Je mets à jour le dossier d un collaborateur

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1 Tables des matières Principes... 2 Description de l écran principal... 3 Je crée mon collaborateur... 8 Je modifie la fiche d un collaborateur en complétant certaines informations suite à la création du collaborateur par un programme d interface Je modifie la fiche d un collaborateur qui quitte la société page 1 sur 21

2 Principes La fiche d un collaborateur récapitule l ensemble des informations administratives, hiérarchiques ainsi que d autres types de données permettant notamment de répondre aux calculs des règles de gestion, de connaître les mouvements d entrée et sortie, de planifier un agent. Tous les changements administratifs sont mémorisés avec leurs dates d effets. Les règles de gestion tiennent compte des changements apportés dans la fiche du collaborateur. Le contenu de la fiche agent peut être utilisé dans plusieurs cas : création des populations de travail Voir le thème «Je regroupe mes collaborateurs sous forme de population». Editions Voir les thèmes «j utilise les éditions standardisées» et «Je personnalise mes éditions» L objectif du thème «je mets à jour le dossier collaborateur» est de vous familiariser à la consultation, création et modification d une fiche collaborateur. page 2 sur 21

3 Description de l écran principal Le menu «fiche personnel» permet de consulter ou de mettre à jour (création, modification) la fiche d un collaborateur. La fenêtre du menu «fiche personnel» est composée de 2 parties : 1. Une barre d outils. Seuls les icônes sont disponibles. 2. Une fenêtre de mise à jour ou consultation Les onglets en haut de la fenêtre permettent de consulter ou mettre à jour un thème d informations. L affichage des différents onglets est paramétrable : Voir les thèmes «Paramétrage des accès collaborateur» et «Les paramètres du logiciel» page 3 sur 21

4 Onglet Etat civil L onglet «Etat civil» présente des données de l état civil : matricule, nom, prénom adresse, téléphone, date de naissance, situation familiale Onglet Profession L onglet «Profession» présente des données faisant l objet d un historique, relatives à l affectation à une structure hiérarchique ainsi que des éléments du contrat de travail. 1. Les informations de la structure hiérarchique ou du contrat de travail sont personnalisables : Voir le thème «Les paramètres du logiciel» page 4 sur 21

5 Onglet Horaire L onglet «Horaire» présente des données relatives à la gestion des temps : 1. Ces informations relèvent du pointage. 2. Ces informations déterminent la planification et les règles de calcul à mettre en œuvre. 3. Ces informations concernent le contrôle d accès (sécurisation de lieux) Onglet Compléments L onglet «Compléments» présente des données faisant l objet d un historique et personnalisées par rapport à l activité de la société. Ces données sont par ailleurs utilisables dans le calcul des règles de gestion. Voir le thème «Les paramètres du logiciel» page 5 sur 21

6 Onglet Famille L onglet «Famille» présente des données relatives à la famille. Onglet Mouvements L onglet «Mouvements» présente l historique des entrées et sorties. page 6 sur 21

7 Onglet Cycles L onglet «Cycles» présente les différents cycles de calcul utilisés dans les règles de gestion. Voir le thème «Les paramètres du logiciel» Onglet Répartition analytique L onglet «Répartition analytique» définit la répartition analytique du temps de travail. Voir le thème «Les paramètres du logiciel» page 7 sur 21

8 Je crée mon collaborateur 1. Sélectionnez le menu fiche Personnel 2. Cliquez sur insérer. 3. Contrôlez que vous êtes en mode création. Remarque! Si le mode création s affiche dès que l on clique sur l icône nécessaire de cliquez sur insérer. il n est pas page 8 sur 21

9 Onglet Etat civil 4. Les zones Matricule, Nom et Prénom doivent être obligatoirement renseignées. Les autres zones sont facultatives. Remarque! La zone Matricule peut faire l objet d un contrôle en terme de longueur. Elle peut également commencer par une valeur par défaut. Voir le thème «Les paramètres du logiciel» page 9 sur 21

10 Onglet Profession 5. Cliquez sur l onglet 6. La zone Date d entrée doit être obligatoirement renseignée. 7. Les niveaux hiérarchiques ainsi que les autres éléments du contrat de travail peuvent être obligatoires ou facultatifs selon la nomenclature choisie. De même le choix des niveaux hiérarchiques peut être conditionné par l association des niveaux hiérarchiques. Voir le thème «Les paramètres du logiciel» Pour mettre à jour une zone cliquez sur l'icône et sélectionnez l élément souhaité. Voir la situation «Commandes d'aide à la navigation et à la saisie» 8. Ces zones sont facultatives et sont personnalisées selon l activité de la société. Voir le thème «Les paramètres du logiciel» 9. Chacune des informations de l onglet Profession sera mémorisée au 01/01/1900 et la date d effet retenue sera le 31/12/9999 : l icône l historique des données. permet d accéder à Description de l icône page 10 sur 21

11 9A. Cliquez sur l icône afin de sélectionner un des éléments de la fiche profession 9B. Cliquez sur les icônes pour changer la période d historique à afficher 9C. Cliquez sur l icône pour trier les données de l historique par code, libellé ou type 9D. La situation traduit sous forme de couleur différente l évolution d un enregistrement dans le temps : Antérieure : Donnée valable avant la date système Passée : Donnée stockée avant la date système et enregistrée à une date supérieure à la date antérieure Actuelle : Donnée valable à compter de la date système Prévisionnelle : Donnée en vigueur après la date système 9E. La barre d icônes permet de consulter ou mettre à jour un enregistrement Onglet Horaire page 11 sur 21

12 10. Cliquez sur l onglet 11. Cochez la case Pointage dans le cas où le temps de travail est contrôlé à partir de badgeuses. 12. Surlignez la zone et Indiquez un numéro de badge (7 chiffres maximum) 13. Cochez les numéros de badgeuses ou zones : permet de restreindre les zones de pointages Voir le thème «Les paramètres du logiciel» 14. Cliquez sur le bouton dans le cas où le collaborateur est habilité à badger dans toutes les zones. 15. Cochez la case Gestion du temps dans tous les cas : permet de planifier un agent (affectation d horaires, d absences..) et de calculer des règles de gestion. 16. Les zones Ecrêtage et Groupe Temps permettent de définir des règles de gestion à calculer. Cliquez sur le symbole pour sélectionner l élément souhaité. Voir le thème «Les paramètres du logiciel» 17. Cochez la case Contrôle d accès dans le cas où l accès à certaines zones dites «sensibles» sont contrôlées par des badgeuses. 18. Cliquez sur l icône pour sélectionner le profil d accès (détermine les plages horaires d accès aux zones dites «sensibles»). Voir le thème «Les paramètres du logiciel» page 12 sur 21

13 19. Cliquez sur l icône pour enregistrer la fiche du collaborateur : un message s affiche 20. Cliquez le bouton OK. page 13 sur 21

14 Onglet Compléments 21. Sélectionnez le nouveau collaborateur en cliquant sur l icône 22. Sélectionnez le menu fiche Personnel 23. Contrôlez que êtes en mode Modification. 24. Cliquez sur l onglet 25. Cliquez sur la ligne de complément à modifier et saisir la valeur souhaitée à droite de la zone information 26. Cliquez sur le bouton OK 27. Chacune des informations de l onglet Compléments sera mémorisée au 01/01/1900 et la date d effet retenue sera le 31/12/9999 : l icône permet d accéder à l historique des données. page 14 sur 21

15 28. Cliquez sur l onglet 29. Cliquez sur le symbole * 30. Cliquez à droite du nom du collaborateur et saisir son prénom et sa date de naissance 31. Cliquez sur l icône et sélectionnez dans les listes déroulantes le sexe et la parenté. 32. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la ligne (refaire les opérations de 29 à 32 afin de créer d autres enregistrements). page 15 sur 21

16 33. Cliquez sur l onglet 34. Cliquez sur le symbole * 35. Cliquez sur l icône pour sélectionner la date de début de cycle 36. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le code du cycle souhaité 37. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la ligne (refaire les opérations de 33 à 37 afin de créer d autres enregistrements). page 16 sur 21

17 38. Cliquez sur l onglet 39. Cliquez sur le symbole * 40. Cliquez sur les icônes et sélectionnez les différents éléments qui composent vos imputations analytiques 41. Cliquez sur l icône pour sélectionner la date de début et de fin d imputation puis saisir une valeur 42. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la ligne (refaire les opérations de 38 à 42 afin de créer d autres enregistrements). 43. Cliquez sur l icône pour enregistrer l ensemble des modifications apportées dans la fiche du collaborateur. page 17 sur 21

18 Je modifie la fiche d un collaborateur en complétant certaines informations suite à la création du collaborateur par un programme d interface Cas général 1. Sélectionnez le collaborateur en cliquant sur l icône 2. Sélectionnez le menu fiche Personnel 3. Contrôlez que vous êtes en mode Modification. 4. Cliquez sur l onglet à modifier, se positionnez dans la zone à changer 5. Cliquez sur l icône pour enregistrer l ensemble des modifications apportées dans la fiche du collaborateur (il n est pas nécessaire de cliquez sur l icône après chaque modification). page 18 sur 21

19 Cas particulier d une modification dans les onglets Compléments et Profession Une modification réalisée dans l onglet Compléments ou Profession sera mémorisée à compter de la date système dans l historique. Dans le cas où la modification effectuée ne doit pas être prise en compte à la date système il convient de saisir cette dernière via l icône. Exemple : je modifie une donnée dans l onglet Compléments en utilisant l icône 1. Cliquez sur l icône pour sélectionner le complément à modifier 2. Cliquez sur rechercher et sélectionnez la ligne à modifier en cliquant dans la colonne à gauche de la colonne Code 3. Contrôlez que vous êtes en mode Modification. 4. Cliquez sur l icône pour sélectionner les dates à partir desquelles la modification prend effet 5. Entrez une valeur 6. Saisir éventuellement un commentaire 7. Cliquez sur l icône pour enregistrer vos modifications 8. Cliquez sur l icône pour revenir à l écran précédent page 19 sur 21

20 Cas particulier d une modification dans les onglets Famille, Cycles et Répart. analytique La modification ou la suppression d une ligne dans les onglets Famille, Cycles ou Répart. Analyt. ne nécessite pas de cliquer sur l icône pour que l information soit mémorisée. Exemple : je supprime une donnée dans l onglet Cycles 1. Cliquez sur la ligne à supprimer 2. Cliquez sur l icône page 20 sur 21

21 Je modifie la fiche d un collaborateur qui quitte la société 1. Sélectionnez le collaborateur en cliquant sur l icône 2. Sélectionnez le menu fiche Personnel 3. Contrôlez que êtes en mode Modification. 4. Cliquez sur l onglet 5. Cliquez sur l icône pour sélectionner la date de sortie 6. Cliquez sur l icône pour sélectionner dans la liste déroulante le motif de sortie concerné. page 21 sur 21