Service Public Fédéral FINANCES

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1 Service Public Fédéral FINANCES CAHIER DES CHARGES Assistance à la production IT par profils spécialisés Services informatiques Version 1.7 du 06/07/2009 Date de la séance d ouverture des offres : 18 août 2009 Dépôt des offres exclusivement auprès de : SPF Finances Service d encadrement ICT Cellule Marchés publics Bd Roi Albert II 33, bte BRUXELLES

2 A. Partie A : Dispositions administratives et contractuelles du marché Description du marché Pouvoir adjudicateur Nature du marché Contexte général Objet du marché Administration Unix et gestion opérationnelle de la plate-forme centrale Unix Gestion opérationnelle des middleware Java et déploiement des applications Gestion opérationnelle des systèmes X Monitoring et Service Management Gestion de l environnement Lotus Domino Attribution du marché Dépôt et ouverture des offres Dépôt des offres Offres sur papier Offre électronique Modification ou retrait d'une offre déjà déposée Ouverture des offres Détermination des règles d exécution du marché Réglementation Documents relatifs au marché Offres Dispositions générales Généralités Durée de validité de l'offre Forme des offres Contenu de l'offre Langue de l'offre et nombre d'exemplaires Mandataires Variantes Prix Introduction Devise Révision des prix Procédure d'attribution du marché Critères de sélection qualitative Critères d'exclusion Critères de capacité économique et financière Critères de capacité technique Régularité des offres Entrevue Critères d'attribution B. PARTIE B : Dispositions administratives, réglementaires et contractuelles relatives à l exécution du marché Délai et notification de l'attribution Notification de l'attribution du marché Délais Exécution du marché Durée des contrats Lieu d exécution des prestations Horaires de travail Connaissance des langues Sécurité et confidentialité Responsabilité Méthode Moyens à la disposition des techniciens Droits d auteur Représentants de l adjudicataire Formalités en vue du contrôle Sous-traitants Compétence des techniciens mis à disposition Stabilité du personnel Page 2 sur 38

3 3. Facturation et paiement Litiges : moyens de défense de l administration C. Partie C : Profil des personnes mises à disposition et description des services demandés Ingénieur système Unix : administration et gestion opérationnelle de la plate-forme ATLAS, avec spécialisation dans les systèmes d'exploitation Solaris et Linux (2 personnes) lot 1 + lot Profils et compétences Tâches Ingénieur système : gestion opérationnelle des middleware Java (WebLogic, JBoss, Websphere), déploiement d applications, diagnostic dans le cadre de la gestion des problèmes (4 personnes) lot 3 + lot 4 + lot 5 + lot Fonction Profil Ingénieur système : infrastructure et gestion opérationnelle des systèmes X86 (VMWare, Microsoft Windows Server) (2 personnes) lot 7 + lot Fonction Profils et compétences ETP gestionnaire de systèmes pour la gestion et le développement de l environnement IT Service management (sur la base des produits OpenView Servicedesk, Servicemanager, etc) (1 personne) lot Tâches Profils et compétences Ingénieur système pour la gestion opérationnelle des systèmes de monitoring et de gestion de systèmes (sur la base des produits HP NNM, OVO, Report manager, etc.) (1 personne) lot Tâches Profils et compétences ETP gestionnaire de systèmes pour la gestion et le développement de l environnement mailing (1 personne) - lot Tâches Profils et compétences D. Partie D : ANNEXES OBJET DE L OFFRE IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE ANNEXE B : Inventaire tableaux de prix Page 3 sur 38

4 A. Partie A : Dispositions administratives et contractuelles du marché 1. Description du marché 1.1 Pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur est le Service Public Fédéral Finances, ci-après appelé le département. Le Ministre chargé de l attribution du marché et le service responsable de la direction et de la surveillance du marché, à qui il convient d'adresser toute correspondance relative au marché, sont : S.P.F Finances Service d encadrement ICT bd Roi Albert II 33 bte 91 Bâtiment C 1er étage 1030 Bruxelles Fonctionnaire dirigeant : M. Louis COLLET, Directeur du Service d'encadrement ICT. Contacts : M. Frank Baelus, Premier attaché des Finances Tél.: 0257/ frank.baelus@minfin.fed.be Me Ingrid Bellens, expert financier et ICT Tél. : 0257/ ingrid.bellens@minfin.fed.be 1.2 Nature du marché Le marché est considéré comme un marché de services. 1.3 Contexte général Depuis les débuts du plan Copernic, le Service d'encadrement ICT du SPF Finances s'est fixé pour but d'optimiser et d'améliorer le service. Depuis 2003, on vise la mise en place d'une plate-forme centrale de traitement et de stockage (Unix + Windows) qui permettra de mener à bien les projets Coperfin avec la garantie d'un haut degré de disponibilité et de performances. Toutes les nouvelles applications développées dans le cadre de la stratégie Coperfin sont mises en œuvre sur cette plate-forme. La plate-forme évolue par ailleurs sans cesse. L environnement présente donc une complexité et une envergure croissantes. Pour garantir la qualité et la stabilité de la production, les éléments suivants sont notamment très importants : Mise en production contrôlée des releases des applications nouvelles ou existantes Détection des erreurs, notamment grâce aux outils de monitoring, au diagnostic et au traitement des erreurs par des processus contrôlés Affectation des ressources et planning de capacité Évolution de l infrastructure technologique à l appui des applications. Page 4 sur 38

5 Concrètement, cela signifie que la charge de travail représentée par la gestion de ces applications et systèmes augmente aussi fortement. En pratique, l environnement ICT opérationnel du SPF Finances se trouve dans une période de transition, de courte durée, caractérisée par une double gestion : l environnement Atlas est encore en construction, tandis que les mainframes restent en service. Des équipes spécialisées sont responsables des différents aspects de la gestion de l environnement. Il existe notamment une équipe de gestion Unix, une équipe de gestion des serveurs d applications et de déploiement des applications, une équipe de gestion des serveurs Windows, une équipe de gestion du stockage, etc. Les équipes doivent se voir adjoindre des ressources spécialisées pour ces tâches techniques. Dans cet environnement en mutation, le support des gestionnaires de systèmes par des profils spécialisés, possédant une connaissance approfondie des produits matériels et logiciels utilisés dans l environnement, constitue une nécessité absolue. 1.4 Objet du marché Le Service Public Fédéral souhaite faire appel à 11 collaborateurs extérieurs pour une période de 36 mois. Le département a le droit, sans être redevable d aucune indemnité, de mettre fin à l exécution du contrat après une certaine période, au cas où le projet serait interrompu prématurément. Dans cette éventualité, un préavis d un mois sera respecté. Le marché est réparti en 11 lots, qui peuvent être attribués séparément. Chaque lot concerne la fourniture au département, conformément aux dispositions et conditions du cahier des charges, d une assistance technique extérieure, en accord avec la troisième partie du cahier des charges. Les marchés peuvent être divisés suivants les domaines d expertise ci-dessous. La description des tâches et des profils figure à la partie C du cahier des charges Administration Unix et gestion opérationnelle de la plate-forme centrale Unix Lot 1 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système Unix : administration et gestion opérationnelle de la plate-forme ATLAS, avec spécialisation dans les systèmes d'exploitation Solaris et Linux. Lot 2 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système Unix : administration et gestion opérationnelle de la plate-forme ATLAS, avec spécialisation dans les systèmes d'exploitation Solaris et Linux Gestion opérationnelle des middleware Java et déploiement des applications Lot 3 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système pour la gestion opérationnelle des middleware Java (WebLogic, JBoss, Websphere), le déploiement des applications et l'exécution du diagnostic dans le cadre de la gestion des problèmes. Lot 4 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système pour la gestion opérationnelle des middleware Java (WebLogic, JBoss, Websphere), le déploiement des applications et l'exécution du diagnostic dans le cadre de la gestion des problèmes. Lot 5 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système pour la gestion opérationnelle des middleware Java (WebLogic, JBoss, Websphere), le déploiement des applications et l'exécution du diagnostic dans le cadre de la gestion des problèmes. Page 5 sur 38

6 Lot 6 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système pour la gestion opérationnelle des middleware Java (WebLogic, JBoss, Websphere), le déploiement des applications et l'exécution du diagnostic dans le cadre de la gestion des problèmes Gestion opérationnelle des systèmes X86 Lot 7 : Mise à disposition d un ingénieur système : infrastructure et gestion opérationnelle des systèmes X86 (VMWare, Microsoft Windows Server). Lot 8 : Mise à disposition d un ingénieur système : infrastructure et gestion opérationnelle des systèmes X86 (VMWare, Microsoft Windows Server) Monitoring et Service Management Lot 9 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système pour la gestion et le développement de l environnement IT Service management (sur la base des produits OpenView Servicedesk, Servicemanager, etc). Lot 10 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système pour une gestion opérationnelle du monitoring et des systèmes de gestion de systèmes (sur la base des produits HP NNM, OVOW, OVIS et Report Manager) Gestion de l environnement Lotus Domino Lot 11 : Mise à disposition d un ETP Ingénieur système pour la gestion et le développement de la plate-forme centrale d et messagerie instantanée (IBM Domino, ICC et Lotus Notes). En vertu des conditions énoncées à l article 17, 2, 2 b de la Loi du 24/12/1993 concernant les marchés publics, le département se réserve le droit, pendant une période de trois ans, de confier à l adjudicataire de nouveaux services consistant en la répétition de services comparables, via une procédure de négociation sans respect des règles de publication. 1.5 Attribution du marché Marché de services Procédure de négociation sans publication (article 17 2,1, a) de la Loi du 24 décembre 1993). 2.1 Dépôt des offres 2. Dépôt et ouverture des offres Avant leur ouverture, les offres sont déposées via l'application électronique e-tendering (pour plus de détails, voir ci-dessous), par la poste (de préférence en recommandé) ou en mains propres auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées jusqu'au moment où la séance d'ouverture est déclarée ouverte. Page 6 sur 38

7 2.1.1 Offres sur papier Les offres sont envoyées par la poste ou remises personnellement au pouvoir adjudicateur avant la séance d ouverture. Les offres sont acceptées jusqu'au moment où la séance d'ouverture est déclarée ouverte. Les offres sont glissées dans une enveloppe fermée. Celle-ci porte les mentions suivantes: - l'objet du présent cahier des charges - la date et l'heure de l'ouverture des offres. Cette enveloppe est à son tour glissée dans une deuxième enveloppe, portant les mentions suivantes : - le mot "OFFRE" dans le coin supérieur gauche ; - à l'endroit de l'adresse de destination : SPF FINANCES, Service d'encadrement ICT A l'attention de Nathalie Orban North Galaxy Bd Roi Albert II 33, bte 95 Bâtiment C - 5ème étage 1030 BRUXELLES Seuls les membres du personnel du service concerné sont habilités à remettre une preuve de dépôt de l offre. Le soumissionnaire accepte l'entière responsabilité du mode d'expédition et de réception de son offre dans le délai imparti. Toute offre déposée en dehors de ce délai est exclue. Cependant, si une offre tardive a été envoyée par lettre recommandée au plus tard quatre jours calendrier avant la date limite, le pouvoir adjudicateur peut encore prendre l offre en considération, pour autant qu il n ait pas encore fait connaître sa décision. Remarque : Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient déposées par la voie électronique. Le choix appartient cependant au soumissionnaire et n'influencera en aucune façon l'analyse et l'évaluation de l'offre Offre électronique Les offres électroniques peuvent être déposées via le site Internet e-tendering qui garantit le respect des conditions de l'article 81 ter de l'ar du 8 janvier Il est à noter que l'envoi d'une offre par courriel ne satisfait pas à ces conditions. Aussi ce mode de soumission des offres n'est-il pas admis. Indépendamment des variantes éventuellement autorisées, chaque soumissionnaire ne peut déposer qu'une offre par marché. L'offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite prévue pour la réception des offres. Le soumissionnaire peut déposer son offre en partie sur papier et en partie sous forme électronique, les deux parties formant une seule et même offre. En soumettant tout ou partie de son offre par la voie électronique, le soumissionnaire accepte que les données générées par le système de réception soient enregistrées (article 81 quinquiès de l'ar du 8 janvier 1996). Au besoin, les attestations sont scannées pour être jointes à l'offre. Page 7 sur 38

8 On trouvera davantage d'informations sur le site Internet: ou au numéro de téléphone du Helpdesk e-procurement: +32 (0) Modification ou retrait d'une offre déjà déposée Si le soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou soumise, il doit le faire suivant les dispositions de l'article 105 de l'ar du 8 janvier La modification ou le retrait d'une offre déjà déposée peut être faite par la voie électronique, suivant les dispositions de l'article 81 de l'ar du 8 janvier 1996, ou sur papier. La modification ou le retrait d'une offre déjà envoyée ou soumise nécessite une déclaration écrite dûment signée par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. Sous peine de nullité de l'offre, cette déclaration doit mentionner l'objet et la portée des changements. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut aussi être signifié par télégramme, télex ou télécopie, moyennant les conditions suivantes : 1 L'avis de retrait parvient au président de la séance d'ouverture des offres avant l'ouverture de la séance ; 2 L'avis de retrait est confirmé par lettre recommandée, déposée à la poste au plus tard le jour qui précède la séance d'ouverture des offres. Cette condition ne s'applique pas si le soumissionnaire a recours à des moyens électroniques conformes aux dispositions de l'article 81 de l'ar du 8 janvier Remarque : Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient déposées par la voie électronique. Le choix appartient cependant au soumissionnaire et n'influencera en aucune façon l'analyse et l'évaluation de l'offre. 2.3 Ouverture des offres La séance publique d'ouverture des offres sur papier et électroniques aura lieu le 18 août 2009 à 10 heures, à l'adresse suivante : SPF Finances North Galaxy Bd Roi Albert II Bruxelles Socle, salle 1 3. Détermination des règles d exécution du marché 3.1 Réglementation - Loi du 24 décembre 1993 (M.B. du et errata du M.B. du ) concernant les marchés publics et certains marchés d'adjudication de travaux, fournitures et services. - Arrêté Royal du 8 janvier 1996 (M.B. du et errata du M.B. du ) concernant les marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi que les concessions de travaux publics. - Arrêté Royal du 26 septembre 1996 (M.B. du ) concernant les conditions générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics. - L'annexe à cet Arrêté Royal du 26 septembre 1996, qui contient les Conditions générales d'entreprise. - Toutes les modifications des lois et des arrêtés ci-dessus qui sont en vigueur le jour de l'ouverture des offres. Page 8 sur 38

9 3.2 Documents relatifs au marché - Le présent cahier des charges. - L'offre du soumissionnaire. - La correspondance éventuelle entre le département et le soumissionnaire durant les négociations. 4. Offres 4.1 Dispositions générales 4.1 Généralités L'offre doit être établie sur papier, en trois exemplaires (dont un original mentionnant les prix, une copie avec les prix et une autre sans les prix). Chaque offre et ses annexes doivent être signées par le soumissionnaire ou son mandataire. A défaut, l'offre sera considérée comme irrégulière. Le soumissionnaire doit aussi déposer quatre exemplaires de son offre sous forme électronique (CD- Rom) : deux exemplaires avec prix et deux sans prix. Si la version papier et la version électronique présentent des différences, l'original sur papier prime. Le soumissionnaire doit soumettre son support électronique à une analyse antivirale afin d'éviter toute contamination de l'infrastructure informatique du SPF Finances. Dans son offre, il doit spécifier le logiciel utilisé pour la détection de virus (avec la version). Il garantit aussi que le support a été scanné et est exempt de virus. Toute biffure, correction, addition ou modification de l'offre ou de ses annexes doit être signée par le soumissionnaire ou son mandataire. A défaut, l'offre sera considérée comme irrégulière. En déposant son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses propres conditions de vente, générales ou particulières, même si elles figurent dans une des annexes à son offre. Les soumissionnaires sont tenus de se conformer expressément à toutes les dispositions administratives et contractuelles de ce cahier des charges. Toute réserve ou tout refus d'une disposition du cahier des charges peut entraîner l'irrégularité de l'offre. Page 9 sur 38

10 4.2 Durée de validité de l'offre La durée de validité des offres ne peut être inférieure à 240 jours. Ce délai commence le dernier jour prévu pour le dépôt des offres. Durant cette période, aucune révision de prix ne peut être appliquée. 4.3 Forme des offres Contenu de l'offre L'offre doit être rédigée suivant le modèle de soumission de l'annexe A. Le soumissionnaire est tenu d'utiliser le formulaire d'offre joint à ce cahier des charges. S'il utilise d'autres documents, il doit mentionner sur chacun d'eux la correspondance avec le formulaire d'offre joint à ce cahier des charges (Art. 89 de l'a.r. du 8 janvier 1996). Toute offre qui ne répond pas à ces conditions peut être rejetée. Il convient de veiller particulièrement à la clarté et à la précision de présentation des renseignements demandés. L'évaluation de l'offre tiendra compte de la présentation et de la lisibilité. Toute offre doit apporter une réponse complète aux questions de la partie technique. L'offre technique ne peut contenir aucune précision administrative ni indication de prix. Le soumissionnaire doit numéroter de façon continue et ininterrompue toutes les pages de son offre et de ses annexes. Chaque page doit être parafée. Les offres doivent répondre aux obligations énoncées dans le cahier des charges, en précisant clairement le numéro et le texte de l'obligation concernée et en rédigeant la réponse immédiatement après la mention de l'obligation. Si les réponses aux questions de la partie technique comportent des renvois aux manuels techniques du soumissionnaire (PAS de brochures publicitaires!), ces renvois doivent spécifier le numéro de page et le paragraphe. Toute offre doit inclure les manuels auxquels il est fait référence. Les soumissionnaires doivent identifier toutes les limitations de la solution proposée. Toutes les réponses aux impératifs formulés dans le cahier des charges doivent expliquer clairement comment le système proposé comblera les exigences et de quelle façon il sera satisfait aux besoins. Les illustrations et les tableaux doivent être numérotés. Dans le texte, les renvois aux illustrations et tableaux doivent mentionner le numéro correspondant. L offre doit être établie sur les formulaires en annexe. L offre signée par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir doit obligatoirement s accompagner des documents suivants : 1. Volet 1 - Partie administrative A. Formulaire d'offre B. Sélection qualitative 1. Critères d'exclusion 2. Assise économique et financière 3. Capacité technique Page 10 sur 38

11 C. Compétence du fondé de pouvoir D. Informations concernant les sous-traitants 2. Volet 2 Offre financière Réponses pour la proposition de prix: détailler et résumer les coûts 3. Volet 3 - Partie technique Chaque lot faisant l'objet d'une offre doit respecter la structure suivante : A. Introduction 1. Résumé général de l'approche et des caractéristiques de la proposition. 2. Explication du respect des critères d'attribution. Le but est de disposer d'un résumé de la façon dont le soumissionnaire respecte les critères d'attribution. Ce résumé doit être le plus concis possible. Il fera référence à la page et à la partie de l'offre ou le critère d'attribution est évoqué. 3. Les annexes dont le soumissionnaire peut se servir pour exposer des informations importantes qui n'ont pas leur place dans le cahier des charges. B. Réponses relatives aux CV 1. Le curriculum vitae détaillé des personnes que le soumissionnaire propose en vue de l assistance externe (partie A, point 6.4) (annexe 2). 4. Volet 4 - Documents et annexes A. Références Les références sont présentées suivant le modèle en annexe. B. Emploi des langues et flexibilité du fournisseur C. Autres informations complémentaires (brochures, articles, spécifications, rapports) Attention : Ces renseignements complémentaires ne seront pas considérés comme remplaçant les réponses directes aux exigences de ce cahier des charges : L'information complémentaire ne peut être combinée avec une partie obligatoire de l'offre ; La proposition de prix (volet 2) ne peut faire référence au matériel complémentaire. Notez que l'information complémentaire présentée n'aura pas d'effet sur l'évaluation. Le soumissionnaire doit respecter la structure ci-dessus. Il numérotera de façon continue et ininterrompue toutes les pages de son offre et de ses annexes éventuelles. Toute offre ne respectant pas la structure prescrite sera rejetée. Le soumissionnaire doit doter toutes les pages de son offre et les éventuelles annexes d une numérotation continue et ininterrompue. Page 11 sur 38

12 4.3.2 Langue de l'offre et nombre d'exemplaires L'offre doit être rédigée dans une langue : le français ou le néerlandais. Les documents techniques à joindre à l'offre peuvent être en anglais s'il n'en existe pas de traduction française ou néerlandaise Mandataires Toute offre soumise par des mandataires doit spécifier au nom de quelle entité ces personnes agissent. Le mandataire joint à son offre un acte authentique ou sous seing privé de la procuration ou une copie certifiée conforme de l'acte. Il peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur Belge dans laquelle les mandats en question ont été publiés Variantes Les variantes sont autorisées. Pour chaque lot, le soumissionnaire peut ajouter une seule variante à son offre de base (soit au maximum 2 CV par lot). 5. Prix 5.1 Introduction Conformément à l Arrêté Royal du 8 janvier 1996, Art.88., 1 er, le soumissionnaire doit, en vue de l attribution du marché, fournir toutes les indications nécessaires au contrôle du prix. Il doit en tenir compte dans l établissement de son offre. Ce marché est un marché suivant liste de prix (cfr article 86 de l Arrêté Royal du 8 janvier 1996). La partie 2 du présent cahier des charges expose les prestations qui font l objet du marché. Le soumissionnaire mentionne le prix horaire pour son représentant. Le temps de déplacement jusqu au lieu de travail n est pas considéré comme une prestation. Les prix doivent être cités hors TVA, mais comprendre toutes les autres taxes. L offre financière doit être établie sur le formulaire de l annexe Devise Les prix seront mentionnés en euros (EUR). L offre doit mentionner les prix hors TVA et TVA comprise. Le prix global doit également être mentionné avec et sans la TVA Révision des prix La révision des prix des services est possible. Les règles de révision sont les suivantes : 1. Les prix peuvent être revus une fois par an. 2. Chaque année, le prestataire demande la révision du prix par lettre recommandée adressée au Pouvoir Adjudicateur, attn. Service d encadrement B&CG, cellule comptable ICT, bd Roi Albert II 33 bte 785, 1030 Bruxelles. 3. La révision des prix entre en vigueur : Page 12 sur 38

13 a. le jour anniversaire de l'avis d'attribution du marché si le prestataire a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après l'anniversaire de l'attribution du marché. b. le 1er jour du mois qui suit l'envoi de la lettre recommandée si le prestataire a laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après la date visée ci-dessus (attention : le prestataire de services doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des services à prester après l'anniversaire suivant). 4. La révision des prix se calcule suivant la formule : P=P0 * (0,8 * S/S0 + 0,2) où : P= nouveau prix P0= ancien prix S0= indice salarial AGORIA (seulement pour les prestataires belges ; les prestataires étrangers doivent proposer un indice analogue) moyenne nationale, charges sociales comprises, pour les contrats à partir du 11/07/1981, valable le mois qui précède l'ouverture des offres. S= comme S0 ci-dessus, mais valable le mois qui précède le jour anniversaire de la notification de l'attribution du marché. Pour les indices, voir : 5. Les prix des services commandés en supplément peuvent être revus. La révision suit les règles ci-dessus. 6. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de revoir les prix en cas de baisse de l'indice. Dans ce cas, la révision suit les règles ci-dessus, sauf que la lettre recommandée émane du pouvoir adjudicateur. 6. Procédure d'attribution du marché 6.1 Critères de sélection qualitative Les candidatures sont soumises aux critères de sélection suivants. Seules les offres qui répondent aux critères de sélection seront prises en considération pour la comparaison des offres suivant les critères du point 6.4 ci-dessous, et pourvu qu elles aient été déposées régulièrement Critères d'exclusion Simplification administrative Par le simple fait de participer à la procédure d'adjudication d'un marché public, le soumissionnaire déclare qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux articles 17, 43 et 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics. Le pouvoir adjudicateur examine l'exactitude de la déclaration implicite sur l'honneur du soumissionnaire dont l'offre arrive en tête de classement. À cet effet, il demande au soumissionnaire concerné de lui fournir par les moyens les plus rapides, dans le délai qu'il spécifie, les renseignements ou documents qui permettront de vérifier sa situation personnelle avant toute décision de passation du marché. Ces renseignements seront cependant demandés par le pouvoir adjudicateur lui-même aux gestionnaires des données, par la voie électronique, si ce mode d'accès est possible gratuitement. Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché si le contrôle révèle que sa déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date limite prévue pour la réception des demandes de participation à la procédure restreinte ou à la procédure de négociation avec publication, ou à la date limite prévue pour la réception des offres dans le cas d'une procédure Page 13 sur 38

14 ouverte. Une régularisation a posteriori est en tout état de cause impossible. L'exclusion est également possible si, durant la procédure, il apparaît que la situation du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à sa déclaration sur l'honneur. Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établit un classement corrigé, tenant compte de l'incidence possible de la suppression de la demande de participation ou de l'offre du candidat ou soumissionnaire exclu en application des dispositions sur les prix anormaux de l'article 110, 4 de l'arrêté royal du 8 janvier Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre suit immédiatement au classement celle du soumissionnaire exclu, après lui avoir appliqué également ces dispositions. Premier critère d'exclusion 1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs doit, avant la date limite de réception des offres, joindre ou présenter au pouvoir adjudicateur une attestation certifiant qu'il est en règle en matière de cotisations de sécurité sociale. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Est en règle pour l'application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1 a transmis à l'office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusqu'à et y compris celles relatives à l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n'a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à EUR, à moins qu'il ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à EUR, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision d'attribuer le marché, qu'il possède, au jour auquel l'attestation constate sa situation, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi ou d'une entreprise publique au sens de l'article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à EUR près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur, avant la date limite de réception des offres: 1 une attestation délivrée par l'autorité compétente certifiant que suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays ou il est établi. Lorsqu'un tel document n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays; 2 une attestation conformément au 1, s'il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. 3. À tout stade de la procédure et par tout moyen jugé utile, le pouvoir adjudicateur peut s'enquérir de la situation de chaque soumissionnaire en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale. Deuxième critère d'exclusion Page 14 sur 38

15 Le soumissionnaire ne peut se trouver dans une des situations suivantes: 1 se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; 2 avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir entamé une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Pour le soumissionnaire étranger, l'attestation doit émaner de l'organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative. Troisième critère d'exclusion Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA. Le soumissionnaire belge doit joindre à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration des Contributions Directes, ainsi qu'une attestation récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration de la TVA, certifiant qu'il a accompli ses obligations envers ces administrations. Le soumissionnaire étranger joint à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) émanant de l'administration / des administrations compétente(s) dans son pays pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu'il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l'administration / des administrations précitée(s). Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il suffit de joindre une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays. Quatrième critère d'exclusion Quel que soit le stade de la procédure, est exclu de l'accès à ce marché, le prestataire de services qui a été condamné, par une décision de justice ayant force de chose jugée, pour les faits suivants dont le pouvoir adjudicateur a connaissance: 1 participation à une organisation criminelle au sens de l'article 324bis du Code Pénal; 2 corruption au sens de l article 246 du Code Pénal ; 3 fraude au sens de l'article 1 de la Convention sur la protection des intérêts financiers des Communautés Européennes, ratifiée par la loi du 17 février 2002; 4 blanchiment d'argent au sens l article 3 de la loi du 11 janvier 1993 sur la prévention de l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme ; Pour les besoins de l'application de ce paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s'il doute de la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes en Belgique ou à l'étranger pour obtenir les informations dont il juge avoir besoin. Page 15 sur 38

16 Cinquième critère d'exclusion Conformément à l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier 1996, tel qu'il a été modifié jusqu'à aujourd'hui, le soumissionnaire qui a commis une faute grave dans l'exercice de sa profession, faute constatée par tout moyen considéré comme acceptable par le pouvoir adjudicateur, ne sera pas retenu dans la sélection. Son exclusion peut être prononcée à n'importe quel stade de la procédure. De plus, en signant son offre, le soumissionnaire s'engage à respecter les normes énoncées dans les conventions de base de l'organisation Internationale du Travail (OIT), et en particulier: l'interdiction du travail forcé (convention n 29 sur le travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n 105 sur l'abolition du travail forcé, 1957); le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté de constituer des associations syndicales et la protection du droit d'association syndicale, 1948); le droit à l'organisation et à la négociation collectives (convention n 98 sur le droit à l'organisation et à la négociation collectives (1949); l'interdiction de la discrimination en matière d'emploi et de rémunération (convention n 100 sur l'égalité des salaires, 1951, et convention n 111 sur les discriminations (profession et exercice d'une profession), 1958); l'âge minimum du travail des enfants (convention n 138 sur l'âge minimum, 1973), et l'interdiction des formes les plus graves de travail des enfants (convention n 182 sur les formes les plus graves du travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions ci-dessus sera considéré comme une faute professionnelle grave, au sens de l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier Les dispositions qui précèdent s'appliquent quelles que soient les autres dispositions prévues à l'article 43 de l'arrêté en question Critères de capacité économique et financière - Un état du chiffre d affaires global réalisée par le soumissionnaire durant les trois derniers exercices, avec indication de la partie correspondant au service demandé Critères de capacité technique Premier critère de capacité technique du soumissionnaire Le soumissionnaire doit disposer de trois références au moins équivalentes. Le soumissionnaire joint la liste des principaux marchés exécutés au cours des trois dernières années, ainsi que des projets comparables qu'il a réalisés dans la même période, et des établissements publics ou privés auxquels ils étaient destinés. S'il s'agit de services à des autorités publiques, la justification est fournie par des certificats émis ou contresignés par l'autorité compétente. S'il s'agit de services à des personnes privées, les prestations sont certifiées par celles-ci ou, à défaut, le soumissionnaire peut déclarer luimême les avoir effectuées. Le soumissionnaire indiquera dans les sites de référence et, par site de référence, la date, le montant total du marché et les coordonnées d'une personne de contact au sein de la société ou de l'organisation. L'utilisation du modèle de l'annexe D est requise pour la présentation des références. Deuxième critère de capacité technique du soumissionnaire Le soumissionnaire mentionnera tout recours à la sous-traitance avec indication de la part du marché qui est sous-traitée ainsi que le nom des sous-traitants. Page 16 sur 38

17 6.2 Régularité des offres Les offres des soumissionnaires retenus seront contrôlées quant à leur régularité, conformément aux articles 89 et suivants de l'ar du 8 janvier 1996 et aux dispositions de ce cahier des charges. Les offres irrégulières seront exclues. Chaque proposition sera examinée pour déterminer si elle correspond aux besoins exprimés. Si une offre ne répond pas à un des besoins exprimés, elle sera considérée comme irrégulière. La solution proposée dans l'offre du soumissionnaire doit satisfaire aux besoins techniques exposés dans ce cahier des charges. Toute proposition financière ou de prix qui n'est pas complète, présente des contradictions ou des inexactitudes importantes, ou ne respecte pas les règles de présentation des prix formulées dans ce cahier des charges spécial, peut être déclarée irrégulière. Seules les offres jugées régulières seront prises en considération pour la confrontation aux critères d'attribution. 6.3 Entrevue Seuls les consultants des soumissionnaires dont l offre est classée en ordre utile à l'issue d'un premier examen peuvent être invités à une entrevue. Pour être classé en ordre utile, le soumissionnaire doit obtenir au moins 60% du total pour les critères d'attribution, hormis le critère de prix (soit au moins 36/60). L offre qui n obtient pas 60% pour ces critères est exclue. Si un nombre important d offres atteint le seul de 60% pour les critères techniques, le SPF Finances se réserve le droit de ne pas inviter à l entrevue les soumissionnaires qui n ont pas obtenu au moins 60% des points pour le total des critères d attribution, prix compris. Durant l entrevue, le consultant peut faire la preuve de ses aptitudes et qualités spécifiques utiles à l exécution du marché. Afin de garantir l égalité de traitement entre tous les soumissionnaires, la durée de l entrevue sera la même pour tous. La date et l heure exacte de l entrevue seront fixées d un commun accord entre le département et le soumissionnaire. L entrevue devra cependant avoir lieu dans les 10 jours ouvrables après l envoi de l invitation par fax. 6.4 Critères d'attribution Le marché sera attribué à la ou aux offres les plus intéressantes suivant les critères ci-dessous, classés par ordre décroissant d importance : 1) La compétence (aptitude de la personne à exécuter les tâches qui lui sont confiées) et l expérience (aptitude à être opérationnel immédiatement, formation, expérience pratique, connaissance des langues) des personnes proposées. Le département se réserve le droit de convier les intéressés à un entretien d évaluation (voir ci-dessus, partie A, point 6.3). (pondération : 60%) 2) le prix (pondération : 40 %). Le soumissionnaire doit joindre à son offre les documents et renseignements nécessaires à l évaluation de chaque critère d attribution. Page 17 sur 38

18 La compétence des personnes proposées sera examinée et évaluée à l aide de leur CV détaillé et de l entrevue. Le CV doit donc mentionner : - Les formations suivies - L expérience professionnelle - Une brève description des projets auxquels le consultant a participé, avec indication de son rôle exact - Le client, la durée, le montant et les coordonnées d une personne de contact chez le client - La connaissance des langues. Le modèle de CV de l annexe 2 doit obligatoirement être suivi. Un soumissionnaire doit remplir la condition suivante s'il veut se classer en ordre utile et être pris en considération pour l'attribution du lot 1 du marché : obtenir une note d au moins 60% pour le critère 1 Page 18 sur 38

19 B. PARTIE B : Dispositions administratives, réglementaires et contractuelles relatives à l exécution du marché 1. Délai et notification de l'attribution 1.1 Notification de l'attribution du marché Conformément à l'article 21 bis de la loi du 24 décembre 1993, le plus rapidement possible après avoir pris sa décision, le pouvoir adjudicateur informe les candidats non retenus et les soumissionnaires dont l'offre est considérée comme irrégulière ou n'a pas été choisie. Lorsque le marché public atteint le montant estimé, comme déterminé par le Roi au début de la procédure en vue de la publication européenne, le pouvoir adjudicateur communique par lettre recommandée : 1 à chaque candidat ou soumissionnaire non retenu, les motifs de sa non-sélection ; 2 à chaque soumissionnaire dont l'offre est considérée comme irrégulière, les motifs du rejet ; 3 à chaque soumissionnaire dont l'offre n'a pas été choisie, la décision motivée d'attribution du marché. Le pouvoir indicateur octroie aux soumissionnaires un délai de quinze jours à partir du jour qui suit la date d envoi par fax ou moyen électronique visée au deuxième paragraphe. Durant ce délai, les soumissionnaires peuvent interjeter un appel suspensif auprès d un collège juridique, mais exclusivement dans le cadre d une procédure de référé devant le tribunal ou d une procédure d extrême urgence devant le Conseil d État. Si le pouvoir adjudicateur ne reçoit pas d'avis écrit en ce sens dans le délai imparti, à l'adresse spécifiée, la procédure peut se poursuivre. Certaines données ne peuvent pas être communiquées si leur publication entrave l application d une loi, entre en conflit avec l intérêt public, nuit aux intérêts commerciaux légitimes d'entreprises publiques ou privées, ou empêche la concurrence loyale entre les entreprises. 1.2 Délais Pour l exécution du marché et sauf stipulation différente, chaque délai commence le jour qui suit la survenance du fait considéré comme le point de départ de ce délai. Lorsque la notification d une décision ou d une communication marque le début d un délai, le document doit être envoyé par lettre recommandée à la poste. Dans ce cas, la date de début du délai est fixée au premier jour ouvrable qui suit le dépôt de la lettre à la poste. Si le délai est exprimé en jours, il s'agit de jours calendrier sauf stipulation différente, et le délai expire à la fin du dernier jour de la période spécifiée. Si le délai est exprimé en mois, il est calculé du xième au yème jour. Si le jour spécifié ne fait pas partie du dernier mois du délai, le délai prend fin le dernier jour de ce mois. Si le dernier jour du mois est un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est prolongé jusqu à la fin du premier jour ouvrable suivant Cautionnement Conformément aux dispositions de l article 5 du Cahier général des charges, le soumissionnaire s engage à constituer un cautionnement fixé à 5% du prix total du marché, hors TVA. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d'euros supérieure. Page 19 sur 38

20 En vertu des dispositions légales et réglementaires, le cautionnement peut être constitué en espèces, en fonds d'état ou sous la forme d'un cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution). L'adjudicataire doit, dans les trente jours calendrier suivant la conclusion du contrat, justifier de la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l'une des façons suivantes : 1 lorsqu'il s'agit de numéraire, par le virement du montant sur le compte Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n ) IBAN : BE , BIC : PCHQ BEBB) ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de la Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 lorsqu'il s'agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l'état au siège de la Banque Nationale à Bruxelles ou dans l'une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 3 lorsqu'il s'agit d'un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d'un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 lorsqu'il s'agit d'une garantie, par l'acte d'engagement de l'établissement de crédit ou de l'entreprise d'assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur ; 1 soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 soit de l'avis de débit remis par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances ; 3 soit de la preuve de dépôt délivrée par le caissier de l'état ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 soit de l'original de l'acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 5 soit de l'original de l'acte d'engagement établi par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l'indication sommaire de l'objet du marché et de la référence du cahier des charges, ainsi que le nom, le prénom et l'adresse complète de l'adjudicataire et éventuellement du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention bailleur de fonds ou mandataire, suivant le cas. Si la preuve du cautionnement n'est pas produite dans le délai imparti, une amende sera infligée. L'absence de cautionnement peut entraîner la rupture du contrat. Page 20 sur 38

21 Le délai de trente jours calendrier visé plus haut est suspendu pendant la période de fermeture de l'entreprise de l'adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par la loi ou rendus obligatoires par une convention collective de travail. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l'adresse qui sera spécifiée dans l'avis d'attribution du marché. La caution sera libérée en une fois après la réception provisoire de la dernière prestation effectuée dans le cadre du cahier des charges, à la demande expresse de l'adjudicataire. 2. Exécution du marché 2.1. Durée des contrats La durée du contrat correspondant à chaque lot est fixée à 36 mois. La quantité escomptée de prestations s élève à 4800 heures (dans les heures ouvrables normales) et 300 heures (hors des heures ouvrables normales), avec un maximum respectif de 5000 et 900 heures. Le département a l intention d attribuer le marché dans le courant du mois de décembre La mise à disposition commencera dans les 15 jours suivant la notification du bon de commande Lieu d exécution des prestations Les prestations seront exécutées dans les locaux du client, à 1030 Bruxelles, bâtiment North Galaxy, bd Roi Albert II 33. Pour les besoins de la disponibilité 24/24 des applications, les gestionnaires de systèmes concernés devront par ailleurs participer à un rôle de permanence en dehors des heures ouvrables normales (soir, week-ends et jours fériés). Cette fonction sur appel devra être exécutée à domicile. Le SPF Finances fournira les moyens nécessaires pouvoir établir la liaison avec les systèmes centraux (VPN dial sur un GSM). Le prestataire de services fournira cependant un PC (ou laptop). Exceptionnellement, pour les incidents impossibles à résoudre à distance, le gestionnaire de systèmes concerné se rendra sur le site central en dehors des heures ouvrables normales pour intervenir en collaboration avec le personnel du SPF Finances et les firmes chargées du support matériel et logiciel des systèmes concernés Horaires de travail En vue d'une collaboration optimale avec le personnel du SPF Finances, le personnel de l'adjudicataire qui effectue des prestations dans les locaux du SPF Finances doit, dans la mesure du possible, appliquer les mêmes horaires de travail que le personnel du SPF. Par heures ouvrables normales, on entend les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 7.30 heures à heures, suivant les horaires variables en vigueur au SPF Finances. Le 2 novembre, le 15 novembre et le 26 décembre sont considérés comme des jours fériés par le SPF Finances, de même que le premier jour de l'année. Il existe également des ponts obligatoires qui sont annoncés chaque année. Les consultants doivent obligatoirement pointer. Exceptionnellement, des prestations seront possibles durant le week-end, pour la migration des versions successives des outils, ainsi que pour la permanence assurée par certains profils. Les prestations fournies en dehors des heures de travail ci-dessus sans l autorisation expresse et préalable du département ne seront pas prises en considération. Page 21 sur 38