Office 365. Paramétrer, utiliser, la messagerie, le calendrier et l espace de stockage en ligne d

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1 Paramétrer, utiliser, la messagerie, le calendrier et l espace de stockage en ligne d Office Depuis le er février 0, l Enseignement Catholique de Bretagne utilise la solution Office- pour la messagerie institutionnelle mais aussi pour tous les autres outils collaboratifs. Office est un ensemble de services en nuage qui requièrent une connexion internet. Néanmoins, la suite Office 0 comprise peut-être installée sur plusieurs appareils (PC/Mac, smartphones, tablettes...) et permet le travail en mode déconnecté. Le mode connecté permet la synchronisation des documents avec son compte Office dans le Cloud. DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page / 0

2 . Accès à la messagerie Office : L outil utilisé pour la messagerie institutionnelle s appelle Office. Deux accès sont possibles : Accès webmail depuis n importe quel poste ayant une connexion internet, en tapant dans votre navigateur web l adresse suivante : Accès depuis un logiciel de messagerie en mode synchronisé "Exchange" avec Outlook, installé sur votre ordinateur ou sur tout autre périphérique pouvant se connecter à internet (smartphone, tablette, etc... ).. Identification : Saisir adresse institutionnelle (prenom.nom@enseignement-catholique.bzh) et mot de passe prenom.nom@enseignement-catholique.bzh Le mot de passe à associer au compte de messagerie doit présenter une "robustesse" minimum. Lors de la première connexion à l interface web du portail, il vous sera demandé de configurer les informations de sécurité utiles à la récupération automatique du mot de passe du compte. DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page / 0

3 . Réponses automatiques En cas d absence, vous pouvez créer et configurer des messages de réponse automatique. Cliquer le sur bouton paramètres () puis sur le lien «courrier» () puis sur «Réponses automatiques». Cocher et renseigner les champs à votre convenance (). Valider en cliquant sur «enregistrer» (). Paramétrer les confirmations de lecture Vous pouvez Utilisez les confirmations de lecture pour contrôler ce qui se produit lorsque vous recevez un message dans lequel l expéditeur a demandé à être averti lorsque vous l avez lu. Cliquer le sur bouton paramètres () puis sur le lien «courrier» () puis sur «Traitement automatique» () puis «Confirmation de lecture» (). Cocher les modalités de réponses qui vous conviennent (). Valider en cliquant sur «enregistrer» () DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page / 0

4 . Paramétrer les réponses par défaut : «Répondre à tous» ou «répondre à l expéditeur» Vous pouvez paramétrer de réponse par défaut qui vous convient : répondre à l expéditeur ou répondre uniquement à l expéditeur. Cliquer le sur bouton paramètres () puis sur le lien «courrier» () puis sur «Traitement automatique» () puis «Paramètres de réponse» (). Cocher la modalité de qui vous convient (). Valider en cliquant sur «enregistrer» (). Afficher les messages sous forme de messages individuels (IMPORTANT) : Choisir la méthode affichée dans la liste des messages, si vous souhaitez que les messages électroniques affichés sous forme de messages individuels (solution souvent préférée) ou sous forme de conversations de messages électroniques. Une conversation contient toutes les réponses aux messages électroniques qui sont associées à un message initial. Cliquer le sur bouton Filtrer () puis sur le lien «afficher comme» () puis sur «messages» () DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page / 0

5 . Autoriser bloquer un expéditeur un message «indésirable» Il arrive que par erreur un message soit traité à tord comme «indésirable» et déplacé vers le dossier «courrier indésirable». Il arrive aussi que des messages indésirables ne soient pas considérés comme tels. Cliquer le sur bouton paramètres () puis sur le lien «courrier» () puis sur «Comptes» () puis «Bloquer ou autoriser» (). Ajouter les adresses des destinataires approuvés ou celles qui doivent être bloquées (). Valider en cliquant sur «enregistrer» (). Connecter des comptes de messagerie dans Outlook sur le web Cliquer le sur bouton paramètres () puis sur le lien «courrier» () puis sur «Comptes» () puis «Comptes connectés» (). Pour ajouter un compte cliquer sur + () puis entrez l adresse de messagerie complète et le mot de passe du compte () que vous voulez connecter à Outlook sur le web, puis sélectionnez OK DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page / 0

6 .7 Ajouter une signature électronique Vous pouvez ajouter une signature électronique à vos messages Cliquer le sur bouton paramètres () puis sur le lien «courrier» () puis sur «Disposition» () puis «Signature électronique» (). Cocher les éléments qui vous conviennent et ajouter texte et image de votre signature (). Valider en cliquant sur «enregistrer» ().8 Modifier les paramètres d affichage de la fenêtre Vous pouvez modifier à souhait la disposition des volets de votre fenêtre. Cliquer le sur bouton paramètres () puis sur le lien «courrier» () puis sur «Disposition» () puis «volet de lecture» (). Cocher les éléments qui vous conviennent () et valider en cliquant sur «enregistrer» () DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page / 0

7 .9. Organiser ses messages électroniques Il est possible : () Epingler des messages de sorte qu ils restent en première position dans la liste des messages électroniques ; () Attribuer un indicateur à un message, supprimer un indicateur d un message ou marquer des messages à utiliser en tant que tâches comme terminés ; () Marquer les messages électroniques comme lus ou non lus ; () Supprimer des messages.9. Organiser des dossiers de la messagerie Pour dérouler la liste les dossiers de stockage, cliquer sur «Plus» () Pour créer un dossier, cliquer droit puis «Créer un dossier» (). Nommer le dossier. Pour déplacer un message, le faire glisser dans le dossier qui convient ou cliquer droit sur le message puis sélectionner «déplacer» () vers puis sélectionner le dossier destination dans la liste () DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page 7 / 0

8 .0 Le calendrier Outlook sur le web En utilisant le calendrier Outlook sur le web, vous pouvez créer, modifier, supprimer et partager des événements de calendrier. Vous pouvez également importer des calendriers ou créer un lien vers ceux présents sur le web. Pour créer un événement, cliquer sur un créneau souhaité du calendrier (), renseigner les champs ou pour une édition complète cliquer sur «Plus de détails» () Dans la fenêtre détails ajoutez un titre (), un emplacement (), et des dates et heures de début et de fin (), s il s agit d un événement d une journée entière, activez la case à cocher Toute la journée. () Si vous ne souhaitez pas que d autres utilisateurs puissent voir les détails de l événement, cochez la case Privé(7) Pour faire de l événement une réunion périodique, dans la liste Répéter (8), choisissez la fréquence à laquelle vous voulez qu il intervienne, puis, dans les zones Du et Au, définissez les dates de la période. Dans la zone Rappel, définissez le délai d envoi d un rappel du rendez-vous aux participants avant la réunion. Sous Contacts, entrez les noms ou alias des personnes que vous voulez inviter. Sous la barre de navigation du Calendrier Outlook, cliquez sur Envoyer DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page 8 / 0

9 Utilisation de OneDrive Vous pouvez utiliser OneDrive pour stocker et partager des documents Microsoft Office, des photos, divers fichiers et des dossiers entiers avec d autres personnes. Les fichiers et dossiers que vous stockez dans OneDrive sont privés jusqu à ce que vous décidiez de les partager.. Création d un premier document partagé Dans le lanceur d applications en ligne, lancer Word Dans la barre de titre, saisir le nom du document (). Nous pouvons éditer notre document, insérer des photos (). A chaque modification apportée, le document est sauvegardé. Un clic sur le bouton «Partager»() permet le partage du document avec d autres utilisateurs Première solution de partage : Inviter des personnes () : une invitation électronique à des personnes ou à des groupes sera effectuée, permettant de conserver ainsi la trace des personnes invitées. Renseigner l adresse de messagerie (), les droits alloués (), le message d invitation (7), les contraintes (8) DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page 9 / 0

10 Deuxième solution de partage : Obtenir un lien (9) Cette option permet grâce à un lien de partager des éléments avec un grand nombre de personnes (des élèves par exemple. Quiconque recevant le lien peut afficher ou modifier l élément en fonction de l autorisation définie. N oubliez pas que le lien peut également être transféré et qu aucune connexion n est requise. Sélectionner le type de lien et droit associé (0) La date d expiration du lien () Le lien vers le document peut être ensuite copié pour diffusion auprès des personnes concernées () 9 0. Gestion des documents sur OneDrive OneDrive Entreprise est une bibliothèque personnelle destinée au stockage et à l organisation de vos documents professionnels. En tant que partie intégrante d Office, OneDrive Entreprise donne accès à To (000 Go) de données. Tous les fichiers que vous stockez dans OneDrive Entreprise sont initialement privés (vous seul pouvez les voir), sauf si vous décidez de les partager. Vous pouvez facilement partager un fichier avec certains collègues afin de pouvoir collaborer sur des projets. Si vous êtes connecté à Office, vous pouvez également partager avec des partenaires situés en dehors de votre organisation, en fonction des autorisations définies par votre entreprise. Mise en garde : étant donné que les documents résidant sous OneDrive Entreprise s ont dans le nuage Internet (le Cloud), nous devons porter une attention particulière à l information se retrouvant à l intérieur de ceux-ci (information sensible à ce qui a trait à nos élèves par exemple), DDEC L. Mercier- A. Larhant C. Jézégou Paramétrage et utilisation d Office page 0 / 0