Guide d utilisation de l intranet. Courriel, Wifi, Microsoft Office en ligne et accès aux documents

Transcription

1 Guide d utilisation de l intranet Courriel, Wifi, Microsoft Office en ligne et accès aux documents

2 Table des matières Prérequis... 3 Connexion à l intranet... 3 Consulter le courrier... 5 Première utilisation Seconde utilisation Créer une signature... 8 Ajouter manuellement une signature à un nouveau message... 8 Utiliser OneDrive Entreprise avec Microsoft Office Pour se connecter à OneDrive Entreprise à l aide de Microsoft Office Pour enregistrer des documents Office dans OneDrive Entreprise Consulter les documents du Collège à distance Avec un PC personnel Pour avoir accès à Mes documents Pour avoir accès à Mes Partages, Pour avoir accès à Mes Cours, Avec un MAC Pour avoir accès à Mes documents Pour avoir accès à Mes Partages, Pour avoir accès à Mes Cours, Modifier son mot de passe via un PC du Collège Modifier son mot de passe via le l internet Configurer les questions de sécurités, le courriel de secours et le téléphone de secours Option 1 configurer le téléphone d authentification Option 2 configurer le courriel de secours Option 3 configurer les questions de sécurité Accès à Microsoft Office en ligne Installation de Microsoft Office 2016 sur son poste personnel Installation de Microsoft Office sur les périphériques ios (iphone, ipad et ipod Touch) Installation de Microsoft Office sur téléphone ou tablette Android Configuration du WIFI du Collège Ahuntsic Avec Android

3 Avec Iphone ou Ipad Avec Windows Avec Windows Avec Windows Annexe 1 Configuration des fenêtres contextuelles Annexe 2 Configuration du mode de compatibilité Annexe 3 Ajout du site du Collège dans les sites de confiances

4 Guide d utilisation de l intranet Prérequis Navigateur Internet Explorer 11 minimum pour les ordinateurs PC ou Safari pour les ordinateurs MAC. Pour les PC, que le site du Collège soit dans les Paramètres d affichage de compatibilité dans Internet Explorer. (Voir annexe 2). Connexion à l intranet Ouvrir votre navigateur, Internet Explorer pour les utilisateurs PC, Safari pour les utilisateurs MAC. Allez à l adresse suivante : En haut à droite dans la barre de menu du site, cliquez sur Intranet. Une boîte d authentification apparait. Inscrire votre nom d usager et mot de passe du collège. Les identifiants que vous utilisez pour ouvrir une session sur les ordinateurs du Collège. Si vous le désirez, vous pouvez cocher Mémoriser ces informations. Cliquez OK. 3

5 Voilà! Vous êtes maintenant sur l intranet du Collège 4

6 Consulter le courrier Première utilisation. Dans la section Mes ressources, côté gauche de la fenêtre. Appuyer sur, ou aller directement à l adresse Dans le champs Langue, à l aide du menu déroulant, choisir Français (Canada). Dans le champs Fuseau horaire, à l aide du menu déroulant. Choisir (UTC 05:00) Heure de l Est (É. U. et Canada). Appuyer sur le bouton Enregistrer. La fenêtre d authentification Office365 s affiche 5

7 Inscrire votre adresse courriel du Collège. Inscrire votre mot de passe réseau du Collège, celui utilisé pour ouvrir une session sur les ordinateurs du Collège. Appuyer sur le bouton Connexion. Vous voilà dans votre boîte de courrier. Seconde utilisation. Si vous n avez pas ajouter le courriel du Collège dans vos Favoris, voici l adresse Ou connectez vous à l intranet et appuyer sur courriel sur le côté gauche de la fenêtre 6

8 La fenêtre d authentification Office365 s affiche Inscrire votre adresse courriel du Collège. (prénom.nom@collegeahuntsic.qc.ca) Inscrire votre mot de passe réseau du Collège, celui utilisé pour ouvrir une session sur les ordinateurs du Collège. Appuyer sur le bouton Connexion. Vous voilà dans votre boîte de courrier. 7

9 Créer une signature Connectez vous à Office365. Dans la barre de navigation, choisissez Outlook ou choisissez le lanceur d applications > Courrier. Dans la barre de navigation, choisissez Paramètres. Dans la section Paramètres de mes applications, choisissez Courrier. Sur le côté gauche de la fenêtre, dans l arborescence, choisir Courrier/Disposition/Signature électronique. Au centre de la page web, sous Signature électronique, dans la zone de texte, entrez la signature que vous voulez utiliser. Utilisez la mini barre d outils de mise en forme pour modifier l apparence de la signature. Remarque : Pour inclure une image dans votre signature, vous pouvez copier l image à partir d une source et la coller dans la zone de texte. Optionnel : Si vous voulez que votre signature apparaisse au bas de tous les éléments sortants, y compris les réponses et les transferts, sélectionnez Ajouter automatiquement ma signature aux nouveaux messages que je rédige et Ajouter automatiquement ma signature aux nouveaux messages que je transfère ou auxquels je réponds Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez ajouter votre signature manuellement à n importe quel message. Sélectionnez Enregistrer. Ajouter manuellement une signature à un nouveau message Si vous avez créé une signature, mais que vous n avez pas sélectionné l option d ajout de votre signature à tous les messages sortants, vous pouvez l ajouter manuellement à des messages spécifiques. Connectez vous à Office365. Dans la barre de navigation, choisissez Outlook ou choisissez le lanceur d applications > Courrier. Sélectionnez au dessus de la liste de dossiers. Un nouveau formulaire de message apparaît dans le volet de lecture. Dans la partie supérieure du message, sélectionnez et choisir Insérer la signature. 8

10 Lorsque votre message est prêt à être envoyé, sélectionnez Envoyer. 9

11 Utiliser OneDrive Entreprise avec Microsoft Office 2016 Si vous avez Office, vous pouvez rapidement ouvrir et enregistrer des documents sur OneDrive Entreprise directement dans vos applications Office telles que Word, Excel et PowerPoint. Pour se connecter à OneDrive Entreprise à l aide de Microsoft Office À partir de n importe quelle application Microsoft Office, dans notre cas nous avons utilisé Microsoft Word Appuyez ou cliquez sur Connectezvous pour tirer pleinement parti d Office en haut à droite de l application. Inscrire l adresse de messagerie de votre compte Office365 du Collège. Appuyer sur le bouton Suivant. Optionnel : Si vous avez déjà un compte Office365, il se peut que l on vous demande des informations supplémentaires. Pour le Collège, choisir Compte professionnel. 10

12 Réinscrire son adresse courriel du Collège si elle n est pas déjà présente. Inscrire son mot de passe Office 365. Appuyer sur le bouton Connexion. Vous êtes maintenant connecté à votre OneDrive Entreprise. Pour enregistrer des documents Office dans OneDrive Entreprise Ouvrez le document à enregistrer dans OneDrive Entreprise, appuyez ou cliquez sur Fichier > Enregistrer sous, choisissez votre espace OneDrive Collège Ahuntsic. 11

13 Puis choisissez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier. 12

14 Consulter les documents du Collège à distance Avec un PC personnel Pour avoir accès à Mes documents 1) Ouvrir l Explorateur Windows 2) Lorsque l explorateur de fichiers est ouvert, il faut cliquer sur Ordinateur dans la partie gauche pour voir apparaitre un nouveau menu en haut de l écran. 3) Une icône Connecter un lecteur réseau apparait. Appuyer dessus. 4) Cette fenêtre apparait. Cocher Se connecter à l aide d information d identifications différentes. Cliquer sur Se connecter à un site Web permettant de stocker des documents et des 13

15 images. 5) Cette fenêtre apparait Appuyer sur le bouton Suivant. 6) Cette fenêtre apparait Appuyer sur Choisissez un emplacement réseau personnalisé. Appuyer sur le bouton Suivant. 14

16 7) Cette fenêtre apparait Dans le champs Adresse réseau ou Internet. Inscrire Note : à la place de prenom, inscrire votre prénom suivit d un point puis inscrire votre nom de famille. Exemple : Appuyer sur le bouton Suivant. 8) Une boite d authenfication s affichera Dans le champs Nom d utilisateur, inscrire votre nom d utilisateur (ex : ab012345) du Collège. Dans le champs Mot de passe, inscrire le mot de passe associé à votre nom d utilisateur. Si vous le voulez que l ordinateur retienne vos identifiants, cocher Mémoriser mes informations d identification. Appuyer sur le bouton OK. 15

17 9) Cette fenêtre s affichera Inscrire un nom pour désigner cet emplacement, suggestion : Mes Documents au Collège. Appuyer sur le bouton Suivant. 10) Cette fenêtre s affichera Appuyer sur le bouton Terminer. Voilà! vous avez accès à vos documents personnels qui sont au Collège Ahuntsic. La connexion à vos documents se fera automatiquement à chaque ouverture de session. 16

18 Pour avoir accès à Mes Partages, Répéter les étapes 1 à 6, de la section Pour avoir accès à Mes documents et à l étape 7, inscrire Pour avoir accès à Mes Cours, Répéter les étapes 1 à 6, de la section Pour avoir accès à Mes documents et à l étape 7, inscrire Recommandation : Si vous vous voulez travailler sur vos documents, il est préférable de copier le document sur votre bureau, faire les modifications nécessaires, sauvegarder le document et le recopier le document dans l intranet. 17

19 Avec un MAC Pour avoir accès à Mes documents 1) Sur le bureau du MAC Menu Aller. Choisir Se connecter au serveur. 2) Cette fenêtre s affichera Dans le champs Adresse du serveur, Inscrire Note : à la place de prenom, inscrire votre prénom suivit d un point puis inscrire votre nom de famille. Exemple : Appuyer sur Se connecter. 18

20 3) Une boite d authentification s affiche Dans le champs Nom, inscrire votre nom d utilisateur (ex : ab012345) du Collège. Dans le champs Mot de passe, inscrire le mot de passe associé à votre nom d utilisateur. Appuyer sur le bouton Se connecter. Pour avoir accès à Mes Partages, Répéter l étape 1, de la section Pour avoir accès à Mes Documents et à l étape 2, inscrire Pour avoir accès à Mes Cours, Répéter les étapes 1 à 6, de la section Pour avoir accès à Mes Documents et à l étape 2, inscrire Recommandation : Si vous vous voulez travailler sur vos documents, il est préférable de copier le document sur votre bureau, faire les modifications nécessaires, sauvegarder le document et le recopier le document dans l intranet. 19

21 Modifier son mot de passe via un PC du Collège S authentifier sur un PC du Collège. Appuyer sur les touches Ctrl+Alt+Suppr. Choisir Modifier un mot de passe. Dans le champs Ancien mot de passe, inscrire votre ancien mot de passe. Dans le champs Nouveau mot de passe, inscrire votre nouveau mot de passe. Dans le champs Confirmer votre nouveau mot de passe, inscrire votre nouveau mot de passe, une seconde fois. Appuyer sur la flèche qui pointe vers la droite. NOTE : Le mot de passe doit contenir au moins une majuscule, au moins un chiffre et des lettres minuscules. Le mot de passe doit avoir une longueur minimum de 8 caractères. 20

22 Modifier son mot de passe via le l internet Ouvrir un navigateur. Aller à l adresse Inscrire son adresse courriel du Collège. Appuyer sur Continuer. Cette fenêtre apparait Inscrire son mot de passe de l intranet. Appuyer sur Connexion. 21

23 Cette fenêtre apparait Appuyer sur votre logo, en haut à droite. Cette fenêtre apparait Appuyer sur profil. Cette fenêtre apparait 22

24 Appuyer sur le lien Modifier le mot de passe Il se peut que l on vous demande de réinscrire son mot de passe Appuyer sur le bouton entrer à nouveau mon mot de passe. Cette fenêtre apparait Dans le champ Ancien mot de passe, inscrire votre mot de passe actuel. Dans le champ Créer un mot de passe, inscrire votre mot nouveau mot de passe. Dans le champ Confirmer votre nouveau mot de passe, inscrire votre mot nouveau mot de passe. NOTE : Le mot de passe doit contenir au moins une majuscule, au moins un chiffre et des lettres minuscules. Le mot de passe doit avoir une longueur minimum de 8 caractères. 23

25 Configurer les questions de sécurités, le courriel de secours et le téléphone de secours Ouvrir un navigateur. Aller à l adresse Inscrire son adresse courriel du Collège. Appuyer sur Continuer. Cette fenêtre apparait Inscrire son mot de passe de l intranet. Appuyer sur Connexion. 24

26 Cette fenêtre apparait Appuyer sur votre logo, en haut à droite. Cette fenêtre apparait Appuyer sur profil. 25

27 Cette fenêtre apparait Appuyer sur le lien Configurer la réinitialisation de mot de passe en libre service Il se peut que l on vous demande de réinscrire son mot de passe Appuyer sur le bouton entrer à nouveau mon mot de passe. 26

28 Cette fenêtre apparait Appuyer sur le lien Modifier de l option désirée 27

29 Option 1 configurer le téléphone d authentification Remplir les champs et appuyer sur envoyer moi un texto Inscrire le texto reçu et appuyer sur le bouton Vérifier 28

30 Appuyer sur le bouton Terminer 29

31 Option 2 configurer le courriel de secours Inscrire votre adresse courriel de secours Appuyer sur le bouton Envoyez moi un courriel Consulter votre courriel de secours et inscrire le code reçu Appuyer sur le bouton Vérifier 30

32 Appuyer sur le bouton Terminer 31

33 Option 3 configurer les questions de sécurité Pour modifier une question, appuyer sur Sélectionnez une nouvelle question. À l aide du menu déroulant, choisir votre question et inscrire votre réponse. Une fois les modifications terminées, Appuyer sur le bouton Enregistrer les réponses Faites un imprime écran de vos réponses pour les sauvegarder. 32

34 Appuyer sur le bouton Terminer 33

35 Accès à Microsoft Office en ligne Dans votre courrier, appuyer sur le bouton en haut à gauche Un choix d applications s ouvre Choisissez l application désirée. Installation de Microsoft Office 2016 sur son poste personnel NOTE : La licence Microsoft Office sera valide tant que vous êtes étudiant ou à l emploi du Collège. Connectez vous à Office365. Dans la barre de navigation, choisissez Office 365. Appuyer sur le lien Autres Installations en dessous du bouton Installer maintenant. 34

36 À l aide du menu déroulant de la section Langue :, choisir Français (France). Dans la section Version : appuyer sur le lien avancées. Choisir la version qui est compatible avec votre système d exploitation. Appuyer sur le bouton Installer. Appuyer sur le bouton Exécuter. Si on vous pose la question Voulez vous autoriser le programme suivant à installer des logiciels sur cet ordinateur Appuyer sur le bouton Oui. 35

37 Le logiciel s installe, patienter. Appuyer sur le bouton Fermé. Démarrer une application Office. Appuyer sur le bouton Accepter. Appuyer sur le lien en haut à droite, Connecter vous pour tirer pleinement parti d Office. 36

38 Inscrire votre adresse courriel du Collège. Appuyer sur le bouton Suivant. Choisir Compte professionnel. 37

39 S assurer que l adresse courriel est bonne. Inscrire le mot de passe utilisé pour ouvrir une session sur les ordinateurs du Collège. Appuyer sur le bouton Connexion. Voilà! Vous êtes en mesure d utiliser pleinement la suite Microsoft Office Installation de Microsoft Office sur les périphériques ios (iphone, ipad et ipod Touch) Rendez vous dans l AppStore et recherchez les applications. Outlook, Word, Excel, PowerPoint. Installez l application sur votre périphérique. Démarrez l application. Lorsqu on vous demande d entrer votre nom d utilisateur, inscrire votre adresse courriel du Collège et puis sélectionnez Compte professionnel. Installation de Microsoft Office sur téléphone ou tablette Android Allez sur le Google Play Store. Recherchez l application office que vous voulez installer : (Word pour tablette, Excel pour tablette, PowerPoint pour tablette, OneNote). Chaque application est un téléchargement séparé. Installez l application sur votre téléphone. Démarrez l application. 38

40 Lorsqu on vous demande d entrer votre nom d utilisateur, entrez votre adresse courriel du Collège et puis sélectionnez Compte professionnel. Configuration du WIFI du Collège Ahuntsic Avec Android Toucher Applications. Faire défiler puis touchez Paramètres. 39

41 Toucher Hors fonction pour mettre le Wi Fi en fonction. Toucher WiFi. 40

42 Toucher le réseau Wi Fi Eduroam. Dans le champs Identité, entrez votre adresse courriel. Faire défiler. Entrez le mot de passe réseau (celui utilisé pour ouvrir les ordinateurs du Collège). Toucher Se connecter. 41

43 Le téléphone est connecté au réseau Wi Fi choisi. 42

44 Avec Iphone ou Ipad Sélectionner l application Réglages. Ouvrir la section Wi Fi. 43

45 Sélectionner le réseau «Eduroam». Inscrire votre adresse courriel du Collège et mot de passe et appuyer sur Rejoindre. Accepter le certificat proposé. 44

46 Avec Windows 10 Pré requis : Être un étudiant ou un enseignant ou un employé administratif. Avoir un compte réseau au Collège Ahuntsic. Procédure : Ouvrir votre session Windows 10. S assurer que votre carte WIFI est active sur votre ordinateur. Habituellement, si la carte est active, sur votre ordinateur vous devriez avoir un dessin avec une petite antenne bleue sur les portables HP ou verte sur les portables Lenovo. Aller sur le bureau de Windows 10. Bouton droit de la souris sur l icône réseaux sans fil en bas à droite de l écran, à côté de l heure, l icône ressemble à ceci. Un menu s affiche sur le côté droit de la fenêtre. Clic sur le réseau Eduroam. Cocher Se connecter automatiquement. Clic sur le bouton Connecter. 45

47 Authentifier vous avec votre adresse courriel du Collège. Inscrire votre mot de passe réseau, celui utilisé pour ouvrir les ordinateurs du Collège. Appuyer sur le bouton OK Appuyer sur le bouton Se connecter. Vous voilà connecté. Vous pouvez fermer cette fenêtre. 46

48 Avec Windows 8 Pré requis : Être un étudiant ou un enseignant ou un employé administratif. Avoir un compte réseau au Collège Ahuntsic. Procédure : Ouvrir votre session Windows 8. S assurer que votre carte WIFI est active sur votre ordinateur. Habituellement, si la carte est active, sur votre ordinateur vous devriez avoir un dessin avec une petite antenne bleue sur les portables HP ou verte sur les portables Lenovo. Aller sur le bureau de Windows 8. Bouton droit de la souris sur l icône réseaux sans fil en bas à droite de l écran, à côté de l heure, l icône ressemble à ceci. Un menu s affiche sur le côté droit de la fenêtre. Clic sur Eduroam. Cocher Connexion automatique. Clic sur le bouton Connecter. Authentifier vous avec votre adresse courriel du Collège. Inscrire le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter sur les ordinateurs du Collège. 47

49 Clic sur le bouton Connexion. Voilà! Vous êtes maintenant connecté au réseau sans fil du Collège. Avec Windows 7 Dans la zone de notification, cliquer sur l'icône wifi. 48

50 Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur Ahuntsic, puis sur le bouton Connecter. La connexion s établie. S authentifier avec votre adresse courriel du Collège. Inscrire le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter sur les ordinateurs du Collège. Appuyer sur le bouton Connecter. Cette fenêtre peut apparaitre 2 ou 3 fois. Appuyer sur le bouton Connecter. Si vous cliquez à nouveau sur l'icône wifi dans la zone de notification, vous verrez apparaître que vous êtes correctement connecté au réseau Ahuntsic. 49

51 Annexe 1 Configuration des fenêtres contextuelles. Ouvrir le Panneau de configuration Assurez vous que l affichage du Panneau de configuration est Afficher par Catégorie, en haut à droite de la fenêtre. Aller dans la section Réseau et Internet. Aller dans la section Options Internet 50

52 Appuyer sur le bouton Onglets 51

53 Cocher Laisser Internet Explorer choisir le mode d ouverture des fenêtres contextuelles. Clic OK. Clic OK Fermer les fenêtres. 52

54 Annexe 2 Configuration du mode de compatibilité Ouvrir Internet Explorer Aller dans le menu Outil 53

55 Choisir Paramètres d affichage de compatibilité 54

56 Dans le champs Ajouter ce site Web : inscrire collegeahuntsic.qc.ca Appuyer sur le bouton Ajouter. Appuyer sur le bouton Fermer. 55

57 Annexe 3 Ajout du site du Collège dans les sites de confiances Aller dans les Option Internet à partir du panneau de configuration ou du navigateur. Choisir l onglet sécurité Sélectionner Sites de confiances Appuyer sur le bouton Sites 56

58 Dans le champs Ajouter ce site Web à la zone : Inscrire Appuyer sur le bouton Fermer Appuyer sur le bouton OK 57