ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

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1 Forum des jeunes de la fonction publique québécoise ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Procès-verbal de la 1 re assemblée générale de Québec, le 18 juin 2013, à 17 h 30 au 150 boul. René-Lévesque Est, RC-103 Sont présentes et présents : M. Sébastien Pomerleau Mme Marie-Eve Chouinard M. Cédric Paré Mme Karine Couture M. Guy-Antoine Daigle Mme Marie-Andrée Mill Mme Cynthia Gagnon Tremblay Mme Johanne Lacoursière M. Stéphane Boisclair M. Brice Rwamo Mme Caroline Parent Mme Stéphanie Roberge Mme Awa Gueye Sont présentes et présents par téléphone : Sont invitées et invités : Mme Marie-France Lavoie-Sergerie M. Simon Beaulieu-Boisvert Mme Noémia l Heureux Daigneault 19 membres réguliers assistent à l'assemblée. Mme Estelle Obeo Mme Emmanuelle Crête Mme Marie-Michel Pelletier AG OUVERTURE DE LA SÉANCE Le quorum étant atteint, la séance est ouverte à 17 h 58. Le président, M. Sébastien Pomerleau, souhaite la bienvenue à tous les membres présents à Québec, dans la salle RC-103, et à ceux à Montréal, présents par téléphone, et les remercie de leur présence. Le président présente les membres du présent conseil d administration, de la permanence du Forum et du comité de Montréal. Il explique sommairement la procédure à suivre et précise que seuls les membres réguliers du Forum peuvent voter. AG ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR DU 18 JUIN 2013 Le président, M. Pomerleau, demande l ajout du point «Nomination d un secrétaire d assemblée» et demande à Mme Marie-Andrée Mill de faire la lecture du projet d ordre du jour suivant, remis aux membres : 1. Ouverture de l assemblée 2. Adoption de l ordre du jour du 18 juin 2013 AG Forum des jeunes de la fonction publique québécoise Page 1 de 7

2 3. Nomination d une ou d un secrétaire d assemblée 4. Lecture et adoption du procès-verbal de l assemblée du 19 juin Présentation du rapport annuel 6. États financiers Nomination d un vérificateur pour Modifications aux règlements du Forum 9. Élection des administrateurs 10. Divers (fermé) 11. Levée de l assemblée Le président mentionne que le point «Divers» est fermé et, par conséquent, qu il ne pourra faire ultérieurement l objet d un autre sujet que ceux déterminés précédemment. Personne ne demande l ajout d un sujet à «Divers». AG Sur proposition de Stéphane Boisclair, dûment appuyé par Cynthia Gagnon Tremblay, il est résolu à l'unanimité d'adopter l'ordre du jour tel que présenté. AG NOMINATION D UNE OU D UN SECRÉTAIRE D ASSEMBLÉE Le président mentionne que normalement, c est le secrétaire du conseil d administration qui agit à titre de secrétaire pour l assemblée générale. Comme M. Mathieu Roy est absent, il recommande Marie-Andrée Mill. AG Sur proposition de Marie-Eve Chouinard, dûment appuyée par Cédric Paré, il est résolu à l'unanimité que Marie-Andrée Mill agisse à titre de secrétaire d assemblée. AG LECTURE ET ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU 19 JUIN 2012 Afin d éviter de faire la lecture complète du procès-verbal, le président demande une résolution pour que la secrétaire ne lise que les résolutions du procès-verbal de l assemblée générale du 19 juin AG Sur proposition de Brice Rwamo, dûment appuyé par Cynthia Gagnon Tremblay, il est résolu à l'unanimité que la secrétaire d assemblée ne fasse lecture que des résolutions du procès-verbal de l assemblée générale du 19 juin AG Forum des jeunes de la fonction publique québécoise Page 2 de 7

3 La proposition étant adoptée, la secrétaire fait la lecture des résolutions du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle tenue le 19 juin La secrétaire demande une résolution pour adopter le procès-verbal. AG Sur proposition de Johanne Lacoursière, dûment appuyée par Cynthia Gagnon Tremblay, il est résolu à l unanimité que l assemblée adopte le procès-verbal du 19 juin 2012 tel que présenté. AG PRÉSENTATION DU RAPPORT ANNUEL Le président, M. Sébastien Pomerleau, procède à la présentation du rapport annuel d activités du Forum. Le président commence par préciser que l année marque le début de la planification stratégique du Forum touchant les enjeux suivants : la pérennité de l organisation, l influence du Forum sur les enjeux gouvernementaux, la présence du Forum dans les régions autres que Québec et Montréal et la capacité organisationnelle du Forum. Le président présente un survol de la dernière année au Forum. Il mentionne que comme 2013 représente la 15 e année d existence du Forum, il y a eu une refonte du logo pour l occasion et que celle-ci a fait l objet d un concours. De plus, dans le cadre du 15 e anniversaire des activités spéciales sont prévues. Il précise que le groupe de réflexion sur l État québécois a été créé et qu il a comme mandat d améliorer la connaissance des membres sur l État québécois par des discussions et des lectures et du même coup, alimenter le conseil d administration sur des idées de sujets de conférences ou de formation. Il mentionne que le groupe Facebook du Forum a été lancé en avril Le président mentionne également qu il y a eu une augmentation des inscriptions de membre et que le Forum en a maintenant Il précise qu il y a eu un changement à la coordination du Forum. En effet, M. Pascal Tremblay a quitté en novembre 2012 et Noémia l Heureux-Daignault a pris le relais par la suite et cette dernière quitte à son tour la semaine prochaine. Il y a également eu plusieurs changements au niveau des administrateurs. Il mentionne qu il y a eu la création d un nouveau comité à Sherbrooke, que le comité de Montréal a réalisé plusieurs activités et qu il y a eu des changements au sein des membres de ce comité. Finalement, il mentionne que le réseau des répondants est stable, mais qu il y a un plan d action pour l année à venir qui vise à augmenter le nombre de répondants dans les ministères ayant plus de 100 employés. Le président en profite pour remercier l implication et l engagement des membres des comités régionaux et des administrateurs envers le Forum. Il remercie également tous les membres qui participent aux activités. La parole est ensuite donnée à la vice-présidente aux activités, Mme Marie-Eve Chouinard, qui présente la section portant sur les activités. La vice-présidente profite de l occasion pour remercier les administrateurs qui ont participé à l élaboration des activités du Forum en précisant que la dernière année fut une belle réussite. Elle fait un retour sur la 10 e édition de la remise des Prix reconnaissance qui a eu lieu le 21 novembre 2012 à l Impérial de Québec sous la présidence d honneur de M. Rémy Trudel, puis entretient les membres du Forum sur les conférences. Elle souligne qu il y a eu 12 conférences AG Forum des jeunes de la fonction publique québécoise Page 3 de 7

4 au total, dont neuf à Québec et trois à Montréal. Elle mentionne qu au niveau des conférences, il y avait une nouveauté cette année, soit une série de conférences qui avaient comme thème principal la genèse de l État québécois. Elle remercie M. Stéphane Boisclair et le comité de Montréal pour l organisation des activités de réseautage. Elle indique que neuf activités ont eu lieu à Québec et deux à Montréal. Elle mentionne également que la nouveauté de cette année dans les activités du Forum c est le Groupe de réflexion sur l État québécois qui compte en tout 22 membres. Finalement, elle précise que cette année le Forum fêtait son 15 e anniversaire et elle remercie M. Cédric Paré pour l organisation des activités relatives à celui-ci. La parole est donnée à la vice-présidente aux communications, Mme Cynthia Gagnon Tremblay, qui mentionne qu il y a eu un changement du logo du Forum dans le cadre du 15 e anniversaire et que celui-ci a été réalisé par un membre du Forum. Elle mentionne ensuite qu une consultation a été réalisée sur l influence des jeunes de la fonction publique par leur contribution au développement de la société et qu il y a eu un bon taux de réponse. Elle précise que cette consultation a donné droit à une présentation sur le sujet par Mme Marie-Andrée Mill. La vice-présidente continue la présentation des dossiers sous sa responsabilité en parlant du site Internet. Elle explique que le site Internet est en construction par une équipe du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) et que la mise en ligne est prévue pour le 19 juillet Elle mentionne qu encore cette année un InForum est paru aux deux semaines pour informer les membres des différentes actualités et activités du Forum. Elle mentionne également qu au niveau des médias sociaux, le groupe Facebook compte à ce jour plus de 300 membres. Elle précise également qu un guide de gestion a été mis en place grâce à la contribution de quelques membres du conseil d administration, de M. Pascal Tremblay et de M. Sébastien Pomerleau. Elle mentionne que ce guide est une assise sur laquelle on peut se référer pour obtenir de l information sur le Forum. Elle mentionne ensuite qu une politique d utilisation des communications a été créée. Elle en profite pour remercier tous les administrateurs s étant impliqués dans le dossier des communications. La parole est donnée à Mme Marie-Andrée Mill qui présente les principales réalisations de la planification stratégique Elle présente les quatre grands enjeux sur lesquels repose ce plan stratégique, soit la pérennité de l organisation, l influence du Forum sur les enjeux gouvernementaux, la présence du Forum dans les régions autres que Québec et Montréal et la capacité organisationnelle. Elle présente les résultats au 31 mars 2013 des différents objectifs de chaque enjeu tel que contenu dans le rapport annuel AG Sur proposition de Cédric Paré, dûment appuyé par Karine Couture, il est résolu à l'unanimité que l assemblée reçoive le rapport annuel AG ÉTATS FINANCIERS En l absence du trésorier, M. Sébastien Pomerleau prend la parole afin de présenter les états financiers du Forum. AG Forum des jeunes de la fonction publique québécoise Page 4 de 7

5 AG Sur proposition d Emmanuelle Crête, dûment appuyée par Cynthia Gagnon Tremblay, il est résolu à l'unanimité que l assemblée reçoive les états financiers non audités au 31 mars AG NOMINATION D UN VÉRIFICATEUR POUR Le président mentionne que l assemblée doit nommer la firme qui aura le mandat de vérifier les livres du Forum pour l an prochain. Il indique que le conseil d administration recommande la firme Girard, Lavoie, Mooney. AG Sur proposition de Johanne Lacoursière, dûment appuyée par Brice Rwamo, il est résolu à l'unanimité que la firme comptable Girard, Lavoie, Mooney, comptables professionnels agréés, fasse l examen des états financiers du Forum. AG MODIFICATION AUX RÈGLEMENTS DU FORUM Mme Marie-Andrée Mill présente le projet de modifications, recommandées par le conseil d administration, à apporter aux règlements généraux du Forum. Celles-ci concernant principalement la restructuration qui a eu lieu au Secrétariat du Conseil du trésor soit le changement de direction de laquelle relève la permanence et le changement de l adresse du siège social. La secrétaire poursuit avec les autres modifications concernant, notamment, la formulation de certains articles afin d éviter la confusion ou l ambiguïté, la mise à jour du comité du site Internet pour Technologies de l information et l ajout du groupe de réflexion sur l État québécois dans les comités permanents relevant de la vice-présidence aux activités. M. Stéphane Boisclair demande si des statistiques seront maintenues maintenant que les membres peuvent se désinscrire en ligne. M. Sébastien Pomerleau répond qu effectivement même si ce sont les membres qui se désinscrivent de façon volontaire sur le site Internet, ça paraitra dans les statistiques. Mme Awa Gueye demande s il y a une compilation des raisons pour lesquelles les membres se désinscrivent. M. Sébastien Pomerleau répond que pour le moment on ne demande pas la raison pour laquelle il y a désinscription, mais que dans la majorité des cas c est à cause de l échec de livraison de message à l adresse courriel qu un profil est supprimé. AG Sur proposition de Marie-Andrée Mill, dûment appuyée par Noémia L Heureux-Daignault, il est résolu à l'unanimité d'apporter les modifications (présentées en annexe) aux règlements du Forum, tel que présenté. M. Sébastien Pomerleau présente le règlement sur la procédure d élection des administrateurs du Forum. Il mentionne que c est un nouveau règlement, mais qu avant il était utilisé à l interne. Il explique que comme c est un document qui touche spécifiquement l élection des administrateurs, il a été jugé pertinent de le présenter à l assemblée et que celle-ci l adopte. AG Sur proposition de Cynthia Gagnon Tremblay, dûment appuyée par Marie- Michel Pelletier, il est résolu à l'unanimité d'apporter le nouveau règlement AG Forum des jeunes de la fonction publique québécoise Page 5 de 7

6 sur la procédure d élection des administrateurs du Forum (présentées en annexe), tel que présenté. AG ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS Le président, M. Sébastien Pomerleau, mentionne que l'assemblée doit se choisir un président ou une présidente et un ou une secrétaire d'élection. Ces personnes ne doivent pas être candidats aux présentes élections. Il recommande que Mme Marie-Andrée Mill agisse à titre de secrétaire d élection et qu il agisse à titre de président d élection. AG Sur proposition de Marie-Eve Chouinard, dûment appuyée par Karine Couture, il est résolu à l'unanimité que Sébastien Pomerleau agisse à titre de président d élection et que Marie-Andrée Mill agisse à titre de secrétaire d élection. Le président d élection cite les personnes sortantes de charges : M. Stéphanie Boisclair, non rééligible M. Jean-Philippe Brisson, rééligible M me Emmanuelle Crête, rééligible M me Cynthia Gagnon Tremblay, rééligible M. Frédérick Giroux, rééligible M. Sébastien Pomerleau, rééligible M. Mathieu Roy, rééligible Le président d élection cite les personnes démissionnaires : M me Marie-Andrée Mill M. Cédric Paré M. Étienne Laurin Il y a donc dix postes à pourvoir, au sein du conseil d administration, soit sept avec un mandat de deux ans et trois avec un mandat d un an. Le président d'élection précise que lors de leur première réunion, le conseil d administration décidera qui, parmi les personnes élues, auront un mandat d un an. Le président d élection précise également que le Forum a reçu, dans les délais prescrits, les candidatures des neuf personnes suivantes : M. Guy Antoine Daigle M me Pascale Gagné M me Cynthia Gagnon Tremblay M me Gabrielle Gonthier M me Estelle M. Cédric Paré M. Brice Rwamo M. Nicolas Thibault AG Forum des jeunes de la fonction publique québécoise Page 6 de 7

7 M. Pascal Tremblay Le président d élection demande si, parmi les personnes présentes et qui ont soumis leur candidature, un candidat se désiste. Le président d élection déclare les personnes ayant soumis leur candidature élus par acclamation puisqu il y a moins de candidatures que de postes à pourvoir. La présidente d élection met fin à l élection. AG DIVERS (FERMÉ) Sans objet. AG LEVÉE DE L ASSEMBLÉE L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19 h 02. Le président rappelle aux élus qu ils doivent rester pour la tenue d une courte séance du conseil d administration renouvelé. Sébastien Pomerleau Présidente d assemblée et d élection Marie-Andrée Mill Secrétaire d assemblée et d élection / AG Forum des jeunes de la fonction publique québécoise Page 7 de 7