Projet Branly. Présentation réunion déménagement. 04 Mai 2015 version 1. Génie des Lieux/ ICP/ Projet Branly

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2 Projet Branly Présentation réunion déménagement 04 Mai 2015 version 1 Génie des Lieux/ ICP/ Projet Branly

3 Programme de déménagement 3 Déjà réalisé - Travaux de finition en cours, le déménageur est choisi Déménagements anticipés les 28 et 29 Mai - Services : DSI, DSG, Accueil, Aumônerie, Vie Etudiante, salles de réunion, stocks Du Mercredi 3 juin au vendredi 5 juin - Des déménageurs seront présents sur le site afin d emballer et transférer vos contenus d armoire Vendredi 5 juin : - Les utilisateurs concernés par le déménagement sont appelés à quitter leurs bureaux à partir de 14 heures pour des raisons de sécurité. - Eteignez votre ordinateur avant de partir et fermez bien vos cartons Lundi 8 juin A votre arrivée Vous retrouvez vos cartons d affaires personnelles près de votre bureau Votre poste sera reconnecté, vérifiez l accès à vos applications. Vous retrouvez le contenu de vos armoires en place dans votre nouvel espace de travail.. Mercredi 10 juin Udesca, Boston College, IVHM, Comité d'entreprise, Accueil des Prêtres et religieuses étrangers

4 Programme de déménagement 4

5 Le calendrier des opérations 5 18/05 à 9h00 26/05 au 02/06 02/06 11h-14h 05/06 14h00 Livraison des cartons et adhésifs (1 adhésif pour 20 cartons). Un technicien procèdera à l étiquetage (selon planning proposé) des matériels, mobiliers et informatiques à transférer, et vous distribuera les étiquettes pour les cartons. Visite de vos nouveaux locaux et remise de vos clefs individuellement. Toutes les tâches décrites dans ce document doivent être achevées avant votre départ. Pour faciliter l intervention des équipes gérant le déménagement, nous vous remercions de quitter vos bureaux 08/06 à 08h00 Votre bureau sera prêt à vous accueillir : mobilier installé, informatique et téléphonie opérationnelles, vos cartons d affaires personnelles déposés au pied de votre bureau

6 Ce que l on attend du déménageur 6 Étiquetage du matériel informatique Transfert des cartons d affaires personnelles (ces cartons seront mis à proximité de votre bureau) Débranchement, Transfert et Rebranchement du matériel informatique Emballage et déballage des contenus d armoires Mise en place d une assistance pour vous accompagner dans votre installation, les deux jours qui suivent le déménagement

7 Les emballages (affaires personnelles) 7 La confection des cartons est réalisée à l aide de bandes adhésives fournies par le déménageur, et déposées auprès du référent, qui les distribuera à la demande. Vos cartons doivent être remplis et fermés à l endroit (logo du déménageur lisible) sans déformation afin de pouvoir les empiler sans difficulté au moment de l intervention des déménageurs Pour une fermeture efficace, une croix centrale sur le couvercle ET le fond suffit. Merci de consulter le petit dessin explicatif dans les pages suivantes.

8 Montage des cartons 8 Fond du carton 1 Les cartons sont livrés à plat 2 3 Commencez par former le FOND du carton. Mettre deux bandes adhésives croisées. RETOURNEZ le carton 4 Recommencez l opération pour le dessus du carton. Dessus du carton I2t Nom IMPORTANT 1 / X N OUBLIEZ PAS l Étiquette Vous pouvez également rajouter des informations qui vous sont utiles comme rappeler votre nom ou indiquer le numéro du carton ADRESSE (voir explications pages suivantes)

9 Les emballages (affaires personnelles) 9 Dimension des cartons Longueur : 52 cm - Largeur : 34 cm - Hauteur : 30 cm. Objets fragiles Le carton sera bien rempli sans excès et fermé. Le carton sera TOUJOURS transporté à l endroit c est à dire avec le nom du déménageur ET l étiquette transfert LISIBLE. Ne pas mettre dans les cartons de liquide ni d objets pouvant se briser. Ces objets devront être placés dans des cartons de déménagement que vous laisserez ouverts - rabats à l intérieur : les déménageurs sauront ainsi y apporter les soins qui conviennent Quelques trucs et astuces Les étiquettes pouvant se décoller ou se déchirer pendant le transport, il est conseillé d inscrire sur vos cartons, votre nom au marqueur sur le petit côté du carton (face avant) et reporter également votre futur numéro de bureau.

10 Etiquetage des cartons 10 Pendant le déroulement des opérations de transfert, les déménageurs devront, en votre absence, déplacer vos cartons et les déposer dans votre futur bureau. Pour ce faire, ils ont OBLIGATOIREMENT besoin de connaître votre future destination. Celle-ci figure sur les plans d implantations et comprend 2 renseignements essentiels : - votre futur numéro de bureau (communiqué prochainement) - l emplacement de votre poste de travail et de vos meubles de rangement Pour se faire, des étiquettes nominatives pré-imprimées avec l ensemble des informations nécessaires vous sont fournies. Les déménageurs tels des facteurs, n auront plus qu à placer vos cartons dans le bon bureau et à proximité de vos meubles de rangement.

11 Etiquetage des cartons 11 Indications qui seront portées sur l étiquette : - Votre Nom et Prénom - Le numéro de votre pièce de destination - Votre localisation précise dans la pièce FORME et COULEUR pour la zone de destination Nom, Prénom Numéro de la pièce de destination Implantation du poste de travail

12 Exemple de plan d implantation 12 R8 R4 R7 R5 R6 R3 C Michel Dubreuil R2 B A A R1 Etage 01 Pièce 076

13 Attention! Important 13 Objets fragiles - L assurance du transfert ne peut couvrir les éventuels dégâts causés aux affaires personnelles, emballez-les correctement. Vous pouvez étiqueter les objets suivant : - Massicots / relieuses - Destructeurs de documents - Repose pieds - Corbeilles à courrier

14 Attention! Important 14 Aucun objet de valeur Aucun objet cassant ou tachant (encre, bouteilles ) Aucun liquide ni produit inflammable Cartons remplis sans excès et bien fermés 1 ROULEAU ADHESIF SERA LIVRE POUR 20 CARTONS

15 Informatique 15 Le matériel informatique à transférer sera étiqueté, emballé, transporté et déballé par le déménageur Les matériels informatiques seront déconnectés et reconnectés par une équipe spécialisée Les PC Portables devront être emportés avec vous le vendredi 5 Juin (y compris alimentations, câble de sécurité et sacoche). Les écrans, claviers, souris et leurs socles seront étiquetés et transportés par le déménageur. Les collaborateurs qui ne souhaitent pas emporter leurs PC portables chez eux pourront les déposer à l'accueil le vendredi 5 après-midi et ils pourront les récupérer le lundi 8 au matin. Veillez à bien retirer les câbles de sécurité de tous vos matériels (Pc portables), déposer les post-it et autres effets personnels

16 Téléphonie 16 Votre téléphone à transférer sera étiqueté, emballé, transporté et déballé par le déménageur Les téléphones seront déconnectés et reconnectés par une équipe spécialisée Retirer les post-it et autres effets personnels qui pourraient être fixés sur votre appareil

17 Mobilier 17 A savoir : Chaque collaborateur aura à son poste de destination du mobilier installé conforme aux plans validés par vos responsables de service Un poste pré installé = - Un bureau - Un caisson Pensez à jeter l inutile le dé_menage_ment est une bonne occasion!!!

18 Mobilier 18 Ce qui déménage : - Votre siège de travail - Les sièges visiteurs - Certains mobiliers spécifiques qui sont listés par les services généraux et l étiquetage sera fait par le déménageur. Exemple : coffre-fort etc

19 Ce que nous attendons de vous! 19 Recommandation - Nous vous recommandons de trier, jeter, archiver vos dossiers avant votre déménagement Vos cartons seront d autant plus vite faits, et votre futur espace de travail agréable! Vos cartons : vous aurez à emballer : Rappel : des enlèvements sont organisés par les services généraux et les containers sont à votre disposition à l accueil du 21 - Vos affaires personnelles exclusivement = dessus du bureau, dessus des meubles, le contenu du caisson et des meubles bas. Vos contenus d armoire : - Ils seront emballés et déballés par les déménageurs.

20 20 IMPORTANT En quittant votre bureau, vous devrez laisser les clefs sur les meubles bas, les armoires et les caissons Vous laisserez la clef de votre bureau sous enveloppe à l accueil en précisant votre nom et numéro de bureau

21 SAV 21 Un numéro SAV sera à votre disposition du lundi 8 au mercredi 10 juin Et par e mail :

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