APERÇU COMPLET DES REPONSES AUX QUESTIONS POSEES PAR LES SOUMISSIONNAIRES POTENTIELS EN VERTU DE L ARTICLE DU CSC BXL 1241

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1 APERÇU COMPLET DES REPONSES AUX QUESTIONS POSEES PAR LES SOUMISSIONNAIRES POTENTIELS EN VERTU DE L ARTICLE DU CSC BXL 1241 Les rectifications par rapport aux dispositions du CSC sont écrites en rouge. Question 1 : Général : Est-ce que l on peut soumissionner lorsqu on a été bureau d études pour un des projets mais sans être sûr que ce projet soit dans la liste? Est-ce que notre offre peut être accompagnée d une clause spécifiant qu en cas de travail sur le même projet, le bureau (sous-traitant ou associé) se retirera? Réponse : oui, vous pouvez soumissionner pour le marché public en question, puisqu il s agit d un marché ouvert pluriannuel ( contrat-cadre ). Il appartiendra au fonctionnaire dirigeant de ne pas commander une mission en cas de conflit d intérêt. Vous pouvez indiquer dans votre offre la clause proposée. Question 2 : Le système normatif européen est dur à appliquer : les matériaux ne sont pas normés, les entrepreneur non plus, etc sur quoi se baser? Les seuls règles en matière de construction ici sont le bon sens et l art de bâtir. Le référentiel sur lequel le BC choisi se basera devra être développé par lui après l attribution du contrat. Mais dans sa méthodologie, l offre devra déjà comprendre une proposition d adoption d un système référentiel. Cette proposition ne sera donc pas le système normatif définitif sur lequel il va se baser pour effectuer les contrôles. Nous sommes bien conscients du fait que les normes EN, CEI, Eurocodes, etc. sont durs à appliquer à présent en RDC, avec toutes les conséquences que cela pour la qualité de nos constructions. Elles étaient donc données à titre d exemple. Le but est que le BC développera un référentiel sui generis afin d augmenter à terme la qualité dans nos constructions. Il est probable que le référentiel à développer ne soit pas (encore) le système normatif européen parce que celui-ci est trop éloigné du contexte actuel en RDC. Le but est cependant d arriver à un référentiel réaliste entre le système congolais et le système européen. Question 3 : nombre d experts 1 à 2 pour chaque expert. Alors que dans TDR 2.6, un expert par expertise (TDR 2.6). Peut-on proposer deux CV par expert? Oui, vous pouvez proposer deux CV par expert. Pour autant que les profils requis soient présents dans l offre et que le prestataire de services (BC) soit capable d effectuer avec l équipe proposée les prestations attendues décrites dans le CSC sur base des quantités estimées, vous pouvez même proposer 1 CV ou personne pour deux profils si cette personne combine 2 profils voulus. Question 4 : Il est difficile d estimer le coût des voyages à l intérieur du pays de manière précise. De plus, ceux-ci sont forts coûteux : ex : KIN BUKAVU : avion + bateau = +/- 720 usd à inclure dans le prix unitaire, ce qui risque de gonfler les prix assez fort Les coûts/frais pour Kinshasa et autres régions sont donc très différents. Comment refléter cela dans l offre? Vous pouvez prendre une marge sur vos prix pour tenir compte des coûts variables mais voir également réponse infra. 1/6

2 Question 5 : Cautionnement : 5% du montant mensuel estimé du Marché multiplié par 6 : comment, dans ce cas ci, estimer le montant mensuel? Le cautionnement est à comprendre comme garantie de bonne exécution et ne pas comme garantie de soumission. Le montant du cautionnement sera communiqué au prestataire de services adjudicataire dans la lettre d attribution du marché et sera calculé par le pouvoir adjudicateur. Il sera basé sur une estimation des quantités connue à ce moment. Question 6 : Prix non révisables sur quatre ans? Oui, les prix sont non révisables sur quatre ans. Cependant, nous avons décidé de rectifier le CSC pour ce qui concerne les prix du transport international? Ces prix ne feront plus partie de l offre et ne seront donc plus compris dans le prix qui sera évalué dans les critères d attribution. Les billets d avion seront remboursables sur base d un prix réel d un ticket, qui ne pourra dépasser un prix maximum. Le BC est tenu de donner à la CTB chaque six mois (15 décembre et 15 juin) ce prix maximum (réaliste) qui sera valable pour les 6 mois à venir (du 01/01 au 30/06 et du 01/07 au 31/12), mais la CTB remboursera sur base du ticket réel. Les prix des vols internationaux seront donc sortis de l offre-même. Question 7 : quid les frais transports locaux à l extérieur de Kinshasa? si bien compris tous ces frais (GOPASS, location voiture etc) sont à charge du consultant et à inclure dans le prix de l expert. Non, l art stipule que pour des raisons logistique et de coût, la CTB organise et prend en charge les transports locaux, à l exception de la prise en charge des frais suivants, qui restent donc à charge du prestataire : 40 trajet aéroport N Djili Représentation / hôtel ; 40 trajet Représentation / hôtel à Kinshasa et l aéroport de N djili. Les autres frais de voyage sont donc à charge du prestataire. Question 8 : TDR dans le tableau, colonne statut : que signifie «A formuler»? C est le projet de coopération qui cadre dans le programme indicatif de coopération entre la RDC et la Belgique qui doit encore être formulé par la CTB-même. Cela n a pas d impact sur les missions attendues du prestataire de services et les quantités indicatives indiquées dans le CSC. Le statut du projet est surtout pertinent pour notre propre suivi administratif. Question 9 : TDR Le nombre de jours nous semblent sous-estimé par rapport au travail demandé. Ex : 4 jours pour Bukavu = 2 ou 3 missions max, si l on déduit déjà la réception provisoire et définitive comme imposé dans le CC, il ne reste plus grand-chose. Est-ce que le nombre d Hommesjours indiqué dans le cahier des charges pourra être dépassé pour l ensemble du projet? si oui, en même tarif que dans la soumission? même question si le chantier se passe mal, est prolongé, et que notre présence est souhaitée plus souvent? est-ce que cela doit émaner d une demande du fonctionnaire dirigeant? Oui, le nombre d hommes-jours pourra être dépassé pour l ensemble du projet. Les quantités indiquées au CSC sont purement estimatives. Il est donc également possible que le nombre d hommes-jours ne sera pas atteint. Cela va émaner des bons de commandes émis par le fonctionnaire dirigeant de ce marché. 2/6

3 Question 10 : TDR Contrôle de sécurité des futurs usagers : est-ce vraiment applicable en RDC? Le but est que cela devient applicable en RDC même si maintenant, ce ne serait pas encore le cas. Question 11 : TDR 2.5 : Qu entend -t-on par bon de commande? chaque fois pour des missions ponctuels? qui définit les personnes à envoyer? le fonctionnaire dirigeant? Oui, le fonctionnaire dirigeant émettra les bons de commande et commandera ainsi les missions. Le prestataire de services (BC) enverra alors la ou les personnes proposées dans son offre en fonction du type de mission. Question 12 : pour le poste de chef de mission de contrôle, comme cela est généralement le cas pour des missions de contrôle technique type L+S (ect) et comme indiqué dans le formulaire "expertise" page 44 du CSC (2ème critère), un profil ingénieur bâtiment - Civil peut il être proposé dans la mesure ou il remplit bien sur l'ensemble des autres critères d'expérience et de connaissance). Oui. La dénomination de ce profil dans le titre (architecte) doit être interprétée conformément à la description donnée dans la suite du tableau. Ainsi, il est mentionné que le diplôme universitaire demandé doit être adéquat à la fonction ou le profil requis doit avoir une expérience équivalente avec au moins 10 ans d expérience (architecte, ingénieur civil en construction ou ingénieur-architecte). Question 13 : merci de clarifier l'étendue des missions de contrôle technique par référence à la page 23 du CSC - s agit t'il des missions : -uniquement mission L+S comme cela semble indiqué en haut de la page 44 -mission L+LP+LE+PV + SH+SEI+ HAND + BRD + Diagnostic / contrôle des installations électriques Réponse : Il s agit d abord et avant tout de mission L + S mais suivant la spécificité d un dossier, d autres missions plus précises pourront être demandées. Peux t on se referer a la norme NFP pour le contenu de ces différentes missions de contrôle technique? Réponse : l art du CSC stipule ce qui suit : «Le soumissionnaire présentera, en plus de la compréhension des présents termes de référence, sa stratégie d organisation, sa démarche méthodologique pour atteindre les résultats attendus. Cette note méthodologique sera présentée sur un document de 8 pages numérotées au format A4 recto maximum et comprendra également une proposition d adoption d un système référentiel des normes et standards minimum, sur base duquel les contrôles seront effectués (EN, CEI, Eurocodes, etc.).» La proposition de se référer à des normes ou d un système fera donc partie de l offre et sera évaluée par le pouvoir adjudicateur après l ouverture des offres sur base de la note méthodologique. Question 14 : il convient que les référentiels en particulier pour les missions sécurité (S / SH /SEI) soient identiques au niveau des impositions contractuelles aux différents intervenants et aux différents stades (maître d œuvre / entreprise / bureau de contrôle - phase conception - phase travaux - phase contrôle) dans le cas contraire cela peut en particulier avoir des conséquences importantes en terme de coût de travaux supplémentaires de l'entreprise. Quelles sont les exigences du maître d'ouvrage en la matière et les obligations contractuelles du maître d œuvre et des entreprises. Réponse : il importe en effet d harmoniser les référentiels existants. Il faudra les adapter à la réalité du terrain. Actuellement, il n existe pas de base unique (une des difficultés en RDC). 3/6

4 Question 15 : pour des raisons d efficacité et de maîtrise du dossier il nous parait préférable d'avoir un seul est même ingénieur pour le poste "ingénieur stabilité " et pour le "poste ingénieur" travaux - si la personne prévue possède les critères de qualification et d'expérience pour ces deux postes est t il possible de ne présenter qu'un seul et même CV pour ces deux postes. Réponse : oui, cela est possible pour autant que les profils requis soient présents dans l offre et que le prestataire de services (BC) soit capable d effectuer avec l équipe proposée (réduite alors) les prestations attendues décrites dans le CSC sur base des quantités estimées. Question 16. La CTB prend en charge les déplacements intérieurs, est-ce que ceci comprend également le logement, les frais de subsistance,... et tous frais annexes pendant ces déplacements intérieurs? Non, cela ne comprend pas les frais de logement et autres frais annexes pendant ces déplacements. Conformément à l art , uniquement les frais pour les transports locaux (donc déplacements intérieurs) sont pris à charge par la CTB. Question 17. Les jours de voyage internationaux doivent être inclus dans les prix unitaires forfaitaires. Mais beaucoup dépend de l organisation sur place et de la possibilité de s organiser pour qu une visite soit utile pour plusieurs projets en même temps. (Il y a une grande différence s il faut inclure 2 à 3 jours de voyage pour une visite de p.ex. 2 jours ou pour des visites de plusieurs chantiers concentrées sur p. ex. 6 jours de travail.) Quelle est la liberté que nous aurons, et est-ce que la CTB s engage aussi pour en collaborer au maximum. Par jours de voyage internationaux, nous entendons les jours où le consultant se trouve dans l avion. Le déroulement des missions aura lieu comme prévu à l art du CSC. Nous estimons qu il y a assez de liberté prévue dans le déroulement décrit. Question 18. Vous demandez un prix maximum pour les vols BXL-KIN, mais ce prix dépend également des délais et des dates ce qui n est pas possible de l estimer à base des données d aujourd hui : - Est-ce que c est ce prix maximum est le prix qu on sera remboursé, ou le prix réel d un ticket à ce moment? - Et comment vous traiterez des augmentations des prix de vols pendant les 4 années suivantes? Ou par des circonstances imprévues exceptionnelles comme les prix de carburants, ou soudain des annulations de vols en raison de sécurité,? Nous avons décidé de rectifier le CSC dans ce sens : les prix du transport international ne feront pas partie de l offre et ne seront donc plus compris dans le prix qui sera évalué dans les critères d attribution. Les billets d avion seront remboursables sur base d un prix réel d un ticket, qui ne pourra dépasser un prix maximum. Le BC est tenu de nous donner chaque six mois (15 décembre et 15 juin) ce prix maximum (réaliste) qui sera valable pour les 6 mois à venir (du 01/01 au 30/06 et du 01/07 au 31/12), mais la CTB remboursera sur base du ticket réel. Les prix des vols internationaux seront donc sortis de l offre. 4/6

5 Question 19. Est-ce que vous prendrez en compte les économies que nous pourrions proposer sur : - le nombre de vols nécessaires durant la mission? - la différence de rémunération des différents intervenants? Nous ne prendront pas en compte les économies que vous proposez pour les nombres de vols nécessaires durant la mission, puisque nous rembourserons les tickets réels sur base de justificatifs (plafonné). Par contre, la différence de rémunération des différents intervenants seront pris en compte durant l évaluation des offres. Question 20. Si, dans l intérêt de la mission et de la CTB, nous avons besoin du matériel pour un contrôle spécifique sur chantier, et que ce matériel n est pas disponible sur place, est-ce que ces frais seront à la charge de la CTB (après justification)? S il s agit d un matériel spécifique qui ne peut être prévu lors de la soumission, les frais pourront être pris en charge par la CTB après justification, à condition que le fonctionnaire dirigeant a approuvé le besoin d utiliser ce matériel aux frais indiqués à ce moment. Question 21. Nous voulons vous proposer une équipe dont les compétences, les honoraires et même le stationnement seront différents pour les différents membres, ce qui implique nécessairement un autre prix unitaire (homme/jour). Mais le formulaire d offre Prix (3.11 du cdc) ne donne pas la possibilité de différencier plus. Comment voulez-vous recevoir ces prix? - Nous voyons la possibilité de remplir sur ce formulaire un prix moyen, à base d un calcul hypothétique que nous ajoutons en annexe. - Ou bien nous pouvons référer vers un document similaire mais plus détaillé par rapport aux profils, cv et méthodologie proposés. Vous pouvez utiliser vos propres formulaires d offres prix, tout en respectant l art. 89 de l AR du 8 janvier 1996 et les instructions aux soumissionnaires : Si votre offre est établie sur d autres formulaires (par ex., sur une version scannée de ces formulaires ou vos propres modèles), le soumissionnaire est tenu de vérifier lui-même la concordance entre ces formulaires et les formulaires originaux, et doit mentionner sur chaque page que les formulaires utilisés sont conformes aux formulaires d offre originaux. A ce sujet, il est également à remarquer que plusieurs profils peuvent être représentés par 1 seule personne/cv. Il est donc possible de présenter un seul et même CV pour deux postes mentionnés cidessus pour autant que tous les profils requis (4) soient présents dans l offre et que le prestataire de services (BC) soit capable d effectuer avec l équipe proposée les prestations attendues décrites dans le CSC sur base des quantités estimées. Question 21. Est-ce que les frais complémentaires au voyage international (comme des transferts de l aéroport, jours non-facturable, etc) doivent être inclus dans le prix de transport? Ou est-ce que ce prix de transport est uniquement le ticket d avion, et donc ces frais doivent être ventilés plutôt dans le prix unitaire de la mission terrain? (Cette dernière question est liée aussi à notre question 3) Selon l art du CSC, les frais de voyage du personnel autorisé sont supportés par le prestataire : Billet A/R en classe économique du trajet le plus direct possible entre le lieu de résidence habituel et Kinshasa (début et fin de mission) (voir point 3.11 «Formulaire d offre Prix»). Les frais de voyage internationaux comprennent donc également les transfert de l aéroport au pays de résidence mais ne feront plus partie de l offre. 5/6

6 Question 22. Pouvez vous me confirmer qu'il nous faut fournir une garantie décennale sur les projets visés? Il est relativement difficile de trouver une compagnie d'assurance couvrant des ouvrage au Congo RDC. La garantie décennale existe en RDC, mais cela ne concerne pas votre responsabilité dans ce marché public. En effet, le prestataire de service de ce marché n'agira pas comme 'entrepreneur' ou 'architecte' même mais contrôlera le travail effectué par ces derniers. Question 23. Dans le cadre de cette mission, les prestataires de service doivent-ils être un bureau de contrôle certifié ou un groupement de consultants sans certification de "bureau de contrôle" peut vous convenir? Le 'bureau de contrôle' du CSC ne doit pas être un bureau de contrôle certifié, mais peut être un groupement. Mais, mais comme il est indiqué dans le dossier de sélection, le soumissionnaire doit donner une description des mesures prises par lui pour s assurer de la qualité ainsi que des moyens d étude et de recherche de son entreprise. Cela peut comprendre également des certificats établis par des organismes indépendants, attestant que le prestataire de services se conforme à certaines normes de garantie de la qualité. Sur base des infos reçues, le pouvoir adjudicateur va décider s'il va oui ou non sélectionner les soumissionnaires. Question 24. Pouvez vous nous communiquer d'avantage d'information sur les tests de qualité de béton et de ferraillage demandés, la liste est relativement longue... et varie en fonction des composantes du béton, ainsi que de sa mise en oeuvre, en traction ou compression, etc.. ou souhaitez vous avoir les prix pour l'ensemble des tests possibles? Nous demandons prix pour l ensemble des tests possibles. 6/6