ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE. Produire des documents professionnels courants

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1 ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE Produire des documents professionnels courants - Saisie et présentation de tous les documents pouvant être réalisés à l'aide de logiciels bureautiques : Traitement de texte (Word) - Tableur (Excel) - Présentation assistée par ordinateur (Powerpoint) - Conception et rédaction de documents professionnels (courriers, notes, imprimés, plannings, tableaux, etc.) - Prise de notes rapide - Utilisation des équipements courants : photocopieur, télécopieur, vidéo-projecteur, scanner, ordinateur et imprimante. Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure - Outils de communication : messagerie électronique, forums de discussion, webcams, blogs, téléphone, télécopieur, etc. - Méthodes et outils de recherche d'information : moteurs de recherches, mots clés - Outils de reprographie et de reliure : photocopieurs, machines à relier - Types de sources d'information - Connaissance de l'entreprise et de son environnement - Procédures et circuits internes de l'information. Assurer le classement et l archivage des documents du service ou de la structure - Mobiliers et ergonomie au poste de travail - Différents modes et supports de classement - Principes et méthodes de sauvegarde et de sécurité - Règles juridiques de conservation des documents - Règles d'identification des fichiers numériques - Norme du classement alphabétique. Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou visiteur - Techniques de communication - Organisation de l'entreprise - Techniques de développement personnel.

2 Assurer le traitement du courrier - Gestion du temps - Rédaction professionnelle courante - Connaissance des normes dactylographiques - Consignes pour l'adressage postal - Dateurs pour tamponner le courrier " Arrivée " - Machines automatisées pour ouvrir, mettre sous pli, peser et affranchir - Fonctions bureautiques de créations d'étiquettes : envois en nombre et publipostages - Récépissés postaux. Coordonner le planning d activités d une équipe et fixer des rendez-vous - Hiérarchisation des urgences et des priorités - Utilisation d un tableur ou d un logiciel particulier pour établir les plannings - Utilisation de l'agenda électronique et papier - Le travail collaboratif, particulièrement pour accéder aux différents agendas de l'équipe - Gestion du temps et des priorités - Repérage des incompatibilités entre plusieurs agendas - Outils électroniques et numériques. Organiser les déplacements et les réunions - Organisation des déplacements : Identification des personnes concernées, des dates, des lieux, des moyens et durées de transport, des possibilités d'hébergement et de restauration. Informations utiles (horaires, tarifs, conditions, modalités, plans, itinéraires, etc.). Réservations, en tenant compte des contraintes de l'entreprise. - Organisation des réunions : Procéder à la réservation des salles et des équipements nécessaires. S'assurer du bon fonctionnement du matériel en temps utile. Information des personnes concernées et remise des éléments du déplacement ou de la réunion (documents préparatoires et dossiers, réservations, billets, etc.). - Budgets et plannings correspondants - Sources d'information : sites Internet des différents prestataires pour la recherche des informations. Gérer un stock de fournitures - Méthode et outil de suivi de stock - Suivi administratif des commandes - Conception et utilisation des plannings, des imprimés - Gestion des déchets et produits recyclables - Vocabulaire technique associé à la gestion de ces ressources - Calculs nécessaires au suivi d'un budget - Méthodes d'organisation du travail - Procédures - Communication.

3 REALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIVERSES FONCTIONS DE L ENTREPRISE Assurer l administration des achats et des ventes - Documents et calculs commerciaux - Moyens de règlement - Principe de la T.V.A - Droits et obligations liés au contrat de vente/de transport - Conditions commerciales (livraisons, transports, assurances) - Plannings - Utilisation des logiciels : tableur, gestion de bases de données relationnelles, logiciel de gestion commerciale - Suivi d'un dossier commercial. Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau - Principes de base de la communication - Attitude adéquate face au problème rencontré - Droits et obligations liés à la situation à traiter (législation, conventions, règlements, procédures, contrats...) - Documents et calculs commerciaux - Connaissance approfondie des produits/services inhérents à la structure. Assurer le suivi administratif courant du personnel - Droits et obligations liés à l'administration du personnel - Vocabulaire spécifique de la fonction " Personnel " - Connaissances de base des réglementations générales et particulières (Code du travail, conventions collectives, accords d'entreprise) - Partenaires internes et externes (représentants du personnel, Sécurité Sociale, médecine et inspection du travail, etc.) - Eléments principaux d'une fiche de paie - Calculs concernant les indemnités de déplacement selon les règles fiscales en vigueur - Règles de classement - Règles de présentation, de diffusion, de confidentialité et de conservation des documents liés au personnel.

4 Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l activité du service ou de l entreprise - Calculs arithmétiques (écarts, pourcentages, cumuls, moyennes, etc.) - Utilisation des fonctions d'un tableur/grapheur ou autre logiciel spécifique (gestion commerciale, Gestion de Bases de Données Relationnelles) adaptées à la situation - Outils de présentation associés : machine à relier, vidéoprojecteur, etc. - Les différents types de représentations graphiques et tableaux de suivi (achats, ventes, ressources humaines) - Compréhension des mécanismes de calculs commerciaux et statistiques - Compréhension des termes de base en statistique et gestion (évolution, écarts, pourcentages, répartition, rapports, ratios, marges, etc.).

5 ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE COMPTABILITE Identifier, vérifier, comptabiliser les documents commerciaux pour produire des états comptables - Identification les documents comptables - Détermination des traitements comptables nécessaires en appliquant les normes - Vérification des travaux réalisés - Notions de droit commercial (contrat de vente, bases du droit comptable, notions de droit fiscal - Règles de comptabilisation des documents (factures, contrats, bordereaux,...) émis et reçus par l'entreprise - Techniques de recherche d'informations - Classement des informations - Calculs arithmétiques. Etablir et comptabiliser les déclarations de TVA - Bases du droit comptable - Bases du droit fiscal concernant la TVA - Recueil des informations nécessaires pour la déclaration de TVA - Comptabilisation de la déclaration de TVA. Comptabiliser les documents bancaires et suivre la trésorerie au quotidien - Réglementations applicables (comptable, bancaire) - Calculs arithmétiques - Identification des informations bancaires - Détermination des traitements comptables nécessaires. Justifier le solde des comptes et rectifier les anomalies - Réalisation d un état de rapprochement - Courrier de confirmation de solde (circularisation) - Constitution du dossier de justification des soldes pour l'expert-comptable - Application des procédures de justification des comptes.

6 ETABLIR LA PAIE ET LES DECLARATIONS SOCIALES COURANTES Réaliser des paies après la collecte des informations sociales et des données variables - Bases du droit social et de législation sociale nécessaires à la réalisation de la paie - Règles d'établissement d'un bulletin de salaire - Règles d'établissement des déclarations administratives - Techniques de recherche d'informations - Calculs arithmétiques - Identification des informations sociales (droit social, conventions collectives, règlement intérieur) - Applications des calculs de détermination des éléments du bulletin de salaire. Etablir les déclarations sociales périodiques - Bases du droit social, bases du droit fiscal lié aux déclarations sociales - Règles d'établissement des bordereaux - Techniques de recherche d'informations - Règles de comptabilisation de la paie et des charges sociales - Calculs arithmétiques - Identification des informations sociales à mentionner sur les états - Application des calculs de détermination des sommes à payer aux organismes.

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