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1 FORMATION GRC EOLE.COM Support Technique

2 -- SOMMAIRE FORMATION Eole.com -- Présentation de l Environnement 1. Portefeuille Fiche Historique Intervention Renseignements Dossiers/Affaires 2. Création d une fiche 3. Tableau de Bord 4. GED (gestion électronique de document) 5. Agenda 6. Configuration / Paramétrage Informations Configuration Fichier Préférences utilisateur 7. Autres Modules INote Base de Connaissance Requêtes / Statistiques Détails Importation de données

3 PRESENTATION DE L ENVIRONNEMENT ET DES ICONES Changer de menu PORTEFEUILLE 2. TABLEAU DE BORD 3. OFFRES 4. INOTE (messagerie) 5. Gestion Electronique de Documents 6. ANNUAIRE INTERNE 7. JOURNAL 8. NAVIGATEUR 9. MODULE EXTERNE 10. CREATION D UNE FICHE 11. REQUETES 12. AGENDA

4 1. PORTEFEUILLE Le Portefeuille représente votre base, l ensemble de vos fiches clients, prospects ou autres. Ses fonctionnalités vous permettent d effectuer des recherches rapides multi critères (par le nom de la fiche, le nom du contact, le numéro de téléphone ). Chaque entité (entreprise, particulier ) possède sa propre Fiche. Eole.com offre la possibilité de gérer tous types d entités : évidemment les clients, les prospects mais également des fournisseurs, des partenaires... Recherche Multi Critère Recherche par mode saisie libre Les fiches concernées apparaissent Affichage des informations principales de la fiche sélectionnée

5 A partir du Portefeuille nous avons accès : 1. Fiche 2. Historique/Intervention 3. Renseignements 4. Dossiers 1.1 FICHE Chaque entité comporte sa Fiche descriptive à laquelle on attribue des paramètres de qualification. Depuis la fiche vous avez accès à toutes les informations stratégiques pour assurer le suivi relationnel et commercial : Accéder aux contacts d une fiche Accéder aux différentes informations cliquer sur les onglets Créer, Modifier, Supprimer un contact

6 1.2. HISTORIQUE / INTERVENTION L Historique reprend toutes les interventions / actions passées, présentes et futures réalisées sur une fiche (appel téléphonique effectué, RDV à faire ). L historique est classé par dossier. Créer une nouvelle intervention : Cliquez sur l onglet = Modifier une intervention : Cliquez sur l onglet = Supprimer une intervention : Cliquez sur l onglet = Accéder à l agenda : Cliquez sur l onglet = Accéder aux renseignements de la fiche : Cliquez sur l onglet = Accéder à une intervention : Double cliquez sur l intervention souhaitée. Accéder à la fiche : Cliquez sur l onglet «Fiche».

7 L intervention est l action que vous menez sur une fiche (appel téléphonique, courrier, mail, rendez-vous ). L intervention contient le détail d une relation : avec et par qui, quand, comment L ensemble des interventions est classé dans l historique de la fiche. A partir de l intervention il est possible de créer une fiche pour l agenda, de définir une alarme, de rattacher un document ((courrier envoyés ou reçus, plan de découverte, carte de visite ). Depuis l intervention, on peut accéder aussi aux documents indépendants (courrier type publipostage, devis ) pour effectuer une action commerciale. Pour chaque intervention, on retrouve le contact avec lequel s est fait la relation, le type de la relation, l heure, l intervenant au sein de l entreprise, de qui vient l initiative Toutes les interventions sont stockées dans l historique de la fiche concernée et sur le tableau de bord. Accéder à une intervention : double cliquez sur une intervention. Accéder aux renseignements de la fiche : Cliquez sur l onglet = Accéder aux documents indépendants : Cliquez sur l onglet = Créer une tâche pour l agenda : Cliquez sur l onglet = Définir une alarme : Cliquez sur l onglet = Éditer un inotes : Cliquez sur l onglet = Si c est une intervention terminée cocher la case Sélectionner le type de l intervention Si elle est à faire simplement valider

8 1.3. RENSEIGNEMENTS Les renseignements sont des informations complémentaires sur la fiche, ils représentent en fait une synthèse de la relation. Les renseignements sont également découpés par dossier. Contacts : Ensemble des contacts de la société rencontré durant la relation. Fiches attachées : Ensemble des fiches rattachées (agences, succursales ). Produits suivis : Ensemble des produits vendus et suivis Scripts : Aide à la prospection téléphonique, argumentaire... Note du dossier : Commentaires, notes... Concurrents : Concurrents rencontrés durant la relation commerciale Documents : Ensemble des documents rattachés (courrier entrant et sortant, carte de visite ). État de l affaire : Qualification de la fiche Offres / Télévente : Ensemble des offres (devis, proposition commerciale...) effectuées (en cours, gagné, perdu). Note de l affaire : Commentaires, notes Les Renseignements sont accessibles à différents endroits sur le Portefeuille mais également via l historique et l Intervention

9 1.4. DOSSIERS / AFFAIRES La gestion des Dossiers/Affaires est utilisée pour segmenter les activités de votre entreprise à des fins de Tris, Classement, Ciblage, Extraction, Analyse, etc. La fiche doit obligatoirement être rattaché à un dossier Ex : Une agence de voyage, a des dossiers Voyage avec des Affaires différentes en fonction des destinations : Maroc/Grèce... Pour chacune de ses affaires seront rattachés différents historiques. Sélectionner un Nouveau dossier / Modifier / Supprimer Vous pouvez ajouter autant d affaire que vous voulez. Pour Paramétrer les dossiers et affaires vous rendre dans Informations puis Gestion des dossiers

10 Pour créer une Affaire (Maroc) double cliquer sur la ligne et saisir votre texte

11 2. CREATION D UNE FICHE L assistant de création est une aide à la création d une nouvelle fiche, il vous assiste tout au long de la création. 1 ère étape : saisir les coordonnées de la fiche. Si c est un particulier cocher Fiche contact

12 2 ème étape : Qualifier la fiche (client/fournisseurs) 3 ème étape : Saisir les contacts de la fiche

13 4 ème étape : Rattacher la fiche à un dossier/affaire (ex : dossier = Climatisation) 5 ème étape : créer la première intervention (ex : appel téléphonique le 8/12/ )

14 Toutes ses informations saisies vous pouvez accéder à toutes les données et les compléter si besoin. Une fois créée vous retrouverez votre fiche dans le Portefeuille

15 3. TABLEAU DE BORD Le Tableau de bord reprend l ensemble des interventions / actions à effectuer dans le présent et le futur (courriers à faire, mail à expédier, RDV ). Le tableau de bord permet aussi de revenir sur des actions réalisées dans le passé et de filtrer l ensemble de vos activités par date, par type d action, par intervenant Des rapports d activités peuvent être édité par le tableau de bord, l exportation du tableau de bord est également possible. Afficher le Tableau de bord : Cliquez sur l onglet «Afficher». Accéder à l historique d une fiche : Cliquez sur l onglet «Historique». Accéder à l intervention : Cliquez sur l onglet «Intervention». Accéder aux renseignements d une fiche : Cliquez sur l onglet «Renseignements». Accéder à la fiche : Cliquez sur l onglet «Fiche».

16 Accéder à différentes possibilités de tris et divers outils Possibilité de consulter le tableau de bord des autres intervenants 3 couleurs ressortent sur le Tableau de Bord : Rouge = intervention en retard Saumon / Orangé = intervention à faire dans la journée Blanc = Intervention à faire dans le futur

17 4. GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENT (GED) La GED (Gestion Électronique de Documents) a pour fonction d'organiser et de gérer des documents au sein d'une organisation. À travers un ensemble d'outils et de techniques, elle permet de classer, gérer et stocker des documents à partir d'applications informatiques. Vous pouvez ainsi facilement rattacher des documents (tous les types de format : Word, Excel, XML ) et les retrouver simplement et rapidement. Eole.com va gérer deux types de documents : les documents attachés à une fiche (courrier reçu, carte de visite ) et les documents indépendants (courrier type, documents commerciaux ). Recherche par rubrique Rechercher des documents en saisissant des mots clés Sélectionner le document recherché et l ouvrir

18 Pour rattacher un document à Eole.com vous pouvez passer par l Intervention (vu précédemment) ou bien en vous rendant dans Outils / Documents Indépendants. Classer votre document Le nommer puis aller le chercher Une fois terminée Valider.

19 5. L AGENDA L agenda partagé permet d afficher la disponibilité des intervenants. Les enregistrements peuvent aussi être personnels. La création peut être automatique à partir d une intervention. Outil de paramétrage Création d un enregistrement sans lien avec une intervention. Déploiement de l agenda Choix du mode d affichage Sélection d un enregistrement Onglet de changement d affichage, sélection des Intervenants ou informations sur l enregistrement. Bouton pour accéder aux informations relatives à cet enregistrement. Choix des intervenants à afficher dans la fenêtre de l agenda On peut créer de la même façon un rendez vous dans l agenda à partir de l intervention* *Voir 1.2 historique Intervention

20 6. CONFIGURATION / PARAMETRAGE 6.1. INFORMATIONS Informations Intervenants Sur cette option vous modifiez le paramétrage d Eole.com aux personnes qui y ont accès. C est également sur cette fenêtre que vous pourrez ajouter ou supprimer un intervenant Nouveau Modifier Supprimer Sélectionner l intervenants qui vous intéresse puis cliquer sur l icône modifier

21 Pour modifier l identifiant et le mot de passe Puis passer sur les différents onglets Informations Droits d accès Ils permettent de leur interdire l accès à certaines fonctionnalités et modules

22 Informations Gestion du Portefeuille Vous devez vous rendre dans Informations Gestion du Portefeuille (ouverture parfois longue car il recense toutes les fiches) Rechercher en saisissant la fiche que vous désirez supprimer Pour afficher le mode de saisie cliquer sur la loupe Une fois la fiche trouvée cliquer sur la poubelle pour supprimer. Attention : lorsqu on supprime une fiche toutes les informations qui y sont attachées (documents, historique, affaires...) disparaissent et il n est pas possible de les récupérer.

23 6.2. CONFIGURATION A partir de Configuration vous pouvez paramétrer certains champs du logiciel Cliquer sur paramétrage Choisir la rubrique qui nous intéresse exemple paramétrage de la qualité -

24 Exemple de types de qualités : Client Fournisseurs Si un jour vous avez besoin d ajouter voir de supprimer une qualité vous pouvez le faire de manière simple à partir de ce menu. Pour supprimer une qualité se positionner sur la ligne et cliquer sur le moins. Pour ajouter une qualité se positionner sur une ligne vierge saisir son texte sélectionner l icône que vous désirez y associer puis valider en cliquant sur la ligne suivante A partir de Configuration vous pouvez paramétrer énormément de champs qui sont dans le logiciel. 6.3 FICHIER PREFERENCES UTILISATEUR A partir de cet endroit vous pouvez personnaliser Eole.com (propre à chaque utilisateur)

25 7. AUTRES MODULES 7.1. INOTE Le inotes est une messagerie interne qui permet de planifier des tâches, des réunions ou simplement d échanger une information quelconque (Post it électronique). Il permet également d envoyer des s et de les rattacher à un historique. Créer un nouveau message

26 Contenu du message Sélectionner les destinataires Joindre un document Puis choisir le mode d envoi Inote ou A partir du Inote si vous recevez un d un client étant dans la base d Eole.com vous pouvez le rattacher directement à l intervention Il suffit de Double cliquer sur le nom du contact cette fenêtre apparaît compléter les renseignements puis générer En consultant l historique de la fiche vous retrouverez votre la même manipulation est possible pour les documents envoyés

27 7.2. BASE DE CONNAISSANCE Paramétrage : La base de connaissance permet le stockage de toutes sortes d'informations concernant votre entreprise : L'organisation avec ses procédures, des fiches techniques, financière ou autres auxquelles vous pouvez rattacher des fichiers en formats Word, Excel, Pdf, Htlm, jpg, etc Saisie de nouvelles rubriques. Rubrique : vous gérez par Thème une arborescence et une sous arborescence. Pour Ajouter un élément, placez votre curseur sur le niveau de la rubrique concernée, entrez le Nom et cliquez sur l icone «+». Pour Modifier un élément de la rubrique, "clique droit" sur l'élément et pour Retirer un élément cliquez sur l icone «-». Saisie de nouveaux Thèmes.

28 Utiliser l icône pour ajouter. Saisissez le nom du «Thème» et cliquer sur la ligne suivante pour quitter le mode d insertion. Utiliser le «-» pour retirer un «Thème». Utilisation de la base de connaissance. Bouton de navigation. Choix des thèmes. Ouvertures des rubriques.

29 Outil de recherche dans la base. Saisir l élément de recherche et cliquer sur la loupe. La recherche s effectue sur le titre et le contenu (texte). Outil de création de nouvel enregistrement. Bouton de modification et de suppression. Saisie du titre, du commentaire et rattachement de fichiers. Le «Titre» est utilisé par le moteur de recherche ainsi que le texte du «commentaire». Vous pouvez attacher aussi tous types de documents. Choix des polices et des couleurs du texte.

30 7.3. REQUETES / STATISTIQUE Pour créer une requête, il faut utiliser l outil «Requêteur», en passant par la barre d icônes secondaire ou par le «Tableau de Bord». L outil «Requêteur» permet l extraction d éléments dans les bases et le traitement ou l exportation de ces données vers Word, Excel, Eole.com possède aussi un éditeur de texte intégré avec lequel il est possible de faire des fusions automatiques (fax, courrier, mail.) Les requêtes peuvent être conservées à des fins de réutilisation. La fusion (ou publipostage) pouvant être utilisée à partir de différents endroits du progiciel, nous partirons donc du Tableau de Bord. En premier, sélectionner l outil de filtre qui nous permettra de cibler le type «courrier». Un «Clique» sur «Afficher» pour appliquer le filtre. Le Tableau de Bord nous indique les courriers. Utiliser l onglet «Outils». Ensuite «Traitements». (démarche identique pour exporter des données). La fenêtre suivante indique les champs retenus. Cliquer sur «Continuer»

31 Cette étape permet un contrôle de la liste et éventuellement d apporter les corrections nécessaires dans les champs proposés. (Ajout «+» ou Suppression «-»). Outils pour lancer le traitement suivant. Sélectionner le modèle pour la fusion. Cliquer pour continuer.

32 Lancer la fusion, contrôler à l affichage que tout est correct. Vous avez la possibilité de procéder à une édition, un envoi de fax et l envoi d un .

33 GENERATION D INTERVENTIONS Le but d une campagne est l automatisation d un certain nombre de taches qui vont s enchaîner l une après l autre. Ex : Invitation à un salon et suivi. Phase 1 : Courrier d invitation Phase 2 : Relance téléphonique Phase 3 : Suivi des visiteurs invités et saisie des non invités Phase 4 : Intérêt pour le salon Phase 5 : En fonction de l intérêt visite et proposition Phase 6 : Etc Accès au module «Extractions / Statistiques» Utilisez une requête déjà existante ou créez en une nouvelle pour cibler les invités.

34 Champs d une requête à l affichage Génération des taches composant la campagne : Insertion des différentes tâches à exécuter : Saisie du commentaire et Validation de la tâche Lancer la génération, vous retrouver toutes les interventions sur votre Tableau de Bord

35 7.4. LES DETAILS Définition : les détails sont des champs personnalisables à votre activité Mise en situation : Nous sommes une société qui installe vend des chauffages et climatisations. Elle propose en service des contrats de maintenance et des garanties. Avec les détails elle va pouvoir renseigner toutes ses informations. 1. Paramétrer les détails Se rendre sur le Bouton Portefeuille puis cliquer sur l onglet Détails

36 Créer les dossiers qui vont contenir les détails en saisissant simplement puis cliquer sur le + pour ajouter Ensuite, vous n avez plus qu à saisir l information que vous désirez et sélectionnez le format de réponse Dans ce cas les détails vont permettre de connaître par client : - La garantie avec la date de fin - Si il y a un contrat de maintenance ou pas

37 2. Utiliser les détails Prendre une fiche puis cliquer sur l onglet Détails, vous trouverez les informations paramétrées précédemment. Il suffit de les compléter en double cliquant sur les valeurs. Cas : Pour le client DIVISUEL, on constate qu il y a une garantie jusqu au 16/02/2008 avec un contrat de maintenance 3. Exploiter les détails A partir du Portefeuille Vous pouvez faire apparaître ses détails sur le Portefeuille. Aller dans Fichier Préférences Utilisateur puis Colonnes. Cliquer sur le + pour nommer cette personnalisation, et valider.

38 Ensuite vous n avez plus qu à ajouter les détails que vous désirez voir apparaître Valider et vous verrez sur votre portefeuille la date de fin de garantie et si ce client a un contrat de maintenance. A partir des Requêtes Le module de Requête permet d exploiter toutes les informations rentrées dans Eole.com. Cas : Je souhaite connaître tous les clients qui ont un contrat de maintenance. Sélectionner la Rubrique Détails Remplir les conditions

39 Je veux les Contrats de Maintenance Valeur = Oui puis valider avec la flèche La requête s établit dans la partie gauche Lancer le traitement Vous obtenez le résultat de la requête, à partir de là différents traitements sont possibles (exporter ses données, publipostage, mailing, graphique...)

40 IMPORTATION DE DONNEES IMPERATIF : Il faut que le fichier Excel à importer soit en format CSV (point virgule) 1. Rentrer dans Eole.com cliquez sur Gestion puis Importation de données puis Outils La fenêtre ci-dessous s ouvre : Aller chercher le document CSV à importer

41 L intitulé des colonnes de votre document CSV apparaît Si vous importez des fiches avec leurs contacts pensez à sélectionner «Fiche et contact» si ce ne sont que des fiches laisser fiche. Passer à la 2 ème étapes «Sélection» Cette étape permet de vérifier les données que vous allez importer pour les faire apparaître cliquez sur la flèche verte

42 3 ème. Fiches Remplir les champs souhaités Facultatif 4. Intervention Permet de commencer à bâtir l historique de chaque fiche, cette étape est facultative elle peut se faire une fois l importation terminée. Pour l activer il suffit de cocher la case «Création d une Intervention à la génération» 5 ème Dernière Etape lancer l Intervention

43 Création d un modèle dans Word. Ex : FUSION EOLE.COM ET WORD Préparation du document modèle Enregistrer le fichier modèle Dans Eole, enregistrer le nouveau modèle dans la G.E.D Nouveau document Documents indépendants Rechercher le document dans le disque et sélectionner

44 Choisir la rubrique, le mode d enregistrement et le logiciel pour la fusion Insertion des champs de fusion. A partir d Eole et du portefeuille, sélectionner une entreprise. Cliquer sur le bouton contact (en bas du portefeuille) Sélectionner le contact concerné Cliquer sur le bouton de fusion Sélectionner le fichier modèle Cocher les cases nécessaires Cliquer sur l imprimante pour commencer la fusion

45 Le document modèle s affiche. Utiliser les boutons de Word pour insérer des champs. En cliquant sur les boutons de Word, vous pouvez afficher les nom de champs ou les données de fusion. 2 méthodes d insertions : Placer le curseur à l emplacement de l insertion Ou faire des couper-coller des champs une fois l insertion effectuée. Choisir les champs à insérer Cliquer sur le bouton «insérer» Répéter l opération pour chaque champ. Nous avons effectué l insertion des champs dans le document Word. Si ce document doit servir de modèle vous pouvez l enregistrer comme précédemment comme modèle de fusion. Cette fois il aura les champs de fusion déjà intégrés il ne sera plus nécessaire de répéter l opération par la suite.

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