Du papier à la base de données : une innovation numérique à BAnQ

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1 Du papier à la base de données : une innovation numérique à BAnQ Sophie Côté et Sophie Morel Archivistes 31 mai 2017

2 Introduction Présentation du contexte Problématiques Objectifs et innovations Bibliothèque et Archives nationales du Québec 2

3 Contexte : présentation du système judiciaire québécois 96 palais de justice et points de services 5 tribunaux provinciaux 88 cours municipales Bibliothèque et Archives nationales du Québec 3

4 Contexte : mandat de BAnQ BAnQ acquiert, traite, conserve et rend accessibles les archives. Les tribunaux versent à BAnQ leurs documents destinés à une conservation permanente. Bibliothèque et Archives nationales du Québec 4

5 Contexte : deux grands chantiers Refonte de Pistard Dépôt numérique fiable (DNF) Bibliothèque et Archives nationales du Québec 5

6 Archives judiciaires à BAnQ : situation actuelle 22 km d archives judiciaires = 35% de la collection d archives conservées par BAnQ Chaque année, plusieurs centaines de mètres linéaires s ajoutent Conservation des plumitifs papier seulement Bibliothèque et Archives nationales du Québec 6

7 Les plumitifs, cœur des archives judiciaires Registre des actes et des pièces de procédures déposées Instrument de recherche Archives papier Archives numériques Bibliothèque et Archives nationales du Québec 7

8 Plumitif : registre noms des parties Numéro de la cause séances, actes et pièces de procédures déposées Bibliothèque et Archives nationales du Québec 8

9 Plumitif relié Offense sentence Bibliothèque et Archives nationales du Québec 9

10 Plumitif : cardex noms des parties Numéro de la cause nature de la cause séances, actes et pièces de procédures déposées Bibliothèque et Archives nationales du Québec 10

11 Situation actuelle : problématiques Changement de support : débute en 1971 Conservation permanente des plumitifs Bibliothèque et Archives nationales du Québec 11

12 Situation actuelle : problématiques Bordereaux de versement papier Traitement avec des fichiers Excel Bibliothèque et Archives nationales du Québec 12

13 Situation actuelle : problématiques Diffusion par type de document (dossier, jugement, plumitif, etc.) Bibliothèque et Archives nationales du Québec 13

14 Situation actuelle : problématiques Pas de description intellectuelle des causes Bibliothèque et Archives nationales du Québec 14

15 Description intellectuelle par cause Meilleure pratique archivistique Plumitifs numériques Améliorer l accès aux archives judiciaires Cause Dossier intellectuel judiciaire Dossier papier Jugement papier Bibliothèque et Archives nationales du Québec 15

16 Système transactionnel et DNF Acquisition des plumitifs numériques Description par cause à partir des informations contenues dans les plumitifs Meilleure gestion des acquisitions Bibliothèque et Archives nationales du Québec 16

17 Écueils Trois sources de versement Versement non simultanés Dossiers hybrides Classement des jugements Central Plumitifs numériques Plumitifs numériques 1 fois/année Numérique Central Classement numérique Palais Dossiers et jugements Dossiers Plusieurs fois par année Plusieurs sources Papier Palais Centres de semi-actif Classement par no de cause Centres de semi-actif Dossiers et jugements Jugements Plusieurs fois par année Plusieurs sources Classement chronologique Bibliothèque et Archives nationales du Québec 17

18 Solutions et compromis Collaboration entre le MJQ et BAnQ Plumitifs numériques No de cause = LIEN Cause Associer des contenants à des descriptions de causes Dossier papier Dossier intellectuel judiciaire Jugement papier Bibliothèque et Archives nationales du Québec 18

19 Réalisations Collaboration entre le MJQ et BAnQ Fonctionnalités d acquisition : en développement Bibliothèque et Archives nationales du Québec 19

20 Suites Échéancier de développement de Pistard : 2019 Formation interne Formation externe Bibliothèque et Archives nationales du Québec 20

21 Conclusion Conservation permanente des plumitifs numériques Optimisation des processus archivistiques Participation active du MJQ Bibliothèque et Archives nationales du Québec 21

22 Merci! Questions? Bibliothèque et Archives nationales du Québec 22

23 Région de Montréal : Sans frais, d ailleurs au Québec : banq.qc.ca Montréal Grande Bibliothèque 475, boulevard De Maisonneuve Est Montréal (Québec) H2L 5C4 BAnQ Rosemont La Petite-Patrie 2275, rue Holt Montréal (Québec) H2G 3H1 BAnQ Vieux-Montréal 535, avenue Viger Est Montréal (Québec) H2L 2P3 Capitale-Nationale BAnQ Québec Pavillon Louis-Jacques-Casault Campus de l Université Laval 1055, avenue du Séminaire Québec (Québec) G1V 4N1 BAnQ Gaspé 80, boulevard de Gaspé Gaspé (Québec) G4X 1A9 BAnQ Gatineau 855, boulevard de la Gappe Gatineau (Québec) J8T 8H9 BAnQ Rimouski 337, rue Moreault Rimouski (Québec) G5L 1P4 BAnQ Rouyn-Noranda 27, rue du Terminus Ouest Rouyn-Noranda (Québec) J9X 2P3 BAnQ Saguenay 930, rue Jacques-Cartier Est, bureau C-103 Saguenay (Québec) G7H 7K9 BAnQ Sept-Îles 700, boulevard Laure, bureau 190 Sept-Îles (Québec) G4R 1Y1 BAnQ Sherbrooke 225, rue Frontenac, bureau 401 Sherbrooke (Québec) J1H 1K1 BAnQ Trois-Rivières 225, rue des Forges, bureau 208 Trois-Rivières (Québec) G9A 2G7

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