Appliquer notre Code. Code de Conduite de Petrofac

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1 Appliquer notre Code Code de Conduite de Petrofac

2 Sommaire Section un : Introduction 1 Bienvenue à Code de conduite 2 Nos valeurs 4 Notre fonction Conformité Section deux : Notre programme de signalement «Speak Up» 8 Comment signaler vos préoccupations par le programme «Speak Up» 8 Protéger ceux qui s expriment par le programme «Speak Up» Section trois : Assurer des opérations sans risque, sécurisées et conformes 12 Sécurité, hygiène et environnement Section quatre : Notre équipe 16 Égalité des chances 17 Constituer un effectif diversifié 20 Promouvoir la tolérance et le respect 22 Tolérance zéro à l égard de l alcool et des drogues Section cinq : Travailler avec des tierces parties 26 Travailler avec des sous-traitants, des fournisseurs et des partenaires commerciaux 28 Éliminer les pots-de-vin et la corruption 28 Lutter contre la facilitation 30 Cadeaux et divertissement 32 Concurrence loyale et ouverte 34 Éviter les conflits d intérêt 35 Participations personnelles Section six : Travailler avec les communautés 40 Investissements sociaux Section sept : Communications et divulgation 44 Activités politiques 44 Communications commerciales 46 Relations avec les médias et les investisseurs 48 Négociation des actions des employés Section huit : Protection de la confi dentialité, des informations et des actifs 54 Agir de manière responsable Publication : Février 2013

3 Bienvenue à notre Code de Conduite Notre Code est fondé sur nos valeurs, la base de tout ce que nous faisons. Il régit la façon dont nous travaillons. Il expose nos attentes de tous ceux qui travaillent pour et avec Petrofac nos employés, fournisseurs, sous-traitants, agents et partenaires et nous aide tous à travailler de manière cohérente aux mêmes normes élevées. Il actualise et remplace le Code de Conduite, qui a été publié en Le code est fondé sur nos six valeurs et fournit des directives pour le traitement des décisions et des situations difficiles. Les pages suivantes vous expliqueront concrètement ce que nous attendons de vous et de ceux qui travaillent avec nous ; comment agir dans le respect de la loi ; et fourniront des conseils sur les relations avec autrui. Vous y trouverez également des liens vers d autres sources d informations et nos politiques, procédures et normes détaillées. Il incombe à tous de suivre notre Code, de faire preuve de discernement et de bon sens dans les actions et les activités d affaires. Notre réputation en tant qu individus et en tant que société, de même que notre succès dépendent de ce Code. En cas de doute concernant le nonrespect du Code ou toute autre situation, il convient de demander des conseils aux supérieurs hiérarchiques, aux départements Ressources Humaines, Juridique, de Contrôle de Conformité, ou à notre service d assistance téléphonique confidentielle «Speak Up». Nous devons toujours nous conformer à la loi et chercher à travailler selon les normes d éthiques les plus élevées. En tant que signataires du Pacte mondial des Nations Unies, nous sommes alignés à ses principes. Nous sommes fiers de notre organisation diversifiée et inclusive et nous nous engageons à maintenir ces principes dans toutes nos activités. Il est important que vous lisiez et comprenez notre Code, et que vos actions et comportements démontrent ce que signifie de travailler pour et avec Petrofac. Ayman Asfari, Directeur Général du Groupe Février 2013 Code de Conduite de Petrofac 1

4 Nos Valeurs Sécurité Éthique Innovation Réactivité Qualité et optimisation des couts Obligation de Résultat 2 Code de Conduite de Petrofac

5 Notre Code de Conduite est fondé sur nos six valeurs. Il fournit des directives pratiques pour la plupart des situations que vous êtes susceptible de rencontrer quotidiennement. Parfois, il n y a pas de règles précises à suivre. Dans ces circonstances, agissez selon nos valeurs : Sécurité Rien n est plus important pour Petrofac que la sécurité ; de notre personnel, nos clients et les communautés dans lesquelles nous travaillons, en passant par l intégrité des biens et des installations que nous construisons, maintenons et gérons. Éthique Nous visons les normes les plus élevées de comportement éthique. Cela signifie agir de manière appropriée envers nos clients, nos employés, les communautés et l environnement dans lequel nous opérons. Innovation Il est de notre nature de penser différemment, de prendre des initiatives et de défier de façon positive les conventions. Des aspects commerciaux aux aspects techniques, nous cherchons toujours à ajouter de la valeur. Réactivité Nous prenons le temps de comprendre ce que veulent nos clients et d adapter nos services pour répondre à leurs besoins. Nous réagissons promptement lorsque des défis se posent et nous nous efforçons de faire de nos mieux pour les surmonter. Qualité et optimisation des couts Notre but est d optimiser la valeur pour nos clients, sans toutefois compromettre la qualité et l intégrité. Obligation de Résultat L obligation de résultat est au cœur de nos activités et nous cherchons constamment à dépasser les attentes de nos clients. Code de Conduite de Petrofac 3

6 Notre fonction Conformité En bref... La fonction Conformité aide l entreprise à respecter ses obligations éthiques et réglementaires. Elle gère l assistance téléphonique «Speak Up» et veille sur les enquêtes relatives aux violations signalées de notre Code. Pour plus d informations sur le programme «Speak Up» de Petrofac, veuillez vous référer à la page 8. Chez Petrofac, tout le monde est responsable de la conformité. Nous avons une fonction Conformité qui aide l entreprise à respecter ses obligations éthiques et réglementaires, surveille tout risque en rapport avec l éthique et la conformité encouru par la Société, et détermine, en partenariat avec notre entreprise, la démarche à adopter. La fonction Conformité établit les politiques, les procédures, les processus, les formations et les communications pour s assurer que la Société respecte les normes éthiques les plus élevées. Notre programme «Speak Up» (cf. détails en page 8) est géré par la fonction Conformité, qui veille sur les enquêtes relatives aux infractions signalées de notre Code, la mauvaise conduite ou la violation de nos normes. Le responsable de la Conformité du groupe représente Petrofac auprès des tierces parties, y compris les organismes de réglementation et les fonctionnaires, sur toutes les questions d éthique et de conformité. Se conformer aux lois et règlements Nous devons tous respecter les lois et règlements qui nous régissent, partout où nous opérons. Chacun doit veiller à ce que toutes les lois qui régissent notre Société et nos prestataires de services, y compris mais sans s y limiter, le commerce international, l importation, l exportation, l immigration et le droit du travail, sont respectées et suivies. Ce code constitue le cadre qui vous aide à être conforme. Même s il ne peut pas couvrir l ensemble des règles, règlements, questions ou situations possibles, il devrait donner des éclaircissements sur la façon dont nous sommes tous tenus d agir. En cas de besoin de plus amples renseignements, veuillez contacter la fonction Conformité. 4 Code de Conduite de Petrofac

7 «Nous devons tous respecter les lois et règlements qui nous régissent, partout où nous opérons.» Q Dois-je suivre la législation locale ou le code? Nous devons obéir aux lois et règlements des pays dans lesquels nous exerçons nos activités, tout en suivant le Code. C est-à-dire : Toujours obéir aux législations locales En cas de doute, suivre la norme la plus rigoureuse Code de Conduite de Petrofac 5

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9 Notre programme «Speak Up» 8 Comment signaler vos préoccupations à travers le programme «Speak Up» 9 Protéger ceux qui s expriment à travers le programme «Speak Up»

10 Notre programme «Speak Up» En bref... «Speak Up» est l assistance téléphonique confidentielle d assistance téléphonique de Petrofac pour les employés et les tierces parties. Tout le monde peut signaler ses préoccupations au sujet d une violation possible du Code à un opérateur formé à tout moment. Nous encourageons toutes les personnes impliquées avec Petrofac, employés ou autres, à s exprimer par le programme «Speak Up», en cas d inquiétudes au sujet d un comportement ou d une activité contraire à l éthique ou en cas de questions au sujet de notre Code. Toute infraction ou violation présumée du Code doit être signalée immédiatement. Veuillez consulter votre supérieur hiérarchique, son / sa superviseur, RH, ou encore les départements juridique ou de Contrôle de Conformité. Pour les questions urgentes, telles que la sécurité, consulter un responsable local pour assurer une prompte action. Si vous avez le moindre doute, demandez conseil à votre responsable hiérarchique, RH, les départements juridique ou de Contrôle de Conformité, ou contacter notre service d assistance téléphonique confidentielle «Speak Up». Comment signaler vos préoccupations à travers le programme «Speak Up» Il existe de nombreuses façons de signaler vos préoccupations. Pour parler à un opérateur formé aux questions d éthique et de conformité, suivez les instructions qui figurent au recto de la dernière page de cette brochure. Les appels sont gratuits et les lignes sont ouvertes 24 heures par jour, sept jours par semaine. Dans certains de nos sites, un opérateur local vous aidera. Ou vous pouvez envoyer un courriel à : SpeakUpPetrofac@expolink. co.uk Vous pouvez également signaler toute préoccupation en accédant à l adresse Web suivante : www. expolink.co.uk en utilisant le mot de passe «petrofac». Votre signalement sera traité en toute confidentialité et fera l objet d une enquête approfondie. Votre confidentialité sera protégée et vous serez informé de l évolution de l affaire si vous le souhaitez. Vous pouvez signaler vos préoccupations anonymement. 8 Code de Conduite de Petrofac

11 Protéger ceux qui s expriment à travers le programme «Speak Up» Signaler de bonne foi vos préoccupations ou les fautes présumées, ou prendre part à une enquête ne nuira à votre position au sein de Petrofac en aucune façon. Nous ne tolérons pas les représailles contre ceux qui ont soulevé des questions et nous prendrons des mesures contre toute personne qui se comporte de cette façon, affecte négativement une enquête relative au code de Conduite ou viole la confidentialité. Les représailles peuvent comprendre la menace ou l intimidation pour empêcher quelqu un de signaler une violation du Code ou de participer à une enquête. Toutes représailles seront examinées et les mesures appropriées seront prises. Les représailles constituent une question disciplinaire qui pourrait conduire à un licenciement. Si vous, ou, à votre connaissance, toute autre personne avez subi des représailles, contactez «Speak Up» ou parlez à la fonction Conformité. Votre supérieur hiérarchique, son / sa responsable, RH ou la fonction juridique seront également en mesure de vous aider et pourraient être associés à toute enquête ultérieure. Q Que dois-je déclarer? Toutes les violations réelles ou présumées du Code doivent être déclarées. Q Comment puis-je être sûr que mon travail ne sera pas en péril si je signale une violation du Code? Nous protégerons toute personne qui signale de bonne foi une violation du Code. «Si vous soupçonnez une quelconque violation de notre Code, signalezla à travers le programme «Speak Up» en toute confiance.» Code de Conduite de Petrofac 9

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13 Assurer des opérations sans risque, sécurisées et conformes 12 Sécurité, hygiène et environnement

14 Assurer des opérations sans risque, sécurisées et conformes En bref... Tout le monde doit être conscient des risques et prendre des mesures pour les réduire. Notre objectif est d atteindre un taux d accident zéro. Sécurité, hygiène et environnement La sécurité est l une des valeurs fondamentales de Petrofac et notre première priorité. Nous nous efforçons d offrir un milieu de travail sans risque pour nos employés, nos sous-traitants et tous ceux qui ont des relations avec Petrofac. À cette fin, nous cherchons à assurer l intégrité de toutes les installations et les équipements, à maîtriser les risques intrinsèques aux activités d exploitation des ressources pétrolières et gazières, et à offrir une formation à nos salariés afin de garantir leur sécurité sur le terrain et dans les bureaux. Nos politiques et nos méthodes de travail soutiennent notre objectif de «zéro accident» et encouragent la transparence des signalements. Tout le monde doit être conscient des risques et prendre des mesures pour les réduire. Nous exerçons nos activités dans le strict respect des exigences pertinentes afin de minimiser notre impact sur l environnement et d atteindre notre objectif de zéro incident environnemental. Nous travaillons activement pour réduire notre empreinte écologique mondiale et celle de nos clients, en mesurant et réduisant les émissions, déchets et rejets, en utilisant efficacement l énergie et en atteignant les objectifs environnementaux convenus. Des informations supplémentaires et des détails concernant notre politique sont disponibles sur le portail intranet du groupe, PetroNet, ou sur notre site Web 12 Code de Conduite de Petrofac

15 À tout moment Travailler en toute sécurité et protéger votre entourage Arrêter le travail en cas de situation dangereuse Respecter les lois, les politiques et les normes S assurez que vous êtes compétent et apte à mener à bien votre travail Connaître les procédures d urgence applicables sur le lieu de travail Signaler tout accident, blessure, maladie, situation dangereuse ou insalubre, incident, déversement, rejet accidentel ou infraction apparente à la loi ou aux exigences de Petrofac auprès de l équipe de direction locale ou par le biais du service d assistance téléphonique «Speak Up» Comprendre les risques présents dans votre domaine de responsabilité et faire en sorte que ses contrôles appropriés sont en place pour atténuer ces risques Demander de l aide et des conseils si vous n êtes pas sûr présents dans votre responsabilité en matière de sécurité, hygiène et environnement (SHE) ou des opérations En aucun cas Se présenter au travail sous l influence de l alcool ou de drogue, qu elle soit légale ou illégale Menacer, intimider ou agir de façon violente envers autrui Apporter des armes dans les locaux de Petrofac «La sécurité est l une des valeurs fondamentales de Petrofac et notre première priorité.» Code de Conduite de Petrofac 13

16 14 Code de Conduite de Petrofac

17 Notre équipe 16 Égalité des chances 17 Constituer un effectif diversifié 20 Promouvoir la tolérance et le respect 22 Tolérance zéro à l égard de l alcool et des drogues

18 Notre équipe En bref... Nous attendons de tous ceux qui travaillent pour ou avec Petrofac de démontrer nos valeurs et d agir avec intégrité. Des informations supplémentaires concernant notre politique de diversité et inclusion sont disponibles sur le portail intranet du groupe, PetroNet, ou sur notre site Web compliance Petrofac est une organisation internationale, fière de la diversité culturelle représentée par son personnel. Grâce à nos valeurs communes, nous nous efforçons de créer une société de culture inclusive fondée sur le respect, la responsabilité, la confiance et des normes exigeantes. Nous attendons de tous nos travailleurs qu ils démontrent ces valeurs et qu ils agissent avec intégrité à tout moment. Égalité des chances Nous recrutons, récompensons et faisons évoluer nos travailleurs en fonction de leur mérite et sans distinction de race, nationalité, religion, sexe, âge, orientation sexuelle, état matrimonial ou handicap. Nous accordons de la valeur à toute personne qui travaille avec nous et nous traitons autrui équitablement et sans discrimination. Grâce à notre formation et nos programmes de développement professionnel, nous aidons nos employés à atteindre leurs objectifs professionnels et à gérer leurs priorités personnelles. Pour en savoir plus sur la diversité et l inclusion ou l égalité des chances à Petrofac, contactez votre responsable local RH ou lisez notre déclaration d engagement qui figure sur le portail intranet du groupe, PetroNet, ou notre site Web compliance Petrofac adhère aux principes du Pacte mondial des Nations Unies concernant : Les normes du travail La discrimination Le travail des enfants Le travail forcé Pour plus d informations sur les politiques du Pacte mondial des Nations Unies, visitez 16 Code de Conduite de Petrofac

19 «Nous accordons de la valeur et nous traitons équitablement et sans discrimination toute personne qui travaille pour ou avec Petrofac.» Constituer un effectif diversifié Notre succès tient à une maind œuvre talentueuse, opérant localement et supportés par des processus qui visent une uniformité au niveau mondial. Nous estimons que nos activités locales créeront une croissance durable pour notre entreprise et contribueront à la réussite économique des communautés dans lesquelles nous opérons. Nous mettons sur pied des centres opérationnels qui développent des programmes de recrutement, créent des partenariats avec des entreprises locales et établissent des relations au sein des chaînes d approvisionnement locales. En développant une maind œuvre qualifiée dans le pays, nous transférons le savoir-faire et multiplions les opportunités d emplois, et jouons donc un rôle positif sur la main-d œuvre et les endroits où nous travaillons. Code de Conduite de Petrofac 17

20 Notre équipe En bref... Nous sommes fiers la diversité de notre équipe. On favorise le respect culturel dans notre stratégie commerciale. Pour plus d information sur les politiques du Pacte mondial des Nations Unies, visitez www. unglobalcompact. org Utilisez les consignes suivantes dans le cadre du recrutement, de l évolution ou des enjeux plus généraux de notre équipe : À tout moment Respecter le droit du travail Ne prendre des décisions concernant le recrutement, l évolution et la promotion des employés qu en fonction de leur mérite, en évaluant leurs qualifications, leurs compétences et leurs succès Exiger des tiers collaborant avec Petrofac, soustraitants, agents et partenaires de l entreprise qu ils agissent d une manière reflétant un traitement juste et l égalité des chances et qu ils assurent des conditions de travail appropriées Signaler toute violation de la loi ou du Code En aucun cas Laisser la race, la couleur, la religion, le sexe, l âge, la nationalité, le handicap, l orientation sexuelle ou l état matrimonial influencer les décisions relatives aux employés Laisser les relations personnelles influencer les questions relatives à l emploi Embaucher des enfants ou permettre le travail des enfants ou le travail forcé Recruter un membre de la famille ou un proche collaborateur de l un des fonctionnaires du gouvernement ou d un tiers avec qui Petrofac entretient une relation, sans en faire part à la fonction Conformité au préalable 18 Code de Conduite de Petrofac

21 «Notre succès à une main-d œuvre talentueuse unie par de fortes valeurs.» Q Sommes-nous tenus de recruter une maind œuvre locale lorsqu il serait plus rapide d employer des expatriés expérimentés? Nous nous sommes engagés à développer et à embaucher la main-d œuvre locale. Vous devez vous assurer que le processus de recrutement est impartial et que vous embauchez les meilleurs candidats possibles Vous devez à tout moment faire de la sécurité, de l efficacité et de l efficience des priorités dans le cadre de l exploitation. Chaque fois que possible, tentez de faire participer des candidats issus de milieux variés. Code de Conduite de Petrofac 19

22 Notre équipe En bref... Nous ne tolérons aucune forme de harcèlement ou d intimidation. Promouvoir la tolérance et le respect Nous nous efforçons de traiter tout le monde de façon équitable en faisant preuve de courtoisie et de respect. Nous ne tolérons pas le harcèlement, les propos abusifs ou inappropriés, ou les comportements discriminatoires ou intimidants dans notre entreprise. Le harcèlement s entend comme tout comportement importun ou offensif envers un interlocuteur et qui touche à sa dignité. Nous prévoyons également que les tiers qui travaillent avec ou pour nous respectent ces principes. Nous soutiendrons tout employé signalant un cas d intimidation ou de harcèlement. De plus, nous prendrons des mesures à l encontre de quiconque s en prendra à une personne qui a exprimé une plainte. Les représailles, qu elles soient réelles ou potentielles, relèvent de questions disciplinaires graves et ne seront pas tolérées. Si vous êtes victime ou témoin d intimidation ou de harcèlement, il vous incombe de le déclarer directement à un responsable de Petrofac ou par le biais de notre service d assistance téléphonique «Speak Up». Votre plainte fera l objet d une enquête et des mesures appropriées seront prises. 20 Code de Conduite de Petrofac

23 «Nous nous efforçons de traiter tout monde de façon équitable en faisant preuve de courtoisie et de respect.» À tout moment Promouvoir un lieu de travail sans harcèlement Traiter vos collègues et les tiers avec respect Être attentif aux différences culturelles et se préparer à adapter votre comportement En aucun cas Supposer que ce qui est acceptable dans votre culture est acceptable dans une autre Insulter ou faire des blagues à caractère racial, ethnique, religieux ou se rapportant à l âge ou au sexe Distribuer ou afficher par tout moyen des contenus choquants, y compris des images ou des bandes dessinées déplacées Code de Conduite de Petrofac 21

24 Notre équipe En bref... Nous aiderons toute personne ayant des problèmes de toxicomanie ou d alcool à trouver le soutien et le traitement appropriés. Contactez votre équipe RH locale ou notre service d assistance téléphonique «Speak Up» pour parler à quelqu un en toute confiance. Pour plus d informations sur notre service d assistance téléphonique «Speak Up» consultez le recto de la dernière page de cette brochure. Tolérance zéro à l égard des drogues et de l alcool Nous menons une politique de tolérance zéro dans tous les sites de Petrofac. Vous êtes tenu de respecter les lignes directrices et les procédures détaillées relatives aux opérations dans lesquelles vous êtes impliqué. N exécutez aucune tâche si vous prenez des médicaments qui pourraient altérer votre capacité d effectuer votre travail en toute sécurité. De temps en temps, nous effectuons des tests aléatoires et toute personne soupçonnée d être sous l influence de drogues ou d alcool peut être renvoyée du site sur le champ. Il s agit d une question de sécurité la consommation de drogue et d alcool présente des risques sérieux pour les personnes et les opérations. Nous aiderons toute personne ayant des problèmes de toxicomanie ou d alcool à trouver l aide et le traitement appropriés. Contactez votre équipe RH locale ou notre service d assistance téléphonique «Speak Up» pour parler à quelqu un en toute confiance. Q Que dois-je faire si je soupçonne un collègue de venir travailler en état d ébriété? Nous sommes tous responsables de maintenir un environnement de travail sans risque. Les personnes se présentant au travail sous l influence de drogue ou d alcool nous mettent tous en situation de risque. Contactez votre équipe RH locale ou notre service d assistance téléphonique «Speak Up». Il se pourrait que votre collègue ait besoin de l aide d un spécialiste. 22 Code de Conduite de Petrofac

25 «Nous menons une politique de tolérance zéro à l égard de l alcool et des drogues.» À tout moment Signaler toute personne que vous soupçonnez être sous l influence d alcool, de médicaments ou de drogues illégales Demander de l aide si vous ou l un de vos collègues avez des problèmes de toxicomanie ou d alcool En aucun cas Apporter des drogues ou de l alcool sur les sites Se présenter au travail lorsque votre capacité à effectuer vos tâches est affaiblie Code de Conduite de Petrofac 23

26 24 Code de Conduite de Petrofac

27 Travailler avec des tierces parties 26 Travailler avec des sous-traitants, des fournisseurs et des partenaires commerciaux 28 Éliminer les pots-de-vin et la corruption 28 Lutter contre la facilitation 30 Cadeaux et divertissement 32 Concurrence loyale et ouverte 34 Éviter les conflits d intérêt 35 Participations personnelles

28 Travailler avec des tierces parties En bref... Ce Code s applique à tous ceux qui travaillent pour ou avec Petrofac. Pour plus d informations sur les politiques de Petrofac relatives à l éthique et à la conformité, visitez le portail intranet du groupe, PetroNet, ou le site Web www. petrofac.com/ compliance Travailler avec des sous-traitants, fournisseurs et partenaires commerciaux Nous cherchons à établir des relations honnêtes et ouvertes avec tous nos partenaires commerciaux, basées sur l équité, la confiance et le respect. Vous êtes tenu de toujours suivre le processus de diligence raisonnable de Petrofac, qui est basé sur la transparence et l objectivité, lors de la sélection des sous-traitants et des fournisseurs. Nous attendons de tous ceux qui travaillent avec Petrofac, y compris les sous-traitants, les partenaires, les agents et autres tierces parties qu ils agissent d une manière qui soit compatible avec les lois en vigueur au niveau local ainsi que notre Code, et qu ils suivent ses principes. Nous encourageons les tiers qui travaillent avec nous ou pour nous à signaler toute violation de notre Code. 26 Code de Conduite de Petrofac

29 «Nous attendons de tous ceux qui travaillent avec Petrofac qu ils agissent d une manière qui soit compatible avec notre Code.» À tout moment Être objectif et suivre les normes du processus de diligence raisonnable lors de la sélection de tierces parties Veiller à ce que les tierces parties se conforment à toutes les exigences juridiques. Leur faire part des normes et politiques de Petrofac. Exiger qu elles opèrent dans le respect de nos valeurs et qu elles nous signalent toute violation Signaler toute activité réelle ou présumée qui n est pas conforme à notre Code ou aux pratiques de travail Suivre les lois, règlements et exigences appliqués au niveau local Respecter le Code Promouvoir l assistance téléphonique «Speak Up» En aucun cas Accepter des cadeaux ou autres formes de divertissement de la part de tiers impliqués dans les appels d offres de notre entreprise Offrir des cadeaux ou autres formes de divertissement à des tierces parties participant à un appel d offres Partager des informations confidentielles concernant un fournisseur / sous-traitant avec un autre fournisseur / sous-traitant Ignorer les preuves d actes répréhensibles effectués par une tierce partie représentant Petrofac Code de Conduite de Petrofac 27

30 Travailler avec des tierces parties En bref... All third parties working for or with Petrofac are required to adhere to our Code of Conduct and follow local laws. For details of our antibribery policies visit the Group intranet portal, PetroNet, or compliance Éliminer les pots-de-vin et la corruption Petrofac ne participe à aucune forme de corruption ou de pots-de-vin et ne tolère pas ces pratiques. Dans la plupart des pays, la corruption est une infraction pénale passible de lourdes peines, y compris l emprisonnement. Vous devez vous conformer à ces lois. Il est interdit pour toute personne travaillant pour ou avec Petrofac employés, agents, sous-traitants, partenaires ou fournisseurs d accepter, d offrir ou de recevoir tout paiement ou autre forme d incitation pouvant être interprété comme une tentative de garantir un avantage commercial pour la Société. Les membres du personnel d encadrement qui ignorent délibérément les preuves de corruption peuvent être considérés comme ayant participé à l activité de corruption. Lutter contre la facilitation Ne jamais offrir ou accepter de paiements de facilitation pour que les fonctionnaires garantissent ou accélèrent les activités courantes, telles que la délivrance de permis ou visas ou libèrent des biens retenus en douane. Nul travaillant pour ou avec Petrofac ne doit supposer qu il est dans l intérêt de Petrofac que quiconque propose des pots-de-vin ou des paiements de facilitation. Il importe de toujours suivre les procédures de diligence raisonnable de Petrofac lors de la sélection et du suivi des tierces parties, y compris les fournisseurs, les sous-traitants, les agents et les partenaires, afin de s assurer qu ils sont fiables et qualifiés pour le poste. Toutes les tierces parties qui travaillent pour ou avec Petrofac sont tenues d adhérer à notre Code et de suivre les lois en vigueur au niveau local. Pour plus de détails sur nos procédures de diligence raisonnable, veuillez contacter vos supérieurs hiérarchiques ou visiter l intranet. 28 Code de Conduite de Petrofac

31 «Petrofac ne participe à aucune forme de corruption et ne tolère pas ces pratiques.» Il est important que vous suiviez notre norme relative à la prévention de pots-de-vin et de corruption, ainsi que les lois visant à lutter contre les pots-devin et la corruption, en vigueur dans le pays dans lequel vous travaillez et / ou êtes basé. Toute personne soupçonnée d être impliquée dans les pots-de-vin et la corruption fera l objet d une enquête et, si reconnue coupable, devra faire face à des procédures disciplinaires qui peuvent conduire jusqu au licenciement, et à d éventuelles poursuites. Q Ici, il est d usage d effectuer de petits paiements pour obtenir un service plus rapide. Est-il correct ou non? Le fait qu il s agisse d une coutume ne signifie pas que c est correct. Ces paiements peuvent être considérés comme une facilitation. Vous êtes susceptible de violer la loi en vigueur au niveau local, ainsi que le Code de Petrofac, entraînant ainsi un risque pour vous-même et pour la Société. Vous trouverez des informations détaillées dans la norme de Petrofac relative à la prévention de pots-de-vin et de corruption sur le portail intranet du groupe, PetroNet, sur notre site Web, www. petrofac.com/compliance, ou en contactant les membres des fonctions Conformité ou juridique. Code de Conduite de Petrofac 29

32 Travailler avec des tierces parties En bref... Ne pas offrir ou accepter de cadeaux ou divertissement qui peuvent influencer une décision concernant un appel d offres ou un contrat. Ceci peut être vu comme un traitement de faveur. Pour plus d informations sur notre approche concernant les cadeaux et le divertissement, visitez le portail intranet du groupe, PetroNet, ou le site Web www. petrofac.com/ compliance Cadeaux et divertissement Ne faites pas, n acceptez pas ou n autorisez pas des cadeaux, de l argent, des prêts, du divertissement ou toute autre forme de traitement de faveur pouvant sous-entendre ou être perçu comme sous-entendant que l objectif est d influencer les décisions de travail. Ceci s applique également aux tierces parties agissant pour le compte de Petrofac. Accepter ou offrir des cadeaux et du divertissement peut être considéré comme visant à obtenir des conditions plus favorables telles que de meilleurs prix ou de meilleures conditions. Ceci peut sembler compromettre l indépendance professionnelle de notre personnel et de ceux qui travaillent avec nous et si ce n est pas compatible avec notre norme, des mesures disciplinaires sont possibles. Nous n accordons ou ne garantissons jamais de contrats découlant d un comportement ou de relations inappropriés. Les cadeaux ou les divertissements excessifs signifient que notre personnel peut être accusé d offrir ou d accepter des pots-de-vin. Q Un nouveau fournisseur vient de me donner un précieux cadeau. Puis-je l accepter? Vous ne pouvez pas l accepter si : 1. Nous sommes engagés dans un appel d offres ou un processus de passation de marché avec le fournisseur ; 2. Ceci viole nos politiques relatives aux cadeaux et au divertissement, ou les lois en vigueur au niveau local ; ou 3. Vous croyez que certains avantages sont attendus en retour. 30 Code de Conduite de Petrofac

33 «Nous n accordons ou ne garantissons jamais de contrats découlant de relations inappropriées.» À tout moment Se référer à la norme relative à la prévention des pots-devin et de la corruption lorsque vous acceptez, offrez ou refusez un cadeau ou une invitation Suivre les directives et les seuils fixés dans les normes Enregistrer l activité avec précision dans le registre des cadeaux et du divertissement Demander conseil et orientation auprès de vos supérieurs ou des fonctions Conformité ou juridique Faire preuve de bon sens et utiliser son jugement Archiver avec précision et respecter les contrôles internes afin que les fonds de la Société ne soient pas utilisés illégalement En aucun cas Offrir des cadeaux ou du divertissement ou faire des dons de bienfaisance au nom de Petrofac qui enfreignent la loi, les règlements locaux, la norme de Petrofac ou son Code Demander des dons et du divertissement, ou convenir d offrir un cadeau ou un divertissement Proposer d accepter des espèces, des prêts ou des équivalents en Accepter un cadeau ou divertissement qui peut constituer un conflit entre les intérêts personnels et les obligations professionnelles Offrir de payer des frais de déplacement non liés aux affaires Offrir de payer les frais de déplacement d un accompagnateur sans le consentement préalable de la fonction Conformité Code de Conduite de Petrofac 31

34 Travailler avec des tierces parties En bref... La définition de ce qui constitue un comportement anticoncurrentiel varie selon les pays. Demandez des conseils sur les lois qui s appliquent dans votre région. Concurrence loyale et ouverte Toute tentative de manipuler le processus d appel d offres peut être considéré comme un comportement anticoncurrentiel. Les lois régissant la concurrence interdisent ce comportement et entraînent de sévères sanctions en cas de non-conformité. L échange d informations commerciales à propos de Petrofac et des tierces parties ou entre eux peut également violer les lois et les règlements. Soyez particulièrement prudent lorsque vous communiquez avec nos concurrents ou que vous échangez des informations avec et sur eux. La définition de ce qui constitue un comportement anticoncurrentiel varie entre les pays demandez toujours des conseils sur les lois qui s appliquent dans votre région. En respectant ces règles de base, vous nous permettrez de faire preuve de transparence et de bonnes pratiques. Q Puis-je partager des informations relatives aux prix avec un concurrent qui est également un client? Les informations sur les prix ne peuvent pas généralement être partagées. Dans cette situation, ne mentionnez que les termes de la transaction dans laquelle vous êtes tous deux impliqués. 32 Code de Conduite de Petrofac

35 «Nous agissons avec transparence, équitablement et en vertu de la loi.» À tout moment S assurer que vous et vos équipes soyez au courant des lois locales sur la concurrence et travaillez toujours en vertu de ces lois Maintenir l indépendance dans tous les aspects de la décision d un appel d offresn Conserver des registres de toutes les réunions, conversations ou transactions que vous pourriez avoir avec nos concurrents. Conseiller à vos collègues de faire de même Interrompre une conversation si le marché anticoncurrentiel et / ou des questions sensibles concernant la concurrence sont abordées, et informer les fonctions Conformité et juridique immédiatement En aucun cas Échanger des informations avec les concurrents pour fixer des prix, des conditions de crédit ou des parts de marché Ne pas parler des aspects d un appel d offres avec nos concurrents Obtenir des informations sur les concurrents de Petrofac par des moyens illégaux vol, pots-de-vin, fausse déclaration ou piratage des systèmes informatiques Utiliser des informations sur un concurrent (ou ses actions) que vous avez reçues par erreur Accepter des informations la part de collègues ou de tierces parties qui ont ou auraient été obtenues irrégulièrement Code de Conduite de Petrofac 33

36 Travailler avec des tierces parties En bref... Éviter tout conflit entre votre rôle et vos responsabilités chez Petrofac et vos priorités personnelles. Éviter les conflits d intérêt Un conflit d intérêt survient lorsque les intérêts personnels ou la participation pourraient influer les décisions ou les activités commerciales. Il vous incombe de divulguer toute relation, activité, rôle ou position qui pourrait conduire à un conflit d intérêt interne ou externe. La divulgation devrait être rapportée à votre supérieur hiérarchique, RH ou fonctions juridique ou Conformité. Les activités qui peuvent donner lieu à un conflit d intérêt incluent mais ne sont pas limitées à la recommandation de fournisseurs ou de candidats, aux emplois et affiliations extérieurs, la position d administrateur ou de consultant auprès d une entreprise externe, ou un intérêt financier dans une entreprise concurrente, client ou fournisseur. Vous devez également vous assurer que votre famille et d autres personnes proches ne sont pas sous vos ordres ou subalternes à toute autre personne sous vos ordres. Si vous êtes invité à devenir administrateur d une autre organisation, avant d accepter l offre, demandez conseil et obtenez l approbation écrite du directeur général de votre unité commerciale. Les directeurs généraux de Petrofac doivent obtenir l approbation du directeur exécutif de leur division respective ; les directeurs exécutifs de division et le directeur exécutif du groupe nécessitent l approbation du Conseil d administration. Une telle nomination ne doit pas entrer en conflit avec nos intérêts ou votre capacité d exercer vos fonctions pour Petrofac. Tous les investissements réalisés par vous-même ou par vos proches ne doivent pas créer ou sembler créer un conflit d intérêt qui pourrait affecter votre objectivité lors de la prise de décisions commerciales qui impliquent Petrofac. En cas de doute concernant une activité et un conflit d intérêt potentiel, parlez-en à votre supérieur hiérarchique, RH, ou départements juridique ou de Contrôle de Conformité. 34 Code de Conduite de Petrofac

37 Participations personnelles Les participations personnelles peuvent également créer un conflit d intérêt. Vous êtes tenu de demander une permission écrite préalable si vous, un membre de votre famille immédiate ou un proche vend ou achète des actions dans une société concurrente, cliente, partenaire ou fournisseur d une partie quelconque du groupe Petrofac et : Il s agit d une société non cotée ; il s agit d une société cotée dont la valeur de marché est inférieure à 100 millions de dollars américains au moment de la vente ou de l achat ; Les actions achetées constituent plus de 1 % du capital social émis d une société cotée avec une valeur marchande de plus de 100 millions de dollars américains ; Les directeurs de Petrofac Limited sont tenus d obtenir l autorisation écrite préalable de la part du Président du Comité d audit avant de s engager dans une transaction comme décrite ci-dessus. Tous les autres employés de Petrofac doivent obtenir l autorisation préalable écrite du directeur exécutif de leur division respective. Q Une société nationale pétrolière cliente a recommandé un fournisseur local. Dois-je faire appel à ses services? Il n est pas inhabituel pour une entreprise comme Petrofac d aider à développer la chaîne d approvisionnement locale. Cependant, il convient de toujours faire preuve de diligence raisonnable pour les aspects techniques, de réputation et financiers concernant les fournisseurs, qu ils soient recommandés ou non, et de s assurer que vous êtes satisfait qu ils répondent aux exigences nécessaires. «Évitez les activités qui pourraient donner lieu à un conflit d intérêt.» Code de Conduite de Petrofac 35

38 Travailler avec des tierces parties En bref... Demandez conseil et l approbation de votre supérieur hiérarchique avant d accepter d être nominé dans des sociétés extérieures. Pour plus d informations sur le guide des négociations d actions des employés, visitez le portail intranet du groupe, PetroNet, ou le site Web www. petrofac.com./ compliance À tout moment Vous retirer de toute prise de décision où l on pourrait voir un conflit d intérêt Révéler à votre supérieur hiérarchique ou RH tout emploi ou affiliation avec des concurrents, clients ou fournisseurs, ou si un membre de votre famille proche travaille pour un concurrent, entrepreneur ou fournisseur Porter à l attention de votre supérieur hiérarchique ou RH les relations ou les activités qui peuvent être ou devenir un conflit d intérêt Demander l approbation pour tout mandat ou nomination externe avant de les accepter En aucun cas Recruter, gérer ou influencer le recrutement ou la gestion de tout membre de votre famille ou proche Travailler à quelque titre que ce soit pour toute organisation avec laquelle vous traitez en tant qu employé de Petrofac Investir dans des sociétés de fournitures si vous êtes impliqués dans leur sélection ou la négociation Accepter des cadeaux ou divertissement qui peuvent créer un conflit d intérêt entre vous et des tierces parties Influencer la prise de décision par rapport à un contrat nouveau ou existant, où il pourrait y avoir un conflit 36 Code de Conduite de Petrofac

39 «Assurez-vous qu il n y ait pas de conflit entre votre rôle comme employé de Petrofac et les intérêts externes.» Q On m a demandé de faire partie du Conseil externe d une entreprise d ingénierie locale qui n est pas actuellement soustraitante de Petrofac, même si elle a travaillé pour des clients de Petrofac dans le passé et pourrait le refaire. Puis-je accepter ce rôle? Vous devez vous assurer qu il n y ait pas de conflit entre votre rôle en tant qu employé de Petrofac et votre rôle potentiel au sein du Conseil de cette entreprise. Parlez-en à votre supérieur hiérarchique et RH, surtout en cas de doute sur un conflit d intérêt possible. Si vous êtes sûr qu il n y a pas de conflit, il convient de suivre le processus d approbation décrit dans le présent Code. Q Puis-je recruter mon frère pour travailler avec moi? Non, mais s il a les qualifications et l expérience nécessaires, vous pouvez transmettre son nom pour un recrutement potentiel. Vous devez vous retirer du processus de recrutement et si sa demande d emploi avec Petrofac était positive, vous ne pourriez pas être son supérieur hiérarchique, tout comme toute personne sous vos ordres. Code de Conduite de Petrofac 37

40 38 Code de Conduite de Petrofac

41 Travailler avec les communautés 40 Investissements sociaux

42 Travailler avec les communautés En bref... Nous cherchons des partenariats collaboratifs avec les communautés dans lesquelles nous évoluons, fondés sur le respect et l intérêt mutuels Pour plus d informations sur le travail avec communautés, visitez www. petrofaccommunities Pour plus d informations sur les politiques de Petrofac relatives à l éthique et la conformité, visitez le portail intranet du groupe, PetroNet, ou le site Web www. petrofac.com/ compliance Investissements sociaux Nous cherchons à développer des relations durables avec les communautés dans lesquelles nous travaillons, en respectant les coutumes et la culture locales, et en minimisant l impact de nos opérations. Ceci signifie que l exploitation s effectue selon des normes éthiques strictes et que nous nous comportons de manière à gagner la confiance et le respect. Nous respectons les droits des communautés, organisations non gouvernementales (ONG) et autres groupes communautaires qui travaillent avec nous, et nous dialoguons avec eux Nos initiatives d investissement social visent à établir des relations solides avec nos clients et les communautés où nous exerçons nos activités Notre programme détaillé figure à la section Responsabilité de notre site Web : communities Q Nous avons été invités à soutenir un organisme de bienfaisance local fondé par le conjoint d un fonctionnaire du gouvernement. Pouvons-nous accepter cette demande? Il s agit d une demande courante. Cependant, nous ne devons soutenir que les projets qui entrent dans le champ d application de notre norme de performance sociale. Assurez-vous que tout soutien possible est apporté de manière transparente et enregistré, et que cela n équivaut pas à une contribution politique ou en contrepartie d un avantage. Effectuez une diligence raisonnable des tierces parties avant d engager des fonds ou des ressources. 40 Code de Conduite de Petrofac

43 «Nous cherchons des relations solides et créons des partenariats collaboratifs avec les communautés locales.» À tout moment Traiter les communautés avec courtoisie et respecter leurs droits Embaucher la population locale qualifiée pour l emploi en question Demander l avis de l équipe chargée des affaires extérieures ou du responsable pays local avant de communiquer avec les ONG ou dirigeants de la communauté Suivre la norme de performance sociale du groupe Appliquer une diligence raisonnable pertinente avant de vous engager à apporter un financement ou des ressources pour des initiatives et causes au niveau local Éviter les conflits d intérêt avec les initiatives et les causes au niveau local En aucun cas Accepter de financer ou de participer à un projet communautaire qui irait à l encontre de nos valeurs ou tout autre aspect de ce Code Code de Conduite de Petrofac 41

44 42 Code de Conduite de Petrofac

45 Communications et divulgation 44 Activités politiques 46 Communications commerciales 46 Relations avec les médias et les investisseurs 48 Négociation des actions des employés

46 Communications et divulgation En bref... Nous ne faisons pas de contributions politiques et ne nous engageons pas dans des activités politiques. Pour plus d informations sur les politiques de Petrofac relatives à l éthique et la conformité, visitez le portail intranet du groupe, PetroNet, ou le site Web www. petrofac.com/ compliance Activités politiques Nous ne nous engageons pas dans des activités politiques et ne contribuons pas au domaine politique, ni en espèces ni en nature. Nous pouvons toutefois participer aux débats politiques sur des sujets légitimement pertinents pour nos affaires. Toute communication de ce genre doit être menée par la fonction des affaires extérieures. Les employés qui participent à des activités politiques doivent le faire à titre personnel, d une manière qui n entre pas en conflit avec leur emploi et en établissant clairement qu ils ne représentent pas Petrofac. Vous devez obtenir la permission de votre supérieur hiérarchique ou directeur de pays si vous envisagez de vous présenter ou d accepter une fonction publique. Il est interdit de contacter ou de communiquer avec des fonctionnaires du gouvernement à propos des affaires de Petrofac, à moins qu il ne s agisse de l une de vos responsabilités professionnelles. 44 Code de Conduite de Petrofac

47 «Nous ne nous engageons pas dans des activités politiques et ne contribuons pas au domaine politique, ni en espèces ni en nature.» À tout moment Veiller à ce que toute participation politique est menée à titre personnel Se conformer aux lois locales qui régissent la participation politique Obtenir l autorisation de le directeur de pays ou de votre supérieur hiérarchique avant de vous présenter pour une fonction publique ou de représenter Petrofac auprès d une entité gouvernementale Effectuer une diligence raisonnable sur les agents et tierces parties qui représentent Petrofac pour s assurer qu ils ne sont pas engagés dans des activités politiques qui pourraient nuire à notre réputation En aucun cas Permettre que les fonds de Petrofac soient utilisés, directement ou indirectement, à des fins politiques, y compris par le biais d associations de l industrie ou des organismes de bienfaisance Entreprendre des activités de lobbying sans autorisation Utiliser les ressources de la Société pour des activités politiques Accepter des positions ou communications de lobbying commercial sans l approbation de la fonction chargée des affaires extérieures Code de Conduite de Petrofac 45

48 Communications et divulgation En bref... Toutes les communications aux médias doivent passer par notre fonction chargée des affaires extérieures. Communications commerciales Dans les communications commerciales, n induisez pas autrui en erreur, n exprimez pas d opinions spéculatives, ne discutez pas de rumeurs et ne les faites pas circuler, particulièrement sur des sujets sensibles ou confidentiels. Relations avec les médias et les investisseurs Vous ne devez pas parler au nom de Petrofac aux médias, aux investisseurs ou aux analystes au sujet de nos employés ou notre entreprise, sauf si cela s inscrit dans vos fonctions professionnelles ou si vous avez été autorisé à le faire. N entamez pas de conversations officieuses avec des tiers. Si un tiers vous demande des informations confidentielles ou sensibles sur Petrofac, faites en part à la fonction responsable des affaires extérieures, des relations avec les investisseurs, juridique ou Conformité. Dans les communications commerciales, n induisez pas autrui en erreur et n exprimez pas d opinions spéculatives, en particulier sur des sujets sensibles ou confidentiels. Seuls les employés autorisés peuvent répondre aux demandes des investisseurs, des courtiers, des analystes ou des médias. 46 Code de Conduite de Petrofac

49 «Nous dialoguons avec les investisseurs et les médias à travers nos fonctions chargées des affaires extérieures et des relations avec les investisseurs.» À tout moment investisseurs avant de parler des affaires de la Société à une personne externe Obtenir l approbation de la direction avant d accepter de vous exprimer au nom de Petrofac Demander à votre supérieur hiérarchique, l équipe chargée des affaires extérieures ou un expert sur le sujet de revoir votre discours ou présentation avant l événement En aucun cas Divulguer des informations financières ou autres confidentielles ou exclusives sur Petrofac Code de Conduite de Petrofac 47

50 Communications et divulgation En bref... AIl est interdit pour toute personne ayant accès à des informations privilégiées informations inédites et sensibles sur les prix concernant Petrofac, de participer aux échanges d actions de la Société. Pour des informations détaillées des indications sur la négociation des actions des employés, visitez le portail intranet du groupe, PetroNet, ou notre site Web compliance Négociation des actions des employés Il est interdit pour toute personne, employés ou tiers, qui détient des informations inédites et sensibles sur les prix concernant Petrofac de négocier les actions dans la Société (ce qui inclut l achat, la vente ou le transfert d actions), de partager ces informations avec autrui ou d encourager autrui à agir en connaissance de ces informations. Le non respect de cette règle constitue une violation de la loi. Cette interdiction s applique également aux tierces parties. Si vous ou votre famille proche détenez ou souhaitez acquérir des actions de Petrofac, il convient de suivre notre Code relatif à la négociation des actions, disponible le portail intranet du groupe, PetroNet, ou sur notre site Web Cette section du Code énonce les restrictions en détail et fournit également des conseils pour ceux qui participent aux plans d actions de la Société ou ceux qui ont été identifiés et notifiés comme n étant pas autorisés à y participer. Dans certaines circonstances, si vous possédez des informations qui ne sont pas facilement disponibles sur le marché, la négociation d actions d une autre société qui collabore avec Petrofac peut également être considérée comme un délit d initié par les autorités de réglementation. Il est également interdit de transmettre ces informations à une autre personne, qui négociera ou échangera ultérieurement les actions de cette tierce partie. Toute violation de ce qui précède peut faire l objet d une enquête par les autorités de réglementation et pourrait entraîner des procédures juridiques, y compris des amendes et des peines d emprisonnement. 48 Code de Conduite de Petrofac