Merci de nous remettre le formulaire avant le 15 Mars 2016 (prix spécial)

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1 FORMULAIRE D INSCRIPTION Merci de nous remettre le formulaire avant le 15 Mars 2016 (prix spécial) CONTACT Représentant / Titre : Autres contacts (nom / ) : Entreprise: Tel: Mobile: Adresse de facturation : Ville: Pays: Code postal: N SIRET: N de TVA: Activité(s): Océan Outdoor Urbain Nutrition & Wellness Art & Culture Autre: Marque(s) représentée(s): VOTRE INSCRIPTION (en HT) Critère(s) proposé(s) pour participer: Innovation Environnement Sociétal Stand extérieur Comprend la présence sur le site internet et le magazine de l évènement, la valorisation sur les réseaux sociaux, la sécurité sur site et les frais de dossiers. Un stand équipé est fortement conseillé si vous n avez pas de matériel. Taille Nu 9 m m m Equipé (tente+table+2 tabourets) 1 073, ,78 (avec parquet) 1 688, ,88 (avec parquet) 2 553, ,58 (avec parquet)

2 m2 (85 /m 2 HT) Stand intérieur Réservés à la Culture & l Art Comprend la présence sur le site internet et le magazine de l évènement, la valorisation sur les réseaux sociaux, la sécurité sur site, les frais de dossiers et l assurance. Les stands équipés sont fournis avec cloisons, une table et 2 tabourets Taille Nu Equipé (cloisons+table+2 tabourets) 9 m ,08 12 m ,08 16 m ,08 OPTIONS (prix HT) Electricité (220V) 100 Accès wifi (stands intérieurs uniquement) 20 Location table supplémentaire Api Up (L.65 x H.75 x P.65) 74,88 x Location tabouret supplémentaire Api Up (L.37 x H.45 x P.35) 21,6 x Location tabouret haut Api Up (L.38 x H.86 x P.43) 27,36 x Location mange debout Api Up (L.60 x H.110 x P.60) 74,88 x Location module d exposition Lexi Api Up Simple L.35 x H.49 x P.35 (42 ) Long L.70 x H.49 x P.35 (52,8 ) Top simple (12,24 ) 42 x 52,8 x 12,24 x

3 OPTIMISEZ VOTRE VISIBILITE (prix HT) Publicité A5 dans le magazine officiel de l évènement ( exemplaires) 400 Diffusion de votre vidéo sur la chaine Youtube du festival et projection dans le hall principal du bâtiment Olatu Leku (sans le son) pendant l événement 200 Vos flyers dans le hall principal de l évènement (à fournir) 100 Votre total HT : TVA 20 % : Votre total TTC : Termes et conditions Pour valider votre participation, les conditions suivantes doivent être acceptées. Durée de l événement : Du samedi 27 août au dimanche 28 août 2016 (2 jours) Heures d ouverture pour les visiteurs : 9:00 21:00 le samedi 27 août 9:00 21:00 le dimanche 28 août Les activités en dehors des heures d ouverture sont strictement interdites. 1- Inscription Toute inscription doit être souscrite en utilisant ce formulaire dûment complété et signé, puis renvoyé à l agence AIR à Anglet. La date limite pour bénéficier du tarif est le 15 mars Eligibilité Tous les exposants doivent promouvoir des produits et des services innovants, respectueux de l environnement où à fort impact sociétal. AIR Agence innovation responsable se réserve le droit de refuser une candidature. Peuvent exposer, tout fabricant, filiale, licence ou tout autre revendeur qui aurait l autorisation du fabricant. Les revendeurs peuvent exposer des produits seulement si les fabricants ne sont pas déjà représentés sur le site de l événement en tant qu exposant. 3- Frais de participation Des stands de 9m2, 16m2 et 25m2 sont proposés en fonction de l emplacement. L installation d un étage induit des frais supplémentaires (42,5 / m2) Il est interdit d installer un stand sur plus de 2 étages. Le prix final comprend la location de l espace ainsi que les services de l agence AIR : conseils, planning, relations publiques, sécurité du site, gestion des déchets, entretien, nettoyage et

4 signalétique. Ces frais comprennent aussi l inscription sur le site internet, le magazine officiel et sur les réseaux sociaux. 4- Co-exposants La participation d entreprises en tant que co-exposants, c est à dire qui partagent un stand avec d autres entreprises, est possible. L autorisation doit cependant être donné e par AIR avant l évènement. Les co-exposants doivent tous être éligibles. Les co-exposants doivent être inscrits par l exposant principal sur un formulaire à part. Une participation de 50 HT sera demandée pour chaque co-exhibiteur. Une amende de 500 HT sera infligée aux co-exposants non-déclarés. 5- Installation et démontage L installation des stands aura lieu le Vendredi 26 Août 2016 de 9:00 à 20:00. Un parking est à votre disposition. Une extension du temps d installation est possible avec l autorisation de l équipe organisatrice. Le démontage des stands aura lieu à la fin de l événement, le dimanche 28 août à partir de 21:00. Vous pouvez demander une extension pour démonter votre stand à l organisation après la fin de l événement. Dans ce cas, il est possible que la sécurité ne soit pas assurée et laisser un stand après l heure indiquée est à vos risques. Vous n êtes pas autorisé à démonter votre stand avant la fin de l événement. Il est de votre responsabilité de ne rien laisser dernière vous et de respecter notre environnement. 6- Aménagement du stand et équipements Les stands avec un étage doivent avoir l autorisation de l organisation. La hauteur maximale d un stand ne peut dépasser 6m et 7,5m s il y a un étage. Le design du stand doit être adapté à la taille de l espace loué et ne doit pas nuire à l image du festival. L équipe organisatrice se donne le droit de prescrire des changements. La dégradation du matériel loué vous sera facturée. 7- Installations techniques Pour avoir accès l électricité, vous devez le demander dans ce formulaire d inscription. 8- Utilisation d équipements d installation L utilisation d équipement lourd pour installer votre stand et le démonter doit être autorisé e par l équipe organisatrice.

5 9- Vente Vous êtes autorisé à vendre sur place. Il est de votre responsabilité d apporter un terminal de paiement. 10- Service médias Toutes les entreprises qui exposeront figureront dans le catalogue en ligne ainsi que dans le magazine officiel de l évènement. Votre présence sur le site internet inclut votre logo et un lien vers votre site officiel. Vous pouvez bénéficier d une visibilité supplémentaire sur le site internet de l événement et sur le magazine officiel. Il vous faut faire la demande sur ce formulaire d inscription. Nous planifions alors votre visibilité avec vous. Les exposants sont légalement responsables de toute publicité communiquée. AIR- Agence Innovation Responsable n est en aucun cas responsable en cas de plaintes. Cette responsabilité s applique pour toutes les marques qui sont représentées par l exposant. 11- Communication Tous les exposants seront informés de l évolution du festival et des détails pour la préparation et l organisation de l évènement. Les courriels seront envoyés aux contacts indiqués sur ce formulaire d inscription. 12- Effets sonores et bruit Les projections non muettes, musiques, démonstrations, etc. doivent être autorisées par l organisation et ne doivent pas nuire et perturber les exposants voisins. Toute enceinte ou haut parleur doit être tournée vers le stand. Le niveau audio ne doit pas dépasser 70 db aux extrémités du stand (sauf autorisation pour un évènement, cf. condition 16). AIR Agence Innovation Responsable se réserve le droit d interdire toute nuisance sonore. 13- Photos et enregistrement de vidéos Les photos et enregistrements de vidéos de tout autre produit et service que le votre ne sont pas autorisés, sauf autorisation de l agence AIR. Un photographe officiel couvrira l événement. Merci de contacter AIR après l évènement pour recevoir les photos. 14- Publicité La distribution de flyers, samples et autres produits publicitaires est interdite en dehors de votre propre stand d exposition sauf autorisation par l équipe organisatrice induisant des frais supplémentaires. L agence AIR s accorde le droit d interrompre toute activité publicitaire en dehors de votre espace d exposition. Merci de vous adresser à AIR Agence Innovation Responsable pour plus d informations. 15- Evènements sur les stands Tout événement ou fête sur un stand requière l autorisation de l organisation. L Agence AIR

6 doit être avertie avant le début du festival. L exposant a alors la responsabilité de ne pas perturber les stands voisins et de gérer les invités. En fonction de l ampleur, l événement peut être sujet à des frais supplémentaires. L agence AIR se réserve le droit d interrompre un évènement ou fête sur un stand. Merci de contacter AIR pour toute information supplémentaire. 16- Défilés de mode et autres animations Toute animation sur un stand doit être notifiée à l organisateur AIR par courriel et approuvée avant le festival. 17- Restauration des espaces d exposition Tous les exposants doivent laisser leur espace d exposition dans l état d origine. L organisateur effectuera un constat après démantèlement. 18- Profil de votre entreprise Lorsque vous vous inscrivez, vous acceptez que l agence AIR puisse utiliser vos informations indiquées dans ce formulaire (contacts, activité, etc.). 19- Annulation de l évènement En cas de situation extrême (phénomènes naturels, terrorisme, etc) entraînant l obligation d annuler l évènement, il n y a pas de remboursement des frais engagés. Nous nous engageons à remettre le festival à une date ultérieure. 20- Modification des conditions AIR Agence Innovation Responsable se réserve le droit de faire des modifications liées aux arrangements techniques et à la sécurité. 21- Paiement Vous devez avoir réglé l intégralité de la facture pour pouvoir exposer. Tout paiement doit se faire en euros et respecter les délais qui sont indiqués. Inscription avant le 15/03 minimum 20% d acompte - 30 % supplémentaires avant le 30/04-50 % restants avant le 15/06 Par virement bancaire : Compte : Positive Action Benoit DANDINE IBAN : FR BIC : CCOPFRPPXXX

7 En cas d annulation avant l ouverture du salon, vous devrez nous régler : 20% du montant total dû de la facture si vous annulez à plus de 31 jours de l ouverture du festival 50% du montant total dû de la facture si vous annulez dans les 31 jours de l ouverture du festival ATTENTION : Aucune demande ne sera prise en considération si elle n est pas accompagné e de l acompte Le soussigné demande son admission en tant qu exposant au Positive Action Festival. Il s engage à se conformer aux dispositions de la présente demande d admission (après validation de l organisation) ainsi qu aux conditions de participation exposées. Date et signature Cachet de la société