Conférence «achats innovants» - 30 janvier 2014

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1 Conférence «achats innovants» - 30 janvier 2014 Etablissement : Météo France Adresse : 73 Avenue de Paris, Saint-Mandé cedex Point de contact : M. Michel ASSOULINE michel.assouline@meteo.fr Projets 2014 susceptibles d intégrer des achats innovants : Thématique Energie environnement Energie environnement informatique, technologies et télécoms Informatique, tecnologies et télécoms Projet Dispositifs correspondant aux normes HQ environnementale Métrologie environnementale : radars et autres équipements d'observation Stockage, sécurité informatique, logiciels experts, transmission de données - Supercalculateur (cf U. Poitiers) Renouvellement du système de stockage de données Montant prévisionnel en euros Achat métier - Recherche - outils de mesure Acquisition de lidars aérosols et de lidars vent Achat métier - instrument de précision Simplification, modernisation, productivité des administrations Acquisition de pluviomètres à pesée Prestations d agence de voyages online Cf pièce jointe

2 Feuille de route stratégique de l achat innovant - Contribution de Météo-France I Introduction La mise en œuvre du Pacte pour la croissance, la compétitivité et l emploi adopté le 6 novembre 2012 par le Gouvernement a conduit chaque Ministère et chaque établissement public à engager une réflexion sur les projets innovants et les pratiques d achats de nature à favoriser l émergence d innovations. Cette démarche a fait l objet d un accompagnement de la DGCIS et du SAE, notamment à travers l organisation de réunions de méthode et d échange durant le premier semestre Elle s est traduite, au sein de Météo-France, par la participation à ces réunions puis par la mise en place d un groupe de réflexion faisant intervenir le Secrétariat Général, la Direction de la Commande Publique qui lui est rattachée et la Direction Technique de l établissement, réflexion pilotée par le Chargé de Mission Innovations et Partenariats, un poste rattaché au Président Directeur Général créé en octobre Cette note fait la synthèse de ces réflexions et constitue un complément méthodologique au formulaire de recueil d informations établi par le SAE. Elle prend appui sur la trame d élaboration de la feuille de route stratégique annexée à la circulaire du Premier Ministre du 25 septembre II Exemples d actions réussies II.1. Pratiques courantes de l établissement Depuis l exercice 2002, Météo-France établit un bilan annuel des résultats de sa politique d achat et d écoresponsabilité, un bilan qui fait l objet d une information de son Conseil d Administration et dans lequel sont suivis différents indicateurs de cette activité. L élaboration des pratiques d achat de l établissement fait intervenir trois acteurs principaux : - La Direction de la Commande Publique, rattachée au Secrétariat Général de l établissement, qui encadre la programmation des marchés, veille à l application de procédures conformes au Code des Marchés et pilote le réseau national des responsables d achat des différentes directions de Météo-France ; - La Commission Consultative des Achats, présidée par le vice-président du Conseil d Administration, qui valide les orientations générales de l établissement en matière d achats et statue sur tous les marchés dont le montant est supérieur à 1 M TTC ; - La Direction Technique qui assure la veille technologique et constitue le premier prescripteur pour plus de 80% des achats «métiers» effectués par Météo-France.

3 La politique d achats de l établissement, concrétisée par un plan d actions achats annuel, énonce certains objectifs et notamment : - La réalisation d économies à travers le recherche d améliorations continues des pratiques, telles que la mutualisation des achats et le recours à l UGAP ; - L optimisation des procédures d achats et la réduction des délais de passation des marchés ; - le développement durable et l accès des PME à la commande publique. Météo-France, au moyen de l allotissement, a contribué à ce dernier objectif, avec la mise en place d un marché relatif à l acquisition de Radiosondes GPS notifié à une PME. Cet exemple d action combinée entre veille technologique et commande publique a été à la base d un témoignage de Meteo-France lors de la conférence sur les achats Innovants organisée en Avril II.2. Actions réussies en 2013 Durant l année 2013, la poursuite de ce plan d actions Achats a conduit l établissement à finaliser une autre démarche innovante dans le domaine de la fourniture de stations météorologiques automatiques embarquées sur navire (S-AWS pour Shipborne Automatic Weather Stations). Cette démarche est porteuse d innovations sur trois niveaux : - méthode et procédures d achat ; - recherche d économies par mutualisation à l échelle européenne ; - incitation à la recherche de solutions innovantes. Elle se traduit par un effort d innovation en amont et en cours de la procédure d achat : i) en amont de l achat L enjeu de la démarche étant pour l ensemble des services météorologiques européens non seulement de se doter de stations de mesure (déployées sur environ 300 navires) homogènes mais aussi de bénéficier de prix intéressants, Météo-France a suscité la constitution préalable d un groupement de pouvoir adjudicateurs au niveau européen. Ce groupement fondé sur les dispositions prévues aux articles 1.10 et 11 de la directive 2004/18/CE relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics s est constitué au sein du GIE EUMETNET, réseau regroupant les intérêts de 29 Services Météorologiques Nationaux européens. Il s en est ensuivi une importante collaboration entre les services météorologiques français (Météo-France), Allemand (DWD) et Néerlandais (KNMI) afin de rédiger les éléments constitutifs d un dossier de consultation à commencer par les exigences techniques. ii) au cours de l achat A l issue de ce travail de collaboration, le GIE EUMETNET avec le support administratif du service météorologique de Belgique a lancé en Juin 2012 l appel d offres européen N 2012/EMNT-S-AWS sur la base des documents rédigés en commun.

4 Le GIE - en tant que pouvoir adjudicateur- a sélectionné la société française STERELA qui était économiquement et techniquement la mieux placée. La signature effective et la notification de l accord-cadre au titulaire est intervenue le 12 février Cette notification ouvre désormais la voie aux marchés subséquents fondés sur ledit accord-cadre afin de commander les stations automatiques et les services associés. L accord cadre dans son ensemble portera sur une durée de 7 ans dont une phase de prototypage de 18 mois (la réponse au besoin n existant pas), et une phase de déploiement progressif de 5 ans sur une flotte d environ 300 navires. III Axes d innovation L établissement a visé, dans cette première étape de réflexion, à établir les domaines dans lesquels il était susceptible à travers ses achats de favoriser l émergence de solutions innovantes. Afin d éviter une détermination trop subjective de tels domaines, la méthode retenue par le groupe de réflexion a consisté dans un premier temps à croiser la cartographie des achats établis pour l exercice 2012 par l établissement avec la typologie des domaines d achats innovants établie par le SAE. Pour l exercice 2012, le montant total des achats effectués par l établissement s élève à 68,6 M TTC, parmi lesquels les dépenses relatives aux travaux (15 % des achats), aux achats de fournitures (42 % des achats) et de prestations de services (43 % des achats). Parmi ces achats, il est possible de distinguer ceux qui se rattachent aux familles et sous famille dont la typologie indicative est fournie en Annexe 2 à la note établie par le SAE. On obtient ainsi un profil d achats de l établissement - reflétant bien le caractère scientifique et technique de l établissement - permettant de hiérarchiser les grands domaines dans lesquels Météo-France est susceptible d apporter une contribution aux achats innovants de l Etat. Famille informatique et télécoms Prestations intellectuelles information et communication constructions et infrastructures Energie et environnement Transport et logistique Processus produits et services spécialement innovants Adaptation des postes de travail TOTAL Dépenses 2012 par famille (M ) Poids relatif par famille (%) 18,6 4,0 10,1 10,6 0,7 1,5 1,8 47,5 39,2% 8,5% 21,3% 22,4% 1,5% 3,2% 3,9% 100% Il en ressort plus particulièrement trois domaines prospectifs sur lesquels l établissement fera porter son analyse en priorité : 1. L informatique et les télécoms 2. L Energie et l environnement 3. Les constructions et infrastructures Dans un deuxième temps, le groupe de réflexion a examiné les différentes sous familles associées aux domaines. Cet examen a conduit, d une part à compléter la typologie de certaines sous familles spécifiques à l activité de l établissement (relevant de ses achats «métier») et d autre part à distinguer les sous-familles faisant l objet d achats courant de celles pouvant faire l objet de besoins prospectifs.

5 Il en découle une hiérarchisation des sous familles d achats qui devront faire l objet d une réflexion approfondie dans le courant de l année Famille Sous Famille Big Data "générique" informatique et télécoms Numérique Nouvelles technologies Cloud computing Sécurité informatique Sécurité des composants électroniques RFID et développement durable Technologies sans contact sécurisées objets communicants fibres Nano technologies Prestations intellectuelles information et communication Serious game Outils collaboratifs Gestion de la connaissance Gestion de contenu Distribution de contenus numériques Services en ligne Ecrans digitaux espaces publics ou administratifs Technologies et équipements Eclairage et technologies associées imagerie infrarouge et imagerie terahertz chaudière économe en energie Textile et agro ressources constructions et infrastructures Accessibilité Dispositifis correspondant aux normes HQ environementale Matériaux économes en energie Outils de management des contrats de maintenance ou d'entretien des locaux Energie et environnement Agronomie, agrotechnologie nutrition santé Ecotechnologie Technologie à bas carbone Métrologie environementale Gestion de l'energie dans les batiments et les équipements purification de l'air Consommation qualité de l'eau Maitrise des consommations d'énergie, de fluides élimination de déchets Transport et logistique Gestion des files d'attente Mobilier de bureau Produits d'entretien Electromobilité Processus produits et services spécialement innovants Travail en journée pour les prestations de nettoyage services créant du lien social Adaptation des postes de travail equipements des postes de travail (microinformatique) equipements pour postes de travail d'handicapés accompagnement equipement de la qualité de permettant le travail des seniors et télétravail handicapés services de communication et Solutions robotiques créant du travail en réseau Outils de gestion d'actifs equipements pour Amélioration des les postes de travail services aux usagers nomades bien être au travail economie sociale et solidaire simplification modernisation productivité des administrations Services internet coffre fort electronique gestion du cycle de vie de documents /dématerialisation archivages Sous Famille "spécifique" Logiciels experts Location de matériel de stockage Gestion informatisée de documents Supercalculateur Transmissions de données Satellite (transmission) Radars, équipements d'observation en surface Foudre Etudes achats effectifs dans la catégorie besoins prospectifs à M&L termes pas de besoins IV Adoption de conditions favorables à l émergence de solutions innovantes L établissement dispose d un dispositif de veille technologique piloté par sa Direction Technique et dont la coordination est confiée à deux agents en poste, un à la DSI (Direction des Systèmes d Information) et l autre à la DSO (Direction des Systèmes d Observation). La veille technologique publie une newsletter mensuelle et un site de partage de connaissances (wiki baptisé «Confluence») accessible depuis le site intranet de l établissement. L établissement participe à de nombreuses conférences thématiques et est membre du Gartner Group (analystes en prospective technologique).

6 Les services en charge de la passation des marchés privilégient, lors d'un contexte d'avancée technologique potentielle, la rédaction d'un cahier des charges fonctionnel formulant le besoin en termes de résultats à atteindre mais laissant aux candidats l énonciation des moyens d'y parvenir. D'autre part, grâce au choix fréquent de l'établissement, dans ce même contexte de marché complexe, de la procédure de dialogue compétitif, des solutions inédites sont proposées suite à l'instauration au cours du dialogue d'un échange fructueux entre le pouvoir adjudicateur et le candidat qui peut librement décrire les moyens qu'il mettra en œuvre pour aboutir à la satisfaction du besoin présenté. Afin de mieux structurer et de généraliser les démarches de l établissement dans ce domaine et d identifier de nouvelles pistes d Innovation et de partenariats, la Direction Générale a créé un poste de chargé de mission en octobre 2013, également désigné référent achats innovants. Il a été décidé à l automne 2013 la mise en place d un groupe de réflexion faisant intervenir la Direction de la Commande Publique et la Direction Technique de l établissement afin de tirer le meilleur parti des réseaux de connaissance existants, en y faisant participer également le Centre National de Recherche Météorologique (CNRM) et Météo-France International (MFI) filiale de l établissement. Groupe de réflexion Achats Innovants Chargé de mission Innovation, Partenariats Direction de la Commande Publique Direction Technique Méthodologie Référent Achats Innovants Mise en œuvre de la politique d achats Animation/sensibilisation Du groupe d acheteurs Veille technologique Coordination technique : Directions centrales Directions thématiques CNRM et filiales Les travaux du groupe de réflexion seront poursuivis selon les axes prioritaires identifiés. Météo-France envisage de mener, en soutien de sa démarche : - Des actions de sensibilisation, de formation des acheteurs du groupe d acheteurs piloté par la Direction de la Commande Publique; - Des réunions thématiques avec les prescripteurs d achats ; - Des rencontres «métiers» avec certains fournisseurs de manière à améliorer les connaissances de ses acheteurs. V Modalités de suivi Les modalités de suivi n ont pas encore fait l objet d une formalisation à ce stade. L établissement envisage d adopter une méthodologie de suivi analogue à celle établie dans le cadre de l exécution de son plan d actions annuel et du reporting de son Système Qualité.

7 Ceci reposera en particulier sur : o L intégration au plan d actions Achats de l année N d objectifs quantifiés portant sur les réalisations et la démarche prospective; o La mise en place d un (ou plusieurs) indicateur(s) mesurant les réalisations pour chaque exercice (ex: montant des achats innovants de l année N / total des achats de l année N) ; o o Une restitution annuelle à la Direction Générale. La mise à jour des objectifs et réalisations visées pour l année N+1 à l issue de cette restitution et à l occasion de la mise en place du plan d actions achats de l année N+1, partant d une analyse de tels indicateurs à la fin de l année N.