Location de photocopieurs multifonctions et maintenance de l Office de Tourisme. Dossier de Consultation des Entreprises D.C.E.

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1 Dossier de Consultation des Entreprises D.C.E. Cahier des Clauses Techniques Particulières C.C.T.P. Maître de l'ouvrage / d œuvre OFFICE DE TOURISME de CASSIS Quai des Moulins CASSIS Tel : Fax : Objet LOCATION DE PHOTOCOPIEURS MULTIFONCTIONS ET MAINTENANCE POUR L OFFICE DE TOURISME DE CASSIS MARCHE PUBLIC DE SERVICES PASSE EN PROCEDURE ADAPTEE EN APPLICATION DE L ARTICLE 28 DU CODE DES MARCHES PUBLICS MAPA DATE ET HEURE LIMITE DE REMISE DES OFFRES : Lundi 17 août 2015 à 11H00 1

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 - OBJET DU MARCHE... 3 ARTICLE 2 - CONTEXTE DU MARCHE... 3 ARTICLE 3 DECOUPAGE EN LOTS... 4 ARTICLE 4 - OBJET DES PRESTATIONS... 4 ARTICLE 5 LOT 1 : RENOUVELLEMENT DU PARC DE PHOTOCOPIEURS DE LA VILLE DESCRIPTION, TYPOLOGIE ET FONCTIONNALITES DES MULTI-COPIEURS LISTE ET SPECIFICITES DES COPIEURS A FOURNIR MAINTENANCE DES PHOTOCOPIEURS ASSISTANCE ET MODALITES D INTERVENTION EN MAINTENANCE EVOLUTION DES MATERIELS LIEU ET CALENDRIER DE LIVRAISON... 8 ARTICLE 6 LOT 2 : MAINTENANCE ET REMPLACEMENT DES MOYENS D IMPRESSION (HORS PHOTOCOPIEURS) DESCRIPTION DES PRESTATIONS ATTENDUES LISTE ET SPECIFICITES DES MOYENS D IMPRESSION A MAINTENIR CONDITIONS D EXECUTION ANALYSE DU DYSFONCTIONNEMENT SIGNALE INTERVENTIONS POUR REPARER OU RETABLIR LE SERVICE ARTICLE 7 - VARIANTE ARTICLE 8 - DUREE DU MARCHE

3 Article 1 - Objet du marché L Office de Tourisme de Cassis procède à la présente consultation afin de souscrire un contrat ayant pour objet la location de photocopieurs multifonctions et leur maintenance, ce marché est composé de 2 tranches : La tranche ferme correspond à l acquisition d une location d un photocopieur multifonction et sa maintenance sur un délai de 4 ans à compter du 12 octobre 2015 jusqu au 12 octobre La tranche conditionnelle est soumise à la condition du déménagement de certains services de l Office de Tourisme dans un nouveau bâtiment prévu pour mai 2016 et correspond à l acquisition d une location d un photocopieur multifonction et sa maintenance, sur un délai allant de son affermissement jusqu au 12 octobre Pouvoir Adjudicateur et adresse d exécution du marché : OFFICE DE TOURISME de CASSIS Quai des Moulins CASSIS Au cas où des imprécisions de nature quelconque existeraient dans les pièces remises lors de la présente consultation, les candidats devront formuler leurs demandes d éclaircissement par écrit 8 jours ouvrés avant la date de dépôt des offres. Les renseignements administratifs peuvent être obtenus sur demande auprès du service administratif, Mme Valérie BONHOMME : Téléphone : Télécopie : Mail : Les renseignements techniques peuvent être demandés par mail au service Informatique, M. André RICK : Mail : Article 2 - Contexte du marché L Office de Tourisme de Cassis est situé Quai des Moulins et utilise des moyens d impression ayant fait l objet d une première optimisation et d une rationalisation par services en Le mode retenu à l époque était de la location. Ce marché arrivant à échéance au 15 octobre 2015, l Office de Tourisme a refait une analyse sur ses besoins, et souhaite renouveler son parc, en prenant en compte les nouveaux besoins de l équipe, les modifications organisationnelles et les contraintes de services apparues entre temps, 3

4 Article 3 Découpage en tranche Un seul lot compose ce marché : Tranche ferme : Location d un Photocopieur multi-services (Impressions, Photocopies et Scanner), avec contrat de maintenance sur 4 ans du 12 octobre 2015 au 12 octobre Tranche conditionnelle : Location d un Photocopieur multi-services (Impressions, Photocopies et Scanner), avec contrat de maintenance de son affermissement jusqu au 12 octobre Le marché est à bons de commandes avec maximum et à prix forfaitaire sur 4 ans. Article 4 - Objet des prestations Le marché porte essentiellement sur des prestations de location et de maintenance d'un parc de copieurs multifonctions N&B et couleur dont voici le détail des fonctionnalités est décrit pour chaque appareil Tranche Fixe Conditionn elle Type Copieur Multifonction Couleur en réseau Copieur gros volume N&B et couleur Scanner N&B et couleur Impressions N&B et couleur Module pliage/agrafage à cheval Vitesse (ppm) 50/60 4 bacs Copieur Multifonction Couleur Copieur gros volume N&B et couleur Scanner N&B et couleur Impressions N&B et couleur Vitesse (ppm) 40/50 3 bacs Il est à signaler qu aucun des matériels loués ou acquis au titre du marché ne sera équipé de la fonction Fax, celle-ci étant dorénavant entièrement dématérialisée par l Office de Tourisme. Les prestations pour ces 2 tranches comprennent : - La fourniture des appareils, - La livraison, la mise en place et l'installation des appareils sur les différents sites (assemblages des pièces détachées, paramétrage, ) - La fourniture des matériels périphériques associés (meubles supports, logiciels, prises de raccordement...) en liaison avec notre prestataire informatique, - La fourniture des consommables, - l évacuation des emballages, - l assistance à l Office de Tourisme pour la connexion au réseau informatique de l Office de Tourisme, 4

5 - Les tests et les essais, - La formation des utilisateurs - La fourniture des manuels et documentations techniques de machines rédigés en langue française, - L enlèvement des appareils faisant l'objet du présent marché au terme de celui-ci pour quelques motifs que ce soit, - L enlèvement des appareils destinés au rebut - la maintenance préventive et corrective comprenant la fourniture et la livraison de toutes les pièces et/ou tous les consommables autres que les supports d'impression. Le matériel proposé devra être conforme aux normes françaises et européennes en vigueur. Tous les prix indiqués dans l Acte d Engagement seront des prix nets - remise déduite incluant l ensemble de ces prestations. Les frais de transport sont à la charge du titulaire. Article 5 Lot 1 : Renouvellement du Parc de Photocopieurs de l Office de Tourisme de Cassis 5-1 Description, typologie et fonctionnalités des multi-copieurs Les matériels proposés doivent être de marque reconnue, faciles d utilisation, dans les standards actuels du marché et une gamme de produits pérenne. L accent sera mis par l Office de Tourisme sur l homogénéité des consommables entre ces appareils. Les meubles supports, s ils sont nécessaires à l installation, doivent être prévus dès la proposition du matériel et inclus dans le coût de la location (apparaître en clair dans la proposition). Les sociétés indiqueront dans leur offre quel système peut être mis en place pour la gestion à distance des interventions et des consommables. Le nouveau parc de copieurs de l Office de Tourisme est composé de 2 types de matériels, comme indiqué dans l article 4 Tous les copieurs sont multifonctions, c'est-à-dire que, connectés au réseau, Ils permettent de photocopier des documents, d imprimer et de numériser des documents à partir ou vers un poste de travail connecté au réseau local de l Office de Tourisme. L utilisation de ces appareils pourra se faire par un code utilisateur paramétrable, sur lequel des restrictions pourront être affectées par utilisateur ou groupe d utilisateur (copie couleur ou N&B, nombre de copies par période, ), interfaçable avec l Active Directory de l Office de Tourisme. La procédure de paramétrage des codes d utilisation devra être fournie et expliquée au service administratif de l Office de Tourisme. Au minimum, tous les copieurs devront avoir comme caractéristiques : - copieurs de type Bureautique (pas de type Imprimerie ), - technologie numérique, - écran tactile, - réveil réseau, - mise en veille automatique, 5

6 - utilisation par code programmable, - une vitesse d impression ou de copie de l ordre 50 ppm, - format papier du A5 au A3 (tous les copieurs impriment principalement en A4 et A3), - trieur, - une connexion réseau RJ45 Ethernet avec le protocole de communication TCP/IP, - une compatibilité avec les protocoles Ldap, Active Directory et SNMP, - des pilotes d impression paramétrables au niveau du réseau, - le matériel fourni devra avoir des drivers Postscript compatibles avec les différentes versions Microsoft (Windows XP Professionnel, Windows 7, Windows 8.1, Windows 2008 serveurs, Windows 2012-Server et les éventuelles évolutions), - possibilité de faire du fond de page, - un système d agrafage automatique (1 ou 2 points) - un module de numérisation, - Le photocopieur devra avoir la fonction OCR de reconnaissance de caractères pour les documents numérisés - la possibilité d imprimer en recto-verso, - un plateau d alimentation manuelle (Bypass) en plus des bacs de papier universel, - compteur de copies dissociant le N&B de la couleur, - Sécurisation par code utilisateur, - Grammage papier de 80 g à 210 g 5-2 Liste et spécificités des copieurs à fournir Le nombre de copieurs ainsi que leur emplacement et leur typologie sont donnés à titre indicatif et correspondent au besoin de l Office de Tourisme en juillet Pour autant, l organisation interne peut amener à changer cette liste sur la durée du marché ou à demander de déménager certains photocopieurs. Ces déménagements possibles devront être intégrés dans le coût global de la maintenance associée au contrat de location. En plus des caractéristiques communes ci-dessus (Article 5-1), il est attendu de chaque copieur les spécificités suivantes : Le volume estimé est annuel. Les bacs doivent avoir des capacités de 250 à 500 feuilles, de grammage allant de 80 à 210 grammes. Les matériels devront dans la mesure du possible pouvoir numériser automatiquement plusieurs pages à la suite, et disposer d un OCR (reconnaissance de caractères). Il est rappelé qu aucun de ces matériels ne sera équipé de la fonction Fax, celle-ci étant dorénavant entièrement numérisée et dématérialisée par l Office de Tourisme de Cassis. Les copieurs doivent être équipés de bacs multidestinataires (3 au minimum). 6

7 5-3 Maintenance des Photocopieurs La maintenance des photocopieurs doit être préventive et systématique, ainsi que corrective lorsque cela est nécessaire, selon un calendrier qui sera défini avec le prestataire retenu en début de marché. Les visites préventives systématiques et interventions de maintenance ont pour but de réduire les risques de pannes et de maintenir dans le temps les performances des matériels ou équipements à un niveau proche de celui des performances initiales. Les interventions effectuées au titre de la maintenance préventive et/ou corrective et qui résultent notamment des constatations faites lors de visites systématiques, ou sur l appel d un service demandeur de l Office de Tourisme, ont pour objet le maintien en état de fonctionnement des matériels ou équipements à la suite d une défaillance. A ce titre, le titulaire garantira, pour une durée de 4 ans, l entretien et le parfait état permanent du matériel : - la qualité des photocopies (comparable à tout instant aux tests effectués lors de la mise en service), - l approvisionnement des produits consommables (sauf le papier), - le dépannage des appareils dans les conditions ci-dessous. La passation des commandes de consommables sera assurée soit par le technicien lors des visites de contrôle et de dépannage, soit par le contractant. La fourniture des consommables et les interventions peuvent être spontanément effectuées par le titulaire en cas de mise en place d un système de gestion à distance des interventions, des consommables et des relevés compteur. Le délai d intervention pour dépannage ne devra, en aucun cas, dépasser 8 heures, décomptées à partir de l appel téléphonique ou de l envoi d une télécopie ou d un mail par l Office de Tourisme. Dans certains cas, qualifiés d urgent par l Office de Tourisme, le délai sera ramené à 4h. En cas de panne importante nécessitant le remplacement de pièces ou le retour de l appareil en atelier, le titulaire s engage à mettre en place, à ses frais, un nouvel appareil de mêmes caractéristiques, dans les 72 heures, décomptées à partir de l appel téléphonique ou de l envoi d une télécopie ou d un mail par l Office de Tourisme, et ce, jusqu à la remise en état, y compris les essais de l appareil défectueux. Les machines devront être réparées avec des composants neufs, sans frais supplémentaire. Aucune pièce ne doit provenir d'un reconditionnement de composants déjà utilisés. Le soumissionnaire devra attester de la provenance sur demande de l Office de Tourisme. Chaque machine sera dotée d'un carnet d'entretien. Ce carnet fera apparaître : - le modèle de machine, numéro de matricule de la machine et date de mise en service, - les dates d'intervention des visites préventives, - les dates d'interventions en cas de dysfonctionnement de la machine, - les changements de pièce effectués. 5-4 Assistance et modalités d intervention en maintenance Le titulaire mettra à disposition de l Office de Tourisme et de ses agents une assistance téléphonique (numéro unique non surtaxé) pour toute demande d intervention en cas de panne d un appareil ou de sa connexion. 7

8 Ce numéro de téléphone devra être accessible aux heures standard d ouverture de l Office de Tourisme (9h 17h30, 5 jours /7) Le titulaire devra intervenir dans les locaux de l Office de Tourisme sur appel téléphonique dans les 8 heures ouvrées qui suivent l appel téléphonique. En cas d urgence, ce délai d intervention est réduit à 4 heures ouvrées à compter de l appel téléphonique. En cas d indisponibilité de l appareil suite à une panne ou un dysfonctionnement supérieur à 72 heures, il sera mis à la disposition de l Office de Tourisme un appareil de remplacement identique (avec les mêmes fonctionnalités), gratuitement et au-delà des 72 heures d indisponibilité, pour toute la période de réparation (ou de commande du nouveau matériel). Pour faciliter l accès aux locaux de l Office de Tourisme, les personnes intervenant habituellement ou en remplacement, nommément désignées par le titulaire du marché en vue de son exécution, doivent présenter une preuve d appartenance au prestataire titulaire : elles sont seules autorisées à intervenir sur les matériels faisant l objet du présent marché. Le titulaire du marché désignera, en outre, une personne référente qui sera l interlocuteur habituel de l Office de Tourisme. Tout changement de ce responsable devra être signalé par écrit à l Office de Tourisme. 5-5 Evolution des matériels A son initiative, le titulaire peut procéder à des modifications des appareils liées à l évolution technique, à condition qu il n en résulte ni augmentation de prix, ni altération de la qualité, ni rupture dans l exécution de la prestation. De même que l Office de Tourisme peut être amené, en fonction de son organisation, à augmenter ou diminuer son parc de copieurs (évolution quantitative) ou d en demander une évolution technique (évolution qualitative). Ces évolutions feront alors l objet d un avenant au présent marché. Pendant toute la durée du marché, et en fonction de ces évolutions, le titulaire s engage à l installation des équipements, à assurer, site par site, la formation des usagers, ainsi qu à fournir toute documentation complémentaire, formation ou assistance technique que l Office de Tourisme pourrait lui demander ultérieurement. Le Titulaire devra s assurer de la mise à jour des pilotes d'impression de chacune des machines, afin que ceux-ci, installés sur le parc de postes de travail de l Office de Tourisme, soient toujours à jour. À cet effet, le Titulaire devra prévenir l Office de Tourisme de toute mise à jour des pilotes, et les mettre à disposition du service informatique. 5-6 Lieu et Calendrier de Livraison Le calendrier est précisé dans le Règlement de Consultation. Le candidat devra proposer un planning d installation et de mise en œuvre en adéquation avec la demande de l Office de Tourisme. 8

9 Article 6 - Variante Location de photocopieurs multifonctions et maintenance de l Office de Tourisme Une seule variante est autorisée pour le marché : le candidat peut proposer du matériel reconditionné pour la tranche conditionnelle. Le matériel reconditionné devra respecter les exigences de l Office de Tourisme : - Matériel de qualité équivalente à du matériel neuf (un carnet d entretien sera demandé ; des tests qualitatifs et quantitatifs seront effectués lors de l installation). - Ancienneté des appareils inférieure à 2 ans. Article 7 - Durée du marché Le présent marché est passé pour une durée de 4 ans à compter de sa date de notification pour la tranche fixe, et pour une durée allant jusqu au 12 octobre 2019 à compter de sa date de son affermissement pour la tranche conditionnelle. Aucune reconduction ne sera possible en fin de marché. Ce C.C.T.P. comporte 9 pages et 7 articles. Lieu et date : Signature et cachet de l Entreprise : Précédé de la mention manuscrite «Lu et approuvé» : 9

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