PROCÉDURE POUR LA GESTION DES PIÈCES JOINTES

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1 PROCÉDURE POUR LA GESTION DES PIÈCES JOINTES GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 1 sur 9

2 Table des matières I. Gestion des pièces jointes avec Microsoft Dynamics CRM Sécurité :... 3 Stockage :... 3 Recherche :... 3 Modifications et versions :... 3 II. Joindre une pièce jointe à une unité de production en GDI... 4 III. Rechercher une pièce jointe en GDI... 5 IV. Joindre une pièce jointe à une activité (rendez-vous, tâche) en GDI... 6 V. Joindre une pièce jointe à partir d Outlook... 6 VI. Gestion des pièces jointes aux courriels... 7 GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 2 sur 9

3 I. Gestion des pièces jointes avec Microsoft Dynamics CRM 2011 Microsoft Dynamics CRM 2011 offre, dans sa configuration standard, la possibilité d enregistrer les pièces jointes de deux manières différentes. Pièces jointes aux notes liées aux entités (compte, unités de production, rendez-vous, etc). Pièces jointes aux courriels Sécurité : Par design, une pièce jointe reliée à une note est considérée comme une note. Le niveau de sécurité requis pour consulter une pièce jointe est donc identique à celle en place pour les notes. En d autres mots, si un usager ou une équipe peut voir n importe quelle note du système, il pourra également voir n importe quelle pièce jointe du système. Par défaut, en GDI, les notes sont visibles par tous les membres de la même division. Par conséquence, la pièce jointe sera visible par tous les utilisateurs GDI appartenant à la même division. NB : On ne peut pas ajouter une pièce jointe en tant que note confidentielle Stockage : La valeur maximale par défaut pour les pièces jointes en GDI est de 5 Mo. Recherche : Par design, la pièce jointe fait partie d une note qui est liée à un enregistrement. Une recherche avancée est requise en utilisant les critères appropriés (Entité>Note>Nom de fichier). NB : Il est impossible d effectuer une recherche liée au contenu de la pièce jointe. Modifications et versions : On ne peut pas modifier une pièce jointe directement dans GDI. Il faudra télécharger la pièce jointe, la sauvegarder sur le disque de l utilisateur après la modification et la joindre de nouveau à l enregistrement souhaité. La gestion des versions n est pas prise en charge et donc deux notes avec des pièces jointes seront créées. L utilisateur aura en charge de reconnaitre et garder la dernière version valide du document en question. GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 3 sur 9

4 II. Joindre une pièce jointe à une unité de production en GDI A. Dans le menu en haut de la page de l unité de production : 1. Sélectionner l onglet «Ajout» 2. Appuyer sur le bouton «Joindre un fichier» 3. Appuyer sur «Parcourir» et sélectionner le fichier à joindre. B. Le fichier est joint dans une note liée à l UDP. GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 4 sur 9

5 C. Vous pouvez supprimer la pièce jointe, modifier le titre et le contenu de la note. III. Rechercher une pièce jointe en GDI La pièce jointe fait partie d une note qui est liée à une UDP. Pour trouver une pièce jointe une recherche avancée est requise en utilisant les critères suivants : NB : Pour plus d informations concernant les recherches avancées consulter le document «GDI - PROCÉDURE POUR CRÉER UNE VUE PERSONNALISÉE À PARTIR DE LA RECHERCHE AVANCÉE». GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 5 sur 9

6 IV. Joindre une pièce jointe à une activité (rendez-vous, tâche) en GDI Dans le menu en haut de la page du rendez-vous : 1. Sélectionner «Inclure>Joindre un fichier» 2. Appuyer sur «Parcourir» et sélectionner le fichier à joindre. Les autres étapes sont similaires aux exemples donnés pour les pièces jointes associées à une UDP. La procédure pour associer une pièce jointe à une tâche est équivalente. V. Joindre une pièce jointe à partir d Outlook NB: Les pièces jointes associées aux activités autres que les courriels (rendez-vous, tâches, etc.) en Outlook avec l option «Insertion>Joindre un fichier» ne sont pas automatiquement synchronisées avec GDI. Les pièces jointes doivent être reliées avec l enregistrement souhaité directement dans l application GDI. Si vous travaillez en Outlook et vous voulez ajouter une pièce jointe à une activité, vous devrez faire la procédure suivante : 1. Lier l activité Outlook à GDI : Utiliser l option «Définir concernant» ou «Suivi» pour la lier. 2. Ouvrir l activité dans le programme GDI : Cliquer sur l option «Afficher dans CRM» disponible dans le ruban. GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 6 sur 9

7 3. Suivre la procédure (page 6) «Joindre une pièce jointe à une activité (rendez-vous, tâche) en GDI» décrite dans ce document VI. Gestion des pièces jointes aux courriels A. Dans Outlook, lors de la création d un nouveau message, sélectionner l onglet «Insertion» et choisir le type et les documents à joindre au courriel par exemple «Joindre un fichier». On peut joindre plusieurs fichiers ou types de documents. Dans l onglet «Message» utiliser l option «Définir concernant» ou «Suivi» pour lier le courriel avec GDI. NB : Avec l option «Définir concernant» on peut associer un courriel avec les entités suivantes : NB : Si les pièces jointes sont ajoutées à un compte, les pièces seront accessibles par tous les utilisateurs de GDI. NB : Si les pièces jointes sont ajoutées à une unité de production, les pièces seront accessibles par tous les utilisateurs de la même division. GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 7 sur 9

8 B. NOTE IMPORTANTE CONCERNANT LA SÉCURITÉ : Une fois que vous avez enregistré votre message électronique en tant qu activité de courrier Microsoft Dynamics CRM, le message enregistré et toutes ces pièces jointes seront accessibles par toute personne qui a accès à vos activités dans Microsoft Dynamics CRM. Dans le cas de GDI, les activités sont visibles par défaut par tous les utilisateurs de la même division. C. Après l envoi du message, le courriel sera sauvegardé en GDI en tant qu activité fermée de type courrier électronique et les pièces jointes seront automatiquement sauvegardées en GDI. D. Le système va attribuer automatiquement un numéro de suivi (ex. : CRM: ) qui va apparaître dans l objet/sujet du courriel. Dans l exemple suivant le courriel a été associé avec une «Unité de production» en utilisant l option «Définir concernant». On peut retrouver le courriel à la fois dans la liste de «Mes activités fermées» et dans la liste des «Activités fermées» associées avec l unité de production. E. Les «Pièces jointes» sont associées à une Activité de type «Courrier électronique». GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 8 sur 9

9 F. On peut effectuer des recherches avancées avec des filtres sur le «Nom de fichier» des «Pièces jointes du courrier électronique». Par exemple, pour poser des contraintes sur le nom d un fichier envoyé comme pièce jointe à un courrier électronique et associée avec une unité de production on va utiliser les critères suivants : NB : Il est impossible d effectuer une recherche liée au contenu de la pièce jointe. NB : Pour plus des informations concernant les recherches avancées consulter le document «GDI - PROCÉDURE POUR CRÉER UNE VUE PERSONNALISÉE À PARTIR DE LA RECHERCHE AVANCÉE». GDI- Procédure pour la gestion des pièces jointes Page 9 sur 9

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