Procédure de Maîtrise de la Documentation et des Données

Transcription

1 Prcédure de Maîtrise de la Dcumentatin et des Dnnées ALYOTECH FRANCE

2 Identificatin Type de dcument : Emetteur : Prcédure QUALITE Directin Qualité Auteurs Persnne Fnctin Organisme Visa Date du visa S. DUBUC Respnsable Qualité Clmiers ALYOTECH FRANCE 23/09/15 Vérificatin Persnne Fnctin Organisme Visa Date du visa B. LETENNEUR Crrespndant Qualité ALYOTECH FRANCE 23/09/15 Apprbatin Persnne Fnctin Organisme Visa Date du visa C. BOUVIER Directeur Qualité ALYOTECH FRANCE 23/09/15 Diffusin Persnnel Supprt Organisme Actin Tut le persnnel Intranet Grupe ALYOTECH FRANCE Diffusin Liste des versins et révisins Versin / Révisin Date Objet /06/2008 Versin initiale /12/2008 Fusin avec la prcédure de maîtrise des enregistrements qualité /10/09 m.a.j Référentiel EN /11/2012 m.a.j prcessus /10/2013 Révisin /09/2015 MAJ Prcessus / Respnsable qualité

3 SOMMAIRE 1 GESTION DES DOCUMENTS DU SMQ RESPONSABILITE STRUCTURE DOCUMENTAIRE CLASSIFICATION DES DOCUMENTS FORME DES DOCUMENTS GESTION DES DOCUMENTS GENERALITES TYPES DE DOCUMENTS CONCERNES CREATION IDENTIFICATION DES DOCUMENTS MODIFICATION DIFFUSION ARCHIVAGE GESTION DES ENREGISTREMENTS QUALITE GENERALITES TABLEAU DES ENREGISTREMENTS SUPPORTS ORIGINAUX QUALITE DE LA DOCUMENTATION... 10

4 PREFACE But Ce dcument fait partie du Système de Management de la Qualité d ALYOTECH FRANCE et, à ce titre, est applicable cmme nrme de qualité minimale. En cmplément du Manuel Entreprise, ce dcument a pur but de frmaliser le prcessus de maîtrise de la dcumentatin et des enregistrements qualité : principes de référencement et identificatin des dcuments, gestin des dcuments du système qualité, dispsitins d'archivage, sécurité et cnfidentialité. Respnsabilités La rédactin et la mise à jur de ce dcument snt sus la respnsabilité de la Directin Qualité. Enregistrements Qualité Enregistrement dans l Intranet cmmun, les espaces disques et dans les agences. Dcuments liés Sans bjet.

5 1 GESTION DES DOCUMENTS DU SMQ 1.1 Respnsabilité Le Respnsable Qualité est respnsable de la gestin de l ensemble des dcuments du SMQ d ALYOTECH FRANCE. Il centralise les actins à mener et s appuie sur la Directin des Systèmes d Infrmatin pur la gestin dcumentaire du SMQ. 1.2 Structure dcumentaire

6 1.3 Classificatin des dcuments Les dcuments snt classés de la manière suivante : Prcessus Prcédures Frmulaires/ Enregistrements Les dcuments snt appelés à évluer, cmme évlue l entreprise u ses différentes activités. Il est par cnséquent rganisé à partir de la Directin et des principaux services indispensables au bn fnctinnement de la sciété. Prcessus Emetteur Identifiant Type de Dcument Carte d identité Frmulaires Exemple 1 Pilter l entreprise APPE AF_CIAPPE AF_FO_<nm> Exemple 2 Faire du cmmerce APC AF_CIAPC AF_FO_<nm> Les prcédures pur le système qualité ALYOTECH FRANCE : ISO 9001 AF_PRAUDIT AF_PRDOCUMENTATION AF_PRNONCONFORMITES AF_PRACAP EN 9100 (prcédures ISO les prcédures suivantes) AF_PRCONDUITE_PROJET AF_PRMAITRISE_RISQUES AF_PRGESTION_CONFIGURATION AF_PRMAITRISE_CHANGEMENTS AF_TABENREGISTREMENTS 1.4 Frme des dcuments Les dcuments snt essentiellement rédigés sus WORD et EXCEL et snt enregistrés au frmat «.dc», «. xls» et «.pdf».

7 2 GESTION DES DOCUMENTS 2.1 Généralités Chaque entité est respnsable de la gestin de la dcumentatin prjets et dcuments lcaux qu elle émet et dnt elle est prpriétaire (interne, externe). 2.2 Types de dcuments cncernés Les dcuments du système qualité snt gérés sur l intranet grupe. Les dcuments lcaux snt sus la respnsabilité du respnsable platefrme et gérés par les équipes. Les dcuments d rigine extérieure (dcumentatin client, dcumentatin furnisseurs, ) snt également gérés par les équipes dédiées Les nrmes et réglementatins applicables aux prduits, services et système de management snt gérés par les services juridiques et la Directin Qualité. Le système qualité Alytech France est «auditable» sur demande des clients et des autrités. 2.3 Créatin La créatin d un dcument (Prcessus, prcédures, frmulaires) du SMQ dit suivre le même cycle de validatin que celui de cette prcédure. Chaque prcédure cmprte un titre, une référence et le nmbre ttal de page. 2.4 Identificatin des dcuments L identificatin est faite sur la base des règles du chapitre 1.3 de cette prcédure. 2.5 Mdificatin Par défaut, tute mdificatin de dcument est sumise aux même règle d apprbatin que le dcument initial.

8 2.6 Diffusin Tut dcument rédigé en interne traité par cette prcédure dit être validé avant sa diffusin à l extérieur de la sciété. La date de mise en applicatin des dcuments et de leurs évlutins est la date d apprbatin de ceux-ci au sein de l ensemble des services d ALYOTECH FRANCE. 2.7 Archivage Cncernant les dcuments du SMQ (Prcessus, prcédures et frmulaires), les versins «périmées» sernt cnservées en dehrs de l Intranet qualité. Cncernant les enregistrements, les dcuments snt cnservés cnfrmément à la prcédure de gestin des enregistrements qui précise les mdalités de : stckage, prtectin, accessibilité, durée de cnservatin, suppressin.

9 3 GESTION DES ENREGISTREMENTS QUALITE 3.1 Généralités Les enregistrements permettent d apprter une preuve bjective que les activités snt exécutées par du persnnel habilité avec des myens qualifiés et maintenus, seln le prcessus défini, que tutes les vérificatins prévues snt réalisées et que les résultats btenus snt cnfrmes aux critères de réalisatin fixés. Les frmulaires snt «classés» par prcessus sur l intranet en indiquant pur chacun sa durée de validité. Tutefis si les termes d un cntrat prévient des durées d archivage supérieures, ce snt les termes du cntrat qui snt pris en cmpte. Les enregistrements snt gérés dans le système d infrmatin de l entreprise, cnsultables par les persnnes habilitées à tut mment et peuvent être cnservés sur des supprts de nature différente tels que papier u fichier infrmatique. 3.2 Tableau des enregistrements Les enregistrements permettent d apprter une preuve bjective que les activités snt exécutées par du persnnel habilité avec des myens qualifiés et maintenus, seln le prcessus défini, que tutes les vérificatins prévues snt réalisées et que les résultats btenus snt cnfrmes aux critères de réalisatin. Le tableau des enregistrements réunit l ensemble des dcuments et enregistrements à archiver, seln : - Prcessus - Le type de dcument - La référence de l enregistrement - Le gestinnaire - La durée d archivage - Les mdalités de destructin Le gestinnaire est le crrespndant de tute persnne suhaitant accéder aux enregistrements. Le tableau des enregistrements est géré séparément de cette prcédure.

10 3.3 Supprts riginaux Les riginaux snt cnservés dans la frme dans laquelle ils snt créés. Ils snt tutefis transfrmables à d autres frmes archivables (fichiers infrmatiques, etc.) à cnditin qu une reprductin lisible sus frme papier des dcuments d rigine puisse être établie. 3.4 Qualité de la dcumentatin L intégrité des dcuments est assurée par : Des myens infrmatiques : Espaces dédiés Fichiers partagés sécurisés Sauvegardes Archivages infrmatisés sécurisés Des myens de classement pur les supprts papier : Répertires Classeurs Meubles dédiés