibliothèque de disposer d une chaine de caractères à priori unique et de pouvoir l incrémenter aisément. L ABES propose la nomenclature suivante : 3 caractères pour l ILN 4 ou 5 caractères pour identifier la bibliothèque elle-même 2 caractères pour le groupe pebfinal : PB 3 caractères pour le numéro d ordre (soit 999 utilisateurs maximum). Le plus délicat réside dans le choix des 4 caractères destinés à la bibliothèque. Une piste possible est d utiliser les 3 caractères de la commune (code INSEE) et le dernier caractère du numéro RCR. Exemple Soit le RCR dépendant de l ILN 001 L identifiant de la bibliothèque pourrait être 1721 (172=code INSEE de la commune et 1, le dernier caractère du RCR). Cela donnerait les logins suivants : PB PB PB003 etc 5

6 Il n y a pas d obligation à respecter cette nomenclature, l intérêt cependant est de disposer d une chaine discriminante à priori unique et de pouvoir gérer facilement l attribution d un nouveau login sans risquer de se heurter à un login déjà existant. L idéal est de prendre tous les RCR de l ILN et de choisir une chaine unique pour chaque RCR Les différents champs de la fiche utilisateur La commande CRE USA <le_login_choisi>, permet de déboucher sur l écran de création d un usager. Seuls les champs importants sont présentés ci-dessous. Après avoir tout complété, il suffit de cliquer sur Entrée pour valider la création de la fiche utilisateur Groupe Toujours «pebfinal»! Il faut respecter la casse. Le nom du groupe définit les habilitations de l utilisateur. 6

7 Identifiant C est le login dont on a parlé plus haut dans la rubrique nomenclature Nom Généralement c est le nom de l utilisateur. La réglementation exige que tout individu dont les données personnelles sont conservées en soit informé. Consulter la documentation sur la question de la conservation de données personnelles [ Mot de passe Par défaut, lors de la création de la fiche utilisateur, WinIBW propose un mot de passe. Il est préférable de remplacer ce mot de passe par un mot de passe banalisé, facile à retenir et à communiquer, sachant que l utilisateur devra être invité à changer son mot de passe lors de sa première connexion. En cas de perte de mot de passe par l utilisateur, voir la rubrique Gestion du mot de passe Bibliothèque Automatiquement rempli avec le numéro RCR de la bibliothèque de rattachement Langue Valeur par défaut : Français Connexion par défaut à la base Doit rester vide Type d utilisateur Choisir Utilisateur final Identification obligatoire Il est très important que le champ "Identification obligatoire" soit coché. Si ce n'est pas le cas, l'utilisateur affiche toutes les demandes de PEB gérées par la bibliothèque Identifiant autorisé Permet de contrôler l accès au service. C est à ce niveau que l on autorise ou non l accès : Oui : peut se connecter, le login reste visible par la commande AFF USA BIB TOU et la commande SEL USA Non : ne peut plus se connecter mais le login reste visible par la commande AFF USA BIB TOU et la 7

8 commande SEL USA Désactivé : ne peut plus se connecter mais le login n est plus visible par la commande AFF USA BIB TOU Il est déconseillé d utiliser ce code. Les autres champs sont décochés sauf Statistiques sur l utilisateur Création de l adresse de l usager Pour que le login puisse être opérationnel pour la création de demandes de PEB via Sudoc / Web, il faut impérativement créer une adresse pour l utilisateur. Après avoir validé la création de la fiche utilisateur, cliquez sur le bouton Création adresse, en bas de l écran. La commande cre adr usa <login> fonctionne aussi. Il n est pas nécessaire de remplir complètement le formulaire adresse surtout s il existe déjà un fichier des lecteurs. Dans ce cas l ABES conseille de remplir correctement Nom et Adresse mél (cette adresse pourra être utilisée par le système d envoi de méls automatiques) et de mettre un tiret dans Adresse et Ville qui sont des zones obligatoires : 8

9 Dans tous les cas, ce sera l'adresse de la bibliothèque qui figurera sur les demandes de PEB et non celle du lecteur Création du compte de l utilisateur Nécessaire pour le fonctionnement, il faut créer un compte ILL. Disponible également en bas de la fenêtre d affichage de l utilisateur, le bouton Création compte doit être utilisé (ou la commande CRE COM USA <login> ) Seul le Compte ILL doit être renseigné. Il ne faut surtout pas toucher aux deux autres comptes. Les paramètres à renseigner sont : Etat des demandes : coché Bloqué? : Ignore Comme sur l image ci-dessous : 9

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11 Chapitre 3. Gestion des utilisateurs 3.1. Recherche des utilisateurs Il y a 3 façons de rechercher un login : Les demandes préliminaires soit par la commande AFF USA <login>, cela affiche directement les paramètres du login dans une fenêtre ainsi que les boutons contextuels soit par la commande AFF USA BIB TOU qui affiche une liste triée par groupe de tous les utilisateurs de la bibliothèque soit par le formulaire de recherche multicritères SEL USA : En saisissant le début du groupe «pebfin» («*» indique qu il y a une troncature implicite) et «Utilisateur final» dans type d utilisateur, la recherche ne ramènera que les logins qui correspondent à cette recherche. Pour afficher les paramètres d un utilisateur en particulier à partir d une liste, il suffit de double cliquer sur la ligne. 11

12 La colonne ID contient «J» lorsque le champ «Identification obligatoire» est coché. La colonne LP contient «Y» lorsque le champ «Identifiant autorisé» est égal à Y (oui). Voir aussi Identification obligatoire et Identifiant autorisé. Attention à ne surtout pas intervenir sur des logins dont le groupe n est pas «pebfinal» Mise à jour du mot de passe Lors de la création du login, il est conseillé de donner à l utilisateur un mot de passe «banalisé» car les mots de passe délivrés par WinIBW, sont sécurisés mais compliqués, mélange de minuscules, majuscules, chiffres et lettres. Les utilisateurs vont changer leur mot de passe lors de leur première connexion sur l interface Sudoc public. Cependant il faut aussi savoir réinitialiser le mot de passe d un utilisateur car tout le monde oublie son mot de passe à un moment ou à un autre Pour effectuer le changement de mot de passe demandé par l utilisateur, il faut afficher la fiche de l utilisateur en procédant comme indiqué à la rubrique Recherche des utilisateurs) ou encore lancer la commande AFF USA <login>. En bas de l écran il suffit de cliquer sur le bouton Mise à jour de mot de passe : Dans la fenêtre qui apparaît : 12

13 Il faut : Dans «Ancien mot de passe» saisir le mot de passe avec lequel on est connecté (donc le mot de passe qui correspond au login du responsable PEB) Dans nouveau mot de passe, il faut saisir un nouveau mot de passe pour le login de l utilisateur (ce peut être le mot de passe banalisé qui a été donné à l attribution du login ou un autre). Confirmer le nouveau mot de passe dans «Nouveau mot de passe (bis)» 3.3. Suppression d un utilisateur Il ne faut pas réattribuer un login existant à un nouvel utilisateur car il aurait accès à la liste des demandes de PEB faites par son prédécesseur. Les utilisateurs ne peuvent pas être supprimés mais ils peuvent être désactivés. Pour cela, il suffit de rechercher la fiche de l utilisateur et de changer la valeur du champ «Login autorisé» à N. Plus aucune demande de PEB ne pourra alors être déclenchée depuis le WEB à partir de ce login. Il est déconseillé d utiliser la valeur X=Désactivé. En effet cela a pour effet de masquer le login dans la liste des utilisateurs, ce qui peut être gênant et source de confusion. Il est possible de demander à l ABES la suppression d une liste de login. 13

14 Chapitre 4. Gestion des demandes préliminaires 4.1. Introduction Les demandes préliminaires Les demandes envoyées par un utilisateur à partir du Sudoc / Web sont des demandes préliminaires. Elles ne sont jamais envoyées directement vers un fournisseur du réseau. Elles doivent d abord être validées par le responsable PEB de la bibliothèque. Les demandes préliminaires se retrouvent dans l activité demandeur de l établissement, une fois validée elles seront comme les toutes les autres demandes envoyées. Il est possible de paramétrer l envoi automatique de méls destinés aux utilisateurs. Par exemple, des avertissements lorsque la demande reçoit une réponse positive, une réponse négative etc. Dans ce cas, l utilisateur, en plus du suivi des demandes directement dans l interface Sudoc / Web, reçoit des notifications sous forme de courriers électroniques Lecture des demandes préliminaires Pour accéder aux demandes préliminaires déposées par les utilisateurs, il faut lancer la commande SEL ENR ATT. La commande SEL ENR ATT DEP AUJ, ne permet de retrouver que celle du jour. Il est aussi possible de rechercher les demandes préliminaires par l écran de recherche multicritères (SEL ENR ETA) sachant que l état des demandes préliminaires est «W». Lorsqu une demande préliminaire est déposée par un utilisateur, elle est envoyée vers un fournisseur fictif identifié par le numéro «9997». Dans la colonne saisie par le numéro indique que la demande a été envoyée via le Web du Sudoc. Le nom du demandeur ne sera affiché que sur le formulaire complet. Voici une liste de demandes préliminaires en affichage AFF ETA ABR : 4.3. Validation d une demande préliminaire 14

15 Lorsqu on double-clique sur une demande préliminaire, on remarque que : L état de la demande est «W» L identifiant et le nom de l utilisateur sont renseignés : La demande a été faite via le Web su Sudoc Pour valider une demande préliminaire, afin qu elle parte vers le réseau Supeb, il suffit de lancer la commande DEM a*. Cela ouvre le formulaire PEB en mode de saisie exactement comme lorsqu on crée une demande. Le bloc qui concerne les «données demandeurs» affichent l adresse de l utilisateur et non celle de la bibliothèque. Dès que la demande sera validée, c est bien l adresse de la bibliothèque qui apparaitra. En principe, la liste de fournisseurs est déjà renseignée, le premier fournisseur de la liste est l identifiant fictif «9997» ce qui indique que la demande est en attente de validation. 15

16 Cliquer sur Valider va soumettre à l algorithme de gestion de la liste de fournisseurs, la suite de RCR qui figure dans la ligne Ajouter (en violet dans l exemple ci-dessus). Il est possible de manipuler la liste exactement de la manière que pour les demandes «classiques». Cliquer sur PEB valide la demande. Une fois la demande validée, elle conserve son numéro d origine, prend un statut normal et circule comme n importe quelle demande Annulation d une demande préliminaire Après avoir affiché le formulaire à l écran, il suffit, au lieu de DEM A* qui permet de valider la demande, de taper STO A* pour annuler la demande préliminaire reçue et la passer dans un état final «S» Faire une demande pour le compte d un utilisateur Le responsable PEB a la possibilité d envoyer via WinIBW, une demande de PEB pour le compte d un utilisateur habilité à faire des demandes préliminaires. Après avoir recherché le titre à demander, il suffit de lancer la commande PRE USA <login> ou COP USA <login> : 16

17 Ceci est valable également pour les demande préliminaires qui ne peuvent être envoyées par les utilisateurs à partir du Sudoc / Web à l aide des commandes : PRE LIB USA <login> ou COP LIB usa <login>. L intérêt de cette fonctionnalité pour l utilisateur, lorsqu il consulte son suivi PEB, dans l interface Sudoc / Web, est qu il a accès aussi bien aux demandes qu il a envoyées lui-même qu aux demandes faites pour lui par le responsable PEB Recherche des demandes faites à partir d un login Par l écran de recherche multicritères, SEL ENR ETA, il est possible de retrouver les demandes faites à partir d un login précis en utilisant l'écran de recherche SEL ENR ETA et en saisissant dans le champ Identifiant demandeur le login de l utilisateur : 17

18 Chapitre 5. Fermer le service de demandes préliminaires Pour empêcher les usagers d envoyer des demandes préliminaires, durant les périodes de vacances par exemple, il convient de fermer le service de sa bibliothèque. Pour cela lancer la commande AFF BIB PEB et modifier les dates comme souhaité. 18

19 Chapitre 6. Paramétrage des notifications Le suivi des demandes PEB pour l utilisateur, peut se faire à partir de l interface Sudoc / Web [ Cependant, il est possible d automatiser l envoi de messages automatiques selon certains états pris par une demande de PEB. La commande WinIBW qui permet d afficher cet écran de paramétrage est : AFF BIB PEB. Les cases intéressantes à cocher sont : Demande préliminaire validée Demande préliminaire refusée Réponse négative Réponse positive 19

20 Les méls automatiques sont envoyés à l adresse qui figure dans la fiche adresse de l utilisateur. 20

21 Chapitre 7. Guide d utilisation de l interface PEB du Sudoc / Web pour l utilisateur final Voir le manuel Demander un document en PEB [ dans l aide du catalogue Sudoc. 21