MINISTERE DE L INTERIEUR, DE L'OUTRE-MER DES COLLECTIVITES TERRITORIALES ET DE L IMMIGRATION

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1 MINISTERE DE L INTERIEUR, DE L'OUTRE-MER DES COLLECTIVITES TERRITORIALES ET DE L IMMIGRATION Direction de la sécurité civile Sous-direction de la gestion des risques PORTAIL ORSEC MODE D EMPLOI SY.N.E.R.G.I. SYstème Numérique d Echange, de Remontée et de Gestion des Informations

2 Sommaire (avec liens hypertextes) I Les fonctionnalités de l application SYNERGI 5 II L objectif de ce guide 5 III - L accès à l application SYNERGI 6 IV 7 IV-1 - opérationnel 7 IV-1.1 En cours 7 IV-1.2 Recherche 8 IV Recherche par espace 9 IV Recherche par mot-clé 9 IV Recherche par année 9 IV Recherche par mois 9 IV Recherche par l état de l événement 9 IV Valider la recherche 10 IV-1.3 Créer un événement 11 IV Le titre de l aléa 11 IV La nomenclature commune du portail 12 IV Le choix du dossier 12 1

3 IV-1.4 Renseigner l événement 14 IV Le bandeau supérieur de l écran 14 IV Ajouter une main courante 15 IV Imprimer une main courante 16 IV Les paramètres 16 IV Taille de la main courante 17 IV Rechercher une main courante 17 IV-1.5 Le menu déroulant 18 IV Point de situation 18 IV Moyens engagés en 1ère intervention (personnels et 19 matériels) IV Autres moyens en renforts (personnels et matériels) 20 IV Niveau plan ORSEC 21 IV Victimes et sinistrés 23 IV Le niveau de gravité 23 IV Clore l événement 24 IV Les dossiers 25 A/ Le bandeau supérieur 26 B/ La main courante 27 C/ Les evenements rattachés 27 D/ Les pièces jointes 27 2

4 IV Prévisions 27 IV Cartographie 28 IV Météo 28 IV Pièces jointes 29 A/ LES DOSSIERS 29 B/ LES FICHIERS 29 IV Envoyer le message de l événement 31 IV Envoyer un message privé 31 IV Bilan 32 IV-1.6 Ajout d une annotation 34 IV-1.7 Mise en surveillance 35 IV-1.8 Clos 36 IV-1.9 Cartes interactives 36 IV La zone cartographique concernée 36 IV Options 37 IV Légende 37 IV Visualiser les événements dans un département 37 IV-2 BRQ 38 IV-2.1 Liste des B.R.Q. (Bulletin de Renseignement 38 Quotidien) 3

5 IV-2.2 Créer un B.R.Q. (Bulletin de Renseignement Quotidien) 39 IV Sélection des événements 40 IV Compléter le BRQ 40 IV Choix du format et de l édition du BRQ 40 V Les formulaires 42 V-1 Accéder aux formulaires 42 V-2 Choisir le formulaire 42 V-3 Ajouter des données 43 VI L annuaire des abonnés 44 VI-1 L espace de travail 44 VI-1.1 Envoyer un message (messagerie interne du portail 44 ORSEC) VI-1.2 Envoyer un message (messagerie Internet) 45 VI-1.3 Le profil de l utilisateur 45 VI-1.4 Rattacher un utilisateur 45 VI-2 Les contacts personnels 45 VI-3 Les listes de diffusion 46 VI-4 Recherche 46 VII Les documents SYNERGI 47 VIII La gestion des aléas spécifiques 48 4

6 Les fonctionnalités de l application SYNERGI L objectif de ce guide I Les fonctionnalités de l application SYNERGI L application SYNERGI (Système Numérique d Echange, de Remontée et de Gestion des informations), est un outil de gestion de crise qui s inscrit dans le cadre du dispositif ORSEC. Son objectif principal est de faciliter la circulation de l information entre les acteurs et les autorités, répondant ainsi aux recommandations de la loi de modernisation de la sécurité civile du 13 août 2004 et du décret ORSEC du 13 septembre Si 90% des crises actuelles sont du domaine de la sécurité civile (tempêtes, sécheresse, canicules, inondations, tremblement de terre, feux de forêts, accidents de la route, épidémie ), SYNERGI s applique également à la gestion des opérations et des crises de type sanitaire, vétérinaire, économique, etc. II L objectif de ce guide L objectif de ce guide consiste à présenter les différentes fonctionnalités de l application SYNERGI mises à disposition des abonnés. La cartographie associée à l application SYNERGI n est pas traitée ici. En effet, le module cartographique du portail ORSEC fait l objet d un fascicule spécifique. CE GUIDE EST DESTINÉ AUX REDACTEURS DE L APPLICATION SYNERGI. 5

7 L accès à l application SYNERGI III - L accès à l application SYNERGI L application SYNERGI est dédiée à la gestion des événements et à la remontée de l information. Pour les zones de défense : Z.D.D + nom de la zone Exemple : Z.D.D OUEST Pour les départements : DEPARTEMENT + numéro Exemple : DEPARTEMENT 029 Cet espace de travail vous permet d accéder aux onglets : -, - zonal, - Annuaire des abonnés, - Documents SYNERGI, - Bulletin météo, - Formulaires. 6

8 IV Dans l espace de gestion des événements, à droite de l écran, l heure s affiche en permanence. IV-1 - opérationnel La première fenêtre s ouvre sur les événements en cours en fonction de votre niveau : national, zonal ou départemental. IV-1.1 En cours Ce sont les événements opérationnels en cours de gestion dans votre espace géographique. 7

9 Chaque événement comprend les champs suivants : La référence : elle s incrémente automatiquement lors de la création de l événement Créé le : la date et l heure de la création. Mis à jour le : la date de la dernière mise à jour s inscrit dans ce champ. Titre : ce champ a été complété lors de la création de l événement. Créé par : ce champ inclut le niveau de création (départemental ou zonal, le groupe de rattachement et le nom de l abonné) Dossier : le nom du dossier de rattachement, s il existe, est précisé dans ce champ. Ce sont les dossiers créés par la zone ou au niveau national pour un événement interdépartemental ou interzonal. Carto : cliquez la case «carto» pour accéder à la cartographie de l événement. IV-1.2 Recherche Cet espace permet la recherche d un événement dans l ensemble de la base de SYNERGI. 8

10 IV Recherche par espace Cochez une zone ou un département de la liste. IV Recherche par mot-clé Saisir un mot du titre de l aléa. IV Recherche par année Cliquez sur l année de référence de l événement. IV Recherche par mois Cliquez sur le mois choisi. IV Recherche par l état de l événement L événement peut être : - clos - non clos 9

11 IV Valider la recherche Après avoir complété une ou plusieurs rubriques, cliquez sur Exemple : Espace : ZDD SUD-EST Titre contenant : RESTAURANT La liste de tous les titres contenant le mot «RESTAURANT» dans la zone SUD-EST sera restituée. Cliquez sur la ligne choisie pour ouvrir l événement. 10

12 IV-1.3 Créer un événement ETAPE 1 DEFINITION Le niveau de création de l événement (département, zone ou national) s inscrit dans ce champ suivi du groupe de rattachement de l abonné. Les informations qualifiant un événement sont réparties comme suit : Champs obligatoires : - le titre de l aléa - le domaine - la catégorie Champ facultatif - le type Champs optionnels - le sous-type - le dossier de rattachement de l événement IV Le titre de l aléa Saisissez le titre en MAJUSCULE. Le titre doit être le plus pertinent possible, refléter la réalité de l aléa et contenir obligatoirement les renseignements suivants : nature de l aléa/commune/n de département. Pour les exercices (exemple : RICHTER 65), réalisés sur le site opérationnel, le titre doit impérativement être rédigé comme suit : EXERCICE/NATURE DE L EXERCICE/N de DEPARTEMENT. 11

13 IV La nomenclature commune du portail Les champs «domaine, catégorie, type et sous-type» constituent la nomenclature commune du portail ORSEC. Ils sont communs à toutes les applications. IV Le choix du dossier Pour regrouper plusieurs événements de même nature, un dossier peut être créé au niveau départemental, zonal ou national. Il convient, dans ce cas, de mentionner le dossier auquel se rattache l événement. Quand toutes les rubriques sont renseignées, cliquez sur Cette procédure enregistre l ETAPE 1 de la création d un nouvel événement. 12

14 ETAPE 2 LOCALISATION Il convient de géocoder l événement. Choisir : - soit tout le département : - soit l adresse : A l aide des menus déroulant, cochez la commune et la rue, précisez le numéro (facultatif). Un complément d adresse (champ libre) est disponible en tant que de besoin. 13

15 Cliquez sur pour valider la création d un nouvel événement. IV-1.4 Renseigner l événement IV Le bandeau supérieur de l écran Il comprend : le numéro de l événement qui s est incrémenté automatiquement. le titre de l aléa : ACCIDENT FERROVIAIRE, le numéro du département : 001, la commune du lieu de l événement : AMBRONAY, le classement dans la nomenclature commune : ORSEC DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES/RISQUE RÉSEAU/FERROVIAIRE/ACCIDENT DE TRAIN, le dossier de rattachement : dans ce cas, aucun, le jour et la date de la dernière mise à jour. 14

16 IV Ajouter une main courante Dès l ouverture d un événement ou en vue de le compléter, une main courante est nécessaire afin de renseigner l événement. Pour ajouter une main courante, cliquez sur Complétez les champs «Rédacteur» et «Service». Saisir l objet en majuscules et renseigner la rubrique «complément d information» de manière précise et concise. Puis cliquez sur Exemple de saisie d une main courante 15

17 La main courante est visible dans la liste dédiée à cet effet. Vous pouvez aussi ajouter une main courante par le bouton situé dans le bandeau supérieur de l écran. IV Imprimer une main courante Cliquez sur Choisir le format et pour imprimer. IV Les paramètres L écran peut être personnalisé, par une couleur de fond d écran, en fonction du temps écoulé, depuis sa création ou sa dernière modification. 16

18 - Cliquez sur - Dans la fenêtre «Paramétrage main courante», cliquez sur l espace temps pour lequel la couleur doit être modifiée ; - Cliquez sur la couleur souhaitée - pour y accéder, se déplacer dans la fenêtre à l aide du curseur situé à droite - Fermez la fenêtre «choix d une couleur» - Cliquez sur enregistrer dans la fenêtre «paramétrage main courante». Procéder ainsi pour chaque espace temps. Exemple de paramétrage de la main courante. IV Taille de la main courante Vous pouvez «agrandir» ou «réduire» la visualisation de la main courante à l aide de ces deux boutons. IV Rechercher une main courante Vous pouvez sélectionner une main courante, soit directement dans la liste, soit à l aide du menu de «recherche main courante» Dans ce cas, saisir un mot-clé et cliquez sur 17

19 IV-1.5 Le menu déroulant Un menu déroulant propose différentes fonctionnalités permettant notamment de compléter l événement. Pour revenir à la main courante, cliquez sur OPERATIONNEL IV Point de situation Le point de situation est élaboré par le rédacteur et inséré automatiquement à la main courante. Chaque nouveau point complète les précédents. Cette option est intéressante pour un événement de longue durée. Il appartient au rédacteur en liaison avec le chef de service de définir la fréquence des points de situation (horaire, changement d équipe, etc.). Pour ajouter ou compléter un point de situation, cliquez sur dans le menu déroulant. 18

20 Cliquez sur Rédiger un résumé actualisé et IV Moyens engagés en 1ère intervention (personnels et matériels) Cliquez sur Un choix est proposé : - sapeurs-pompiers - autres services 19

21 Type : SAPEURS-POMPIERS Renseigner le cartouche et enregistrer pour valider les données. Type : AUTRES SERVICES Renseigner le cartouche et enregistrer pour valider les données. IV Autres moyens en renforts (personnels et matériels) Cliquez sur 20

22 Un choix est proposé : - sapeurs-pompiers - autres services Type : SAPEURS-POMPIERS Renseigner le cartouche et enregistrer pour valider les données. Type : AUTRES SERVICES Renseigner le cartouche et enregistrer pour valider les données. IV Niveau plan ORSEC 21

23 Cliquez sur Précisez le type de plan déclenché et cliquez sur L activation est précisée par un fond rose. Modifier le niveau du plan ORSEC Cliquez sur à droite de l écran. Des informations complémentaires peuvent être apportées au déclenchement du plan. Cliquez sur pour valider. Lever le niveau du plan ORSEC Cliquez sur Cliquez sur à droite de l écran. pour valider. La levée du plan sera précisée par un fond vert. 22 pour valider.

24 IV Victimes et sinistrés Cliquez sur Cet espace permet de répertorier les victimes impliquées et les sinistrés. Choisir votre service à l aide du menu déroulant et renseigner les tableaux. IV Le niveau de gravité La gravité d un événement en cours peut augmenter. Dans ce cas, vous pouvez attirer l attention sur cette évolution Cliquez sur Le message suivant apparaît, cliquez sur pour continuer. Dans ce cas, le bandeau supérieur changera de couleur et le niveau de gravité sera signalé en rouge. 23

25 L événement concerné s encadre en rouge dans la liste de suivi de SYNERGI. Pour un retour à une situation normale, cliquez sur Le message suivant apparaît, cliquez sur pour continuer. IV Clore l événement Quand l événement est terminé, il convient de le clôturer. Cliquez sur Le message suivant apparaît, cliquez sur pour continuer. L information sera reportée sur le bandeau supérieur en rouge. L événement peut être réactivé, cliquez sur dans le menu déroulant. 24

26 COMPLEMENTS IV Les dossiers Les dossiers sont ouverts au niveau zonal ou national. Ils ont pour but de regrouper tous les événements se rapportant à la même thématique (exemple : intempéries ou grippe A). L ouverture d un dossier permet de faciliter la lecture par les utilisateurs en ouvrant une fenêtre spécifique croisant les événements et les mains courantes. Seul le niveau zonal et national peut clore un dossier. Choisir le dossier de rattachement et enregistrer. Pour accéder au dossier, cliquez sur dans le bandeau supérieur. 25

27 A/ LE BANDEAU SUPÉRIEUR Il comprend : - le numéro du dossier - le nom du dossier - la date de dernière mise à jour - la date de création - le nombre d événements - le nombre de mains courantes Les autres actions du bandeau supérieur : - ajouter une main courante - clore le dossier un dossier clos peut être réactiver, cliquez sur - ajouter des fiches complémentaires (formulaires) - Effectuer des synthèses, cliquez sur Choisir le format et pour imprimer.

28 B/ LA MAIN COURANTE Le cartouche de gauche permet de visualiser la main courante de l événement. Vous pouvez aussi amender ce suivi. C/ LES EVENEMENTS RATTACHÉS Le cartouche de droite permet de visualiser les événements rattachés au dossier. D/ LES PIÈCES JOINTES Cet espace, en bas de l écran, regroupe les pièces jointes rattachées au dossier. IV Prévisions Cliquez sur Complétez les actions à mener dans les tableaux à court, moyen ou long terme et 27

29 IV Cartographie Permet l accès à l espace cartographique. (Pour une utilisation optimale de l outil cartographique, se référer au guide dans mode d emploi) IV Météo Cet espace vous informe des données météorologiques en continue. Si vous souhaitez actualiser ces données, cliquez sur «METTRE A JOUR» Le message suivant apparaît, cliquez sur 28 pour continuer

30 IV Pièces jointes Vous pouvez ajouter des documents à votre événement. A/ LES DOSSIERS Des dossiers «non modifiables» sont disponibles dans cet espace : - ACTUALITÉS ADMINISTRATIVES - COMMUNIQUÉ DE PRESSE - PHOTOTHÈQUE - POINT DE SITUATION - SITAC (SITUATION TACTIQUE) Vous avez la possibilité d ajouter des dossiers en tant que de besoin. Cliquez sur Donnez un nom dans «Libellé» et enregistrer le nouveau dossier. B/ LES FICHIERS Pour accéder aux fichiers, ouvrir un dossier et cliquez sur le document. 29

31 Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur Cliquez sur document. dans le champ «fichier» pour rechercher votre Compléter les champs : - Libellé - Référence - Date Pour valider un nouveau fichier, cliquez sur 30

32 ALERTE IV Envoyer le message de l événement Cliquez sur Le message d alerte «SYNERGI» est destiné à informer le destinataire d un événement en cours ou d une situation particulière liée à cet événement. Il s agit d un message formaté et automatisé. Le destinataire recevra un message sur sa boîte mail que vous sélectionnerez. IV Envoyer un message privé Un message privé peut être envoyé à partir du menu «main courante dynamique» vers un abonné de la messagerie du portail ORSEC. Cliquez sur 31

33 Compléter le titre Rédiger le message Rechercher le (ou les) destinataire(s) du message Cliquez sur pour adresser le message. EDITIONS IV Bilan Le bilan d un événement est un dossier qui regroupe les différentes rubriques liées à l événement. Pour des raisons de visualisation, chaque rubrique est intégrée au dossier sur une ou plusieurs pages détachées. Vous pouvez changer la mise en page pour «économiser du papier», après avoir édité le bilan. Cliquez sur 32

34 Choix du format. Par défaut, le format PDF sera proposé. Choix du support Pour imprimer, visualiser votre document. Cliquez sur Pour envoyer par courriel Choisir dans une liste (prédéfinie dans «Annuaire de crise liste de diffusion»), les noms des destinataires. Ceux-ci s inscriront dans le contenu de la liste à droite de l écran. D autres destinataires peuvent être inscrits dans le champ en bas de l écran. Cliquez sur 33

35 IV-1.6 Ajout d une annotation Dans la fiche de l événement, en bas d écran, vous avez la possibilité d ajouter des annotations. Cliquez sur Ces informations sont visibles par tous. Si vous souhaitez que ces annotations ne soient visibles que par vous, cochez la case Saisir dans l espace «Tags» vos annotations. Un espace de commentaire est à disposition. l annotation Pour effacer une annotation, cliquez sur à droite de l écran. 34

36 IV-1.7 Mise en surveillance Si vous souhaitez être informé de l évolution ou de la création d un événement, mettre l application SYNERGI en surveillance. Sur la fenêtre des évènements en cours, cliquez sur Le dispositif de veille s affiche. Dans cette configuration : - Dès réception de nouveaux éléments concernant un événement, - Dès réception d un nouvel événement, UNE ALARME SE DÉCLENCHE EN VUE D AVERTIR LE CADRE DE PERMANENCE. Pour annuler le dispositif de veille, cliquez sur l écran. 35

37 IV-1.8 Clos Cet espace vous permet de visualiser les événements clos dans votre espace de travail. Pour une recherche plus précise, reportez vous au module de recherche. IV-1.9 Cartes interactives Cet espace au niveau zonal et national permet de visualiser les évènements en cours au moyen d une carte. IV La zone cartographique concernée AU NIVEAU NATIONAL 36

38 AU NIVEAU ZONAL IV Options Options d affichage des départements et des régions. IV Légende Une couleur est attribuée en fonction du nombre d événements. IV Visualiser les événements dans un département Cliquez sur un département colorisé Pour fermer la fenêtre, cliquez sur 37

39 IV-2 BRQ IV-2.1 Liste des B.R.Q. (Bulletin de Renseignement Quotidien) Choisir l espace de rédaction du BRQ (département, zone, national) et/ou la date. et pour valider la requête Si vous souhaitez effectuer une nouvelle recherche, cliquez sur La liste correspondant à votre requête s affiche en bas de l écran. 38

40 Pour visualiser un BRQ, cliquez sur la ligne choisie. Les BRQ sont en format PDF. IV-2.2 Créer un B.R.Q. (Bulletin de Renseignement Quotidien) 39

41 IV Sélection des événements Pour sélectionner un événement, choisir : - la période - en cours, clos ou tous pour valider la requête. Si vous souhaitez effectuer une nouvelle recherche, cliquez sur Cochez le ou les évènements choisis pour l élaboration du BRQ. IV Compléter le BRQ Vous pouvez ajouter des informations complémentaires à ce bulletin. IV Choix du format et de l édition du BRQ Choix du format. Par défaut, le format PDF sera proposé. 40

42 Choix du support. A/ Impression/Edition Cliquez sur B/ Sauvegarde serveur Cliquez sur Cette synthèse sera sauvegardée dans la liste des BRQ. C/ Envoi par courriel Choisir dans une liste (prédéfinie dans «Annuaire de crise liste de diffusion»), les noms des destinataires. Ceux-ci s inscriront dans le contenu de la liste à droite de l écran. D autres destinataires peuvent être inscrits dans le champ en bas de l écran. Cliquez sur 41

43 Les formulaires V Les formulaires Les formulaires sont des outils permettant de transmettre simplement des informations, dans le but d en faire une synthèse. Les formulaires sont créés par les échelons zonaux ou nationaux (COZ et COGIC), puis publiés pour être mis en ligne sur le portail ORSEC. Les utilisateurs accèdent à ces formulaires et entrent les données demandées pour les échéances fixées. V-1 Accéder aux formulaires Cliquez sur V-2 Choisir le formulaire La liste des fichiers s incrémente au fur et à mesure des données saisies. 42

44 Les formulaires V-3 Ajouter des données Cliquez sur Saisir les informations dans les différents champs. Les données peuvent être saisies dans des rubriques à compléter, des cases à cocher et/ou des menus déroulant à sélectionner. Pour valider vos données, cliquez sur 43

45 L annuaire des abonnés VI L annuaire des abonnés L application SYNERGI dispose d un annuaire de ses abonnés. Cette base de données regroupe les informations des fiches utilisateurs intégrées dans cet espace. VI-1 L espace de travail Le tableau comprend les informations suivantes : - Le nom, prénom le service la fonction le téléphone VI-1.1 Envoyer un message (messagerie interne du portail ORSEC) Cliquez sur Renseigner les rubriques : - Titre - Message et 44

46 L annuaire des abonnés VI-1.2 Envoyer un message (messagerie Internet) Cliquez sur VI-1.3 Le profil de l utilisateur Cliquez sur pour visualiser le profil de l utilisateur. Informations complémentaires VI-1.4 Rattacher un utilisateur Pour rattacher un utilisateur dans une liste cliquez sur. Choisir une liste de rattachement et VI-2 Les contacts personnels 45

47 L annuaire des abonnés Pour ajouter un contact personnel, compléter la fiche proposée et enregistrer. VI-3 Les listes de diffusion Cette rubrique contient les listes de diffusion avec vos favoris. Choisir la liste à afficher VI-4 Recherche Cette rubrique vous permet de retrouver un utilisateur dans l ensemble du portail. 46

48 Les documents SYNERGI VII Les documents SYNERGI Cet espace documentaire est un répertoire indépendant des événements qui permet de stocker des documents utiles. Le fichier peut être en lecture seule ou modifiable, lisible par tous (public) ou par certains utilisateurs (dossier partagé) ou n être lisible que par le créateur du document (dossier personnel). 47

49 La gestion des aléas spécifiques VIII La gestion des aléas spécifiques Afin de gérer des aléas spécifiques de portée nationale (grippe, grand froid, canicule, etc), un espace administré par l échelon central, et doté des mêmes fonctionnalités que l espace SYNERGI est affecté aux zones de défense et aux départements. L accès est accessible par l espace de travail dédié. 48