Convention relative aux services communs entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole

Transcription

1 Convention relative aux services communs entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole Rapport de la commission mixte Le 12 septembre 2017

2 Convention de services communs entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole - Article 7 Commission mixte Une commission mixte composée de quatre membres du conseil métropolitain de Nantes Métropole et de trois membres du conseil municipal de la Ville de Nantes est instituée par la Ville et Nantes Métropole. Elle est chargée de se prononcer sur les modalités de calcul et de répartition des frais liés aux services communs et peut proposer des évolutions de ces modalités. Elle établit un rapport soumis aux deux organes délibérants. Elle se réunit au minimum une fois par an.

3 Sommaire A. La démarche de mutualisation B. La répartition des dépenses des services communs C. Les perspectives

4 A. La démarche de mutualisation

5 Historique Début de la démarche de mutualisation en 2001 avec la Direction des Ressources Numériques (DRN) et la Direction Logistique (DL) Développement : A partir de 2008, avec la mutualisation d'autres services En 2012, les deux structures ont été fortement impactées suite à une évolution importante des effectifs mutualisés et le développement de services communs. La consolidation de cette construction administrative s est poursuivie en 2013 Depuis 2015, confirmation du fait métropolitain : mise en cohérence de l'organisation des deux structures avec la loi MAPTAM 2014 puis la loi NOTRe en 2015 Mise en place des services communs en appui des transferts de compétences avec la Ville de Nantes (DG Culture, Direction des Sports ) et création des services communs pour les directions fonctionnelles (contrôle de gestion, finances) Une démarche définie dans une convention unique qui garantit la transparence du dispositif de services communs.

6 Une convergence des politiques publiques entre la ville et la Métropole Une culture managériale commune par la mise en place d une Direction Générale commune Plus de cohérence et d efficacité dans l action publique. Ainsi : - une politique d aménagement concertée, - une coopération renforcée entre la culture et l attractivité, - une communication externe mettant en œuvre une stratégie de communication unifiée à l échelle des deux territoires, - une politique de déplacement en lien avec la politique de stationnement, - une politique de l environnement et une politique foncière avec des objectifs communs (plan climat ) Une culture partagée grâce des actions transversales : démarche managériale, communication interne

7 Historique en chiffres postes mutualisés portés par Nantes Métropole au 31 décembre 2016 Dont postes depuis 2008 (hors DRN et DL maintenance véhicules) Décembre 2007 Décembre 2008 Décembre 2009 Décembre 2010 Décembre 2011 Décembre 2012 Décembre 2013 Décembre 2014 Décembre 2015 Décembre postes 173 postes 226 postes 312 postes 415 postes 933 postes 970 postes postes postes postes Dont 29 Dont 82 Dont 168 Dont 267 Dont 785 Dont 809 Dont 837 Dont Dont hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL hors DRN et DL (véhicules) (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) 19 postes mutualisés portés par la Ville de Nantes au 31 décembre 2016

8 Postes mutualisés en 2016 Postes mutualisés en 2016 DG des Services 12 Mutualisation du Pôle Dialogue Citoyen, Évaluation, Prospective DG du Secrétariat Général 8 Mutualisation de la cellule de gestion DG information et relation au citoyen 3 Réorganisation de la DG Cabinet :1 - Protocole : 68-1 DG Ressources 27 Mutualisation du contrôle de gestion et de l action foncière DG déléguée à la Cohérence Territoriale 2 Augmentation de postes dans des services déjà mutualisés DG Environnement et Services Urbains 1 DG déléguée à la Cohésion Sociale 1 DG Sécurité Tranquillité Publique -1 TOTAL 52

9 Répartition des postes mutualisés dans les Directions Générales à Nantes Métropole au 31/12/2016 Soit 19,5% du total des postes des deux structures postes mutualisés par direction (base organigramme 2016) DG des Services 16 DG du Secrétariat Général 43 DG information et relation au citoyen 59 Cabinet :1 - Protocole : 68 DG Ressources 914 DG déléguée à la Cohérence Territoriale 73 DG Développement Economique Attractivité Internationale 16 DG Environnement et Services Urbains 14 DG Projet Métropolitain 11 DG déléguée à la Cohésion Sociale 85 DG Sécurité Tranquillité Publique 187 DG Culture 27 TOTAL

10 Evolution des postes Ville de Nantes transférés vers Nantes Métropole (hors DRN/DL maintenance véhicules) années postes mutualisés depuis dont postes issus VDN en % des postes mutualisés 68,97% 54,88% 60,12% 61,80% 78,22% 77,63% 76,22% 76,76% 74,94%

11 Répartition des 19 postes mutualisés dans les directions au 31/12/2016 à la Ville de Nantes Nombre de postes Service commun des archives 17 Service commun de police municipale service d'études préopérationnelles et de procédures de la DGSTP Mission minorités ethniques non sédentaires

12 B. La répartition des dépenses des services communs

13 Principes de base Simplicité de calcul et de mise à jour Un compromis entre remboursement sur la base de données réelles et forfait Transparence 4 types de charges à refacturer Dépenses relatives à la masse salariale des services communs Dépenses relatives aux coûts d activités des services communs Charges de structure Dépenses d investissement

14 Dépenses relatives à la masse salariale des services communs Sont pris en compte tous les coûts relatifs à l ensemble des agents mutualisés quel que soit leur statut (permanent et non permanent), coûts salariaux directs figurant sur les bulletins de salaire des agents mutualisés Ces coûts salariaux sont refacturés au coût réel avec des clefs de répartition adaptées à chaque service concerné En 2016 : - Montant des dépenses masse salariale portées par Nantes Métropole : ( hors DRN et DL maintenance véhicules), Dont refacturés à la Ville de Nantes - Montant des dépenses masse salariale portées par la Ville de Nantes : Dont refacturés à Nantes Métropole

15 Rétrospective des dépenses de masse salariale des services communs Nantes Métropole (hors DRN et DL maintenance véhicules) Années Nombre de postes mutualisés hors DRN et DL véhicules Dont postes provenance ville de Nantes VDN 45 VDN 101 VDN 165VDN 614 VDN 628 VDN 638 VDN 968 VDN 981 VDN Coûts salariaux part VDN en % part NM en % % 57% 59% 63% 74% 75% 69% 59% 56% % 43% 41% 37% 26% 25% 31% 41% 44%

16 Les dépenses relatives aux coûts d activité des services communs Les charges liées à l activité des services communs qui peuvent être directement affectées à l une ou l autre des collectivités, sont prises en charge directement par le budget de la collectivité concernée. Les charges liées à l'activité des services communs, non facturables de manière distincte à l'une ou l'autre des deux collectivités, sont facturées en fonction du volume d'activité ou de consommation propre à chacune. Les charges d'activité portées par le budget Nantes Métropole comprennent notamment des dépenses liées à la démarche managériale, à la communication interne, au centre d'édition et aux ressources numériques refacturés au titre de 2016 à la Ville de Nantes Les charges d'activité portées par le budget Ville de Nantes comprennent notamment des dépenses liées au protocole, à la sécurité et logistique de l hôtel de Ville et au BATI refacturés au titre de 2016 à Nantes Métropole

17 Les charges de structure Les charges de structure comprennent : - les coûts de bâtiment des seuls services communs (loyer, entretien, nettoyage, gardiennage ) - les fluides des seuls services communs (électricité, eau, gaz) - les coûts liés à la gestion des ressources humaines (formation, déplacement ) - les prestations diverses (missions, réceptions, études, assurances ) - les moyens matériels des seuls services communs (carburants, fournitures, mobilier, ). Jusqu'en 2014, application de 3 forfaits calculés en tenant compte des situations géographiques des agents Complexité en terme de suivi de cette méthode, notamment au regard du volume conséquent du nombre d'agents mutualisés Traduction en un pourcentage : le montant 2014 des charges de structure, calculé selon les 3 forfaits issus du compte administratif 2008, réactualisés annuellement, représentait 8,5 % de la masse salariale Intégration de la contribution COS : 1% de la masse salariale En 2016, application d'un pourcentage de 9,5 % sur la masse salariale Soit en 2016 : refacturés à la Ville de Nantes pour les services communs portés par Nantes Métropole refacturés à Nantes Métropole pour les services communs portés par la Ville de Nantes

18 Les dépenses d investissement Les dépenses d investissement sont refacturées au coût réel en appliquant la clé de répartition adaptée à chaque service concerné. En 2016, le montant des dépenses d investissement refacturées à la Ville de Nantes est de dont de dépenses relatives aux ressources numériques et de dépenses relatives au parc auto.

19 Synthèse Les dépenses refacturées à la Ville de Nantes ,56 % ,96 % ,20 % ,28 % Les dépenses refacturées à Nantes Métropole Dépenses masse salariale Charges d'activité Charges de structure Dépenses d investissement ,66 % ,25 % ,09 % Dépenses masse salariale Charges d'activité Charges de structure

20 C. Les perspectives

21 Schéma métropolitain de mutualisation et de coopération : - Système d informations géographiques (SIG) et portail Géonantes: mise à disposition des outils SIG de Nantes Métropole avec des moyens humains mutualisés renforcés pour garantir un patrimoine commun d informations géographiques - Autorisations de droits des Sols (ADS) : Animation du réseau des instructeurs pour harmoniser les pratiques d instruction sur la métropole - Gestion documentaires des Archives : le service commun prévoit trois niveaux d appui et d intervention, selon le périmètre choisi par les communes Niveau 1 : Animation de la fonction gestion documentaire et archives Niveau 2 : Animation de la fonction gestion documentaire et archives + suivi des procédures de versements et d élimination Niveau 3 : Gestion des arriérés

22 Prochaines étapes Conseil municipal (6 octobre 2017) Conseil métropolitain (13 octobre 2017) Ce document de présentation valant rapport de la Commission mixte est joint en annexe à la délibération.