RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LA GESTION DE L ASSOCIATION «CERCLE D ANIMATION SOCIO THERAPEUTIQUE DE NAVARRE»

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1 RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LA GESTION DE L ASSOCIATION «CERCLE D ANIMATION SOCIO THERAPEUTIQUE DE NAVARRE»

2 SOMMAIRE I - RESUME SYNTHETIQUE... 1 II - PROCEDURE... 2 III - PRESENTATION DE L ASSOCIATION... 2 A - CREATION ET HISTORIQUE DE L ASSOCIATION Déclarations à la préfecture Les statuts de l association Missions de l association et partenariat avec le CHS... 4 B - BILANS ET COMPTES DE RESULTAT ( ) Bilan Les comptes de résultat Pièces justificatives... 9 C - LES ACTIVITES DU CASN (cafétéria)... 9 IV - PRINCIPALES RECOMMANDATIONS ANNEXES 15

3 I RESUME SYNTHETIQUE L association «cercle d animation socio thérapeutique de Navarre» (CASN), dont l origine remonte au 11 juillet 1952, a pour objet de «développer et promouvoir la vie sociale et les loisirs favorisant la réinsertion des malades» ainsi que «de développer et promouvoir les activités de loisirs, culturelles et sportives pour le personnel.» Sans mettre en cause l importance et l utilité globale des missions exercées par le CASN au bénéfice des patients du CHS de Navarre, la chambre relève cependant de nombreux dysfonctionnements dans l activité de cette association. Le contrôle effectué par la chambre a ainsi mis en évidence que le CASN ne respecte pas l ensemble des obligations légales liées à son statut associatif, notamment celle de déclarer en préfecture tous les changements intervenus dans la vie de l association. Le CASN assure depuis de nombreuses années des missions multiples, toutes étroitement liées à l activité du CHS, mais qui ne figurent pourtant pas dans ses statuts. Ces missions n ont été explicitées par écrit que très tardivement, par une note interne de l association qui ne permet pas d appréhender dans le détail les champs d intervention de l association. Par ailleurs, les relations du CASN et du CHS de Navarre n ont été formalisées pour la première fois qu en janvier 2011, par la rédaction d une convention de partenariat. Ce protocole évoque les conditions de participation du CHS au fonctionnement de l association mais n aborde pas la situation de la cafétéria gérée par elle et dont les moyens humains et matériels relèvent cependant en quasi totalité de l établissement. Le CASN ne lui ayant fourni que des éléments épars, le cabinet comptable qui a élaboré le bilan a dû travailler sur un dossier très incomplet. L association se révèle par ailleurs être dans l incapacité de fournir de manière systématique des justificatifs à l appui de ses opérations comptables. Le CASN n est pas en mesure d assurer un suivi des ventes et la gestion des stocks au sein de la cafétéria est défaillante. Les marges sur les ventes pratiquées par la cafétéria sont élevées et ne sont pas conformes à l objectif que s est fixée l association de vendre les articles aux patients du CHS à des prix bas. La participation de l association à la répartition de la dotation dite «CASN» financée intégralement par le CHS et destinée à ses propres services n est pas fondée. Enfin, Le CASN assure la gestion d un dispositif d avance pour le CHS au titre du compte loisirs des unités qui n est ni transparent ni cohérent. 1

4 II- PROCEDURE L examen de la gestion de l association «cercle d animation socio thérapeutique de Navarre» pour les exercices 2008 à 2010 a été engagé le 24 juin Bien que facultatif, un entretien préalable avec la présidente de l association et son prédécesseur, prévu à l article L du code des juridictions financières, a eu lieu le 26 septembre La chambre a délibéré le 24 janvier 2012 et a retenu, à titre provisoire les observations qui ont été transmises à Mme Lachaux, le 29 mars 2012 et à M. Milon le 31 mai L extrait du rapport relatif au centre hospitalier spécialisé de Navarre a été adressé au directeur de cet établissement le 29 mars Le nouveau président du CASN, M. Cousin a répondu par lettre du 23 mai 2012, reçue le même jour à la chambre. L ancien président de l association, M. Milon a répondu par courrier du 4 juin 2012, reçu à la chambre le 6 juin M. Milon précise dans son courrier que sa réponse est identique à celle apportée par M. Cousin, en soulignant qu il a été associé à l élaboration de celle-ci. Après avoir examiné ces réponses, la chambre a délibéré à nouveau le 23 août 2012 et retenu, à titre définitif, les observations suivantes. L examen de la gestion a porté principalement sur : - la création et l historique de l association ; - le diagnostic financier (bilan et comptes de résultats) ; - les missions de l association et son partenariat avec le centre hospitalier spécialisé de Navarre ; - les activités de l association. III- PRESENTATION DE L ASSOCIATION A - CREATION ET HISTORIQUE DE L ASSOCIATION 1 - Déclarations à la préfecture La création de l association date du 11 juillet Elle est déclarée à la préfecture de l Eure sous le numéro 2715 (journal officiel du 14 août 1952). Au moment de sa création elle se nommait : «Cercle Artistique et Sportif de Navarre». Son objet était le «développement de la vie sociale des malades en général et en particulier de la pratique des sports et des arts». Son siège social était, comme aujourd hui, au 62, rue de Conches à Evreux, adresse du CHS de Navarre. 2

5 Elle est présidée par un agent de l hôpital ; ses membres appartiennent tous au personnel du CHS. Bien que l association n ait pas été en mesure de présenter lors de l instruction le registre spécial obligatoire mentionné à l article 5 de la loi du 1er juillet 1901, qui dispose que les modifications apportées aux statuts de l association et les changements intervenus dans son administration doivent être consignés «sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en feront la demande», en réponse à la chambre, elle a adressé la copie d un registre débutant à l année S agissant de l obligation qui lui incombe d informer la préfecture de l Eure de tous les changements intervenant dans la vie de l association, le CASN affirme que «mis à part les statuts de 1984 (dont nous n avons pas le récépissé de dépôt) toutes les pièces relatives aux modifications statutaires et organisationnelles de l association ont été régulièrement déposées en préfecture.» En dépit de cette réponse, la chambre relève que l association n a pas été en mesure de produire ces documents lors de l instruction. Il est, de ce fait, impossible pour la chambre de reconstituer l historique de l association. 2 - Les statuts de l association L association a produit lors de l instruction des statuts datés, sans plus de précision, de «janvier 1984». Ils ont été modifiés le 7 février 2011, comme le président de l association le précise dans sa réponse. Il convient de souligner que seuls les statuts fondateurs de 1952 et ceux établis en 2011 ont été transmis à la préfecture de l Eure. Le CASN ne se conforme donc pas à l obligation légale d informer l administration des modifications apportées aux statuts de l association. Selon les statuts de 1984, l objet du CASN, défini de manière sommaire, est de : «développer et promouvoir la vie sociale et les loisirs favorisant la réinsertion des malades ; développer et promouvoir les activités de loisirs, culturelles et sportives pour le personnel.» La chambre demande au CASN de respecter l ensemble des obligations légales qui incombent à l association, notamment de déclarer en préfecture les changements survenus dans la vie de l association, de disposer de statuts à jour et de veiller à l organisation régulière des instances dirigeantes, à la rédaction systématique des procès verbaux et de tous les documents internes nécessaires à son fonctionnement. 3

6 3 - Missions de l association et partenariat avec le CHS Le CASN exerce depuis plusieurs décennies de nombreuses missions, toutes liées étroitement à l activité du CHS de Navarre. Ces missions, qui ne figurent pas dans les statuts, n ont été explicitées par écrit que très tardivement, par une «note interne» de l association du 15 décembre 2010, établie à la demande de la chambre et transmise par le CHS. empirique. Elles étaient donc, jusqu à cette date, mises en œuvre de manière totalement Si l existence de ce texte constitue un progrès dans la définition du rôle incombant au CASN, ce document s avère cependant insuffisant pour comprendre aisément, et dans le détail, les champs d intervention de l association. La note du 15 décembre 2010 décrit ainsi les missions propres du CASN et celles assurées en lien avec le CHS : - «Le développement et la promotion de réalisations à caractère social, artistique, sportif et culturel Le CASN propose, met en œuvre et s associe à la bonne réalisation de ces réalisations en participant à tout ou partie de leur financement, en mettant à disposition sa logistique, son savoir-faire et son réseau. Les bénévoles de l association participent activement à ces réalisations en accompagnant le plus souvent les patients de leurs unités. Le CASN s implique donc dans la réalisation des animations à caractère culturel proposées par la référente culturelle du CHS. Idem pour les animations relevant du sport adapté. - Prise en charge de tout ou partie des frais à toutes formes d animation : Le CASN propose un programme d animation annuel destiné aux patients du CHS qui fait alterner les manifestations thématiques telles que la galette des rois, jeu de loto, fête de la musique en interne, des sorties extérieures (visites thématiques sur la journée, spectacle au Cadran d Evreux) et des manifestations propices à l ouverture du CHS sur la cité telle que la foire à tout annuelle. Les animations internes sont entièrement financées par le CASN. Par contre il est demandé une contribution financière peu importante aux patients inscrits dans les sorties externes. - Contribution aux initiatives à but culturel et sportif aux animations en faveur du personnel : Le CASN participe quant il est sollicité aux demandes de financement exprimées par les personnels dans le cadre d une activité ciblée telle que la participation à l achat de tenues de sport pour une équipe d agents hospitaliers participant à un challenge. 4

7 - Dons à l intention des patients : Le CASN peut assurer des dons aux patients en fonction de demandes ayant trait à toute contribution à leur réinsertion sociale. Les demandes sont examinées par le bureau de l association qui donne réponse aux soignants demandeurs. - Le partenariat avec le CHS : La gestion du centre social : Le CASN gère l activité du centre social du CHS appelé également «Cafétéria». Le local de vente est exclusivement réservé aux patients, les visiteurs et à leur famille ainsi qu au personnel de l hôpital. Il est situé au centre de l hôpital. Le personnel qui en assure le fonctionnement est salarié de l établissement. L infrastructure, les équipements sont gérés et entretenus par le CHS. La marchandise vendue est financée par le CASN. Le centre social permet aux usagers de l hôpital de s approvisionner en produits de base tels que les produits d hygiène, confiserie, biscuits et boissons non alcoolisées. Les prix pratiqués sont volontairement bas. Les revenus de ces ventes permettent de financer les activités organisées par le CASN en faveur des patients. Le centre social propose également la vente de journaux aux patients et au personnel. Ce dépôt-vente est réalisé sans bénéfice. Les dépannages en faveur des patients : Le CASN, via la banque des malades, peut dépanner un patient qui y remettrait un chèque, pour y ouvrir ou alimenter un compte patient existant. Ce chèque sera alors déposé sur le compte associatif de la caisse d épargne à Evreux et converti en espèces pour le patient via le contrôle du trésor public. NB : le CASN convertira la somme en espèce sous couvert après une période de 10 jours afin de vérifier la validité du chèque. La dotation CASN : Le CHS verse chaque année une subvention au CASN. La totalité de cette subvention finance cette dotation globale appelée communément dotation CASN. Le CASN verse chaque année aux unités une dotation qui leur permet de disposer souplement d une réserve d argent. Le suivi de cette subvention est tracé dans des livres comptables. Il est à noter que l association complète sur ses fonds propres, le montant total versé aux différents pôles et unités (UIA, MAS, Passerelle ) 5

8 La régie d avances : Le CASN assure une avance pour le CHS pour tout ce qui est lié au compte ou compte «loisirs «des unités. Cette avance est possible grâce aux revenus du centre social (ventes de la cafétéria+boutique). Le CHS via les services économiques reverse au CASN l intégralité des sommes avancées sur son compte associatif caisse d épargne». Le présent rapport analyse la manière dont ces différentes missions sont concrètement exercées au quotidien par le CASN. Les missions de l association découlent du partenariat très étroit que celle-ci entretient avec le CHS depuis Malgré l ancienneté de ce partenariat, les relations entre l association et l établissement n ont toutefois été formalisées par la signature d une convention de coopération que le 28 janvier L élaboration de cette convention est donc intervenue au moment où le CHS faisait l objet d un examen de gestion de la part de la chambre, en raison des remarques formulées sur les relations confuses existant entre l établissement et l association. La nouvelle convention prévoit notamment que le CASN rendra annuellement compte, par écrit, à l établissement de sa gestion et de l utilisation des moyens qu il met à sa disposition et que le CASN doit «tenir une comptabilité rigoureuse.» Ce document aborde également, dans son article 2, les «conditions de participations de l établissement» au fonctionnement du CASN : Selon la convention, «le CHS s engage : «à autoriser les membres du personnel du service à participer aux activités de l association pendant leurs horaires de travail, dans la mesure où cela est compatible avec les nécessités de service. L accord du responsable et ou responsable paramédical est indispensable ; - à autoriser le personnel ainsi désigné à se déplacer en dehors de l établissement pour effectuer des tâches relevant des activités de l association ; - à mettre gratuitement à disposition du CASN des locaux, des équipements pour le bon fonctionnement des activités, compte tenu des possibilités de l établissement.» Si la convention évoque la mise à disposition d agents du CHS, elle n en précise ni le nombre, ni les conditions d emploi. Pour ce qui concerne les locaux, elle ne détaille pas les conditions de mise à disposition (charges) ni les moyens fournis à titre gratuit par l établissement. 6

9 Elle ne met donc pas fin intégralement à l imprécision des champs d intervention respectifs de l association et de l établissement, ni au caractère «fusionnel» de leurs relations. Il est ainsi nécessaire que la situation de la cafétéria soit revue et que l ensemble des moyens mis à sa disposition par le CHS soit notamment intégré à la convention de partenariat entre l association et l établissement. B - BILANS ET COMPTES DE RESULTAT ( ) Les bilans et comptes de l association sont réalisés par un cabinet comptable. Aucune lettre de commande ou convention ne vient formaliser la relation entre celui-ci et le CASN. Lors d une réunion de travail tenue le 4 août 2011, le cabinet comptable a précisé qu il produit les comptes «les plus sincères possibles», au seul vu des éléments présentés par l association et que son travail a été rendu difficile, à la fois par l absence d interlocuteur au sein de l association jusqu au deuxième semestre 2010, durant lequel est survenu un changement de trésorier, et par le caractère difficilement exploitable des pièces qui lui étaient communiquées. C est d ailleurs à partir des relevés bancaires que le cabinet comptable a pu reconstituer un compte de résultat en 2007, 2008 et 2009, car les différentes pièces qui lui ont été remises étaient inutilisables. Le cabinet comptable ne valorise pas les moyens humains et matériels alloués par le CHS pour le fonctionnement de l association. Il convient donc d analyser les bilans et comptes de résultat du CASN, avec ces réserves substantielles. 1- Bilan Le total actif et passif est de euros en 2008, euros en 2009 et euros en Ce montant varie notamment en fonction de l évolution du poste disponibilité ( euros en 2008, euros en 2009 et euros en 2010). a) Actif immobilisé Selon l état de synthèse au 31 décembre 2008 (bilan actif), l association avait peu de biens immobilisés (montant brut des acquisitions : 1 481,66 euros amortis). En 2009, en raison de l achat d un véhicule, d une valeur de euros, le montant de l actif immobilisé est de euros en valeur brute. Le CASN amortit ce bien, prorata temporis, sur une durée de 5 ans. 7

10 b) Actif circulant Le stock valorisé de marchandises diminue de 2008 à 2009 passant de euros à euros mais représente euros en La valorisation des articles ne correspond pas systématiquement au prix d achat constaté sur les factures ; ainsi des bijoux fantaisie achetés 1 euro sont parfois valorisés 4 euros. Les créances s élèvent en 2009 à euros et en 2010 à euros. Elles correspondent, selon le cabinet comptable, aux retards de versement du CHS dans le cadre de l avance de fonds pour les voyages. c) Disponibilités Le solde au 31 décembre 2008 s élève à euros, à euros en 2009 et euros en La répartition de ces sommes entre les différents comptes figure en annexe 1. Il ressort notamment des informations communiquées par le cabinet comptable que : - le nombre important de comptes bancaires s explique par le fait que l association dispose d un compte différent pour chaque activité (deux cependant sont ouverts pour la cafétéria et la boutique) ; - l argent déposé sur le «compte en devises» correspond à des placements sur un livret A ; - la «caisse dotation» correspond au solde de l enveloppe «dotation» après répartition entre les services de l établissement. (voir infra.c.d) d) Capitaux propres Les capitaux propres sont constitués par les fonds associatifs (capital social ou individuel) qui correspondent à la somme des résultats constatés depuis la création de l association. Ainsi, les capitaux propres fluctuent entre 2008 et 2010 en raison de la variation du résultat constaté sur chacun des exercices : Rés ultat exercice Ca pitaux propres

11 e) Dettes Les dettes fournisseurs augmentent de près de euros de 2008 à 2009 passant de euros à euros. L absence de pièces justificatives dans les archives du CASN n a toutefois pas permis de réaliser un point précis sur ce poste. Les dettes représentent euros en Les comptes de résultat Les ventes s élèvent à euros en 2008, euros en 2009 et ont augmenté de 25 % en 2010, atteignant euros. En parallèle, les achats s élèvent à euros en 2008, euros en 2009 et euros en 2010, dont plus de euros pour la cafétéria. La marge commerciale (écart entre les achats et ventes) s élève ainsi à 17,5 % en Cette marge augmente considérablement en 2010 pour atteindre 32,7 %. Il n est pas possible d analyser l origine de la variation du taux de marge, en l absence notamment d une gestion fiable des stocks. Ainsi, il est apparu lors du contrôle que l inventaire 2009 n a pas été effectué le 31 décembre mais ultérieurement, sans que l association puisse d ailleurs préciser la date de sa réalisation. 3- Pièces justificatives L association est dans l incapacité de produire de manière systématique et continue les justificatifs des différentes opérations comptables qu elle a réalisées. Elle ne dispose que de quelques éléments épars qui souvent ne peuvent être considérés comme des pièces justificatives fiables : simples tickets de caisse de magasin, feuilles volantes, etc. En réponse à cette observation, le président actuellement en fonction précise : «Lors du contrôle de la CRC, nous n avons pas pu fournir l exhaustivité des pièces, et non l ensemble, surtout s agissant des exercices 2008 et 2009.» L ensemble des dysfonctionnements constatés à l occasion de l analyse des bilans et comptes de l association conduit à demander que la comptabilité du CASN soit désormais tenue avec la plus grande rigueur. C - LES ACTIVITES DU CASN (cafétéria) a) Les places de cinéma L association achète des carnets de places de cinéma qu elle revend au personnel ou met à la disposition des services dans le cadre des sorties thérapeutiques des patients. 9

12 Un registre a été mis en place, il y a plusieurs années, afin de réaliser un suivi de ces ventes. Le contrôle de ce registre pour les années 2008 et 2009 met en évidence des écarts, tant en ce qui concerne les dates que le nombre de places, entre ce document et les demandes de places qui sont en principe effectuées par écrit. On relève même parfois l absence totale de formalisation de la demande. L association indique qu un nouveau système de gestion de ces tickets de cinéma, sous la responsabilité directe du trésorier du CASN, a été instauré à la fin de l année Toutefois, la chambre n a pas été en mesure de vérifier que cette nouvelle organisation répond correctement aux dysfonctionnements constatés. b) La gestion de la cafétéria et de la boutique Cette structure gérée par le CASN, dont les locaux appartiennent au CHS, fonctionne grâce à 6 agents correspondant à 5,1 ETP, rémunérés par l hôpital, sans convention de mise à disposition. Certains agents exercent à temps partiel, d autres travaillent à la fois pour l association et le CHS. La quasi-totalité des charges engendrées par le fonctionnement de la cafétéria (locaux, électricité, eau ) est supportée par l établissement, également en dehors de toute convention. Les ventes de produits sont en théorie enregistrées sur deux caisses. L une est dédiée aux ventes de boissons, l autre aux ventes réalisées par la boutique. Cependant, le contrôle a établi, pour les produits relevant de la boutique, que les bandes ne sont éditées quotidiennement que depuis le 14 octobre Il est apparu de plus que la caisse consacrée aux boissons ne fonctionnait pas. Dans un premier temps, l association a invoqué l absence de bande papier pour expliquer cette situation ; en réalité, la caisse n avait jamais été mise en service. C est ainsi que les ventes de boissons ne faisaient l objet d aucun enregistrement et que le soir, le personnel portait manuellement le total de la caisse «boissons» sur la bande de la caisse «produits». Ces montants «reportés» comportaient parfois des ratures. Les contrôles de cohérence effectués par la chambre ont mis en évidence que le cumul de recettes comptabilisées sur les tickets de la caisse enregistreuse en service est différent de celui constaté dans le compte de résultat établi par le cabinet comptable. Si des codes ont été créés afin de pouvoir analyser l origine des recettes par catégorie d articles (alimentaire, journaux, cartes téléphoniques ), on observe cependant que les agents ne «codifient» pas les produits de la même façon ; ce qui rend le résultat de ce travail totalement aléatoire et ne permet pas de disposer d une véritable gestion des stocks. 10

13 Cette situation ne permet de s assurer ni de la réalité des fonds collectés ni de l usage des produits achetés et favorise le risque de vols au sein de la boutique. L association doit donc impérativement mettre en place un suivi fiable des ventes effectuées par la cafétéria et la boutique ainsi qu un suivi rigoureux de ses stocks. Les commandes sont élaborées mensuellement par deux agents de la cafétéria puis validées par son responsable. Les achats sont réalisés par l ensemble des agents travaillant au sein de la cafétéria, auprès d un nombre important de magasins, dans le souci de profiter des prix les plus bas. Des tickets de caisse tiennent souvent lieu d uniques «justificatifs». Il est donc nécessaire que les procédures d achats réalisés par la cafétéria soient révisées afin d en permettre un contrôle effectif. Selon l association, une marge 1 moyenne de 20 % est réalisée sur les ventes. L association met en avant la «dimension sociale» de cette activité, soulignant que les prix pratiqués ne doivent pas être excessifs pour répondre aux besoins et aux faibles revenus de l essentiel de la clientèle accueillie. Il ressort pourtant de l analyse exhaustive des marges pratiquées sur l ensemble des produits vendus dans la cafétéria en 2010, que celles-ci sont beaucoup plus élevées que le chiffre moyen annoncé. Si les prix en vigueur sont effectivement inférieurs à ceux des commerces environnants, du fait que le CASN bénéficie d une mise à disposition gratuite des moyens de fonctionnement de la cafétéria, la quasi-totalité des articles vendus le sont cependant avec une marge supérieure à 20 %. A titre d exemple, sur les 23 boissons conditionnées référencées, 18 sont vendues avec une marge supérieure à 50 %, 5 avec une marge supérieure à 100 %. Les boissons chaudes (café, thé) sont proposées à la vente avec une marge excédant 400 %. Force est de constater que l objectif de l association de pratiquer des prix «volontairement bas» 2 n est pas respecté. Compte tenu des conditions financières très favorables dont bénéficie le CASN pour faire fonctionner la cafétéria et des caractéristiques sociologiques de la clientèle accueillie, dont les moyens financiers sont souvent modestes, il serait pourtant souhaitable que cette politique de prix bas affichée par l association et mentionnée dans sa note du 15 décembre 2010 soit réellement mise en œuvre, dans le respect des prescriptions thérapeutiques propres à ce type d établissement. 1 La marge évoquée dans le rapport est la marge brute qui correspond à la différence entre le prix de vente hors taxes au client de la cafétéria et le prix d achat hors taxes par le CASN auprès du fournisseur. 2 Voir supra 3. «gestion du centre social.» 11

14 c) Les dépannages en faveur des patients L association est parfois amenée à avancer à des patients de l argent liquide lorsque la banque des malades est fermée. Dans ces cas, le patient remet un chèque à l association contre des espèces. Ce chèque est ensuite remboursé par la trésorerie de l établissement par virement sur l un des comptes bancaires du CASN. Ainsi, le CASN joue le rôle de régie d avance sans en avoir reçu mission et en dehors de toute compétence statutaire. Cette procédure n est mise en œuvre selon l association que dans des cas très ponctuels, principalement le week-end. Cependant, on observe que le CASN assure dans ce cadre un rôle de «banquier», ce qui n est pas compatible avec le statut de l association. La chambre prend acte que, selon l association, le CASN serait désormais totalement dissocié de la banque des malades. d) La dotation CASN Le CHS verse chaque année une subvention au CASN. Cette dotation globale est appelée communément «dotation CASN» et est ventilée entre les unités de l établissement pour financer différentes activités effectuées par les services du CHS. Le montant de cette subvention s élevait respectivement à euros en 2009 et euros en Il convient de remarquer que, jusqu au mois d octobre 2010, aucune pièce probante n a été fournie par les services pour justifier de l utilisation de ces fonds. Depuis cette date, l association réclame aux unités les pièces justificatives pour connaître l emploi de ces sommes. Toutefois, le CASN ne dispose pas de l intégralité de ces pièces. La participation du CASN à la répartition d une dotation financée intégralement par le CHS et destinée à ses propres services n est pas fondée. Cette tâche relève de la responsabilité du CHS et la gestion de cette enveloppe devrait être assurée directement par l établissement. e) Avances consenties par l association Le CASN avance, sur ses fonds propres, aux personnels du CHS qui organisent des sorties pour les patients, l argent nécessaire à la réalisation de ces activités. Le CHS reverse à l association l intégralité des sommes qu elle a avancées. 12

15 Dès que les sorties sont effectuées, les agents hospitaliers accompagnateurs remettent les pièces justificatives aux services économiques du CHS lesquels émettent un mandat à l ordre du CASN en remboursement des frais constatés. Il existe le plus souvent un différentiel entre les frais constatés et les avances du CASN, la somme correspondante est alors maintenue dans le coffre des services économiques et remise ultérieurement à l association en espèces. Il est à noter que ces transactions ne font pas l objet de transmission des pièces justificatives au CASN, puisqu elles sont conservées au CHS. La gestion de ce dispositif n est ni transparente, ni cohérente. Ainsi, il ressort de l examen des relevés bancaires de l association que le CASN a retiré de son compte bancaire en 2009, euros en espèces alors que le CHS lui a remboursé euros et lui serait redevable de euros. Cette activité de «prêt» n est pas mentionnée dans les statuts de l association et s effectue par conséquent dans des conditions contestables. Au-delà de ces constats, l intervention de l association dans le cadre de ce système d avances apparaît inutile. Cette activité devrait à l avenir être exercée par le CHS. La chambre prend acte que, selon l association, la gestion du dispositif d avances serait désormais gérée directement par les services économiques de l établissement. 13

16 IV PRINCIPALES RECOMMANDATIONS 1- Le CASN doit veiller à respecter l ensemble des obligations légales relatives à son statut associatif. 2- Il est nécessaire que la situation de la cafétéria soit revue et que l ensemble des moyens mis à sa disposition par le CHS soit intégré à la convention de partenariat entre l association et l établissement. 3- L ensemble des dysfonctionnements constatés à l occasion de l analyse des bilans et comptes de l association conduit la chambre à demander que la comptabilité du CASN soit désormais tenue avec la plus grande rigueur. 4- L association doit mettre en place un suivi fiable des ventes réalisées par la cafétéria et disposer d une véritable gestion des stocks. 5 - Compte tenu des conditions très favorables dont bénéficie le CASN pour faire fonctionner la cafétéria et des caractéristiques sociologiques de la clientèle accueillie, l association devrait réduire les prix de vente aux patients conformément aux objectifs affichés, en diminuant les marges sur les produits commercialisés. 6 - Enfin, la chambre souligne que la gestion de la dotation CASN relève de la responsabilité du CHS ; de la même façon, la gestion du système d avances pour les activités de loisirs doit être exercée par le CHS. 14

17 ANNEXE 1 net au 31/12/20010 net au 31/12/2009 net au 31/12/2008 valeurs à l encaissement 3 000,00 crédit agricole 83,36 caisse épargne ,39 459, ,16 société générale , , ,44 comptes en devises (livret A) 3 340, , ,13 société générale boutique 1 124,10 270, ,99 caisse en monnaie nationale 3 148, , ,65 caisse dotation 131, , ,80 disponibilités , , ,63 15