L accréditation des services de contrôle sanitaire vétérinaire et phytosanitaire. Direction générale de l alimentation Octobre 2009

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1 L accréditation des services de contrôle sanitaire vétérinaire et phytosanitaire Direction générale de l alimentation Octobre 2009

2 LE CHOIX DE L ACCRÉDITATION La direction générale de l alimentation, du ministère de l alimentation, de l agriculture et de la pêche, assure la direction des services d inspection vétérinaires et phytosanitaires déployés sur le territoire et aux frontières nationales de l Union européenne. Ces services comprennent plus de 4000 inspecteurs. Ils sont chargés de contrôler la qualité sanitaire des denrées alimentaires de la production des matières premières animales et végétales dans les exploitations agricoles jusqu à l assiette du consommateur. Leurs contrôles s appliquent également aux produits de la pêche et aux produits importés. L accréditation est la reconnaissance, sur la base d une norme internationale, de la capacité d un organisme à vérifier la conformité d un produit, d un service, d un processus ou d un système d organisation à un référentiel. L accréditation atteste que l organisme est compétent, indépendant et impartial. Pour les organismes d inspection la norme de référence est la norme NF EN ISO/CEI Elle fixe les critères de l organisation et du management de l organisme d inspection, elle impose l existence de méthodes d inspection, elle formalise les rapports d inspection et exige de prouver la compétence des inspecteurs. L intérêt de l accréditation La réglementation en matière de sécurité sanitaire des aliments et de leurs matières premières (productions animales et végétales) impose aux professionnels la mise en place de démarche de garantie de la qualité sanitaire et notamment l analyse de risques et la maîtrise des points critiques (HACPP). Il est donc indispensable que les services de contrôle soient eux-mêmes inscrits dans une norme de qualité. L inspection, sous réserve qu elle soit réalisée avec compétence, indépendance et impartialité, est l un des fondements de la confiance que les clients et les consommateurs accordent au système agro-alimentaire français. L accréditation visant à prouver la compétence des inspecteurs et à donner les garanties d indépendance et d impartialité correspond le mieux aux organismes d inspection. UNE ACCRÉDITATION MULTI-SITE Le ministère de l alimentation, de l agriculture et de la pêche a fait le choix, pour ses services d inspection, d une accréditation multi-site. C est en effet l ensemble de l administration centrale et des services d inspection déconcentrés au niveau régional ou départemental qui sera accrédité en une seule fois. Il s agit de prendre en compte deux éléments: en matière de sécurité sanitaire, le niveau d ensemble est souvent celui du plus faible maillon; l uniformité de la sécurité sur le territoire national est nécessaire. Ce choix impose, d une part, une grande harmonisation du fonctionnement et de l organisation qui se traduit par une homogénéité des procédures et documents et, d autre part, l intégration parfaite de l administration centrale au dispositif. 2 Direction générale de l alimentation / Accréditation Direction générale de l alimentation / Accréditation 3

3 LES ÉLÉMENTS DE LA NORME La norme NF EN ISO/CEI La norme NF EN ISO/CEI fixe les exigences pour l accréditation des organismes d inspection. Elle couvre les fonctions des organismes dont l'activité comprend l'examen des matériels, produits, installations, usines, processus, procédures de travail ou services, et la détermination de leur conformité à des exigences et, par la suite, l'émission d'un rapport sur les résultats de ces interventions aux personnes inspectées et le cas échéant aux autorités publiques. L organisation L organisme d inspection doit être organisé de façon à identifier parfaitement les responsabilités de chacun dans la réalisation des inspections. Cela comprend bien sûr les inspecteurs dans les différents domaines et les dirigeants, mais aussi l ensemble des fonctions supports telle que le secrétariat, la formation, la gestion du matériel et la gestion des systèmes d information. Cette organisation est traduite pour chaque acteur par une fiche de poste qui décrit les fonctions prises en charge. Un organigramme fonctionnel (ou une matrice) permet de vérifier que toutes les fonctions nécessaires sont prévues et prises en charge. Les suppléances en cas d absence sont organisées. Les méthodes et la programmation L inspection d un établissement à un moment donné est décidée soit en application d ordres particuliers reçus de l autorité supérieure, soit en fonction d une analyse de risque réalisée périodiquement. Celle-ci permet, en fonction des moyens de l organisme d inspection, d établir une programmation. Les ordres d inspection reçus doivent être enregistrés de manière à pouvoir justifier à tout moment de leur exécution. L inspection d un établissement est réalisée selon une méthode écrite, parfaitement connue de l inspecteur. Les normes, c est-à-dire en général la réglementation complétée par les instructions d application, sur la base desquelles est appréciée la conformité d un établissement, doivent être à la disposition immédiate de l inspecteur. Le rapport d inspection Toute inspection fait l objet d un rapport écrit, daté et signé par l inspecteur où sont recensés les points vérifiés et leur niveau de conformité. Le rapport conclut, au regard de la réglementation appliquée, par un jugement de conformité. Le rapport d inspection doit être enregistré et conservé de façon sécurisée. Le rapport est ainsi clairement séparé de la décision qui sera prise sur les bases de ses constatations. L identification des responsabilités L organisme d inspection, tant au niveau central que dans les organismes d inspection locaux que sont les services déconcentrés, doit être piloté par un «dirigeant général» qui assure la gestion de l ensemble de l organisme et veille particulièrement à l adaptation de ses moyens à ses missions. Dans les organismes d inspection locaux, il procède à la programmation des inspections. Le «responsable technique» est celui qui possède les connaissances et les compétences lui permettant de faire autorité dans les domaines techniques d inspection de l organisme. Le «dirigeant technique» veille à la bonne exécution de la programmation des inspections en fonction des moyens disponibles et tout particulièrement des compétences des agents. LA COMPÉTENCE DE L INSPECTEUR La capacité de l inspecteur à réaliser des inspections dans un domaine donné est la clé de voûte de la norme NF EN ISO/CEI Cette compétence doit être démontrée par les titres et diplômes, par la formation initiale, les formations continues et la formation professionnelle. Elle est évaluée par le supérieur hiérarchique au moins une fois par an et à chaque changement de fonction. La compétence est contrôlée par la supervision: elle consiste à accompagner un inspecteur lors de son inspection afin d apprécier l application professionnelle qu il fait des méthodes et de ses connaissances professionnelles au regard de la réglementation qu il contrôle. Tout nouvel inspecteur dans un organisme d inspection bénéficie d un tutorat qui lui permet d adapter son niveau de compétence aux besoins. L organisme d inspection doit organiser la formation de ses inspecteurs en fonction des besoins identifiés d amélioration ou d adaptation de la compétence de ses agents. LA SOUS-TRAITANCE Les inspections ou les parties d inspection qui sont sous-traitées à des tiers doivent faire l objet de procédures de contrôle visant à vérifier que le service rendu est de qualité équivalente à celui qu aurait effectué l organisme d inspection sur les plans de la compétence, de l impartialité et de l indépendance. INSTALLATIONS ET ÉQUIPEMENTS L organisme d inspection doit disposer des installations et du matériel nécessaires à son bon fonctionnement. Il s agit du matériel d inspection tel celui nécessaire à la réalisation de prélèvement ou les véhicules pour les déplacements. Il s agit de locaux sécurisés pour l entreposage des rapports d inspection. Il s agit aussi des outils informatiques adaptés pour la réalisation et l enregistrement des rapports. L entretien des ces locaux et matériels doit être assuré. LE SYSTÈME QUALITÉ ET LE RETOUR D INFORMATION L organisme d inspection doit mettre en place un système qualité composé notamment d un manuel qualité qui décrit son organisation générale, d un système de retour d information qui enregistre et traite les dysfonctionnements, plaintes et réclamations et tout particulièrement celles de non exécution d un ordre d inspection. Ce système est animé par un responsable qualité qui veille à son adaptation et à la mise en place des mesures correctives. L organisme d inspection doit organiser des audits internes pour vérifier le respect de la norme. 4 Direction générale de l alimentation / Accréditation Direction générale de l alimentation / Accréditation 5

4 LES ÉTAPES DE LA DÉMARCHE Le réseau La mise en conformité à la norme NF EN ISO/CEI de l activité de plus de 4000 inspecteurs répartis dans 127 directions et près de 500 sites physiques nécessite un réseau structuré. Il est composé d une cellule qualité en administration centrale, d un réseau d une vingtaine de chargés de mission régionaux et d un responsable assurance qualité dans chaque direction. LES OUTILS DE PILOTAGE L avancée de chacun des organismes d inspection est évalué deux fois par an par le réseau des chargés de mission régionaux grâce à une grille chiffrée. Le résultat de cet indicateur qualité est partagé par l ensemble de la communauté de travail et a été intégré dans les indicateurs du contrôle de gestion et du projet annuel de performance (PAP). Tous les organismes d inspection sont soumis tous les quatre ans à un audit de même type que celui de l accréditation, réalisé par des auditeurs qualifiés auprès du Cofrac (Comité français d accréditation). La gestion des ordres de service Les inspections réalisées par les services déconcentrés sont déclenchées sur instructions reçues de leur autorité hiérarchique. Il est essentiel, tant pour les services déconcentrés dans la gestion de la programmation de leurs activités que pour l administration centrale qui doit vérifier l adéquation des ordres donnés avec les moyens mis à disposition, que ces ordres soient parfaitement identifiés et enregistrés de façon commune. C est dans cet objectif LES SUITES DE LA DÉMARCHE qu une base de données unique à été créée (Galatée) sur laquelle un outil de gestion des ordres de services est connecté. Tout ordre de service reçu fait l objet d un examen par chaque organisme d inspection qui informe le donneur d ordres d une éventuelle difficulté d application. Ce retour d information permet à l administration centrale d apprécier exactement le degré d application de ses instructions et d en améliorer la qualité en permanence. LES RÉSULTATS DE LA DÉMARCHE Les vade-mecum La définition d une méthode d inspection impose de déterminer pour chacun des points inspectés un comportement harmonisé de tous les inspecteurs. Leur appréciation doit alors être guidée par un descriptif des points attendus pour juger de la conformité et des limites qui déterminent le caractère non conforme. Ces éléments sont recensés pour les différents types d inspection dans une cinquantaine de vade-mecum qui traitent tout aussi bien de l inspection des produits végétaux à l importation, la protection des animaux dans les élevages de volailles, l inspection des véhicules de transport frigorifique ou l inspection d un centre de conditionnement d œufs. LES GRILLES La rédaction d un rapport d inspection nécessite d identifier chacun des points qui doivent être inspectés et pour chacun d eux de déterminer s il a été examiné et, dans ce cas, s il était conforme ou non conforme. Les non-conformités détectées doivent être décrites. L harmonisation des inspections et l enregistrement dans un outil informatique unique ont nécessité l élaboration de supports des rapports dénommés grilles d inspection. LE COFRAC Le Comité français d accréditation (Cofrac), créé en 1994 sous l égide des pouvoirs publics, est une association loi 1901 à but non lucratif qui a pour objet principal de procéder à l accréditation, conformément aux normes françaises, européennes ou internationales, de tous les organismes intervenant dans l évaluation de la conformité à un référentiel tels les laboratoires, les organismes de certification et les organismes d inspection. L ACCRÉDITATION Elle sera réalisée par une équipe d auditeurs du Cofrac sur la base de l audit de l administration centrale et d un échantillon d une quinzaine de services déconcentrés représentatifs. L équipe d audit sera constituée de qualiticiens et de techniciens qui apprécieront la pertinence technique des procédures mises en place notamment en matière de compétence, de méthode, d analyse de risque ou de programmation. Une fois l accréditation obtenue, un audit annuel d un échantillon de sites permettra au Cofrac de vérifier que le respect de la norme NF EN ISO/CEI est maintenu. 6 Direction générale de l alimentation / Accréditation Direction générale de l alimentation / Accréditation 7

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