A1) Menu Paramètres - Eléments de facturation

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1 MODE OPERATOIRE SOLUTION M2 Avril 2009

2 LIGNE A B C 2

3 A1) Menu Paramètres - Eléments de facturation Onglet Facturation : Gestion des taux de TVA et montant vignette sécurité sociale (par litre). Indiquer le choix de la règle d'arrondi et du nombre de décimale pour les PU sur les sorties (Factures, B.L. ou Commandes). Indiquer le montant des frais de gestion et de traite et taux TVA ; idem frais de transport. Onglet Edition : Affichage des derniers n de documents utilisés Gestion des numéros de vignettes en acquis et congés en auto ou pas Commentaire qui apparaîtra sur le bon de commande fournisseurs. Commentaire qui apparaîtra à l édition des factures clients Onglet Gratuité : Attention : les colonnes Ind. Livré et Ind. Dû ne sont plus gérées 3

4 Onglet Société : Entrer l'ensemble des paramètres de l'entreprise (le NII est automatiquement complété par les 9 premiers caractères du SIRET que l'on trouve dans l'onglet suivant à savoir Comptabilité. Onglet Comptabilité : Entrer les infos comptables. (Attention : Il faut essayer d'éviter que les dates d'exercices excédent 12 mois, car l'ensemble des fichiers stats sont construit sur des tableaux de 12 mois. Dans le cas ou le nombre de mois est supérieur à 12 on ne pourra pas avoir des stats par mois, en effet le mois 1 sera cumulé avec le moi 13 et ainsi de suite!!!) Indiquer s'il y a lieu un paramétrage bancaire (pour cela il faut cliquer sur l'icône) Onglet Imprimantes : Indiquer l'ensemble des imprimantes par défaut en fonction de la tache, pour cela il faut avoir au préalable paramétrés sur le réseau l'ensemble des imprimantes Onglet divers : Affectation Consigne Portable : Indiquer dans le cas où l'on utilise une saisie de commandes sur Portable si lors de l'intégration des ''ventes par portable'' la consigne en attente doit s'affecter manuellement (le logiciel pose la question pour chaque commandes importées s'il y a de la déconsignes en attente pour le client concerné), automatiquement ( le logiciel affecte automatiquement la déconsigne sur les commandes importées s'il y a lieu), pas d'affectation (il n'y a aucun traitement sur la déconsigne en attente). Indiquer si l'on souhaite voir la marge en montant et pourcentage sur la facture, la commande et le B.L. lors de la création, modification ou visualisation (visible dans l'onglet pied). Indiquer si l'on souhaite voir la photo de l'article lors de la saisie de celui-ci en Commande, B.L., Facture. (En effet chaque article peut être relié à une image, mais attention cela prend beaucoup de place disque et rallonge considérablement le temps de sauvegarde.) Indiquer si l'on souhaite interdire la modification du libellé article lors de l'établissement des Commandes, B.L., Factures, Tickets magasin. Indiquer si l'on souhaite une saisie rapide en ticket magasin (dans le cas de la saisie rapide on indique un code article et le logiciel affecte automatiquement une quantité de un, le prix, etc.... on se retrouve immédiatement prés à saisir un autre article mais on peut si on le souhaite revenir sur la quantité, le prix, etc....) Société par défaut : Cette zone permet de basculer de société par exemple pour aller sur une société archive (Cette zone est une zone où le client reviendra certainement lors de l'utilisation du logiciel, pour basculer de société). Indiquer le chemin de sauvegarde 4

5 A2) Menu Paramètres - Paramètres des intégrations comptables Indiquer le code dossier LD Compta. Il faut savoir que sur l'ensemble des comptes et journaux demandés sur cette fenêtre on aura la possibilité d'effectuer une recherche en comptabilité. Onglet Journaux : Indiquer les quatre journaux achats (France, Export, CEE, Autres), Indiquer les quatre journaux ventes (France, Export, CEE, Autres), Onglet Comptes de T.V.A. : Indiquer les cinq comptes de T.V.A. Achats, Indiquer les cinq comptes de T.V.A. Ventes, Onglet Ventilation des Achats : Indiquer les cinq comptes de droits d'accises achat (un par T.V.A.), Indiquer le compte de frais de gestion achat Indiquer le compte de frais de traite achat, frais de port achat Indiquer le compte des emballages non consignés achat Indiquer le compte des emballages consignés achat, Indiquer le compte des emballages déconsignés achat, Indiquer le compte de sécurité sociale achat, Onglet Ventilation des Ventes : Indiquer les cinq comptes de droits d'accises vente (un par T.V.A.), Indiquer le compte de frais de gestion vente, le compte de frais de traite vente Indiquer le compte de frais de port vente, le compte des emballages non consignés vente Indiquer le compte des emballages consignés vente, des emballages déconsignés vente Indiquer le compte de sécurité sociale vente 5

6 A3) Menu Paramètres Fichier banque Onglet adresse : Indiquer le code, le nom et l'ensembles des éléments de la banque crée. Expliquer au client l'utilisation du bouton messagerie (Il permet de lancer un nouveau message avec l'adresse paramétré sur le logiciel de messagerie par défaut de l'ordinateur). Onglet Paramétrage: - Indiquer le code établissement, le code guichet, le numéro de compte et le numéro émetteur. (Attention ces informations sont utilisées lors de la génération des L.C.R. et des remises de banque.) A4) Menu Paramètres - Ventilation comptable Indiquer un code, un numéro de compte comptable et un code de T.V.A. Lors de la création article ce code de ventilation sera indiqué dans la fiche article et lors des interfaces en comptabilité le lien sera fait avec ce code (idem pour le calcul de TVA). 6

7 A5) Menu Paramètres - Paramètre - Fichier Ventilation Régie : Il existe obligatoirement un code «00 Non régie» qui n'est pas supprimable (taux à 0). Indiquer un code, un libellé, un taux par litre et le type de calcul basé sur l'alcool pur (volume d'alcool pur) ou pas (volume effectif). Attention pour des raisons internes au programme le nombre de code régie est limité à 24. La consultation permet de visualiser les mouvements mois par mois pour l'année N et N-1 en suspension de droits, en droits acquittés et pour la liquidation selon l'onglet choisi. De plus un bouton permet d'avoir ces volumes en Effectif ou Alcool pur. Il est interdit de supprimer un code régie déjà utilisé (affecté à une famille, cf. Description fichier famille). Le menu impression des codes régies permet d'éditer les volumes entrés et sortis des différentes ventilations régies pour une période mensuelle donnée avec comme mouvement soit ceux en suspension de droits soit ceux en droits acquittés. 7

8 A6) Menu Paramètres Fichier Capsules CRD : Indiquer un code capsule, un libellé, une contenance en centilitre, un prix unitaire (prix de la capsule à l'achat) et un montant de droit (le montant des droits que représente la capsule). Attention le menu modification permet de faire les entrées en stock des capsules, il suffit de cliquer sur le mois voulu de la colonne Entrée année dans l'onglet stock, l'entrée doit être faite de façon cumulative, c'est à dire que l'on doit additionner le stock à entrer au chiffre déjà présent dans la colonne. Les sorties seront effectuées automatiquement en fonction du paramétrage des articles qui comporteront la capsule (voir dans le descriptif fichier Article). La consultation permet de visualiser les mouvements mois par mois pour l'année N et N-1 ou la déclaration C.R.D. selon l'onglet choisi. Il est interdit de supprimer un code capsule déjà utilisé (affecté à un article, cf. Description fichier article). Le menu impression des capsules C.R.D. permet d'éditer pour une période mensuelle donnée les quantités entrées, sorties et stocks finaux des différentes capsules. 8

9 A7) Menu Paramètres Fichier Frais d embouteillage : Indiquer un code frais d'embouteillage, un libellé, un prix unitaire H.T. Attention le menu modification permet de faire les entrées en stock des frais d'embouteillage, il suffit de cliquer sur le mois voulu de la colonne Entrée année, l'entrée doit être faite de façon cumulative, c'est à dire que l'on doit additionner le stock à entrer au chiffre déjà présent dans la colonne. Les sorties seront effectuées automatiquement en fonction du paramétrage des articles qui comporteront le frais d'embouteillage (voir dans le descriptif fichier Article Embouteillage). La consultation permet de visualiser les mouvements mois par mois pour l'année N et N-1. Il est interdit de supprimer un code frais d'embouteillage déjà utilisé (affecté à un article, cf. Description fichier article Embouteillage). Le menu impression des frais d'embouteillage permet d'éditer pour une période mensuelle donnée les quantités entrées, sorties et stocks finaux des différents frais. A8) Menu Paramètres Fichier Appellation : Il existe obligatoirement un code «000 Aucune appellation» qui n'est pas supprimable. Indiquer un code appellation et un libellé. La consultation permet de visualiser les mouvements mois par mois pour l'année N et N-1 ou le C.A. et la marge selon l'onglet choisi. Il est interdit de supprimer un code appellation déjà utilisé (affecté à un article, cf. Description fichier article). Le menu impression permet d'éditer les quantités entrées et sorties ainsi que le C.A. et la marge des différentes appellations pour une période donnée. 9

10 A9) Menu Paramètres Fichier Types d emballages : Il existe obligatoirement un code «000 Perdu» qui n'est pas supprimable. Indiquer un code type d'emballage et un libellé. En règle générale il existe les codes suivant : - Perdu ; Palette ; Fut ; Caisse ; Col : Autres Il est interdit de supprimer un type d'emballage déjà utilisé (affecté à un emballage, cf. fichier emballages) et le menu impression permet juste d'éditer la liste des types d'emballages. A10) Menu Paramètres Fichier Emballages : Il existe obligatoirement un code «00 Emballage perdu» qui n'est pas supprimable (de type perdu, avec en type d'emballage le code «000 Perdu» et qui n'est pas à déconsigner). Indiquer un code emballage, un libellé, s'il est du type perdu ou pas, le prix TTC, le poids et si l'emballage est A déconsigner ou non. En création ou modification on peut entrer le stock initial de l'emballage. La consultation permet de visualiser les mouvements mois par mois pour l'année N et N-1, de visualiser un récapitulatif client par clients des mouvements ou fournisseurs par fournisseurs selon l'onglet choisi. - Le menu impression permet plusieurs éditions : Mouvement mensuel : Permet d éditer les quantités entrées et sorties des différents emballages pour une période mensuelle donnée. Solde par clients : Permet d'éditer le solde en quantité et en valeur des différents emballages en fonction des factures clients. Solde par fournisseurs : Permet d'éditer le solde en quantité et en valeur des différents emballages en fonction des factures fournisseurs. Stock emballages (plein) : Permet d'éditer le détail ou non des articles détenus en stock comportant des emballages et d'en connaitre la valeur, permet aussi d'éditer un récapitulatif emballage par emballage des quantités et des valeurs des emballages détenu en stock (seulement les emballages plein c'est à dire les emballages présent dans le stock par l'intermédiaire d'article pas encore vendu). 10

11 A11) Menu Paramètres Fichier Code tarif : Possibilité de gérer jusqu à 20 tarifs. Saisir le libellé, un coefficient multiplicateur et un coefficient de vente objectif. Ces deux coefficients seront repris lors de la création des tarifs articles (cf. fichier article) mais ils pourront bien entendu être modifiés au cas par cas. Le coefficient de vente objectif est une projection sur le coefficient souhaité (maximum!!!). La consultation permet de visualiser les C.A. et la marge mois par mois pour l'année N et N-1. On ne peut pas supprimer les codes tarifs. Le menu impression permet d'éditer le C.A. et la marge des différents codes tarif pour une période mensuelle donnée. A12) Menu Paramètres Fichier particularités de livraison : Indiquer un code de particularité de livraison et un texte. Ces codes de particularités seront éventuellement repris dans les fiches clients (cf. fichier client) et permettront lors de l édition des factures pour le client de faire apparaître sur la facture le texte de la particularité de livraison (par exemple «Fermer le lundi», «Passer par la cour», etc. On doit éviter de supprimer un code particularité de livraison déjà utilisé (affecté à un client, cf. fichier client). Il n'y a pas de vérification mais les fiches clients qui avaient le code supprimé conservent ce code jusqu'à ce qu'on le change, donc si on réutilise le code supprimé ces clients se verront automatiquement affecté à un nouveau texte pour le même code. Le menu impression permet juste d'éditer la liste des particularités de livraison. 11

12 A13) Menu Paramètres Fichier Catégories clients : Indiquer un code catégorie et un libellé. Les code seront repris obligatoirement dans les fiches clients (cf. fichier client) et permettront de différencier les clients par l'intermédiaire de ce code (ex : catégorie RESTAURANT / PIZZA / BAR / HOTEL / PARTICULIER / etc....). La consultation permet de visualiser les C.A. et la marge mois par mois pour l'année N et N-1. Il est interdit de supprimer un code catégorie déjà utilisé (affecté à un client, cf. fichier client). Le menu impression permet d'éditer le C.A. et la marge des différentes catégories pour une période mensuelle donnée. A14) Menu Paramètres Fichier Camions : Indiquer un code camion, une référence et un numéro d'immatriculation. Ces codes camion pourront être éventuellement affectés à des tournées (cf. fichier tournée) et permettront lors de la saisie des factures d'affecter un code camion pour reprendre le numéro d'immatriculation du véhicule qui transporte les produits (l'immatriculation du véhicule doit être obligatoirement présente sur la facture dans le cadre d'une facture valant DSAC ou DAC). Il est interdit de supprimer un code camion déjà utilisé (affecté à une tournée, cf. fichier tournée). 12

13 A15) Menu Paramètres Fichier Tournée : Indiquer un code tournée, un libellé, un délai de transport et éventuellement un ou plusieurs camions (sur l'onglet camions, la jumelle permet une recherche sur les camions). Ce code permet de classifier les clients en fonction de la zone géographique de livraison, du jour de livraison, de l'ordre de livraison, etc.... La consultation permet de visualiser sur l'onglet Stats les C.A. et la marge mois par mois pour l'année N et N-1. Il est interdit de supprimer une tournée déjà utilisé (affecté à un client, cf. fichier client). Le menu impression permet plusieurs éditions : Chiffre d'affaire mensuel : Permet d éditer le C.A. et la marge pour une période mensuelle donnée. Camions d'une tournée : Permet d'éditer la liste des camions rattachés aux tournées. A16) Menu Paramètres Fichier Règlements : Indiquer un code règlement, un type de règlement (Espèces / Chèque / Carte bancaire / Traite / Relevé de traite / Autre), le libellé, si ce règlement est en devise ou pas et dans le cas où il est en devise, un code devise. La consultation permet de visualiser selon l'onglet débits ou crédits les montants H.T. et T.T.C. pour l'année N et N-1. Il est interdit de supprimer un règlement déjà utilisé (affecté à un client ou un fournisseur, cf. fichier client et fournisseur). Le menu impression permet d'éditer les montants débits, crédits et soldes en H.T. et T.T.C. pour une période mensuelle donnée. 13

14 A17) Menu Paramètres Fichier préparateurs : Ce fichier permet de créer les codes préparateurs, afin de pouvoir affecter un code préparateur en saisie de BL ou Facture (gestion de statistiques de prépa) A18) Menu Paramètres Table d incidence : Création des incidences prix de revient (hors droits de régie et accises). Il faut créer le code et indiquer : Le libellé Le signe Le montant La valeur L impact sur le prix de revient 14

15 A19) Menu Paramètres Remises par quantités : Indiquer un code remise, un libellé, puis vous devez entrer une ou plusieurs bornes ainsi qu'un montant ou un pourcentage de remise. Les bornes sont obligatoirement croissantes, en effet le premier chiffre d'une borne est obligatoirement plus petit que le second et de plus le premier chiffre de la deuxième borne ne pas avoir un chiffre inférieur ou égal (obligatoirement supérieur) au second chiffre de la première borne. Pour que les remises par quantités soient prises en compte lors de la facturation il faut remplir deux conditions, en premier il faut affecter le code remise aux codes articles souhaités (cf. fiche article) et en second il faut indiquer dans les fiches clients désirées que les remises par quantités sont prises en compte (cf. fiche client). Il est interdit de supprimer un code remise par quantités déjà utilisé (affecté à un article, cf. fichier article). Le menu impression permet d'éditer le paramétrage des différents code remises par quantités. 15

16 B1) Menu Famille Fichier Famille Indiquer un code famille, un libellé, un type de famille et code régie. Les code seront repris obligatoirement dans les fiches articles (cf. fichier article) et permettront de différencier les articles (ex : Famille : Alcool / Bière en Fut / Bière en bouteille / Vin Rouge / Vin blanc / etc). Elles permettront aussi de donner aux articles leur appartenance aux codes régies et donc le calcul des droits d'accises pour les articles concernés. Les familles permettent donc à la fois un découpage des articles à des fins statistiques mais aussi pour la gestion de la comptabilité matière. Les type de familles (ou super famille) permettent de donner des propriétés particulières aux articles, ces types sont : Alcool : Permet une prise en compte de la comptabilité matière. Coffret : Permet de créer des articles particulier qui ont comme propriété de regroupé des articles pour en former un nouveau. Attention ce nouvel article ne pourra avoir qu'un seul taux de T.V.A., et selon la législation c'est le taux de T.V.A. le plus fort qui l'emporte, par exemple si l'on construit un coffret à partir de vins blanc et de fois gras le coffret devra avoir un taux de T.V.A. au taux normal (19,6 %). Le fois gras sera donc taxé par ce procédé à un taux de T.V.A. plus important que normalement. On peut généralement distingué deux type de coffret, les coffrets préparé à l'avance et ceux préparés sur le moment de la vente, on verra que lors de la création du coffret on pourra prendre en compte ces deux types par le choix de la mise à jour du stock des articles composant le coffret au moment soit de l'entrée en stock du coffret soit de la sortie du stock (vente) du coffret. Ceci est important car lors d'un contrôle de douane si des coffrets sont constitués à partir de produit dit soumis à accises il faut pouvoir justifier de leurs états (si ces produits sont détenus en droits acquitté ou en droits suspendus). Vin : Permet une prise en compte de la comptabilité matière. Bière : Permet une prise en compte de la comptabilité matière. Boisson : Pour tous les articles liquide mais non soumis à accises, pas de droits. Divers : Pour tous les autres articles ex : café, sucre, chaise, produit publicité, etc 16

17 Raccourcis : Permet de créer des articles particuliers qui ont comme propriété de constituer des scénarios de saisie d'articles enchainés. Le but de ce type est de créer un code qui permettra lors de la facturation la saisie de plusieurs articles avec des quantités spécifique et tout cela par la frappe au clavier d'un seul code. La consultation permet de visualiser les stocks, le C.A. et la marge mois par mois pour l'année N et N-1 selon l'onglet choisi. Il est interdit de supprimer un code famille déjà utilisé (affecté à une sous-famille, cf. fichier sous-famille). Le menu impression permet d'éditer les volumes entrés et sortis ainsi que le C.A. et la marge des différentes familles pour une période mensuelle donnée. B1) Menu Famille Fichier Sous-famille Indiquer un code famille (l'ensemble des paramètres de la famille s'affichent), donner un code sous-famille, un libellé, un type de comptabilité matière (En suspension de droits / En droits acquittés / Non tenue) et un code de sécurité sociale. Les code seront repris obligatoirement dans les fiches articles (cf. fichier article) et permettront de différencier les articles (ex : pour la famille : Alcool -> sous-famille : Anisés / Alcool de grain / Eau de Vie / etc....). Elles permettront aussi de donner aux articles le code de sécurité sociale qui s'applique si l'article à un degré supérieur à 25. Les Sous-familles permettent un découpage des articles plus fin que celui des familles à des fins statistiques mais aussi pour la gestion des articles détenu en suspension de droits ou en droits acquittés et de la sécurité sociale. Un code sous-famille est forcement lié à une et une seule famille. La consultation permet de visualiser les stocks, le C.A. et la marge mois par mois pour l'année N et N-1 selon l'onglet choisi. 17

18 C1) Menu Article Fichier Article Indiquer un code article alphanumérique (15 caractères), on peut utiliser des codes mnémonique par exemple pour le Ricard 75 cl -> RICARD75. Indiquer un libellé (et éventuellement un libellé suite). Attention l'appel d'un article peut se faire par le code mais aussi par une recherche sur le libellé, il faut donc faire attention à la saisie de cette rubrique afin de faciliter ultérieurement la recherche des articles. Onglet Signalétique : Indiquer un code famille, vous pouvez utiliser l'icone «Jumelle» associé pour effectuer une recherche. (Zone obligatoire) Indiquer un code sous-famille, vous pouvez utiliser l'icone «Jumelle» associé pour effectuer une recherche. (Zone obligatoire) Les codes familles et sous-familles permettent un découpage des articles à des fins statistiques, mais aussi pour donner leur appartenance à un code régie et un taux de sécurité sociale pour la tenue des articles concernés en comptabilité matière. Le code particularité est une zone non utilisé. Indiquer éventuellement un Gencod (code barre de l'article), ce code pourra être relu à l'aide d'un lecteur code barre lors de la saisie des documents de vente. Indiquer éventuellement la nomenclature CEE de l'article, la présence de ce code nomenclature peut être obligatoire sur les documents de circulation, notamment si l on fait de l'export. Indiquer éventuellement un code appellation, ce code permet un découpage différent des articles pour une édition des volumes (quantités entrées et sorties) ainsi que du C.A. et de la marge (cf. fichier appellation). Vous pouvez utiliser l'icone «Jumelle» associé pour effectuer une recherche. 18

19 Indiquer éventuellement un millésime, une zone viticole (essentiellement pour les vins). Indiquer éventuellement un numéro de casier. Cette zone permet de classifier les emplacements physiques des articles en stock. Par exemple dans le cas d'un entrepôt ou il existe 10 allées composées chacune de 20 rayonnages, etc.... on pourra se créer la codification suivante : A3R4 pour l'allée n 3, rayonnage n 4. Cette classification peut être utilisé lors de l'édition du bordereau de chargement ainsi on pourra non seulement trouver facilement les articles mais aussi se déplacer de manière optimum pour la préparation des commandes. Indiquer éventuellement le poids unitaire, la présence du poids est en théorie obligatoire sur les documents de circulation, mais en pratique il est rarement demandé par les douanes. Indiquer éventuellement des informations diverses sur l'article. Par exemple on pourra indiquer pour des vins leur particularité (bouquet, charpenté, gouleyant, etc....) avec quoi on peut les servir (poisson, viande, dessert, etc....). Ainsi tout personne de l'entreprise pourra donner des renseignements clef sur les produits. On peut éventuellement lier la fiche article à une photo/image. Cette image pourra être visible en Commande, B.L., Facture (paramétrage à mettre en place dans le menu Paramètre/ Elément de facturation/ Onglet Divers). Attention lier les articles à des images prend beaucoup de place disque et rallonge considérablement le temps de sauvegarde.) Onglet Régie : Dans le cas d'un article dont la famille est de type coffret cet onglet est inaccessible : Indiquer le type d'article (Normal / Embouteillé / Vrac / Fuel / Capsulé). Le type d'article détermine la possibilité de saisir des champs supplémentaire sur cet onglet. Dans tous les cas (type d'article), indiquer éventuellement une contenance unitaire en centilitre et un degré d'alcool. Attention la contenance et le degré conditionne le montant des droits dans le cadre des articles alcools, vins et bières. De plus si l'article à une famille de type alcool vous pouvez indiquer si l'alcool est dénaturé ou pas (c'est à dire qu'il n'y pas de sécurité sociale sur cet article même s'il est supérieur à 25, cas particulier pout des alcools utilisés en cuisine) 19

20 Le type Normal : Il n'y a pas de champs supplémentaire. Le type normal est le type le plus utilisé. Le type Embouteillé : Indiquer un type de vente vin (Acquit / CRD / Divers). Le type Acquit indique que l'article embouteillé sera détenu en suspension de droit. Le type CRD (Capsule Représentative de Droits) indique que l'on va capsuler l'article pour que l'article soit détenu un droit acquitté, il faudra donc donner une code capsule (ce code capsule doit avoir la même contenance que l'article), le type Divers ne doit pas être utilisé. Indiquer un code vrac. (C'est le code article vrac avec lequel l'article en cours de création est embouteillé. Il existe un menu (cf. Article / Embouteillage) spécial pour les articles de type embouteillé qui permet de définir les éléments de l'embouteillage (cire, bouchon, étiquette, etc.). Attention si les articles sont capsulés ils doivent être lié à une sous famille en droits acquittés Le type Vrac : Il n'y a pas de champs supplémentaire. Le champ contenance est forcé à 100 cl, en effet les ventes d'article de type vrac se font au litre et non aux cols (on peut saisir des quantités avec décimales ex : 5,25 pour 5 litres et 25 centilitres). Attention le vrac peut être détenu en droits acquittés ou en droits suspendus, en règle général on indique pour l'article une famille qui est associé au code régie du vin et soit une sous-famille en droits acquittés, soit en droits suspendus. Le type Fuel : Il n'y a pas de champs supplémentaire. Les ventes d'article de type fuel se font au litre et non aux cols (on peut saisir des quantités avec décimales ex : 2494,50 pour 2494 litres et 50 centilitres). Le type Capsulé : Indiquer un code capsule (ce code capsule doit avoir la même contenance que l'article).attention les articles du type capsulé doivent être lié à une sous famille en droits acquittés. A noter que les renseignements sur le code régie, le type de famille, ainsi que les calculs du volume d'alcool, du montant unitaire de sécurité sociale et du montant unitaire des droits sont affichés/ calculés automatiquement si le type de compta matières est différent de «non tenue». 20

21 Onglet Achat : Indiquer un code fournisseur, vous pouvez faire une recherche à l'aide de l'icône «Jumelle» associé. L'icône livre permet lors de la consultation de la fiche de voir et de modifier l'ensemble des fournisseurs et les prix pour lesquels il y a eu un achat pour cet article. Cette liste (Code fournisseur, référence article du fournisseur et prix article à l'achat pour ce fournisseur) sera automatiquement renseigné lors des entrées en stock des articles (cf. Approvisionnement). A noter que les références présentent dans cette liste peuvent être différenciées du code article, en effet ce sont les référence de cet article chez les fournisseurs. Indiquer un stock d'alerte. Celui-ci permettra dans le menu stock d'éditer les articles en rupture de stock (tous les articles dont le stock informatique est inférieur à la valeur entrée dans cette zone. La zone date du dernier prix d'achat sera automatiquement renseigné lors des entrées en stock. Indiquer le prix d'achat de l'article Indiquer éventuellement une remise en valeur, une 1ére remise en pourcentage et éventuellement une seconde remise en pourcentage. Indiquer éventuellement un montant de frais de port. Les frais d'embouteillage seront remplis automatiquement lors du paramétrage des frais d'embouteillage dans le menu prévu à cet effet (cf. Article / Embouteillage).Le montant sera celui de l'addition de tous les frais plus le prix et le montant des droits de la capsules si l'article est capsulé. Le prix de revient ce calcule automatiquement. Le PRMP (Prix de Revient Moyen Pondéré) sera calculé automatiquement lors des différentes entrées en stock. La zone stop achat permet de bloquer cet article au niveau des entrées de stock. La zone stop vente permet de bloquer cet article au niveau des sorties de stock. 21

22 Onglet Ventilations Indiquer 4 codes de ventilations comptable pour les achats France / CEE / Export / Autres, attention ces codes de ventilations comptable détermine le taux de T.V.A. pour l'achat de cet article. Indiquer 4 codes de ventilations comptable pour les ventes France / CEE / Export / Autres, attention ces codes de ventilations comptable détermine le taux de T.V.A. pour la vente de cet article (on doit par exemple mettre une ventilation comptable associé à un taux de T.V.A. à zéro pour les ventes Export). Onglet Tarifs : Le prix de revient, le montant de sécurité sociale, le montant des droits ainsi que le taux de T.V.A. sont indiqué automatiquement. Pour chaque tarifs paramétrés le coefficient et le coefficient objectif s'affiche automatiquement et les différents prix sont calculés (Prix H.T. / HT + droits / Prix TTC). On peut modifier n'importe quelle zone (coef. ou prix) les autres zones sont automatiquement recalculées. A noter que le prix HT + droits est calculé et doit être entré sans la sécurité sociale, au contraire le Prix TTC prend absolument tout en compte. Indiquer une remise maximum. Cette zone permet de bloquer éventuellement les remises sur l'article (si on veut aucune remise on notera 0 au contraire si on veut tout permettre on notera 100). Indiquer éventuellement un code remise par quantité. Pour que les remises par quantités soient prises en compte lors de la facturation il faut indiquer dans les fiches clients désirées que les remises par quantités sont prises en compte (cf. fiche client). Indiquer éventuellement des points fidélité et/ou si l'article est pris en compte pour le C.A. fidélité. Ces deux zones permettent la gestion d'une fidélité sur l'option magasin (cf. Gestion du magasin). 22

23 Onglet Stock : Permet de connaitre les stocks initiaux pour l'année N et N-1, l'ensemble des mouvements entrées et sorties mois par mois pour l'année N et N-1, la valeur du stock, la date de l'inventaire saisi et enfin les quantités en commande client et fournisseur. Cas 1 - L'article dont la famille est de type coffret : Un champ supplémentaire (Articles composants) permet d'indiquer si la mise à jour du stock des composants du coffret s'effectuera à l'entrée en stock du coffret ou à la sortie (vente). Cas 2 - L'article est de type embouteillé ou capsulé : Deux champs supplémentaires (Article vrac et Frais d'embouteillage) permettent d'indiquer comment doivent s'effectuer les mises à jour de l'article vrac et des frais d'embouteillages, au moment de l'entrée en stock ou de la sortie (vente). En effet les articles embouteillés peuvent soit être préparés à l'avance (mises à jour en entrées) soit sur le moment de la vente (mises à jour en sorties). Ceci est important car cela permet d'être en phase avec la réalité (stock informatique vrac et produits embouteillé juste par rapport au stock physique). Onglet Consignation : Indiquer un type de consignation (Selon client / Dans tous les cas / Jamais). Les trois types permettent de gérer tout les cas de gestion de consigne, en effet on peut ne jamais consigner (le type : Jamais), on peut toujours consigner (le type : Dans tous les cas) et enfin on peut consigner seulement si client est noté à consigné (cf. fiche client), à noter que dans les deux premiers cas l'option client consigné oui/non de la fiche client n'a aucun impact sur le fait que l'article sera consigné ou pas. Indiquer l'emballage palette (ou primaire). Indiquer l'emballage caisse/ fut (ou secondaire). Indiquer l'emballage col. (ou tertiaire). Pour ces trois zones vous pouvez utilisez les icônes associés pour effectuer une recherche des codes emballages. Indiquer le conditionnement, le nombre de caisses ou futs par palette et le nombre de cols ou litres par caisses ou futs. 23

24 Onglet Statistiques : Indiquer si l'article est obsolète. Lorsque cette zone est activée l'article n'est plus pris en compte lors de l'édition des différents tarifs. L'ensemble des autres zones de cet onglet sont purement consultatif, on peut observer le C.A. et la marge pour l'année N et N-1 et cela mois par mois. Onglet Infos Coffret : L'ensemble des champs de cet onglet sont simplement consultable. Dans le cas où l'article est de type coffret on peut visualiser l'ensemble des articles composant ce coffret. Dans le cas contraire on visualisera l'ensemble des articles coffret ou raccourcis qui contiennent cet article. C2) Menu Article Gestion des coffrets : Seul les articles dont la famille est de type coffret apparaissent. Après avoir crée un article dont la famille est de type coffret dans la gestion des articles, on doit lui donner l'ensemble des articles qui constituent ce coffret. Indiquer autant de fois que nécessaire un code article et une quantité. Pour chaque article ajouté il indique les renseignements sur l'article et il incrémente les différents montants (poids, prix, volumes, montants des droits). Des boutons permettent d'insérer, de supprimer, de trier ou de rechercher des articles. Lors d'une création, une fois que l'ensemble des articles et des quantités sont entrées, on doit revenir dans la fiche article du coffret pour en déterminer la tarification. A chaque modification des composants lors de la validation il propose un mise à jour des tarifs, soit on met à jour les prix de ventes soit on met à jour les coefficient de marge. 24

25 Attention l'article coffret ne peut avoir qu'un seul taux de T.V.A., et selon la législation c'est le taux de T.V.A. le plus fort qui l'emporte, par exemple si l'on construit un coffret à partir de vins blanc et de fois gras le coffret devra avoir un taux de T.V.A. au taux normal (19,6 %). Le fois gras sera donc taxé par ce procédé à un taux de T.V.A. plus important que normalement. On peut généralement distingué deux type de coffret, les coffrets préparé à l'avance et ceux préparés sur le moment de la vente, c'est dans la fiche article du coffret que l'on peut prendre en compte ces deux types par le choix de la mise à jour du stock des articles composant le coffret au moment soit de l'entrée en stock du coffret soit de la sortie du stock (vente) du coffret. Ceci est important car lors d'un contrôle de douane si des coffrets sont constitués à partir de produit dit soumis à accises il faut pouvoir justifier de leurs états (si ces produits sont détenus en droits acquitté ou en droits suspendus). C3) Menu Article Gestion des Raccourcis : Permet de créer des articles particuliers qui ont comme propriété de constituer des scénarios de saisie d'articles enchainés. Le but de ce type est de créer un code qui permettra lors de la facturation la saisie de plusieurs articles avec des quantités spécifique et tout cela par la frappe au clavier d'un seul code. Indiquer un code article, un libellé, un libellé suite, un Gencod, un code famille (qui doit forcément être du type raccourcis) et un code sous-famille. Puis donner autant de fois que nécessaire un code article et une quantité. Des boutons permettent d'insérer, de supprimer, de trier ou de rechercher des articles. L'appel d'un article raccourcis se fera dans les documents de sorties (Cdes / BL / Facture / Tickets) par l'appel d'un bouton «Raccourcis». Le menu impression permet d'éditer la listes des raccourcis avec leurs paramétrages respectifs. 25

26 C4) Menu Article Gestion de l embouteillage : Seul les articles qui sont du type embouteillé apparaissent. Indiquer autant de fois que nécessaire un code frais d'embouteillage et une quantité. Pour chaque code ajouté il incrémente le montant des frais et le prix de revient total. Des boutons permettent d'insérer, de supprimer, de trier ou de rechercher des codes frais d'embouteillages. Attention la zone «Montant frais» prend en compte hormis le total des frais que l'on a paramétré le prix ainsi que le montant des droits de la capsule indiqué dans la fiche article (si l'article est capsulé). Le menu impression permet d'éditer la listes des articles embouteillés avec leurs paramétrages respectifs. Diverses éditions présente dans le menu impression du menu article permettent de vérifier l'exactitude des renseignements entrées lors de la création des articles (Edition simplifié / Edition détaillé / Plusieurs édition de tarifs). C5) Menu Article Mouts et Vins : 26

27 C6) Menu Article Mise à jour des tarifs par date application : Ce programme permet de mettre à jour les tarifs d un article avec une date d application, vous avez la possibilité de modifié un ou plusieurs éléments, à savoir : o Le prix d achat o La remise en valeur o La 1ére remise en % o La 2éme remise en % o Les frais de port o Les frais d embouteillage Après avoir saisie la date d application, vous devez indiquer le type de mise à jour souhaitée, soit : - du coefficient - du prix de vente Vous pouvez également modifier les différents tarifs avec une date application différente 27

28 C6) Menu Article Mise à jour des tarifs par date application : Ce programme permet de mettre à jour un ou plusieurs tarifs avec différents critères : - un bornage de famille ou sous famille - de tel à tel article - pour un ou tous fournisseurs Avec imputation de l augmentation, soit : - sur le prix d achat avec MAJ des Coefficients - sur le prix de vente avec MAJ du prix (soit sur le HT, HT+droits ou TTC) - sur prix d achat et ventes Augmentation ou diminution soit en % sou par un coefficient. C7) Menu Article Duplication de tarifs : Possibilité de dupliquer un tarif, saisir : le tarif d origine le tarif de destination 28

29 C8) Menu Article Promotions : - Gestion des promotions sur une période donnée, pour une quantité donnée. - Plusieurs types de promo possible, à savoir : Article en cadeaux Remise en % Remise en montant Prix net Sélection multicritères pour l application de la promotion, à savoir : tous les articles pour une famille pour un fournisseur pour une liste d articles pour tous clients pour une catégorie de client pour une catégorie et une liste de client pour une liste client 29

30 C9) Menu Article Mouvements clients par article : Consultation écran pour un article de tous les mouvements par clients pour une période donnée avec : quantité sur N et N-1 chiffre d affaires sur N et N-1 marge sur N et N-1 Par client affichage date dernière facture C10) Menu Article Mouvements Fournisseurs par article : Consultation écran pour un article de tous les mouvements par fournisseurs pour une période donnée avec par fournisseur : référence article/fournisseur dernier PA Quantité, CA sur N et N-1 30

31 C11) Menu Article Acquisition Code barre : Ce programme permet une mise à jour des codes barres article par article C12) Menu Article Imprimer : Module impression des articles et des tarifs Edition multicritères simplifiée ou détaillée des articles Edition mouvements articles par clients ou fournisseurs sur N et N-1 Edition multicritères des tarifs clients o Par conditionnement o Par date application o Liste commerciale des tarifs o Etc 31

32 LIGNE (suite) D E F 32

33 D1) Fournisseur Nouveau & Mise à Jour Indiquer un code fournisseur et un intitulé, la date de création sera automatiquement renseignée. Les code seront repris obligatoirement dans les fiches articles (cf. fichier article). En effet chaque fiche article doit avoir au moins un fournisseur principal. Onglet Identité : Indiquer un nom de responsable et une civilité (Mr, Mme, etc....). Indiquer les coordonnées du fournisseur (Adresse 1 / Adresse 2 / Code postal / Ville / Pays / Numéro de téléphone / Numéro de fax / Adresse Mail / Transporteur). Indiquer un mode de facturation (France / Export / CEE / Autre). Indiquer éventuellement des informations diverses sur le fournisseur Onglet Facturation : Indiquer un mode de règlement, il sera repris lors de la facturation achat mais il pourra être modifié. Indiquer un mode de calcul de la date d échéance, cette date d'échéance sera calculé à l'aide de ce mode de calcul mais elle pourra être changé. Indiquer un choix de type de facturation (Droits Acquitté / Droits Suspendus / Autres), il sera repris lors de la facturation achat mais il pourra être modifié. Indiquer le Numéro d'accise pour ce fournisseur. Indiquer comment doit s'effectuer la saisie lors de la facturation (Facturation Hors Taxes / Facturation T.T.C.) (modifiable au moment de la facturation). Cette zone permet une saisie soit en prix H.T. soit en prix T.T.C., Indiquer s'il y a une facturation fin de mois (Zone non exploité). 33

34 Onglet Achat : Cet onglet est purement consultatif, il contient les 6 dernières dates de factures pour ce fournisseur, ainsi que la liste des articles achetés chez ce fournisseur (code article, libellé article, référence de cet article chez le fournisseur, prix de l'article à l'achat). L'ensemble de ces zones seront automatiquement renseigné lors de l'approvisionnement des articles (Factures achats) (cf. Approvisionnement). Onglet Stats Alcools Divers : Ces onglets sont eux aussi purement consultatif, on peut observer le C.A. et la quantité pour l'année N et N-1 et cela mois par mois. Chaque onglet ne contient que les données spécifiques à la superfamille (Type de famille cf. Fichier famille) énoncé dans le titre de l'onglet. D2) Fournisseur Mise à jour tarifs 1- Mise à jour des tarifs articles par fournisseur Il faut saisir le code fournisseur et ensuite le système vous affiche tous les articles référencés à ce dernier, il suffit de choisir l article que vous souhaitez mettre à jour et le système vous affiche l écran ci-dessous : Affichage du prix d achat, des remises, du prix de revient, des droits et du PRMP Le système vous affiche les tarifs actuels et les nouveaux tarifs, vous pouvez soit modifier par tarifs : Le coefficient Le prix HT Le HT + droits Le TTC 34

35 2- Mise à jour des tarifs articles par fournisseur Il faut saisir le code fournisseur et ensuite le système vous affiche tous les articles référencés à ce dernier. Il suffit d indiquer le montant des nouveaux frais de port et de valider. D3) Fournisseur Emballages Sélectionner le fournisseur concerné et le système vous affiche l écran ci-dessous, il vous permet de consulter le stock emballages L option menu vous permet d aller modifier le stock initial, les entrées et les sorties sont gérés par le module achats. Affichage des quantités et de la valeur des emballages. 35

36 D3) Fournisseur Mouvements Articles Sélectionner le code fournisseur et le système vous affiche tous les mouvements articles sur la période concernée avec les infos suivantes : Référence article/fournisseur dernier PA Quantité, CA sur N et N-1 Etc D4) Fournisseur Imprimer Edition multicritères simplifiée ou détaillée des fournisseurs Edition valorisée des emballages avec quantité (consigné ou pas) Edition des prises d ordres (articles achetés sur les 6 dernières factures) Edition des gratuites clients par fournisseurs 36

37 E1) Représentant- Nouveau & Mise à jour Indiquer un code représentant et un intitulé. Les code seront repris obligatoirement dans les fiches clients (cf. fichier client). En effet chaque fiche client doit avoir un représentant. Onglet Identité : Indiquer les coordonnées du représentant l'ensemble d autres zones sont purement identificatives, il n'y a aucun traitements particuliers. On peut éventuellement lier la fiche représentant à une photo. Onglet Objectif : Cet onglet permet d'une part d'entrer les valeurs du C.A. et des quantités à réaliser (l'objectif) et d'autre part de consulter le C.A. et les quantités réellement réalisé ainsi que la part en pourcentage de l'objectif par rapport au réalisé et cela mois par mois. Onglet Commissions : Cet onglet est purement consultatif, il contient le montant commission, le montant réglé ainsi que le solde pour 12 mois de l'année. Onglet Stats Alcools Divers : Ces onglets sont eux aussi purement consultatif, on peut observer le C.A., la quantité et la marge pour l'année N et N-1 et cela mois par mois. Chaque onglet ne contient que les données spécifiques à la super-famille (Type de famille cf. Fichier famille) énoncé dans le titre de l'onglet. 37

38 E2) Représentant- Commissions Il faut indiquer le type de commissionnement et les base de calcul, à savoir : Type (par tarifs ou par famille) Base (sur le CA ou sur la marge) Droits (sans ou avec, vignette sécu incluse ou non) Ensuite saisir le taux de commissions soit par famille, soit par tarifs. En modification, possibilité de mise à jour rapide en sélectionnant : De telle à telle famille De telle à telle sous famille En indiquant le taux de commissions à appliquer 38

39 E3) Représentant- Mise à Jour des Réglements Module de récupération des factures lettrées en comptabilité pour calcul des commissions représentants. E4) Représentant - Pointage des Réglements Saisir le code représentant, le système vous affiche les différentes factures pour la période indiquée et selon les critères sélectionnés, à savoir : Les factures (toutes, non réglées ou déjà réglées) Les commissions (toutes, non réglées ou déjà réglées) Affichage du détail de la facture sélectionnée avec : Code article et libellé Base de commissionnement % de commissions Montant de la commission E5) Représentant - Imprimer 39

40 F1) Client Nouveau & Mise à jour Indiquer un code client et un intitulé, attention l'appel d'un client peut se faire par le code mais aussi par une recherche sur l'intitulé. La date de création sera automatiquement renseignée. Onglet Identité : Indiquer un nom de responsable et une civilité (Mr, Mme, etc....). Indiquer les coordonnées du client (Adresse 1 / Adresse 2 / Code postal / Ville / Pays / Numéro de téléphone / Numéro de fax / Adresse Mail). Indiquer un mode de facturation (France / Export / CEE / Autre). Ce mode de facturation sera repris lors de la facturation du client Indiquer éventuellement des informations diverses sur le client. Onglet Facturation : Indiquer un code tournée, vous pouvez utiliser l'icône «Jumelle» associé pour effectuer une recherche sur l'ensemble des tournées (zone obligatoire). Ce code permet de classifier les clients en fonction du jour de livraison et/ou de l'ordre et/ou de la zone géographique de livraison, de plus il permet lors de l'édition d'états ou de statistiques un tri et/ou des bornes et/ou des ruptures sur les tournées des clients. Indiquer le code représentant du client, vous pouvez utiliser l'icône «Jumelle» associé pour effectuer une recherche sur l'ensemble des représentants (zone obligatoire). Indiquer les 6 tarifs applicables au client, vous pouvez utiliser l'icône «Jumelle» associé pour effectuer une recherche sur l'ensemble des tarifs (zone obligatoire). Ces zones permettent de donner des grilles de tarif différente en fonction de la super famille (Alcools / Coffrets / Vins / Bières / Boissons / Divers)(cf. Fichier famille). 40

41 Onglet Facturation (suite) : Indiquer éventuellement une remise fixe à appliquer au client. Cette remise sera appliqué sur l'ensemble des articles facturés au client à l'exception des articles qui ont une remise maximum (cf. Fiche article). Indiquer un choix de type de facturation (Droits Acquitté / Droits Suspendus / Autres), il sera repris lors de la facturation vente mais il pourra être modifié. Ce mode permet la saisie de facture en suspension de droits (les droits ne sont pas facturés aux clients lors de la vente) ou en droits acquittés (les droits sont facturés aux clients lors de la vente), le mode choisie doit refléter la réalité. Et ndiquer si on applique au client les remises (article) par quantité (cf. Fichiers de bases / Fichier remises par quantités) Indiquer si on désire facturer des frais de gestion et/ou des frais de traite au client. Le montant des frais de gestion et de traite sont définis dans les Eléments de facturation. Indiquer si on souhaite une facturation Hors taxes, T.T.C., HT + Droits, cela sera repris lors de la facturation mais on pourra le modifier. Cette zone permet simplement d'avoir lors de la saisie des Factures / B.L. / Commandes / Tickets un affichage des prix soit hors taxes, soit T.T.C., soit Hors taxes + droits d'accises, cela correspond simplement à des habitudes de travail! Indiquer si le client est un client consigné ou pas, cela sera repris lors de la facturation mais on pourra le modifier. Dans le cas ou le client est un client consigné on prendra en compte lors de la facturation le ou les montants de consigne. Indiquer si le client est un client magasin. Cette zone permet de spécifier un client pour indiquer qu'il s agit d'un client magasin. Ce type de client n'est pas facturable directement, il est utilisé dans la partie magasin pour regroupé l'ensemble des ventes d'une journée magasin (cf. Magasin / Paramétrage). Indiquer éventuellement un code P.D.V. La zone P.D.V. est accessible seulement pour les clients magasin (il faut avoir coché «Client magasin»). Cette zone permet de différencier les différents points de vente (cf. Point de vente). Indiquer éventuellement si le client est en facturation fin de mois. Cette zone nous servira lors de la facturation fin de mois des B.L., en effet le menu qui permet la transformation des B.L. en facture contient une zone qui permet de décider si l'on souhaite facturer tous les clients, seulement les clients en fin de mois, seulement les clients qui ne sont pas en fin de mois (cf. Commandes et B.L.). 41

42 Onglet Editions : Indiquer un nombre d'édition B.L., cela permettra d'éditer le nombre de B.L. Spécifié. Indiquer si l'on souhaite voir la situation comptable sur les factures et un nombre d'édition Factures, cela permettra d'éditer le nombre de factures spécifié. Indiquer si le client est sur relevé de factures. Cette zone nous servira lors de l'édition des relevés de factures. En effet le menu qui permet cette édition contient une zone qui permet de décider si l'on souhaite éditer uniquement ou pas les clients sur relevé de facture. Indiquer éventuellement un code de particularité de livraison. Ces codes de particularités seront édités sur les factures du client. (cf. Fichiers de bases / Particularité de Livraison). Indiquer éventuellement un numéro d'ordre de chargement. Cette zone permet de donner un ordre de chargement dans le camion afin de faciliter le déchargement des articles lors de la livraison du client (Par exemple on chargera en dernier le premier client visité). Indiquer éventuellement un numéro d'immatriculation. C est le numéro d'immatriculation du véhicule du client, il sera repris lors de la facturation. Indiquer l'ensemble des données de livraison : Nom de livraison / Numéro d'accise de livraison / Adresse 1 / Adresse 2 / Code postal / Ville / Adresse Mail / Pays / Téléphone / Fax. L'ensemble de ces zones seront reprises lors de la facturation. Onglet Règlement : Indiquer un mode de règlement, il sera repris lors de la facturation vente mais il pourra être modifié. Indiquer un mode de calcul de la date d échéance, cette date d'échéance sera calculé à l'aide de ce mode de calcul mais elle pourra être changé. On paramètre ces différents mode à l'aide d'un chiffre «Echéance», d'un mode et d'un chiffre «Le». Les différents mode de calcul sont les suivants : Indiquer éventuellement un crédit maximum autorisé. Lors de la saisie des Factures / B.L. / Commandes on vérifiera que l'encours (addition du solde comptable, des commandes en cours, des B.L. en cours et des Factures en cours) ne dépasse pas ce montant. S'il y a dépassement une fenêtre d'avertissement apparaitra et l'on aura le choix de continuer ou pas la saisie. Indiquer éventuellement les informations bancaire du client à savoir le nom, le téléphone, l'adresse 1, l'adresse 2, le code postal et la ville de la banque ainsi que le code banque le numéro de guichet le numéro de compte et la clé RIB. Ces informations bancaire seront transmises à la comptabilité (ViniCompta). 42