Salle des marchés publics Mégalis Bretagne Tutoriel n MP5 : "Répondre à une question d'une entreprise reçue via la salle des marchés" MAJ Août 2017

Transcription

1 Salle des marchés publics Mégalis Bretagne Tutoriel n MP5 : "Répondre à une question d'une entreprise reçue via la salle des marchés" MAJ Août 2017

2 Ce tutoriel concerne la réponse à une question posée par une entreprise via la salle des marchés. Important : vous pouvez vous paramétrer une alerte mail dès qu'une question est posée via la salle des marchés.

3 Connectez-vous à la salle des marchés. Sur la page d'accueil, à la rubrique "Mon compte personnel", cliquez sur "Mes alertes électroniques".

4 Cochez les cases pour activer les alertes mails qui vous intéressent, ici "Information de réception d'une question posée par une entreprise sur une consultation suivie". Cliquez ensuite sur "Enregistrer" pour sauvegarder ce paramétrage.

5 Attention : en fonction de votre messagerie internet, il est possible que ces alertes arrivent dans les "Indésirables".

6 Voici un exemple de mail d'alerte pour la réception d'une question d'une entreprise sur un marché.

7 Nous allons maintenant voir les manipulations pour répondre à la question de l'entreprise. Connectez-vous sur la salle des marchés et rendez-vous sur votre marché.

8 Voici notre marché. Le registre indique bien qu'une question a été posée. Cliquez sur le chiffre pour y accéder.

9 Ce tableau indique plusieurs choses sur cette question : - la date et l'heure de son envoi par l'entreprise - le nom de l'entreprise et du contact qui l'a posé - le contenu intégral de la question Vous avez la possibilité de laisser une observation pour qu'un collègue puisse voir qu'une réponse a été apportée.

10 Complétez les rubriques de l'observation et validez. L'un de vos collègues, qui consultera le marché, pourra ainsi savoir qui a traité la question, à quelle date et prendre connaissance d'une éventuelle remarque.

11 Pour répondre à la question, cliquez sur ce bouton "Répondre", en forme d'enveloppe.

12 Vous avez le choix entre deux types de réponse, que nous allons vous présenter maintenant : 1 ) "Modifier le DCE" ou 2 ) "Messagerie sécurisée"

13 1 ) Modifier le DCE Ce premier mode de réponse implique que la question de l'entreprise entraîne une modification d'un ou plusieurs documents de votre DCE : ajout ou rectification d'une information suite à la remarque de l'entreprise. Si ce n'est pas votre cas de figure, reportez-vous à la seconde méthode détaillée plus loin dans ce tutoriel.

14 2 ) Messagerie sécurisée : via ce second type de réponse, vous allez simplement répondre à l'interrogation de l'entreprise. Vous allez pouvoir également adresser votre réponse aux autres entreprises qui ont : - téléchargé votre DCE en étant authentifiés sur la salle des marchés - et/ou posé une question - et/ou déjà déposé une offre pour votre marché

15 Nous allons maintenant vous montrer les manipulations pour le premier mode de réponse: 1 ) Modifier le DCE

16 Cliquez sur "Modifier le DCE".

17 Sur cet écran, cochez "Pièces de la consultation" pour modifier vos pièces.

18 Lorsque cette case est cochée, un menu s'ouvre vous proposant plusieurs modalités de modification.

19 "Modifier le règlement de consultation". Si vous souhaitez modifier ce document, cliquez sur "Choix d'un fichier".

20 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à aller chercher le nouveau règlement de consultation. Sélectionnez-le en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur "Ouvrir".

21 Le document apparait bien et la barre de chargement est à 100%. Procédez de la même façon si vous souhaitez modifier votre DCE. Sinon passez à la page 30 du tutoriel. Si vous souhaitez modifier votre DCE, plusieurs options sont possibles.

22 1 ) Ajouter une pièce à votre DCE. Pour le cas où une pièce a été omise lors de la mise en ligne du marché ou pour ajouter, par exemple, un fichier questions/réponses.

23 Cochez cette case, puis cliquez sur Cochez cette case, puis cliquez sur "Choix d'un fichier" et procédez "Choix d'un fichier" et procédez comme vu précedemment pour le comme vu précedemment pour le règlement de consultation. règlement de consultation. Important : Nous vous conseillons d'ajouter un fichier questions /réponses pour les entreprises qui consulteront votre marché après la modification du DCE. Elle n'auront en effet pas accès à l'historique des questions/réponses.

24 2 ) Remplacer une pièce de votre DCE. Pour le cas où celle-ci a été modifiée. Important : Vous ne pouvez modifier qu'une pièce à la fois.

25 Cochez cette case, puis cliquez sur "Choix du document à remplacer".

26 Une fenêtre s'ouvre. Choisissez le document à remplacer dans votre DCE grâce à ce menu déroulant. Cliquez ensuite sur "Parcourir" pour aller chercher sur votre ordinateur la nouvelle version de votre document.

27 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à aller chercher le document. Sélectionnez-le en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur "Ouvrir".

28 Une fois chargé, il apparaitra à côté du bouton parcourir. Cliquez sur "Valider".

29 3 ) Remplacer tout le DCE. Dans ce cas, vous avez reconstitué un dossier ZIP, contenant toutes les pièces du marché pour remplacer le DCE d'origine.

30 Cochez cette case, puis cliquez Cochez cette case, puis cliquez sur "Choix d'un fichier" pour aller sur "Choix d'un fichier" pour aller sélectionner votre nouveau DCE. sélectionner votre nouveau DCE.

31 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à aller chercher le DCE. Sélectionnez-le en cliquant dessus. Veillez à bien sélectionner votre dossier ZIP, sinon rien ne sera chargé sur la salle des marchés. Cliquez ensuite sur "Ouvrir".

32 Important : Si votre DCE est volumineux, son chargement sur la salle des marchés pourra prendre plusieurs minutes. Veillez à ce que votre nouveau DCE soit complet. Attention : cette case "Envoi de l'information de modification aux entreprises par courrier électronique" doit être cochée, avant de valider, sinon vous ne pourrez pas adresser de message aux entreprises pour les informer des modifications. Cliquez ensuite sur "Valider" pour accéder à la messagerie de la salle des marchés.

33 Vous accédez à l'écran pour préparer votre message aux entreprises. Les mails des entreprises présentes dans vos registres ont été repris dans les destinataires. Si vous souhaitez en ajouter d'autres, cliquez sur "Editer". L'objet du message et le texte sont éditables. En cliquant dans chaque rubrique, vous pouvez supprimer et retaper du texte. Indiquez à minima quels éléments du marché ont été modifiés car cela n'est pas indiqué automatiquement aux entreprises.

34 Précisez bien les éléments qui ont fait l'objet d'une modification, notamment si vous avez remplacé votre DCE. Cela sera particulièrement utile pour les entreprises ayant déjà déposé leurs offres, afin qu'elles puissent juger s'il est nécessaire qu'elles les modifient et les redéposent à nouveau. Le ou les documents que vous avez modifié sont mis en pièces jointes du message.

35 Dans la rubrique "Options d'envoi", est coché par défaut "Courrier électronique avec uniquement un lien de téléchargement obligatoire (AR préalable à l'accès au contenu du courrier)". Nous vous conseillons de conserver cette option, afin d'avoir automatiquement un accusé de réception des entreprises qui consulteront votre réponse. Une fois votre message prêt, cliquez sur "Envoyer".

36 Votre réponse a été envoyée et vous revenez automatiquement sur le tableau de bord de votre marché. Dans la suite de ce tutoriel, nous allons vous montrer le second mode de réponse. Rendez vous à la page 49 deututoriel pour voir comment suivre les accusés de réception des entreprises à votre message.

37 Voici un exemple de ce que recevra l'entreprise sur son adresse mail. Elle doit obligatoirement cliquer sur ce lien pour consulter le contenu de votre message. Cette action entraine l'envoi automatique de l'accusé de réception à la salle des marchés.

38 Nous allons maintenant vous montrer les manipulations pour le second mode de réponse: 2 ) Messagerie sécurisée

39 Cliquez sur "Messagerie sécurisée".

40 Dans ce mode de réponse, vous ne passez pas par la modification de votre DCE et accédez directement à l'écran pour préparer votre réponse aux entreprises. Le mail de l'entreprises ayant posé la question est repris dans les destinataires. Important : A moins que la question ne soit réellement spécifique à l'entreprise qui l'a posée, nous vous conseillons d'adresser votre réponse à l'ensemble des entreprises présentes dans vos registres, pour leur bonne information.

41 Pour ajouter d'autres destinataires à votre mail, cliquez sur "Editer".

42 On constate qu'une entreprise a déjà téléchargé le DCE et déposé une offre.

43 Nous vous conseillons de cochez les cases correspondant aux trois registres, afin que toutes les entreprises qui y sont inscrites soient destinataires de votre réponse. Vous pouvez ajouter d'autres destinataires à votre mail, si vous le souhaitez (Maître d'oeuvre par exemple). N'oubliez pas de cocher la case "Adresses libres" pour que les adresses mails qui y seront indiquées soient bien destinatrices de votre réponse. Validez vos destinataires en cliquant sur ce bouton.

44 Les mails des entreprises inscrits dans les registres sélectionnés apparaîssent. Important : votre réponse sera adressée en copie cachée, les entreprises n'auront pas connaissance des autres destinataires. L'objet du message et le texte sont éditables. En cliquant dans chaque rubrique, vous pouvez supprimer et retaper du texte.

45 N'oubliez pas d'indiquer votre réponse à la question posée là où est écrit "TEXTE REPONSE A QUESTION". Vous avez la possiblité d'ajouter une pièce jointe si vous le souhaitez.

46 Dans la rubrique "Options d'envoi", est coché par défaut "Courrier électronique avec uniquement un lien de téléchargement obligatoire (AR préalable à l'accès au contenu du courrier)". Nous vous conseillons de conserver cette option, afin d'avoir automatiquement un accusé de réception des entreprises qui consulteront votre réponse. Une fois votre message prêt, cliquez sur "Envoyer".

47 Votre réponse a été envoyée et vous revenez automatiquement sur le tableau de bord de votre marché.

48 Voici un exemple de ce que recevra l'entreprise sur son adresse mail. Elle doit obligatoirement cliquer sur ce lien pour consulter le contenu de votre message. Cette action entraine l'envoi automatique de l'accusé de réception à la salle des marchés.

49 Nous allons maintenant vous montrer comment consulter les accusés de réception des messages envoyés aux entreprises (uniquement si vous avez choisi la 3ème option d'envoi).

50 Sur le tableau de bord de votre marché, cliquez sur ce bouton "Voir le détail".

51 Ouvrez la rubrique "Suivi des messages échangés" avec ce bouton. Puis, cliquez sur "Suivi des messages" en dessous.

52 Important : Il s'agit d'un accusé de réception indiquant que l'entreprise a bien cliqué sur le lien dans votre message pour consulter le contenu de votre réponse. Ce n'est pas un accusé de lecture. Ce tableau recense les messages envoyés. Dans notre exemple, une des deux entreprises a reçu le message et cliqué sur le lien qui s'y trouve pour le consulter. La date et l'heure s'affichent dans la colonne "AR". Vous avez la possibilité de faire un export en pdf ou excel de ce tableau.

53 Fin de ce tutoriel. Vous pouvez consulter les autres tutoriels disponibles sur le site de Mégalis Bretagne : Pour toute question technique : - Cellule d'assistance et de supervision au Formulaire de contact : lien