Marche à suivre pour accéder par Internet aux données des statistiques d admission avec le logiciel Excel

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1 Marche à suivre pour accéder par Internet aux données des statistiques d admission avec le logiciel Excel 24 mars 2015

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3 BCI MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET TABLE DES MATIÈRES 1. Pour les utilisateurs d Excel 2007, 2010 et Première connexion à la base de données Accès à une base de données déjà utilisée Accès à la base de données à partir d un fichier Excel contenant déjà un ou des tableaux croisés dynamiques Exemple d un tableau croisé dynamique Pour les utilisateurs d Excel Exemple d un tableau croisé dynamique

4 MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET BCI Il est possible de produire un tableau croisé dynamique (Pivot Table) dans Excel à partir de données externes. Plus particulièrement, il est possible d utiliser des cubes de données sur un serveur à l aide d un accès par Internet en utilisant le logiciel Excel. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes selon si vous êtes utilisateur de la version d Excel 2010 et 2013, de celle de 2007 ou de celle de POUR LES UTILISATEURS D EXCEL 2007, 2010 ET PREMIÈRE CONNEXION À LA BASE DE DONNÉES Si vous vous êtes déjà connecté à la base de données, allez au point 1.2, page Ouvrez Excel. 2. Cliquez dans l onglet Données. 3. Cliquez sur Autres sources (Excel ) ou À partir d autres sources (Excel 2007). 4. Sélectionnez Provenance : Analysis Services. 5. Dans le nom du serveur, entrez l adresse Web suivante : dpump.dll 6. Sélectionnez Utiliser le nom d utilisateur et le mot de passe suivants. 7. Entrez le nom d utilisateur et le mot de passe correspondant à votre établissement. 8. Cliquez sur Suivant. Note : Si vous ne vous souvenez plus de vos codes d accès ou voulez obtenir les accès propres à votre établissement, veuillez en faire une demande écrite à : stadm.admin@bci-qc.ca 4

5 BCI MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET 9. Dans la base de données affichée à l écran, intitulée STADM, sélectionnez en dessous, s il y en a plus d un, le cube qui vous intéresse. 10. Cliquez sur Suivant. 11. Dans la fenêtre suivante, le Nom du fichier apparaît. Entrez, si vous le désirez, une Description (pour permettre à d autres personnes que vous, si nécessaire, de comprendre à quoi votre connexion de données fait référence) ou entrez un nouveau Nom convivial. Ces deux informations apparaîtront dans Connexions existantes lors de votre prochaine connexion. 12. Il est TRÈS important de cocher la case Enregistrer le mot de passe dans le fichier. Sinon vous recevrez le message d erreur suivant : Échec lors de l installation de la source de données, ou ce message ci : Ether a connection cannot be made to the serveur, or Analysis Services is not running on the computer specified. Important! 13. Cliquez sur Terminer. 5

6 MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET BCI 14. Choisissez le type de rapport que vous voulez produire entre le tableau croisé dynamique ou la représentation d un graphique. Par défaut, Excel vous propose le tableau croisé dynamique. 15. Choisissez ensuite l endroit où vous voir apparaître le type de rapport choisi. Par défaut, Excel vous propose la première cellule de la feuille de calcul existante. 16. Cliquez sur OK. 17. La Liste de champs de tableau croisé dynamique est maintenant disponible. 18. La feuille Excel devrait présenter les informations contenues dans le cube qui serviront à produire le graphique ou le tableau croisé dynamique. 6

7 BCI MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET 1.2 ACCÈS À UNE BASE DE DONNÉES DÉJÀ UTILISÉE Lors d un nouvel accès à un cube ayant déjà été utilisé, il n est plus nécessaire d exécuter le point 1.1 (étapes 1 à 18 des pages 5 à 7), car ce cube fait maintenant partie des connexions existantes de votre logiciel Excel. 1. Ouvrez Excel. 2. Cliquez Données. 3. Cliquez sur Connexions existantes. 4. La liste des Connexions existantes apparaît dans la nouvelle fenêtre. Sélectionnez la base de données désirée. 5. Cliquez sur Ouvrir. 6. Choisissez le type de rapport que vous voulez produire entre le tableau croisé dynamique ou la représentation d un graphique. Par défaut, Excel vous propose le tableau croisé dynamique. 7. Choisissez ensuite l endroit où vous voulez voir apparaître le type de rapport choisi. Par défaut, Excel vous propose la première cellule de la feuille existante. 8. Cliquez sur OK. 7

8 MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET BCI 9. La Liste de champs de tableau croisé dynamique est maintenant disponible. 10. La feuille Excel devrait présenter les informations contenues dans le cube qui serviront à produire le graphique ou le tableau croisé dynamique. 1.3 ACCÈS À LA BASE DE DONNÉES À PARTIR D UN FICHIER EXCEL CONTENANT DÉJÀ UN OU DES TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES Si vous avez déjà produit des tableaux croisés dynamiques à partir de la base de données des statistiques d amission, cette option vous permettra de remettre à jour les données de ces tableaux. 1. Lorsque vous êtes dans votre tableau, cliquez sur l onglet Actualiser. 2. Sélectionnez Actualiser tout. 1.4 EXEMPLE D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Pour obtenir un exemple d un tableau croisé dynamique créé avec les données des statistiques d admission, accéder au lien suivant : 8

9 BCI MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET 2. POUR LES UTILISATEURS D EXCEL Ouvrez Excel. 2. Cliquez dans l onglet Données. 3. Cliquez sur l option Rapport Tableau croisé dynamique. 4. Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez Source de données externe. 5. Choisissez le type de rapport que vous voulez produire entre le tableau croisé dynamique ou la représentation d un graphique. Par défaut, Excel vous propose le tableau croisé dynamique. 6. Cliquez sur Suivant. 7. Cliquez sur Obtenir les données pour indiquer l endroit où se trouvent les données externes. 8. Sélectionnez l onglet Cubes OLAP 9. Sélectionnez Nouvelle source de données si c est votre première connexion au cube, sinon veuillez sélectionner le cube désiré dans liste si vous vous êtes déjà connecté au cube. 9

10 MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET BCI 10. Donnez un nom à la nouvelle source de données. Ce nom sera à l avenir disponible dans la liste présentée à la fenêtre précédente. 11. À la question 2, dans la liste déroulante, choisissez le fournisseur OLAP pour établir la connexion, soit Microsoft OLE DB Provider for Analysis Services 9.0 ou supérieur. Si vous avez la version 8.0 ou inférieur, il faudra mettre à jour votre fournisseur OLAP. 12. Appuyez ensuite sur Connexion. 13. Choisissez l option Serveur d analyse 14. Dans le nom du serveur, entrez l adresse Web suivante : dpump.dll 15. Entrez le ID d utilisateur et le mot de passe correspondant à votre établissement. 16. Cliquez sur Suivant. Note : Si vous ne vous souvenez plus de vos codes d accès ou voulez obtenir les accès propres à votre établissement, veuillez en faire une demande écrite à : stat-admin@bci-qc.ca 10

11 BCI MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET 17. Sélectionnez la base de données correspondante au cube désiré. 18. Cliquez sur Terminer et cette fenêtre se fermera. La fenêtre Créer une nouvelle source de données apparaîtra. 19. Au point 4, sélectionnez le cube. 20. Il est TRÈS important de cocher la case Enregistrer l identité et le mot de passe de l utilisateur. 21. Cliquez sur OK. Important! 22. Sélectionnez la source créée précédemment 23. Cliquez sur OK pour fermer cette fenêtre. 11

12 MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET BCI 24. Revenez à la fenêtre demandant de choisir votre source et cliquez sur Suivant. 25. Choisissez ensuite l endroit où vous voulez voir apparaître le type de rapport choisi. Par défaut, Excel vous propose la première cellule de la feuille existante. 26. Cliquez sur Terminer. 27. La Liste de champs de tableau croisé dynamique est maintenant disponible. 28. La feuille Excel devrait présenter les informations contenues dans le cube qui serviront à produire le graphique ou le tableau croisé dynamique. 12

13 BCI MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET 2.1 EXEMPLE D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Pour obtenir un exemple d un tableau croisé dynamique créé avec les données des statistiques d admission, accédez au lien suivant : 13

14 BUREAU DE COOPÉRATION INTERUNIVERSITAIRE 500, rue Sherbrooke Ouest, bureau 200, Montréal (Québec) H3A 3C6 Téléphone :

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