OBJET DU MARCHE ACHAT ET MAINTENANCE DE PHOTOCOPIEURS POUR LES SERVICES COMMUNAUX. Maître d'ouvrage

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1 MARCHE DE FOURNITURES ET DE SERVICES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) OBJET DU MARCHE ACHAT ET MAINTENANCE DE PHOTOCOPIEURS POUR LES SERVICES COMMUNAUX Maître d'ouvrage COMMUNE DE WILLEMS Rue Victor Provo WILLEMS Tél. : Fax. : DATE ET HEURE LIMITES DE REMISE DES OFFRES : Vendredi 01 octobre 2010 à 18 heures

2 IDENTIFICATION DE LA PERSONNE PUBLIQUE Mairie de Willems Rue Victor Provo WILLEMS Mode de passation La présente consultation est lancée selon la procédure adaptée en application de L'article 28 du Code des Marchés Publics. Forme du marché Le présent marché est un marché de fournitures et de services, faisant l'objet ni d'un allotissement, ni d'un découpage en tranche. Objet du Marché La présente consultation concerne l'achat et la maintenance de photocopieurs destinés aux services municipaux de la mairie de Willems. Les matériels acquis, seront dédiés aux services municipaux et seront livrés en lieu et place définis par la collectivité lors de la confirmation de commande. Ce marché sera conclu avec un seul opérateur économique. La durée du marché est fixée à 1 an, renouvelable 4 fois. La première année débutant à la date d'acceptation des termes du marché par le candidat retenu. Pièces constitutives du marché Les pièces constitutives du marché sont détaillées dans le règlement de consultation. Caractéristiques techniques des modèles de copieurs Les candidats devront proposer des appareils présentant les caractéristiques techniques minimales obligatoires décrites ci-après. Toutes les différences aux caractéristiques minimales requises seront évaluées. Outre la volonté d'acquérir des équipements qui permettent de : Répondre aux exigences d impression des services administratifs communaux (ou des autres utilisateurs), Permettre l'utilisation de papier standard blanchi, recyclé ou de couleur, avec ou sans entête imprimé, avec ou sans impression recto-verso (format A5 à A3), Privilégier l usage en copie et en impression recto/verso, Simplifier les opérations de numérisation des documents (revue de presse, courriers entrants, etc.), Maîtriser les coûts de fonctionnement, de maintenance (économie d énergie, quantité de consommable, etc.), Accroitre la durée de vie des équipements et des pièces de rechange (Développement durable). la collectivité exige d'autres critères : Critères environnementaux absence de substances dans composition des photocopieurs visées par le décret n du 20 juillet 2005 devant être attestée par le fournisseur, reprise de l'appareil en fin de vie, conformément au décret n du 20 juillet 2005,

3 Les photocopieurs doivent être conformes aux exigences du label Energy (ou équivalent), reprise des consommables en fin de vie, En cours d'exécution du marché, ce suivi sera formalisé annuellement par la production d'un rapport annuel de synthèse sur les consommables traités dans l'année par la collectivité. Caractéristiques techniques des matériels proposés Par souci d'homogénéisation du parc et de simplification d'utilisation des deux équipements, ceux-ci devront disposer d'un mode de fonctionnement identique. Les caractéristiques minimales requises sont globalement communes pour les 2 équipements. Les différences sont clairement spécifiées selon l'équipement (1 ou 2). Caractéristiques générales : Multifonction numérique Mémoire interne fonctionnelle : 1Go minimum Disque dur interne : 60 Go minimum pour stockage de documents standardisés, Fonction scanner Noir et Blanc et Couleur Impression et duplication N&B Volume d'impression : Équipement 1 : copies et impressions N&B par an Équipement 2 : copies et impressions N&B par an Réduction Agrandissement de 25% à 400% incrément 1% Temps de préchauffage : 20s Temps sortie 1 ère copie : 7s Temps sortie 1 ère impression :20s Chargeur automatique de documents Recto/Verso Reconnaissance automatique des formats pour le chargeur automatique Séparation en sortie des copies et des impressions par décalage ou tri croisé Niveaux sonores : En attente : 40dBA Fonctionnement : 65dBA Administration possible au travers du réseau Ethernet via une interface web standard (IE, Firefox, etc.), Compatibilité avec les OS courants: Microsoft (Windows 98, 2000, XP, Vista, Seven, serveur 2003, serveur 2008), Linux (CentOs, Suse, RedHat) Pas de module d'agrafage ou de pliage Pas de module de fax Gestion de codes d accès et affectation à des comptes utilisateurs Meuble sur socle à roulettes avec système de blocage Alimentation 220V AC 16A avec mode de mise en veille (économie d'énergie) Format et grammage du papier : Format des pages : originaux : A5 à A3 copies : A5 à A3 Grammage du papier : By pass : 50 à 160 g/m² Cassettes : 60 à 100 g/m² Chargeur :60 à 100 g/m² Qualité du papier : papier opaque blanc, ou recyclé, ou transparent de rétro-

4 projection Capacité des zones de stockage et de réception : Équipement n 1 : 2 cassettes minimum pour le stockage papier (réglable de A5 à A3) Capacité tiroir n 1 : 500 feuilles minimum Capacité tiroir n 2 : 500 feuilles minimum Capacité du by pass : 150 feuilles minimum Capacité du module de réception : 250 feuilles minimum Chargeur automatique de 100 feuilles minimum Équipement n 2 : 2 cassettes minimum pour le stockage papier (réglable de A5 à A3) Capacité tiroir n 1 : 250 feuilles minimum Capacité tiroir n 2 : 250 feuilles minimum Capacité du by pass : 100 feuilles minimum, Capacité du module de réception : 150 feuilles minimum, Chargeur automatique de 50 feuilles minimum Connectivité : Carte réseau 10/100 connexion RJ45 port USB 2.0 Compatibilité réseau TCP/IP pour environnement Windows et Linux/Unix (voir systèmes requis précédemment), Port USB en façade pour connexion mémoire USB pour impression ou pour récupération de documents scannés (avec navigation pour sélection de fichiers, nommage et effacement via interface). Duplication : Résolution en copie: 600 x 600 dpi Vitesse minimale de copie en N&B: Équipement 1 : 30 pages/mn en A4, 20 pages/mn en A3 Équipement 2 : 20 pages/mn en A4, 15 pages/mn en A3 Modes de fonctionnement : Recto-verso (+ toutes les variantes), livret, Impression : Résolution en impression : 1200x600 dpi Vitesse minimale d'impression en N&B: Équipement 1 : 30 pages/mn en A4, 20 pages/mn en A3 Équipement 2 : 20 pages/mn en A4, 15 pages/mn en A3 Modes de fonctionnement: Recto-Recto (+ toutes les variantes), livret et mode banderole, Protocole d'impression : PCL5 PCL6 XPS (PostScript3 serait un plus) Fonction scanner : Résolution de la fonction scanner : 1200 x 600 dpi Vitesse minimale de la fonction scanner en N&B et couleur : Équipement 1 : 30 pages/mn en A4, 20 pages/mn en A3 Équipement 2 : 20 pages/mn en A4, 15 pages/mn en A3 Modes de fonctionnement : recto-verso (+ toutes les variantes), mono-page et multi-pages

5 Module de fonction scanner automatique Couleur et Noir et Blanc, Recto-Verso, Format de la fonction scanner : TIFF, JPEG, PDF, PDF sécurisé Fonctionnalités : Scanner fichiers sur serveur, Scanner port USB, Scanner mail, Scanner FTP, Le scanner devra être simple d utilisation, Le tri et la reconnaissance des documents scannés pour une sauvegarde sur le serveur en fonction du type de document seraient un plus. Divers : Respect des réglementations et des normes NF et CE en vigueur, Respect des normes environnementales française et UE en fonctionnement et pour la conception des équipements, Recyclage ultérieure des équipements en fin de vie, Choix du modèle en fonction du volume annuel et de la longévité attendue de l'équipement : objectif 10 ans. Conditions d'exécution du marché Le marché est réputé exécutable dès réception de la signature par le titulaire du marché de l'acte d'engagement et dès son acceptation par le maître d'ouvrage. Il est exécuté dès l'émission du/des bon(s) de commande par la collectivité. La remise des offres, comme indiqué dans le règlement de consultation est fixée au vendredi 1er octobre 2010 à 18 heures dernier délai. L'étude des propositions commencera sans délai et le choix sera effectif au plus tard le mardi 05 octobre dans l'après midi. Dans ces conditions, les candidats non retenus seront informés à compter du 05 octobre 2010, et le candidat retenu sera informé à compter du 16 octobre Il incombera ainsi à ce dernier de commander les matériels pour que les livraisons se fassent selon le calendrier exigé par la collectivité et rappelé au règlement de consultation. L'installation du matériel implique le branchement, la connexion informatique, l'installation des logiciels d'application sur les postes informatiques ainsi qu'un test de toutes les fonctionnalités de l'appareil. Acquisition des équipements Les prix d'acquisition comprendront les coûts suivants et seront détaillés lors de la remise de prix: le coût intrinsèque de chaque équipement et de ses options, Le coût de la livraison, Le coût de l'installation et du paramétrage, La formation des utilisateurs, assurée lors de la mise en service des équipements, La reprise éventuelle et la mise en décharge des anciens matériels, Les frais de facturation, Le coût des licences de fonctionnement des équipements et la fourniture de leur mise à jour pendant la durée des contrats d'entretien, Garantie totale sur 2 ans. La réception définitive interviendra dès que la prestation complète aura été assurée et que les performances et services décrits dans ce cahier des charges seront respectés. Elle est notamment conditionnée par la livraison complète des équipements, de leur documentation et drivers, de la mise en service complète et effective et de la formation des

6 personnels. Un procès verbal de réception sera établi en collaboration avec le Directeur du Système d'information (DSI) et fixera les dates de mise en service effectif, de début de facturation et le départ du contrat d'entretien. Livraison La livraison des matériels sera faite sur les sites mentionnés par la collectivité lors de la commande. Ces sites sont situés dans le centre de la commune, en rez-de chaussée, sans contrainte notable d'accessibilité. La mise en service interviendra dans les 3 jours qui suivront la livraison. Elle comprend l'installation et le déploiement des pilotes d'impression et de la fonction scanner sur tous les postes des entités de localisation. Elle interviendra obligatoirement en présence du DSI. Tous les frais de livraison, de montage, de retour, d'évacuation et d'élimination des déchets seront à la charge du titulaire. Lors de la livraison, les anciens matériels seront éventuellement récupérés par le titulaire. Documentation Une fiche technique sera obligatoirement fournie pour le photocopieur proposé. La documentation sera obligatoirement en langue française, et sur supports papier et numérique (CD, DVD, USB). Elle intégrera les éléments suivants : Manuel opérateur, Manuel d'administration, Liste des pièces de rechange, Préconisation de stockage d'installation, Livret d'entretien où seront consignées toutes les interventions, Procédures d'entretien et de communication avec les services techniques du candidat ainsi que les numéros d'appel (commercial, contentieux, technicien, hot line) Formation du personnel utilisateur Un plan de formation des utilisateurs sera proposé par le candidat (5 personnes par équipement). Ce plan inclura la démonstration en fonctionnement de toutes les options et fonctionnalités. De même que pour le transfert de compétences concernant l'administration du matériel auprès du DSI. La formation et le transfert de compétences interviendront lors de la mise en service du matériel. Autres prestations attendues Proposition d'une solution matérielle répondant aux exigences et objectifs techniques de la collectivité, Proposition de contrats d'acquisition et d'entretien sur 1 an renouvelable 4 fois, Maintenance sur sites pendant les plages horaires définies, Installation et intégration des nouveaux matériels dans le réseau d'information communal (en collaboration avec le DSI), Transfert de compétences sur l'administration du matériel vers le DSI et la société qui assure l'accompagnement informatique de la collectivité, Formation des agents utilisateurs, Reprise éventuelle des anciens matériels.

7 Usage et utilisation des matériels Ces matériels seront utilisés essentiellement par le personnel communal. Afin de rationaliser et limiter les coûts de fonctionnement, le système intégrera un accès par code pour gérer l'affectation des coûts d'impression sur des comptes clients. Cette gestion devra être simple à administrer et à utiliser. Ils devront disposer d'une interface de commande graphique, simple, conversationnelle et les menus devront être explicites. Les travaux effectués sur ce matériel seront : Photocopie et utilisation du module scanner pour tous types de documents (textes, graphiques, photos, plans, journaux, revues) Impression de documents essentiellement issus d'applications bureautiques, Fonction scanner pour le courrier, des documents reliés ou des revues de presse à partir de journaux (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels) La commune utilisant essentiellement du papier recyclé, cela ne devra en aucun cas faire interférence dans le bon fonctionnement de l'appareil. Dans la phase de choix, les candidats devront être en mesure d assurer une démonstration de leurs appareils dans les conditions définies par la commune. Maintenance Pendant toute la durée du contrat, le prestataire devra assurer la maintenance (l'entretien) du matériel. La notion d'entretien des équipements inclut les aspects préventifs, curatifs et prédictifs ainsi que les améliorations que le constructeur jugera bon d'apporter pendant la durée de vie des équipements vendus. Le coût pour l entretien de cet appareil et de ses accessoires inclura : La fourniture de toutes les pièces de rechange et/ou d'usure y compris les modules d'alimentation électrique internes, les composants de connexion réseau (carte, Ethernet et USB), les disques durs, le four, les unités d'avancement (composants actifs et passifs), La fourniture de tous les consommables (hormis le papier) La mise à disposition d'une réserve suffisante de consommables pour une autonomie de chaque équipement pendant 3 mois (+ 1 toner d'avance), la main-d'œuvre, les frais de déplacement et d'hébergement des techniciens intervenants et/ou d'éventuels experts, Le remplacement à neuf de l'équipement en cas de dysfonctionnement grave excédent 5 jours et ne pouvant être résolu par le remplacement des pièces de rechange lors des interventions, Les frais de facturation, Le coût de la maintenance sera défini sur la base d'une période initiale de 5 ans et d'un prix ferme à la copie qui ne sera pas révisable pendant la durée du contrat initial, L'unité de facturation sera la copie A4 une face. Une facturation à l'identique pour A4 et A3 serait appréciée, Un relevé de consommation mensuel ou trimestriel permettra l'analyse des consommations et servira de base à la facturation, Le relevé de consommation et sa transmission se feront soit manuellement par les agents utilisateurs, soit automatiquement par le système proposé. Dans ce cas, une copie du bordereau de relevé sera systématiquement éditée et tenue en archivage par nos soins. Le contrat d'entretien est établi pour 1 an (renouvelable 4 fois) à compter de la signature

8 du procès verbal de réception. Les services techniques du fournisseur et sa hot line devront être joignables pendant les horaires d'ouverture de nos services via un numéro de téléphone non surtaxé. A toute demande d'intervention, écrite ou verbale, le fournisseur devra confirmer par écrit (mail ou fax) la prise en compte de cette demande. L'intervention se fera dans un délai maximum de 8h (heures/jours ouvrés) pendant les horaires de fonctionnement du service dans lequel sera situé le matériel, sur le site client avec les pièces détachées nécessaires au dépannage. Dès la signature du contrat de prestation, le candidat s'engage en cas de défaillance de son entreprise (liquidation judiciaire, dépôt de bilan, etc.) à faire reconnaître la validité du contrat de maintenance par le constructeur du matériel qui s'engagera conjointement et solidairement avec le fournisseur sur le maintien du service pendant toute la durée du contrat d'entretien. A la fin de contrat initial d'entretien, le candidat s'engage à proposer un nouveau contrat de maintenance. Celui-ci sera alors négocié en fonction des conditions économiques du moment. Au-delà de la durée initiale du contrat d'entretien, le candidat s'engage à maintenir une politique de maintenance performante des équipements et à fournir les pièces de rechange, d'usure et les consommables pendant toute la durée de vie de l'équipement et à concurrence d'une durée de 10 ans à partir de la date de fin de commercialisation des équipements vendus (L110-4 du Code du Commerce, L111-3 du Code de la Consommation et jurisprudence). Le candidat s'engage à maintenir lui même en bon état de fonctionnement les appareils qu'il aura vendus et à en fournir les consommables (sauf papier) et toutes pièces et accessoires nécessaires pendant la durée du ou des contrats de maintenance. En aucun cas, le candidat retenu ne pourra céder ses prestations à une autre société sans l'accord écrit de la collectivité. Il s'engage également à respecter les délais d'intervention de son équipe technique, délai qu'il aura indiqué dans sa proposition. L'organisation de la collectivité impose les interventions de maintenance et de réparation pendant les plages horaires de fonctionnement des services municipaux : Lundi au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 18h Samedi de 8h à 12h Fermeture les jours fériés De plus, la maintenance implique automatiquement : La formation des utilisateurs à toutes les fonctionnalités des appareils. En cas de panne Les frais de réparation, Les frais des pièces détachées, Les frais de main-d'œuvre, Les frais de déplacement (le déplacement de l'intervenant devra conformément aux délais indiqués par le candidat dans l'acte d'engagement, Si nécessaire le remplacement du matériel, les déplacements préventifs incluant : Le nettoyage, La formation des éventuels nouveaux utilisateurs, Les repérages des éventuels dysfonctionnements,

9 Mode de règlement Le prestataire présentera en trois exemplaires, un décompte trimestriel sous forme de facture qui précisera, outre les mentions légales obligatoires : L'objet du marché, Le montant de la maintenance précisant le «coût copie» contractuel ainsi que la quantité de copies relevées sur l'appareil au terme du trimestre précédent, Le montant global HT, TTC du décompte trimestriel. Résiliation En cas de dysfonctionnement grave et/ou répété d'un équipement, ou de performances requises par le CCTP non respectées, ou d'une incapacité à respecter les termes du contrat, la collectivité informera le prestataire de ceux-ci, par courrier recommandé avec demande d'avis de réception, et octroiera un délai de 2 semaines au prestataire pour lui permettre de remédier aux problèmes. Le prestataire aura la possibilité de remplacer l'équipement à neuf à ses frais ou de déléguer des techniciens et/ou experts afin de résoudre la situation dans les meilleurs délais. A l'issue de ce délai, et en l'absence de solution ou de résultat probant, la collectivité se réserve le droit de résilier de plein droit le contrat de maintenance sans possibilité pour le candidat de prétendre à une quelconque indemnité compensatrice. La collectivité contractualisera alors avec un nouveau prestataire de services. Règlement des litiges Le marché est passé par une personne morale de droit public, à ce titre, il relève du contentieux administratif et de la compétence du tribunal administratif de Lille territorialement compétent. Présentation des offres Les candidatures et les offres des candidats seront entièrement rédigées en langue française ainsi que les documents de présentation associés. Cette obligation porte également sur tous les documents techniques justifiant de la conformité d'un produit à une norme ou d'une marque de qualité non française dont l'équivalence est soumise à l'appréciation de l'acheteur. Toutefois, ce dernier se réserve le droit de se faire communiquer ces documents techniques dans leur langue d'origine. Une grille d'évaluation des caractéristiques est mise à disposition des candidats sous forme de tableur (excel, calc), celle-ci devra être jointe à l'offre sur format papier. Après ouverture, cette grille au format informatique devra nous être transmise sur demande. Il est rappelé que le signataire doit être habilité à engager le candidat. Conditions d'envoi ou de remise des offres Elles sont spécifiées au règlement de consultation. Néanmoins, les offres ne pourront être transmises ni par voie électronique, ni sur support physique électronique (CD ROM). L'enveloppe devra impérativement être cachetée et portera la mention suivante : «Fourniture/maintenance de photocopieurs pour les services de la ville de Willems» «Marché à Procédure Adaptée» - «Ne pas ouvrir par le service courrier»

10 Sélection des candidatures jugement et classement des offres Les dispositions de l'article 52 du Code des Marchés Publics s'appliqueront. Les critères de sélection sont répertoriés dans le règlement de consultation. Renseignements complémentaires Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir, pour les renseignements d'ordre administratif, une demande écrite, soit par voie postale, soit par voie électronique à l'attention de : Monsieur Yves POPPE yves.poppe@willems.fr Conseiller Municipal délégué aux Nouvelles Techniques d'information et de Communication (NTIC) Hôtel de Ville rue Victor Provo WILLEMS Tél. : Fax. : Une réponse par sera alors adressée en temps utile à tous les candidats.