DÉMARCHE QUALITÉ IFSI- IFAS D ÉPINAL DE L INTÉRÊT DE LA MÉTHODE AMDEC DANS LA GESTION DES RISQUES EN IFSI- IFAS

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1 DÉMARCHE QUALITÉ IFSI- IFAS D ÉPINAL DE L INTÉRÊT DE LA MÉTHODE AMDEC DANS LA GESTION DES RISQUES EN IFSI- IFAS 1

2 ÉLÉMENTS CONTEXTUELS 2012: partenariat entre CRL, ANFH, Université de Lorraine, ARS et l ensemble des instituts de formation Diffusion du guide d auto-évaluation Identification de Relais Qualité Création d une dynamique régionale grâce au DU Qualité Mise en oeuvre d un accompagnement de terrain afin d assurer la pérennisation de la démarche 2

3 AU SEIN DE L INSTITUT Présentation de la démarche qualité par la Direction, désignation d un RQ Renseignement du guide d auto- évaluation, dès 2012 et jusqu en 2014 Finalité: Mise en exergue des forces et des faiblesses tant en interne qu en externe. 3

4 AU SEIN DE L INSTITUT 2015: Départ du RQ en Formation Concomitamment, mise en application sur le terrain d une approche par processus pour répondre à la norme ISO. Juillet- aout 2015: - Réalisation d une cartographie des processus - Formation des équipes pédagogiques à la démarche par processus. Réflexion et consensus autour de la cartographie des processus proposée 4

5 CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS MACRO PM Définir la politique d établissement Mettre en oeuvre le management stratégique Mettre en œuvre la communication interne et externe C A N D I D A T S S M Q PR PS Sélectionner les candidats RH: Recrutement Formation Qualification Former les étudiants Ressources matérielles: Achats Sous traitance Maintenance Evaluer l apprentissage théorique et clinique Clôturer la formation Système d information P R O F E S S I O N N E L S 5

6 PR: PROCESSUS RÉALISATION C a n d i d a t s PR1: SELECTIONNER LES CANDIDATS - Organiser l inscription au concours - Gérer les inscriptions - Mettre en oeuvre les épreuves écrites - Mettre en oeuvre les épreuves orales - Réaliser l inscription administrative PR2: FORMER LES ÉTUDIANTS - Décliner le dispositif de formation - Mettre en oeuvre la formation théorique - Mettre en oeuvre la formation clinique - Réaliser le suivi pédagogique - Réaliser le suivi administratif PR3: EVALUER L APPRENTISSAGE THÉORIQUE ET CLINIQUE - Évaluer l apprentissage théorique - Évaluer l apprentissage en situation professionnelle (IFSI) - Évaluer l apprentissage en situation professionnelle (IFAS) PR4: CLÔTURER LA FORMATION - Organiser et mettre en œuvre les CAECTS - Délivrer les diplômes - Suivre le devenir des étudiants/ élèves P r o f e s s i o n n e l s PS: PROCESSUS SUPPORT 6

7 PR3: ÉVALUER L APPRENTISSAGE THÉORIQUE ET CLINIQUE PR 3.1 ÉVALUER L APPRENTISSAGE THÉORIQUE - Planifier les périodes d évaluation - Élaborer les sujets et les grilles de correction - Valider les sujets - Réaliser la reprographie des documents - Mettre les supports en sécurité - Réaliser les évaluations - Corriger les épreuves - Assurer la sécurité des copies - Saisir les notes - Soumettre les résultats aux instances - Communiquer les résultats PR3.2 ÉVALUER L APPRENTISSAGE EN SITUATION PROFESSIONNELLE (IFSI) - Réceptionner les carnets de stage et feuilles d'évaluations (scan) - Vérifier et tracer les absences - Saisir les données - Apprécier la progression - Réaliser la synthèse des compétences acquises - Soumettre le stage à validation par la CAECTS PR3.3 ÉVALUER L APPRENTISSAGE EN SITUATION PROFESSIONNELLE IFAS - Planifier les dates d évaluation - Réaliser les MSP - Saisir les notes de MSP - Réceptionner les carnets de stage - Apprécier l'évolution des compétences en stage (carnet de stage) - Gérer les absences 7

8 ÉTAPES ESSENTIELLES Sept-nov 2015: Rédaction des cartes d identité des processus Choix de l outil AMDEC (Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leur Criticité) en lien avec la nouvelle Norme ISO 2015 Décembre 2015: Application de l outil AMDEC aux cartes d identités des processus de l institut 8

9 ÉTAPES ESSENTIELLES Décembre 2015: Point d étape avec les équipes. Concrétisation du projet par l identification de pilotes de processus et la constitution des groupes de travail basés sur le volontariat. Définition du calendrier. 1er semestre 2016: Accompagnement des groupes de travail par le RQ pour asseoir les finalités des cartes d identités et pour uniformiser les critères. Production de procédures utiles au fil de l eau Nov 2016: Formation à une démarche qualité de l organisation administrative Décembre 2016: Constitution d un plan de classement documentaire et de l arborescence associée 9

10 PR3.1: EVALUER L APPRENTISSAGE THÉORIQUE Etapes du processus Défaillances Modes Causes Effets Existence de moyens de détection G F D IPR Actions préventives et/ ou correctives Planifier les périodes d évaluation Planification non anticipée et non balisée Absence des formateurs référents, absence de temps de planification dédié Retard Absence de doc Calendrier partagé avec dates d évaluations anticipées Elaborer les sujets Non conformité des questions des intervenants extérieurs Différence entre les attendus Retard/ Arrêt Lecture des questions Expliquer les attentes, contractualiser avec les intervenants extérieurs Elaborer les grilles de correction Valider les sujets Pas de validation Envoi tardif du formateur, confirmation tardive du superviseur Absence de supervision Retard Non Arrêt Non Constitution d une procédure ou d un rétroplanning Relance pour validation des sujets Assurer la sécurité des copies Perte de copies Espace de stockage insuffisant, envoi intervenants, correction à domicile Retardé Non Local dédié, remise en main propre au intervenant Saisir les notes Soumettre les résultats aux instances Communiquer les résultats 10

11 BÉNÉFICES DE LA DÉMARCHE AMDEC AU NIVEAU DE L ÉQUIPE Visibilité du travail effectué en individuel et en collectif. Vision plus solidaire Motivation à travailler autour d un projet identifié, accompagné, structuré autour d un outil unique et partagé. Redynamisation des échanges, en lien avec un objectif commun Émergence d un sentiment d appartenance 11

12 BÉNÉFICES DE LA DÉMARCHE AMDEC AU NIVEAU DE LA PÉDAGOGIE: Réinvestissement de la place de l étudiant Rationalisation des documents pédagogiques Définition de critères communs Choix pour utiliser certains outils pédagogiques Régulation des méthodes pédagogiques Redéfinition des priorités de la formation, des enjeux et des objectifs pédagogiques. Création de nouveaux outils et identification de projets 12

13 PERSPECTIVES Construction d une cartographie des risques exhaustive Pérennisation d un plan de classement documentaire partagé qui favorise la cohérence du travail d équipe Préoccupation continue de l amélioration de la qualité dans tous les processus 13

14 EN CONCLUSION La démarche a conduit à repenser les outils à disposition à renforcer la stratégie globale au service d une pédagogie de qualité à une amélioration de la coopération et de la cohésion à favoriser la délégation en accentuant les missions d organisation au service d un collectif de travail à planifier et déployer la finalité pédagogique de façon cohérente et anticipée à étendre nos territoires avec les partenaires en améliorant notre communication 14

15 EN CONCLUSION Malgré le côté chronophage de la démarche, la reconnaissance des responsabilités et la nécessité d exercer la mission pédagogique avec constance, ont généré de nombreuses plus values. A mon niveau, la richesse de cette expérience me donne de la satisfaction, celle d avoir mené une mission porteuse d amélioration sans avoir créé de résistances majeures. L outil AMDEC fut le média de cette réussite. 15

16 MERCI Je tiens à remercier les étudiants, qui sont au coeur de nos préoccupations et qui ont contribué à cet enrichissement mutuel et à cette évolution positive. Merci également à la Direction de l IFSI IFAS pour son accompagnement, son soutien dans cette aventure et à l équipe pédagogique pour son implication. Merci de votre attention 16