Pas-à-pas Excel et suivants

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1 Pas-à-pas Excel et suivants Faire un bordereau de remise de chèque Objectif : remplir un document dont les éléments permettent d alimenter deux autres feuilles soit un bordereau de remise de chèque pour la banque et un document calculant les TVA pour la personne qui assure la comptabilité. Au départ, le travail manuel nécessitait trois éléments différents donc trois fois l écriture des données communes. L idée est donc de diminuer cette part de travail en permettant en outre un meilleur contrôle par le calcul automatique de la TVA. Données : la date de saisie, les numéros des chèques et des clients, les noms des banques et des clients, les informations sur la prestation, les montants et les taux de TVA. Ce à quoi il faut penser : la façon avec laquelle on saisit les informations de façon à permettre d automatiser au mieux le remplissage des autres feuilles en fonction de leurs destinataires. certains nombres commencent par des zéros qu il faut absolument garder : les passer au format «Texte» pour qu Excel les conserve et les affiche lorsqu un calcul doit se faire en fonction d une cellule ou d une groupe (plages) de cellules, s assurer que la saisie soit faite de façon à ne pas fausser le calcul. les différentes feuilles doivent avoir des noms parlants de façon à ce que n importe qui puisse s y retrouver les entêtes doivent fait dès le départ : ainsi ils ne sera pas nécessaire d y revenir et chaque feuille imprimée comportera les éléments d identification indispensable pour un travail ultérieur sur le papier le classeur sera utilisé au quotidien et fera à chaque fois l objet d un fichier séparé, il faut donc veiller à ne pas abîmer le fichier d origine par un enregistrement malencontreux 1 Les fonctions du logiciel que l on utilisera : format de cellule validation pour imposer la saisie de quatre caractères, ni plus ni moins, et une liste déroulante entête personnalisé nommage des feuilles opérations de base : calcul de la TVA, somme automatique fonction «SI» pour le calcul de la TVA fonction NB val pour compter automatiquement le nombre de chèques remis collage spécial pour le travail sur plusieurs feuilles travail avec des modèles 1 Les captures d écran sont faites à partir d Excel 2003

2 Les étapes création des colonnes et choix du format création de la liste déroulante obliger la saisie de quatre caractères dans la colonne «N de client» ajouter la multiplication pour calculer automatiquement les montants totaux paramétrer l entête pour qu il affiche automatiquement le mois et la date d impression créer la feuille qui servira de bordereau pour la banque Faire la feuille, remise au comptable, qui calcule la TVA transformer le classeur en modèle afin de le protége 2

3 Première étape Créer le tableau de saisie des données : format des cellules LES COLONNES : LEUR CONTENU ET LEUR FORMAT Date du jour de remise Nb : si cette dernière se fait au fil de l eau, utiliser le raccourci clavier : Ctrl+ ; pour entrer automatiquement la date du jour. N client : nombre au format texte composé impérativement de quatre chiffres ce qui permet d une part d avoir des numéros commençant par des zéros, d autre part un contrôle sur la saisie de la donnée Client : nom du client Banque : on pourra, si nécessaire, par la suite, créer une liste déroulante Chèque N : nombre au format texte pour garder les zéros au début, on pourrait même imposer la saisie d un nombre minimal ou précis de caractères. La plupart des numéros de chèques étant composés de sept chiffres. Intitulé : texte Lieu : texte, il pourra être envisagé par la suite de créer une liste déroulante à partir d une liste utilisée par ailleurs si ladite liste n est pas trop importante Prix unitaire : euros Quantité : nombre standard sans décimale Prix total : euros, c est le résultat du prix unitaire multiplié par la quantité Montant du chèque : en euros, il peut être différent du prix total pour différentes raisons, par exemple un chèque peut payer plusieurs prestations qui sont détaillées dans le tableau Marge : euros, s ajoute manuellement Taux TVA : une liste déroulante permet de figer la saisie les taux pour pouvoir faire des calculs à partir de cette colonne 3 MISE EN FORME DES CELLULES Pour formater les cellules : sélectionner les colonnes N DE CLIENT et CHÈQUE N en cliquant sur la lettre de la colonne et en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Puis, clic droit, sélectionner Format de cellule. Dans l onglet Nombre, sélection Texte, cliquer sur OK pour finir.

4 Faire de même en choisissant les options Monétaire avec symbole pour les colonnes : prix unitaire, prix total, montant du chèque et marge. AJOUTER UNE CELLULE DE TOTAUX EN HAUT DE LA FEUILLE Si on a commencé le tableau par la première ligne, insérer une ligne : cliquer sur une cellule de la première ligne, dans le menu Insertion cliquer sur LIGNES, elle s insèrera automatiquement au-dessus de la ligne sur laquelle on est. Taper le mot Totaux dans l une des cellules de cette ligne, de préférence au dessus de la cellule appelée «Quantité» de façon à calculer les totaux au dessus des colonnes : «Prix total» et «Montant chèque». Dans la cellule à droite de «Totaux», cliquer sur l icône de somme automatique : Excel introduit la fonction Somme dans la barre de formule, il ne reste plus qu à sélectionner à la souris la les cellules qui doivent être additionnées. Nb : l insertion de colonnes se fait de la même façon que l insertion de lignes. Les colonnes s insèrent toujours à gauche de la colonne sur laquelle est le pointeur 4

5 Deuxième étape Créer une liste déroulante dans la colonne Taux TVA Pour créer une liste déroulante il faut d abord la saisir dans une colonne de la feuille de calcul et l y laisser, on pourra toujours masquer la colonne par la suite. Ensuite sélectionner la colonne ou les cellules dans lesquelles on veut imposer la saisie d un des choix de la liste, ici la colonne TAUX TVA. Dans le menu Données, cliquer sur Validation. Sélectionner Liste. Excel demande alors où se trouve la liste. Cliquer sur l icône à droite du cartouche blanc Source pour sélectionner la liste dans la feuille. Lorsque les cellules sont sélectionnées, cliquer à nouveau sur l icône à droite du cartouche blanc pour valider l opération. Si on le souhaite, on peut rajouter un message de saisie pour aider l opérateur à choisir, ce message s affichera dès que la cellule sera active. Il est possible aussi de prévoir un message d erreur. Il s affichera si un autre élément que celui prévu dans la liste est saisi. 5

6 Troisième étape Imposer la saisie d un nombre de caractères dans une cellule Il faut commencer par sélectionner la cellule ou la colonne dans laquelle on désire qu il n y ait que quatre caractères à taper, pas un de plus, pas un de moins, ici la colonne N CLIENT. Excel laisse d autres possibilités évidemment. Comme précédemment, aller dans le menu Données/Validation. Et là, au lieu de choisir Liste, sélectionner LONGUEUR DU TEXTE, puis, en dessous, à la rubrique DONNÉES, cliquer sur égale à et taper 4 dans le cartouche LONGUEUR. 6 C est tout! On peut, bien sûr, et c est assez conseillé si la feuille doit être remplie par d autres personnes, créer un message d erreur.. NB : pour rendre la saisie obligatoire dans un groupe de cellules, décocher l option «Ignorer si vide». Excel ne voudra rien faire tant que la cellule n aura pas été remplie selon les conditions déterminées.

7 Quatrième étape Ajouter la multiplication pour calculer automatiquement les montants totaux Ces montants sont le produit du prix unitaire par la quantité. Cliquer sur la cellule où doit figurer le résultat, ici I2 et appuyer sur la touche = du clavier pour entrer l opération. Puis sélectionner la première cellule, ou taper ses références, appuyer sur la touche * du clavier et sélectionner la deuxième cellule. Appuyer sur la touche Entrée pour valider l opération. Il est, bien sûr inconcevable de refaire cette opération pour chaque cellule, on utilisera les fonctions de copie en «étirant» tout simplement la formule aux cellules situées en dessous de I2. Faire attention à la forme du pointeur qui doit être une petite croix noire en bas à droite de la cellule : 7

8 Cinquième étape Paramétrer l entête pour qu il affiche automatiquement le mois et la date d impression La première opération consiste à renommer la feuille. Clic droit sur l onglet, ici «Feuil1», cliquer sur Renommer et lui donner, par exemple, le nom du mois en cours, ici on l appellera «Première feuille». Puis aller dans le menu Fichier/Mise en page, cliquer sur l onglet En-têtes et pieds de page. Choisir l option EN-TÊTE PERSONNALISÉ : cliquer sur l icône d insertion de du nom de l onglet et sur celle de la date. Ajouter le titre que l on veut. 8 On peut, bien évidemment opter pour une autre répartition des informations, ajouter les numéros de pages : et le nombre de pages totales : Cliquer sur Ok, si le résultat vous convient, cliquez encore une fois sur Ok.

9 Sixième étape Créer la feuille qui servira de bordereau pour la banque Notre première feuille, celle qui sert à la saisie de toutes les informations est maintenant finie. Il faut donc faire le bordereau de banque qui reprendra quelques informations de ce premier tableau. On a besoin des colonnes : Banque Client, que l on appellera nom du tireur pour reprendre le vocabulaire bancaire, Numéro de chèque Montant du chèque À cela, il faut rajouter en haut une zone de texte avec toutes les spécifications sur le compte, un total des chèques remis ainsi que le nombre de chèques. Passer sur la feuille 2 (Feuil2) en cliquant sur son onglet puis créer la zone de texte : menu Affichage/Barres d outil, sélectionner Dessin. 9 La barre d outil DESSIN s affiche en bas de l écran. Cliquer sur l icône : Il est possible de changer la taille et la place de la zone de texte avec la souris. Dans le premier cas le pointeur doit avoir la forme d une croix noire, dans l autre c est une grosse croix blanche. Cliquer dans la zone et saisir les informations en mettant en forme comme il convient : un clic droit sur la bordure de la zone ouvre la boîte de dialogue FORMAT DE LA ZONE DE TEXTE.

10 Pour afficher la date de remise : saisir «Date de remise :» dans une cellule. Il ne reste plus qu à insérer la date du jour par le raccourci clavier : Ctrl+ ;. L usage de la fonction «Maintenant» n est pas recommandé car la date change à chaque ouverture de la feuille. Avant d insérer la fonction qui servira à compter automatiquement le nombre de chèques et qui figurera au dessus de la liste des chèques remis, il faut donc intituler les colonnes. L idée étant de gagner du temps, on fera un collage avec liaison des données de la première feuille vers la feuille de remise de chèques. Penser à bien paramétrer les formats des cellules qui contiennent des nombres pour éviter les mauvaises surprises. SÉLECTION DES CELLULES À COPIER DANS LA PREMIÈRE FEUILLE ET COPIE 10 Maintenir le bouton de la souris enfoncée pour ce faire, puis, par exemple cliquer avec le bouton droit de la souris et cliquer sur Copier. La zone en gris s entoure de tirets clignotants. COLLER LA SÉLECTION DANS LA DEUXIÈME FEUILLE Placer le pointeur là où doit commencer le collage et au lieu de faire un collage habituel, dans le menu Édition, sélectionner Collage Spécial, cliquer sur : COLLER AVEC LIAISON. Toute modification de la première feuille se répercutera sur cette la deuxième. Par contre le collage avec liaison ne respecte pas fidèlement la mise en forme d origine. Il faudra donc la retravailler en n oubliant pas le format des nombres.

11 Il ne reste plus qu à placer la somme automatique qui calculera le montant total des chèques remis et le nombre de chèques. INSERTION DE LA FONCTION NB VAL Cette fonction permet de calculer le nombre de cellules remplies (non vides) dans une plage (ou sélection) d une feuille. Le principe : se mettre là où doit figurer le résultat et cliquer sur l icône : Si la fonction ne fait pas partie des dernières utilisées, cliquer sur TOUS et faire défiler les fonctions (attention, dans la version 2000 d Excel elles figurent dans la colonne à droite des catégories de fonctions et non en dessous comme sur l illustration). Cliquer sur NB VAL puis sur Ok. 11 La boîte de dialogue qui s ouvre explique ce qui est nécessaire pour que la fonction remplisse son office. Ici, il s agit simplement de sélectionner les cellules sur lesquelles doit se faire le comptage, pour cela, cliquer sur l icône à droite du cartouche blanc «Valeur1» :

12 Sélectionner les cellules à prendre en compte, cliquer sur l icône à droite de la fenêtre. On revient à la fenêtre précédente, cliquer sur OK. La fonction est en place. La feuille est finie! NB : si, en fonction de la saisie de la première feuille, il y a des lignes vides car un chèque peut payer plusieurs prestations et être détaillé pour des raisons comptables, il est très simple de supprimer les lignes vides. Les sélectionner, se rendre dans le menu Édition/Supprimer ; cela ne touchera en rien la première feuille. 12

13 Septième étape Faire la feuille, remise au comptable, qui calcule la TVA Elle se base sur les données de la première feuille et se remplit entièrement automatiquement de deux façons différentes : par une collage avec liaison (voir la procédure dans l étape précédente) et par des calculs effectués notamment grâce à la fonction «Si». MISE EN PLACE DES INFORMATIONS Copier-coller avec liaison les colonnes qui servent à identifier l origine, la raison et, bien sûr le montant des chèques ainsi que celle comportant le taux de TVA. Si, dans l opération, toutes les cellules affichent des zéro, aller dans le menu Outils/Options et, dans l onglet AFFICHAGE, décocher l option «Valeurs zéro» Mettre en forme les cellules. AJOUT DES COLONNES DE CALCUL : UTILISATION DE LA FONCTION SI Créer quatre colonnes, une par taux de Tva Pour la TVA à 2,10% la formule sera : «=(prix*1/1,021)2,10%» Pour une TVA à 5,5 ce sera : «=(prix*1/1,055)*5,5%» Et pour une TVA à 19,6 : «=(prix*1/1,196)*19,6%» La fonction SI permettra de déterminer le montant de cette TVA en fonction du taux affiché dans la colonne «Taux TVA» : 13 Placer le pointeur juste en dessous de la cellule «TVA 2,10», cliquer sur l icône, choisir la fonction SI de la même façon que l on avait sélectionné la fonction NB VAL dans l étape précédente. La boîte de dialogue s ouvre. Il faut : 1. indiquer à quoi doit répondre la condition, ici la cellule K6 (la première de la colonne Taux TVA) doit être égale à 2,10% 2. préciser ce qui doit se passer dans la cellule où l on se trouve si la condition est remplie. En l occurrence il s agit de calculer le montant de la TVA à partir du prix TTC, il faut donc saisir la formule en commençant par un «=» pour qu Excel comprenne bien qu il s agit d un calcul à faire. On tapera donc : =(H6/1,021)*2,1%, H6 étant la première cellule de la colonne «Prix total».

14 3. si la condition ne se vérifie pas, Excel, par défaut, inscrira FAUX dans la cellule. Si l on ne veut rien avoir, le plus simple consiste à taper un espace et la cellule restera vide. Le résultat : À noter : Excel indique à droite de la fenêtre le résultat, ce qui permet de vérifier la qualité de la formule. Procéder de même pour les deux autres taux, puis, comme on l a vu à la quatrième étape, recopier les formules vers la bas sur autant de cellules que nécessaire. Pour les prix sans TVA, il faudra procéder autrement puisqu on ne peut pas faire de division par zéro. Le plus simple et peut-être le plus efficace consiste à indiquer qu Excel doit afficher un 0 si la condition est remplie et rien du tout dans le cas inverse. Cela permet de faire des vérifications visuelles rapides. Si le 0 ne s affiche pas, le mettre en guillemets, Excel le prendra pour du texte et ne posera plus aucun problème. Et voilà : 14

15 Il ne reste plus qu à ajouter, en haut ou en bas de chaque colonne, des sommes automatiques, peaufiner les entêtes et pied de page ainsi que la mise en page et le tour est joué. Nb: quand on fait un collage avec liaison, ne sélectionner que ce qui sera utile, sinon le fichier risque d être très lourd et peu agréable à travailler. D une manière générale, on évitera de sélectionner toute une feuille de calcul. 15

16 Huitième étape CRÉER LE MODÈLE Transformer le classeur en modèle afin de le protéger C est l étape la plus simple, elle consiste à enregistrer le fichier sous (menu Fichier) et à sélectionner comme TYPE DE FICHIER : Modèle. Et si on veut avoir un aperçu du fichier dans la fenêtre des Modèles, cliquer sur FICHIER/PROPRIÉTÉS et cocher «Enregistrer l image de l aperçu». 16 TRAVAILLER AVEC LE MODÈLE Avec Excel2000 aller dans le menu Fichier/Nouveau et choisir le modèle «Remise de chèques». Dans les versions suivantes, si le volet Office n est pas affiché, il s affiche et il faut choisir dans le volet Nouveau document : SUR MON ORDINATEUR.

17 Dans les deux cas, une boîte de dialogue s ouvre vous invitant à choisir le modèle à partir duquel travailler. Il s ouvrira comme un nouveau fichier et vous devrez l enregistrer en lui donnant u nom pour garder les informations que vous aurez saisies. 17

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