Intérêts et limites des armoires automatisées dans les unités de soins
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- Josiane Vachon
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1 Hôpitaux Universitaires de Genève Intérêts et limites des armoires automatisées dans les unités de soins Olivia FRANCOIS Pharmacienne Etre les premiers pour vous Séminaire MAS 25 septembre 2013
2 Il était une fois dans les unités de soins Problème(s) Armoires automatisées Solution Fonctionnement Intérêts Limites Explications
3 Le circuit du médicament à l hôpital Préparation des Prescription Retranscription piluliers (pour 24h) (informatisée) à partir du stock Administration Traçabilité de l unité Unité de soins commande (par les infirmiers) rangement (par les infirmiers) livraison (par transporteur) Pharmacie Préparation de la commande pour l unité (robotisation depuis 07/2011)
4 Le circuit du médicament à l hôpital Prescription (informatisée) Retranscription Préparation des piluliers (pour 24h) à partir du stock de l unité Administration Traçabilité Unité de soins commande (par les infirmiers) rangement (par les infirmiers) livraison (par transporteur) Pharmacie Préparation de la commande pour l unité (robotisation depuis 07/2011)
5 Rangement Les médicaments dans l unité de soins ABCD EFGH IJKL... ou CZAS DBQL RVP ou ATC: N02BE01 (paracétamol) ou ou Nombreux médicaments peu de place ou et beaucoup d utilisateurs! Images:
6 Les médicaments dans l unité de soins Délivrance nominative Les médicaments sont préparés par la pharmacie et délivrés aux unités de soins en doses unitaires, par patient, correspondant à l administration pour une période déterminée. Envisageable à large échelle si: -peu de changements de prescriptions -proximité entre la pharmacie et les unités de soins Automate de déconditionnement et reconditionnement (Swisslog, Sinteco )
7 Délivrance globale Les médicaments dans l unité de soins Présence permanente d une dotation de médicaments dans l unité Choix des HUG Wiegand Stanley ScanModul BITO Health Care Logistics
8 La réalité du terrain Image: La Revue Prescrire
9 La réalité du terrain erreur de dispensation perte de temps gestion difficile coût
10 La réalité du terrain traçabilité exigences légales perte de temps
11 Les armoires automatisées
12 Approvisionnement Fonctionnement Pris en charge par la pharmacie Paramètres basés sur l historique des consommations Edition de la liste de réapprovisionnement Remplissage sécurisé par scanning des emballages
13 Fonctionnement Prélèvement par le personnel soignant Login biométrique (empreinte digitale) Sélection du patient, puis sélection des médicaments (écran tactile) Prélèvement des médicaments dans les tiroirs (ouverture unique)
14 Organisation générale Préparation des Prescription Retranscription piluliers (pour 24h) informatisée à partir du stock Administration Traçabilité de l unité Unité de soins commande (par les infirmiers) rangement (par les infirmiers) livraison (par transporteur) Pharmacie Préparation de la commande pour l unité (robotisation depuis 07/2011)
15 Organisation générale Préparation des Préparation des Prescription Retranscription piluliers pour chaque piluliers (pour 24h) informatisée horaire à partir de Administration Traçabilité à partir du stock l armoire automatique de l unité automatisée Unité de soins commande (par les infirmiers) rangement (par les infirmiers) livraison (par transporteur) par la Pharmacie Pharmacie Préparation de la commande pour l unité (robotisation depuis 07/2011)
16 Les intérêts PARAMÈTRES LOGISTIQUES CHARGE DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE
17 Les intérêts PARAMÈTRES LOGISTIQUES CHARGE DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE 380 Rangement facilité (pas d ordre alphabétique) Liste en DCI et en nom de marque 260 Traçabilité totale des dispensations Réduction du nombre d articles gérés (120 articles soit 1/3 d articles en moins) Réduction du nombre de commandes «urgentes» (-72%) Réduction de la valeur du stock (- 45% soit une réduction de CHF 9 000) Facturation et statistiques aisées Gestion simplifiée des stupéfiants Suivi «en direct» de l état des stocks
18 Les intérêts PARAMÈTRES LOGISTIQUES CHARGE DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE h Evolution du temps (en heure/semaine) consacré au circuit du médicament (unité de chirurgie viscérale, 27 lits) +4h +1h 3AL Assistante Pharmacien Gain de charge de travail pour l unité de soins (-8h/semaine) Réapprovisionnements hebdomadaires suivant le service Temps nécessaire pour la préparation d une armoire ( 2 semaines) sans armoire au début en routine
19 Les intérêts PARAMÈTRES LOGISTIQUES CHARGE DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE Questionnaire de satisfaction et observations «sur le terrain» pour différents domaines: familiarisation avec l armoire, convivialité, interface, ergonomie et gestion du temps, points forts et points faibles 70% des utilisateurs envisage d utiliser une armoire automatisée au quotidien 44% des utilisateurs souhaite que cette armoire gère également les produits du réfrigérateur
20 Les intérêts PARAMÈTRES LOGISTIQUES CHARGE DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE Impact d'une armoire automatisée sur les erreurs de dispensation TOTAL sélection comptage omission répartition Réduction de 3% à 0.4% des erreurs de dispensation* Suppression totale des erreurs de sélection Suppression de la retranscription Harmonisation et modernisation des méthodes de travail Accessibilité contrôlée des stupéfiants/produits onéreux Possibilité de messages «pop-up» informatifs (dilution ) (n=2400 prises) sans armoire avec armoire *IMPACT OF A COMPUTERISED MEDICATION DISPENSING CABINET ON DISPENSING ERRORS IN AN EXPERIMENTAL SETTING P. Bonnabry, C.DuPasquier, L. Riberdy, P. Garnerin, P. Chopard
21 Les intérêts PARAMÈTRES LOGISTIQUES CHARGE DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE Prescription Armoire (0.33% d erreur) IMPACT OF A COMPUTERISED PRESCRIBER ORDER ENTRY ON THE INCIDENCE OF ADVERSE DRUG EVENTS IN PEDIATRIC INPATIENTS Holdsworth MT, Fichtl RE, Raisch DW, et al Pediatrics. 2007;120:
22 Les intérêts PARAMÈTRES LOGISTIQUES CHARGE DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE AUTOMATED DRUG DISPENSING SYSTEM REDUCES MEDICATION ERRORS IN AN INTENSIVE CARE SETTING Chapuis C, Roustit M, Bal G, et al. Crit Care Med. 2010;38:
23 Les intérêts PARAMÈTRES LOGISTIQUES CHARGE DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE lignes de commandes/an emballages distribués/an Uniformisation des pratiques Amélioration du processus Espace de travail réévalué et optimisé
24 Les limites IMPLANTATION INTÉGRATION DANS LE CIRCUIT ACCEPTABILITE COÛT D ACQUISITION
25 Les limites IMPLANTATION INTÉGRATION DANS LE CIRCUIT ACCEPTABILITÉ COÛT D ACQUISITION là! là! là! Choix de lieu d implantation de l armoire Contraintes architecturales / travaux ici Ergonomie de travail ici là! Disponibilité / moyens humains (nombre de jour/homme) là! Pensez à la confidentialité et à un emplacement calme ici
26 Les limites IMPLANTATION INTÉGRATION DANS LE CIRCUIT ACCEPTABILITÉ COÛT D ACQUISITION Comprendre le circuit de départ Interfaces informatiques / homme-machine Repenser le processus: opportunité d amélioration (transcriptions abandonnées, préparation des piluliers à chaque horaire ) Ne pas «juste» installer l armoire Maintenance et procédures dégradées Mise en place progressive
27 Les limites IMPLANTATION INTÉGRATION DANS LE CIRCUIT ACCEPTABILITÉ COÛT D ACQUISITION Impliquer l ensemble du personnel Accompagner le projet Formation des utilisateurs Expliquer le pourquoi du comment
28 Les limites IMPLANTATION INTÉGRATION DANS LE CIRCUIT ACCEPTABILITÉ COÛT D ACQUISITION Acquisition, livraison, installation, mise en service Formation, interfaçage, maintenance Ajout ultérieur de modules supplémentaires de stockage Évolution en cours de développement Consommables (PC, clavier, écran tactile ) Délai et perturbations Image tirée de l ouvrage: «La santé en Suisse» (Mix et Remix)
29 Conclusion Une armoire automatisée dans une unité de soins est une mesure permettant d améliorer: la logistique l efficience la sécurité la traçabilité L implémentation est complexe et nécessite un investissement financier et en temps L évaluation est importante pour permettre une amélioration continue Aucun projet ne peut correctement fonctionner sans travail d équipe
30 Perspectives HUG Appel d offre terminé Adjudication (analyse des offres puis décision) Validation puis déploiement (fin d année 2013) Réflexion d implantation pour le nouveau bâtiment Soins intensifs adultes (36 lits): 1 puis 4 armoires Anesthésiologie (blocs opératoires et salles de réveil): 5 puis armoires Soins intensifs de pédiatrie (16 lits): 2 armoires
31
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