Fiche pratique e.magnus Service assistance progiciels

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1 Fiche pratique e.magnus Service assistance progiciels PES Guide 3 : dématérialisation des flux comptables avec e.gf Logiciel : e.magnus gestion financière Décembre PREAMBULE ENREGISTREMENT DE VOS PIECES JUSTIFICATIVES (PJ) AU FORMAT NUMERIQUE CONFIGURATION DU LOGICIEL GESTION DES PIECES JUSTIFICATIVES COMMENT ENVOYER UNE PJ SEULE (SUR MANDAT OU TITRE DEJA EMIS) TRANSFERT EN TRESORERIE CAS PARTICULIER - GESTION DES RIB SCANNES DANS LA FICHE DES TIERS TRANSMISSION AUTOMATIQUE DES PJ DEPUIS E.PAIE PES ACQUIT SAUVEGARDES LISTES DES PIECES JUSTIFICATIVES DE LA DEPENSE ANNEXE 1 : LES GRANDES ETAPES DE LA DEMAT DES FLUX COMPTABLES PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 1 / 13

2 1 Préambule La dématérialisation des échanges entre la collectivité et le comptable peut prendre différentes formes. Elle peut-être partielle ou totale. Celle-ci demande une analyse de votre situation. Il convient donc d en discuter au préalable avec un agent du service assistance progiciels. Quels sont les outils indispensables à minima? Un photocopieur avec fonction scan. Si vous devez renouveler votre copieur, achetez de préférence un copieur qui permet de scanner en mode pdf A (format de pdf normalisé conçu pour l Archivage) avec reconnaissance optique de caractère (OCR). Un espace disque suffisant sur votre serveur ou votre Pc, Une capacité disque suffisante pour vos sauvegardes. Si signature électronique : autant de certificats élus et agents que nécessaire, un parapheur électronique un Tiers De Télétransmission (TDT) ou plateforme DGFIP un système d archivage électronique à valeur probatoire (SAE) pour garantir l identification, l intégrité, la sécurité et la pérennité des documents signés. Quelles sont les points d organisation à définir? Une méthode de travail compatible avec les nouvelles procédures, Le classement papier et numérique, En cas d organisation multipostes, réfléchir sur l accès au partage et à la circulation de l information dématérialisée, notamment l accès au dossier Demat. Mise à disposition éventuelle d un Pc pour les signatures numériques des élus, Voir aussi l annexe 1 : les grandes étapes de la démat des flux comptables 2 Enregistrement de vos pièces justificatives (PJ) au format numérique Les PJ peuvent avoir 3 origines différentes : Origine 1 : la PJ reçue est papier, elle devra être numérisée (scannée) Origine 2 : la PJ reçue dans un format numérique en pièce jointe sur un mail. Origine 3 : vous êtes producteur de la PJ (document Microsoft office, open office etc ) 2.1 Origine 1 : numérisation d une PJ Lorsque la PJ est reçue au format papier (exemple d une facture), l ordonnateur doit conserver l original et envoyer une copie numérisée à son comptable par le biais de son logiciel de comptabilité et donc du protocole PES. La numérisation des PJ papier doit respecter certaines règles décrites ci-dessous. Aussi, votre copieur doit être paramétré pour produire un fichier au format pdf le plus lisible et le plus léger possible. Voici quelques préconisations de bases à demander à votre prestataire matériel pour une fonction scan par défaut. Préco 1 : Le copieur est-il capable de faire du PDF/A (archive) et si possible océrisé? Si la fonction scan en pdf A et/ou l océrisation n est pas possible alors il faut par défaut produire du pdf basique. Préco 2 : Pour des questions de place disque, de sauvegarde de la compabilité, de temps de transfert PES, le document scanné au format pdf doit être le plus léger possible (petite taille). Aussi, il est important de faire des essais avec votre prestataire de copieur. Pour diminuer la taille des fichiers numérisés, vous pouvez paramétrer votre copieur pour un scan en noir, en 200 dpi ou ppp maxi, et en texte. Certains copieurs bénéficient de fonctions supplémentaires comme le pdf light ou le pdf compressé. PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 2 / 13

3 Ce qu il faut retenir comme base de comparaison : une facture recto devra avoir une taille entre 30 et 70 kilos octets et devra être lisible facilement. Préco 3 : Demander aussi à votre prestataire, si votre copieur possède la fonction de séparation des pages pour numériser en bloc plusieurs factures, à partir du chargeur. Cette fonction génère 1 fichier par page. Exemple : je positionne dans mon chargeur 6 factures sur 1 page, je souhaite avoir 6 fichiers. Préco 4 : Création d un bouton scan compta qui pointe sur le dossier windows de votre choix (exemple c:\demat\pj). D une manière générale, le format préconisé est le pdf et le xml, mais d autres formats sont autorisés tels que défini dans votre convention de dématérialisation des PJ (word, excel ). L'objectif à atteindre est un format dématérialisé natif des factures. Et pour cela il est important d'en faire la promotion auprès des fournisseurs dès maintenant. 2.2 Origine 2 : la PJ est reçue dans un format numérique Dans ce cas, l originale de la PJ est le document numérique. Ce document doit être conservé. Si ce format est XML, ou PDF vous pouvez l intégrer directement comme PJ dans le logiciel sinon vous devrez le transformer en PDF comme si vous étiez le producteur de la PJ comme indiqué au paragraphe Origine 3 : vous êtes producteur de la PJ Document créé à partir de Microsoft Office Si votre document a été créé et enregistré au format word ou excel, vous pouvez lorsque cela est nécessaire produire une copie au format pdf à transmettre à votre comptable. Prendre l onglet Fichier puis le sous menu Enregistrer sous, Sélectionner le dossier d enregistrement et donner un nom de fichier, Dans la zone Type, sélectionner PDF, Pour transformer votre PDF en PDF/A(archive), cliquer sur le bouton Options Cocher la case Compatible ISO (PDFA/A) Document créé à partir des suites LibreOffice ou OpenOffice Les suites LibreOffice ou OpenOffice permettent la création de PDF/A-1a : il suffit de cocher la case au moment de l'export (Menu Fichiers/ Exporter au format PDF/Général). PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 3 / 13

4 2.3.3 Document créé à partir d autres logiciels Si le logiciel que vous utilisez pour créer un document ne permet pas une conversion directe en pdf, il sera possible d utiliser un logiciel comme pdfcréator qui crée une imprimante virtuelle qui vous permettra d effectuer cette tâche. Sur la fenêtre d enregistrement du document pdf pensez à choisir le type PDF/A Notez qu il est souvent possible de paramétrer ces logiciels pour qu ils enregistrent par défaut au format PDF/A, cela vous évitera de devoir modifier à chaque enregistrement le type de fichier. Pour cela consulter l aide du logiciel Reconnaître un fichier pdf à la norme PDFA Une fois le fichier créé, vous pouvez vérifier son format : Ouvrir le fichier PDF (en principe le lecteur correspond au logiciel Adobe Reader) Un bandeau bleu apparaît en haut du document qui signale que le fichier est conforme à la norme PDF/A Astuce : pour faire afficher la norme en détail, vous devez cliquer sur l icône. Si l icône n apparaît pas, prendre le menu Affichage/ Afficher Maquer/Volets du navigateur/ Normes 3 Configuration du logiciel La mise en place de la dématérialisation des PJ dans e.magnus Gestion Financière nécessite de renseigner ou vérifier des paramétrages complémentaires. 3.1 La fiche Collectivités ou Etablissements Ouvrez le bureau métier Organisation cadre Dossiers option Collectivités. Entrez sur la fiche de la collectivité via le bouton Fiche En modification L onglet Codification automatique Cochez la case Mode automatique du cadre Pièces justificatives pour garantir une codification unique à chaque PJ. Renseignez la zone Pièces justificatives comme ci-dessous. PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 4 / 13

5 3.1.2 L onglet Configuration PJ Le cadre Répertoire d importation des pièces justificatives numériques Ce cadre permet de définir les répertoires de stockage (en local ou sur votre réseau) dans lesquels sont placés les fichiers de pièces justificatives dématérialisées que vous scannez. Le cadre Traitement des fichiers Ce cadre permet de déterminer le traitement à effectuer lorsqu une PJ dématérialisée est intégrée dans la comptabilité par le bouton Opération / Intégration des pièces en attente du menu Pièces justificatives. Vous pouvez décider de supprimer automatiquement les fichiers traités ou au contraire de les archiver dans un dossier de votre choix. Dans ce second cas, vous devez renseigner le répertoire de destination pour vos archives. Proposition de paramétrage Les factures de dépenses dans C:\DEMAT\PJ\Dépenses Les factures de dépenses dans C:\DEMAT\PJ\Recettes Après intégration dans e.gf du fichier scanné, celui-ci sera supprimé de c:\demat\pj\... Dans le cas d une utilisation de egf en réseau le dossier de stockage devra être partagé pour être accessible à partir de plusieurs postes. En plus des dossiers C:\DEMAT\PJ\Dépenses et C:\DEMAT\PJ\Recettes utilisés pour les imports automatiques, il est intéressant de prévoir un dossier pour y enregistrer les numérisations de fichier qui devront être intégrés manuellement en comptabilité ou en paie par exemple C:\DEMAT\PJ\manuel L intégration et la liquidation des PJ dans e.gf peuvent être effectuées de deux manières différentes : Choix 1 : directement à partir du mandat ou du titre. Choix 2 : à partir de l option Pièces justificatives du bloc Exécution Le choix 2 doit être privilégié, notamment en cas de gros volume de PJ à traiter. PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 5 / 13

6 4 Gestion des pièces justificatives Reportez-vous à la note «Fiche détaillée passage des écritures avec e.magnus gestion financière» paragraphe 3 (fiche disponible sur notre site internet). 5 Comment envoyer une PJ seule (sur mandat ou titre déjà émis) Reportez-vous à la note «Fiche détaillée passage des écritures avec e.magnus gestion financière» paragraphe 6 (fiche disponible sur notre site internet). 6 Transfert en trésorerie 6.1 Ordonnancement Pour ordonnancer les pièces et générer le fichier PES utilisez l assistant d ordonnancement comme pour des écritures sans PJ. Bureau Accueil -> Bloc Exécution > Option Ordonnancement Si après le transfert d un bordereau de mandat ou de titre, il manque des PJ, vous pouvez les envoyer seules. Cette procédure est décrite au paragraphe Signature Suite au passage en production, deux cas sont envisagés : Les bordereaux sont signés manuellement : les PJ, mandats et bordereaux sont transmis au format PES à la trésorerie accompagnés du bordereau papier signé. Les bordereaux sont signés avec un certificat électronique via un parapheur électronique ou dans xémélios: seul le flux signé est envoyé en trésorerie. Il n y a plus de bordereau papier : on parle alors de dématérialisation. 6.3 Transmission Les fichiers d échange peuvent être transmis via : Le portail DGFIP. Le tiers de télétransmission si la collectivité paie un abonnement. 7 Cas particulier - Gestion des RIB scannés dans la fiche des tiers Le logiciel e.magnus gestion financière intègre depuis la V.11, une nouvelle fonction qui permet de rattacher un RIB scanné au compte bancaire d un tiers et de joindre ce RIB en pièce justificative sur les mandats. 7.1 Rattachement d'un RIB scanné au compte bancaire d'un tiers Bureau Accueil -> Bloc Organisation -> Option Tiers. Placez-vous sur l onglet Comptes bancaires de la fiche du Tiers Créez ou sélectionnez le compte bancaire sur lequel vous souhaitez attacher un RIB scanné. Cliquez sur le bouton Attacher pour rechercher puis sélectionner le fichier correspondant au RIB scanné. PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 6 / 13

7 Lorsque le compte bancaire est attaché à un RIB scanné, le bouton Détacher remplace le bouton Attacher. Il permet, au besoin, de détacher le compte bancaire du RIB scanné. Vous pouvez aussi l'afficher à l'écran en cliquant sur le bouton Visualiser. 7.2 RIB scanné joint en tant que Pièce Justificative Bureau Accueil -> Bloc Exécution -> Option Mandat. A la création d un nouveau mandant si un RIB scanné est rattaché au compte bancaire du tiers la case Joindre le RIB scanné en PJ sera automatiquement cochée, il sera envoyé en tant que pièce justificative dans le fichier PES qui sera transmis en trésorerie. Comme sur les mandats, dans l'assistant de liquidation des Pièces Justificatives (étape Détail des liquidations), si un RIB scanné est rattaché au compte bancaire du tiers sélectionné, la case RIB scanné sera cochée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas transmettre le RIB scanné en tant que pièce justificative, vous devez décocher la case RIB scanné. 8 Transmission automatique des PJ depuis e.paie Dans le cadre du projet de modernisation de l'administration publique, les collectivités et établissements publics locaux ont la possibilité de dématérialiser la paie mensuelle, en transmettant à la trésorerie un fichier mensuel de données, au lieu des triples exemplaires des bulletins sur papier. Ce fichier qui remplace les bulletins papier est rattaché automatiquement comme pièce jointe sur les mandats. Le logiciel de paie permet aussi de rattacher automatiquement les états des caisses au format pdf en pièce jointe sur les mandats. 8.1 Paramétrage du transfert en comptabilité Enregistrer le paramétrage suivant dans le logiciel e.paie : Accès : bureau Outils et configuration, bloc Configuration Comptabilité, option Configuration du logiciel de comptabilité Cochez la case Transférer le fichier de Dématérialisation en comptabilité. Cochez la case Transfert des états de caisses en pièces jointes des mandats. PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 7 / 13

8 8.2 Transfert des états des caisses Pour information : la génération en pdf des états des caisses se réalise en même temps que la préparation de l édition. Ces pdf sont stockés dans le répertoire d échange en attente d intégration en comptabilité. Ces étapes sont transparentes pour l utilisateur. Accès : bureau Accueil, bloc Cycle de paie, option Etat des caisses. Sélectionnez Obligatoirement la collectivité et l établissement puis cliquez sur le bouton OK. Imprimez les états des caisses si vous le souhaitez. 8.3 Dématérialisation des bulletins Accès : bureau Accueil, bloc Cycle de paie, option Dématérialisation des bulletins. Sélectionnez Obligatoirement la collectivité et l établissement Gestion des événements Cliquez sur le bouton Gestion des évènements. Cet écran de sélection des agents permet de sélectionner un agent ou un groupe d'agents pour lesquels vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer un ou plusieurs évènements Ajout des pièces jointes Cliquez sur le bouton Gestion des pièces jointes. PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 8 / 13

9 Par défaut, la liste affiche uniquement les agents ayant, dans leur dossier, une pièce jointe susceptible de justifier un évènement arrivé sur le mois. Pour ajouter une pièce jointe susceptible de justifier un évènement arrivé sur le mois pour un agent vous devez suivre la démarche ci-dessous. Sélectionnez l'option Tous les agents pour afficher également les agents qui n'ont pas encore de pièce jointe à leur bulletin. Sélectionnez l agent concerné dans la liste. Cliquez sur le bouton qui a la forme d un trombone. Sélectionnez le document à joindre puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Notez que : Le bouton en forme de poubelle permet de supprimer une pièce jointe. Le bouton en forme de loupe permet de la visualiser Génération du fichier dématérialisé Sélectionnez Obligatoirement la collectivité et l établissement. Cliquez sur le bouton Dématérialiser. Cliquez sur le bouton OK sur la boite de dialogue qui vous informe que la dématérialisation est terminée. Cliquez sur le bouton Oui pour sauvegarder le fichier de dématérialisation. PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 9 / 13

10 Vérifiez et si nécessaire modifiez le répertoire de sauvegarde des fichiers de dématérialisation. Important : ce répertoire doit être le même que celui qui est utilisé pour les échanges avec la comptabilité (voir ci-dessous 8.4). Cliquez sur le bouton Valider Cliquez sur le bouton Ok sur la boite de dialogue qui indique la fin du traitement. Cliquez sur le bouton Fermer pour quitte l écran de dématérialisation. 8.4 Transfert des mandats de e.paie vers la comptabilité Accès : bureau Accueil, bloc Cycle de paie, option Transfert des mandats en comptabilité. Sélectionnez Obligatoirement la collectivité et l établissement puis cliquez sur le bouton OK. Cliquez sur le bouton Continuer. Cliquez sur le bouton Valider. Notez que : dans le cadre chemin d accès vous pouvez retrouver le répertoire qui est utilisé pour les échanges avec la comptabilité, c est dans ce répertoire que vous devez sauvegarder les fichiers de dématérialisation (voir ci-dessus 8.3.3). PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 10 / 13

11 Cliquez sur le bouton Ok sur la boite de dialogue qui indique que le transfert est effectué. 8.5 Intégration des mandats dans e.gf Ouvrir le logiciel e.gf, la procédure d intégration des mandats de paie en comptabilité est identique à ce qu elle était avant la dématérialisation. Accès : bureau Accueil, bloc Exécution, option Sessions d interface. Sur l étape d intégration de la session d interface, vous pourrez retrouver les PJ qui seront attachées aux mandats dans la colonne PJ Liées. Après l intégration, vous retrouverez les PJ dans la liste des pièces justificatives, elles auront été automatiquement rattachées aux mandats de paie qui auront été générés. 9 PES ACQUIT Dans le guide PES 2 Mise en production, nous vous indiquons les manipulations à suivre pour récupérer le fichier d acquittement après dépôt des bordereaux de dépenses ou de recettes sur le portail DGFIP. Ce fichier permet de connaître l état de votre fichier (valide ou non) mais il permet aussi à votre logiciel de savoir si une PJ a déjà fait l objet d un envoi en trésorerie. 9.1 Comment fonctionne votre logiciel e.gf concernant la retransmission des PJ Lorsqu une PJ est référencée dans une pièce, elle est transmise systématiquement si elle n est pas considérée comme déjà envoyée et prise en charge par Hélios Une PJ est considérée comme déjà envoyée et prise en charge par Hélios si nous avons reçu via un PES_Acquit une information d acquittement de l envoi de la PJ 9.2 Concrètement A la 1ère utilisation d une PJ, elle est transmise (elle n a jamais été envoyée) Par la suite, lorsque cette PJ est référencée par d autres pièces : Aucun autre identifiant n est généré : c est la même PJ qui doit conserver son identifiant PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 11 / 13

12 Si le PES_Acquit émis à réception du flux qui a transmis la PJ pour la 1ère fois a été pris en charge coté GF (et si la PJ a été prise en charge par Hélios), alors, la PJ n est pas retransmise ; seule sa référence figure dans la pièce. Si ce PES_Acquit n a pas été pris en charge par la GF, alors la PJ est retransmise (avec le même identifiant); le PES_Acquit de ce nouveau flux fera alors ressortir des erreurs de type DOUBLON-PJ, qui n empêchent pas la prise en charge des pièces comptables 9.3 En résumé Pour que cela fonctionne, il faut prendre en charge systématiquement les PES_Acquit avec votre logiciel e.gf. 10 Sauvegardes La gestion des PJ avec votre logiciel comptabilité engendre plusieurs conséquences en cascade : l augmentation de la taille des données de comptabilité et donc un volume de fichier à sauvegarder plus important. la capacité de stockage de votre support de sauvegarde devra donc être suffisamment importante. Vous devrez porter une attention particulière à la fin de chaque sauvegarde (sur le contenu, taille, date des fichiers sur la carte SD). Les temps de traitements (l export et la copie sur la carte SD) vont s allonger inévitablement. Il est donc préférable de lancer la sauvegarde du temps de midi. 11 Listes des pièces justificatives de la dépense La liste des pièces justificatives que l'ordonnateur doit transmettre au comptable pour permettre le paiement des dépenses publiques locales est périodiquement actualisée, pour tenir compte de l'évolution de la réglementation applicable aux collectivités. Retrouvez toute l information à l adresse suivante : Un outil pratique permet de recherche par mots-clés la ou les PJ à produire PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 12 / 13

13 12 Annexe 1 : les grandes étapes de la démat des flux comptables Etape 1 : Passage au PES Etape 2 : Démat des PJ Etape 3 : démat du bordereau Eléments à transmettre au comptable -Flux PES -Mandat et titres papier -PJ papier -Bordereau papier signé -Flux PES avec PJ dématérialisées -Bordereau papier signé En recette l avis des sommes à payer papier -Flux PES signé électroniquement avec PJ dématérialisées En recette l avis des sommes à payer papier -Photocopieur avec scan -Certificats de signature électronique Outils nécessaires -Photocopieur avec scan -Parapheur électronique -Accès Pc pour les élus -Archivage électronique (SAE) des flux signés PES Guide 3 : dématérialisation avec e.gf 13 / 13