Peut modifier, pour raisons exceptionnelles, la date d un examen.

Transcription

1 PROCEDURE CONCERNANT LA TENUE DES EXAMENS Le responsable du cours Conçoit l examen et le transmet au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue de l examen à l adresse devpedago@pha.ulaval.ca. La version transmise doit être une version complète (en un seul document ou deux documents, si partie à développement). Pour un examen d un cours offert à distance, le délai est de dix jours ouvrables. S assure que les consignes sur la page couverture de l examen sont valides et complètes (matériel autorisé ou non, calculatrice permise ou non etc.) À noter, la fiche de route qui est envoyé par courriel, est un document informatif pour le responsable, les surveillants et le personnel de soutien. En aucun temps ce document ne doit être affiché ou transmis aux étudiants. Afin de remettre les copies d examen aux surveillants, se présente 30 minutes avant l'heure prévue pour le début de l'examen si l examen a lieu au pavillon Ferdinand-Vandry. Si l examen a lieu dans un autre pavillon, se présente si possible 45 minutes avant l'heure prévue pour le début de l'examen. Pendant la séance d'examen, doit être présent, de façon intermittente pour en vérifier le bon déroulement. Seul le responsable peut répondre aux questions des étudiants. Seules les questions d ordre technique sont acceptées. Après l examen, est présent pour recueillir les copies d examen des surveillants. Remet les rapports de surveillance à la direction de programme. Produit son corrigé pour la correction à lecteur optique et remet la pile entière à la secrétaire de gestion. Conçoit l examen de reprise et le transmet à la conseillère à la gestion des études. Une fois terminé, il procède à la correction. La directrice de programme Peut modifier, pour raisons exceptionnelles, la date d un examen. La conseillère à la gestion des études Prévoit une ou plusieurs journées pour les examens de reprise en conformité avec la Politique facultaire concernant les absences aux examens ou autres formes d évaluation. Révisée par l Assemblée des professeurs du 17 novembre 2010, 24 novembre 2015 et par le Conseil de Faculté du 17 décembre /12/2015

2 Convoque les étudiants à la séance d examens d accommodement. Informe les professeurs, l agente de gestion des études, la secrétaire de gestion responsable des surveillants et la secrétaire de gestion attitrée. 2 L agente de gestion des études responsable de la réservation des locaux Dresse, en collaboration avec la conseillère à la gestion des études et la directrice de programme, l'horaire des cours et des examens pour la session et apporte, en consultation avec les responsables de cours, les modifications nécessaires pour assurer un horaire juste et équitable aux étudiants. Les dates identifiées ne sont pas sujettes à changement, à moins d'avis contraire de la directrice de programme. Identifie une salle d'examen avec, si possible, deux fois plus de places que le nombre d'étudiants prévu. Transmet les dates retenues à la responsable de la réservation des locaux et aux responsables du cours. Affiche l horaire des examens ainsi que les répartitions sur le site programme Pharm.D., ou s il y a lieu, sur le site de la maîtrise en pharmacothérapie avancée. Autrement, l horaire est accessible par MonPortail sur les sites de cours. Transmet l horaire, les spécificités et les consignes à la secrétaire de gestion responsable des surveillants. Transmet la fiche de route (à titre indicatif seulement) et la liste de répartition des étudiants aux responsables de cours et à la secrétaire de gestion attitrée. La secrétaire de gestion responsable des surveillants À partir des informations reçues de l agente de gestion des études, attribue des surveillants en s assurant que le rapport de surveillance soit égal ou supérieur à 2 surveillants, selon la capacité du local et le nombre d étudiants. RÈGLE : minimum de 1 surveillant / 50 étudiants. Transmet la grille des examens incluant les données des surveillants à l agente de gestion des études et au personnel concerné. S assure que les surveillants arrivent à l heure prévue. Transmet la liste à l agente de secrétariat pour la saisie des contrats d engagement. Fournit à chacun des surveillants l horaire de surveillance qui le concerne. Voit à remplacer les surveillants en cas de désistement. La secrétaire de gestion responsable de la gestion des examens Procède à la mise en page et la révision grammaticale de la version complète de l examen. À partir de l exemplaire original de l examen, prépare tout le matériel pour l examen en suivant à la lettre la procédure de travail pour les examens à la Faculté. Par après, suit les consignes du responsable de cours pour la compilation des résultats et leur transmission.

3 3 L'étudiant Doit se présenter à l heure prévue de l examen. De façon exceptionnelle, un étudiant sera admis dans les premières 45 minutes pour un examen d une durée de 2 heures 50 minutes ou plus; ou dans les 30 premières minutes pour un examen de moins de 2 heures 50 minutes. Il ne bénéficie d aucune prolongation. Ne pourra quitter la salle d examen au cours des 60 premières minutes du déroulement de l examen. Pour les examens d une durée d une heure, il ne pourra quitter la salle pendant les 30 premières minutes. Occupe la place qui lui est assignée selon la liste de répartition des étudiants affichée à l entrée du local. Attend le signal du surveillant avant de commencer l examen. Doit laisser à la vue sa carte d'identité avec photo (carte étudiante UL, permis de conduire, carte d assurance-maladie) pour vérification par un surveillant. Toute dérogation à cette règle est considérée comme une infraction au Règlement des études. Ne conserve que le matériel autorisé : les crayons, gommes à effacer. La calculatrice et/ou autres documents ne sont permis qu en cas d autorisation explicite sur la page frontispice de l examen. Les autres effets personnels comme manteau, sac à dos, étuis, boîte de papier mouchoir, cellulaire, portable, montre intelligente, entre autres, doivent être laissés dans le casier ou à l avant de la salle de l examen. S assurer de fermer la sonnerie du cellulaire si celui-ci se trouve à l avant de la classe. Le port de la casquette, chapeau, tuque, foulard (sauf hijab), entre autres est interdit pendant l examen. Aucun aliment ne sera toléré pendant l examen. Seule une bouteille d eau sera acceptée par les surveillants. Lit les consignes de l examen sur la page frontispice dont le nombre de pages, le nombre de questions, entre autres, et s assure que son questionnaire est conforme à ces consignes. Signe sa copie d examen et sa feuille réponses. Doit motiver toute absence auprès de la directrice de programme dans les trois jours ouvrables en vertu de la Politique facultaire concernant les absences aux examens ou autres formes d évaluation. Un étudiant absent sans raison valable aura la note zéro (0) pour l examen. Si le motif de l absence est pour raison de maladie, une attestation médicale originale doit être transmise à la direction de programme en respectant le délai de trois jours ouvrables. Si une calculatrice est autorisée pendant l examen, celle-ci doit être approuvée par la Faculté de pharmacie en ayant le collant officiel de la Faculté de pharmacie. Voici quelques modèles approuvées Sharp EL-531WBBK ou Casio FX-260solar. Les calculatrices ayant déjà le collant d autorisation de la Faculté des sciences et génies ou de la Faculté de médecine sont également acceptées pour les examens. À la fin de l examen, rapporte au surveillant le carton numéroté avec le questionnaire d'examen signé et complet.

4 4 Le surveillant Se conforme aux directives données par la secrétaire de gestion responsable des surveillants et, s il y a lieu, le responsable du cours. Si l examen a lieu au pavillon Ferdinand-Vandry, se présente 30 minutes avant l'heure prévue pour le début de l'examen au bureau du responsable du cours. Si l examen a lieu dans un autre pavillon, se présente 45 minutes avant l'heure prévue pour le début de l'examen, au bureau du responsable du cours. Affiche, à la porte du local de l'examen, la liste de répartition des étudiants. Aussi, distribue les cartons numérotés en ordre chronologique pour identifier les places, en laissant un espace libre entre chaque étudiant. La fiche de route ne doit pas être affichée; car elle peut contenir des informations confidentielles. Celle-ci est fournie à titre indicatif uniquement. Inscrit au tableau le code du cours, la durée de l examen, l heure limite de remise des copies, le nombre de pages du questionnaire, le nombre de questions et toute autre information utile à l étudiant, comme le matériel permis ou interdit. Distribue les questionnaires d examen, face contre le bureau et, si requis, les feuilles réponses. Quand il y a plusieurs versions d un même examen, s assure d alterner les versions en distribuant les copies. En cas d examens pour des cours différents dans le même local, s assure d alterner les examens. Dans ce cas, il n est pas nécessaire de laisser une place libre entre chacun des étudiants (si le local le permet, laisser des places libres entre chacun). Surveille le déroulement de l examen avec beaucoup de vigilance afin d éviter le plagiat. Le surveillant ne doit donc pas lire, corriger des travaux, préparer un projet ou autre pendant sa surveillance. Inscrit, sur la feuille Rapport du surveillant, toute absence ou retard d étudiants et signale tout problème technique. À moins d'avis contraire de la part de la personne responsable du cours, il voit à ce que seulement la copie du questionnaire, la feuille réponses, un stylo, une plume ou un crayon soient à la disposition de l'étudiant ou de l'étudiante au moment de l'examen. Fait entrer les étudiants et s assure du respect des directives générales affichées à la porte. Demande aux étudiants de ranger tout le matériel excédentaire (sacs à dos, boîte de papier mouchoir, cellulaire, portable et autres accessoires) à l avant de la salle et s assure que les étudiants attendent la permission avant de débuter l examen. Si un étudiant n a pas une carte d identité avec photo, le réfère à l agente de gestion des études au local 2645 du pavillon Ferdinand-Vandry et aux heures normales de bureau (8h30-12h00 et 13h00-16h30) avant le commencement de l examen ou après, lorsque l examen est en cours. Lorsqu il s agit d un examen ayant lieu en soirée, le surveillant identifie l étudiant à l aide du cartable des mosaïques qui lui a été remis. Interdit le port de la casquette, chapeau, tuque, foulard (sauf hijab) etc. pendant l examen. Ne tolère aucun aliment pendant l examen. Une bouteille d eau est acceptée. Lit à voix haute les consignes propres à l examen et rappelle aux étudiants d inscrire leur nom et numéro de dossier sur la feuille réponses et le questionnaire. Lorsqu il y a des feuilles réponses informatiques, leur indique de bien noircir les cercles au crayon de plomb, sans oublier le code du cours et leur numéro de dossier.

5 Demande aux étudiants de vérifier l intégrité du questionnaire afin de s assurer qu il soit conforme aux consignes se retrouvant sur la page frontispice (nombre de pages, de questions). Accepte un étudiant retardataire selon les deux seules conditions suivantes: l étudiant qui arrive pendant les 45 premières minutes pour un examen de 2 heures 50 minutes ou plus; l étudiant qui arrive pendant les 30 premières minutes pour un examen de moins de 2 heures 50 minutes. Il mentionne à l étudiant admis dans ces circonstances qu il ne bénéficie d aucune prolongation. Il réfère la personne retardataire qui arrive après ces délais à la direction de programme. Circule régulièrement dans la salle de l examen. Vérifie la concordance des numéros de répartition avec le nom lorsque l étudiant remet sa copie d examen. Si une calculatrice est autorisée pendant l examen, celle-ci doit être approuvée par la Faculté de pharmacie en ayant le collant officiel de la Faculté de pharmacie. Voici quelques modèles approuvées Sharp EL-531WBBK ou Casio FX-260solar. Les calculatrices ayant déjà le collant d autorisation de la Faculté des sciences et génies ou de la Faculté de médecine sont également acceptées pour les examens. Ne permet à aucun étudiant de quitter la salle d examen au cours des premières 60 minutes du déroulement de l examen. Pour les examens d une durée d une heure, il ne permet à aucun étudiant de quitter dans les 30 premières minutes. Dans le cas où il y a plus d un surveillant dans le local, si un étudiant désire sortir pour aller à la salle de bain après la première heure, une de ces personnes doit accompagner l étudiant, dans le respect de ces règles : un seul étudiant à la fois, ne pouvant apporter aucun document, téléphone, agenda électronique, etc. S il y a un seul surveillant, celui-ci attend la visite du responsable du cours avant d accompagner l étudiant à la salle de bain. Doit éviter de discuter avec un autre surveillant pendant un examen, sauf pour régler un problème urgent. Ne répond à aucune question pendant l examen. S il y a une erreur ou un problème relié à une question, doit référer l étudiant à son représentant de classe qui se chargera, après l examen, de transmettre le message au responsable du cours. Dans ces circonstances, le surveillant dit aux étudiants de répondre au meilleur de leurs connaissances et ne fournit jamais son interprétation d une question ou d un mot. En cas de problème majeur lié au questionnaire d examen, il avise le responsable du cours lors de sa tournée. Dans un cas de tricherie, il assemble tous les documents suspects et incite l étudiant à continuer son examen. Remet les preuves et remet un rapport écrit, après l examen, au responsable du cours. Prévient les étudiants que le temps d examen achève à deux occasions, soit : 30 minutes et 10 minutes avant l heure de fin prévue. À l heure limite, il demande de déposer les crayons, stylos, plumes et autre et de remettre tous les documents aux endroits qu il a désignés. Le surveillant s assure que l étudiant remet sa copie une fois le temps écoulé. Recueille toutes les copies d examen, les feuilles réponses, les brouillons et tout autre document propre à l examen. Il les remet au responsable du cours. S'assure que chaque étudiant remet son carton numéroté en sortant de la salle. Il s'assure aussi que l'étudiant remet le questionnaire d'examen signé et complet, c.-à-d. qu il ne manque aucune page. Il complète la feuille Rapport du surveillant et la remet au responsable du cours. 5