Guide de l outil Excel en ligne

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1 Guide de l outil Excel en ligne Concept Les paramètres des comptes et toutes les données de l exercice en cours ainsi que de l exercice précédent sont importés de Topal (COA Data). Une «liste des soldes» avec les valeurs mensuelles (solde et budget) est créée par compte. Dans Excel, les valeurs sont reprises et délimitées par date (Data) selon la période prise en considération. Ces données sont ensuite traitées et prêtes à être utilisées ultérieurement (Data 2). Toutes les autres feuilles de présentation reprennent les données référencées d après le compte et le numéro de groupe à partir de cette «mémoire intermédiaire». Conditions Topal Solutions La version 6.1 ou ultérieure de Topal Solutions et un utilisateur spécifique. Guide de l'outil Excel en ligne Page 1 sur 7 hostagest sàrl Grand Rue 14 CH 1083 Mézières Tél : Fax : info@hostagest.ch Homepage :

2 Office Office dès la version Un complément Excel est rajouté avec l installation de l application. Afin de pouvoir utiliser toutes les fonctions des feuilles correctement, vous devez activer deux compléments supplémentaires d Excel en sélectionnant le menu «Outils Options». Dans Excel 2010, ils sont activés par défaut par contre dans Excel 2003, vous devez les activer. Guide de l'outil Excel en ligne Page 2 sur 7

3 Installation Aucune installation spécifique n est nécessaire. Le fichier est enregistré dans un répertoire de l utilisateur après l initialisation. Il peut être intéressant de standardiser le nom du fichier : Initialisation Le fichier initial peut être généré avec la fonction correspondante du menu «Options». Le fichier peut être enregistré dans un répertoire spécifique à l utilisateur en lui attribuant un nom standardisé (comme décrit ci-dessus). Société, exercice Dans la feuille «Settings», vous devez saisir le nom de la société (mandat) et l exercice : Plus bas dans la même feuille, l adresse de la société peut être saisie (pour le «rapport»). Langue, période Le module est trilingue et la langue peut être sélectionnée. Selon les besoins, le compte de résultats peut être affiché par mois ou par trimestre. Mise à jour des données Le bouton de rafraîchissement du menu «Topal» vous permet de mettre à jour les données de la comptabilité. Guide de l'outil Excel en ligne Page 3 sur 7

4 Adaptation du rapport Toutes les feuilles sont en lecture seule. Pour effectuer des adaptations, vous devez enlever la lecture seule. Accueil Format Protection Protéger la feuille Déverrouiller Après les modifications, il est conseillé de remettre la lecture seule. Insérer des lignes de comptes Le rapport a été créé pour que les données correspondantes soient reprises de la mémoire d après le numéro de compte. Cela signifie que chaque affichage peut être adapté de manière relativement simple ; il suffit de recopier des lignes entières du rapport. Sélectionner une ligne entière Copier Insérer la ligne copiée Ensuite, saisissez le numéro de compte dans la première colonne. Afin que les formules de sommes puissent être adaptées, les lignes doivent toujours être insérées dans une section de somme. Suppression de lignes de comptes Pour supprimer des lignes, il y a deux possibilités : soit seul le contenu de la ligne est supprimé (bilan) : Soit la ligne entière est supprimée. Il faut faire attention que les formules de sommes des groupes ne soient pas détruites ou adaptées en conséquences. Contrôle d intégrité Pour contrôler si toutes les lignes du rapport apparaissent ou si elles ont été saisies à double, la feuille «Data2» peut être consultée. Les comptes qui n ont pas été insérés correctement apparaissent dans la première ligne en rouge (colonne 1 Rapport, colonne 2 Bilan/PP) : Guide de l'outil Excel en ligne Page 4 sur 7

5 Autres adaptations Dans ce rapport, à la base, tout peut être adapté. Avant d effectuer les adaptations, il est conseillé de faire une copie de sauvegarde. Les utilisateurs Excel aguerris n ont quasiment aucune limite. Reporting Date du rapport Après l ouverture du fichier, les données de la comptabilité sont automatiquement mises à jour. Il est ensuite possible de saisir la date du rapport dans le «menu» de la première page. Les données importées sont traitées et prêtes à l emploi selon la période. Menu / rapport Les deux premières feuilles résument le rapport complet. Bilan Affichage de l actif et du passif Compte de résultat Les chiffres du budget sont également repris de la comptabilité de Topal. Si aucune comparaison avec le budget n est désirée, ces colonnes peuvent simplement être masquées : Sélectionner les colonnes, Accueil Format Masquer & Afficher Masquer les colonnes Pour afficher le compte de résultat de manière condensée, il est possible de masquer les lignes de détails en utilisant les fonctions standards d Excel : De la même manière (Tout sélectionner), les lignes peuvent à nouveau être affichées. Guide de l'outil Excel en ligne Page 5 sur 7

6 Statut liquidités Affichage des trois indicateurs les plus importants des liquidités. ROI Pyramide des indicateurs selon «DuPont». Rapport de gestion Affichage du bilan et du compte de résultat pour le rapport annuel. Liquidités En se basant sur le budget annuel ou sur les valeurs de l exercice précédent, une projection des liquidités peut être faite pour les 12 prochains mois par l attribution d une clé. Sélection du budget ou de l exercice précédent comme base : Les pronostics des prévisions mensuelles par compte de produits/charges se basent sur une clé de répartition qui doit être attribuée au groupe. La clé peut être créée soi-même : Ou plus élégamment, créée automatiquement en saisissant le numéro de groupe de l exercice précédent. Ensuite, la clé désirée doit encore être attribuée au numéro de groupe. Guide de l'outil Excel en ligne Page 6 sur 7

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