Le tableau de bord un outil de gestion privilégié

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1 Le tableau de bord un outil de gestion privilégié Serge Nadeau, Université d Ottawa

2 Plan de la présentation 1. Introduction 2. Avantages et défis 3. Mise en œuvre à l Université d Ottawa 4. Impact sur la prise de décision 5. Impact sur les ressources financières 6. Conclusion 2

3 Introduction: le tableau de bord comme outil de planification stratégique What you measure is what you get. 86% 85% - Robert S. Kaplan et David P. Norton, 1992 Système de planification et de gestion stratégique qui sert à suivre le rendement d une organisation. Ajoute des mesures non financières de rendement stratégique aux paramètres financiers classiques, Donne aux cadres de direction une vue plus équilibrée du rendement organisationnel 10% 11% 4% 4% 3

4 Avantages Traduit les plans stratégiques en actions et en livrables clairs. Oblige à concrétiser et clarifier les énoncés généraux de mission ou de vision stratégique. Offre une rétroaction concrète au sujet de certains indicateurs, qui permet de surveiller et d améliorer continuellement le rendement et les résultats stratégiques. Focalise la prise de décisions et l établissement des priorités. Constitue un outil de communication rassembleur (consultations, partage de priorités, consensus). 4

5 Défis Peut devenir une liste diffuse de paramètres de mesure il doit être cohérent et constamment s aligner sur le plan stratégique. Peut vous amener à vous concentrer exclusivement sur les indicateurs, et non sur la situation générale. Les indicateurs ne sont pas toujours bien définis et faciles à comprendre. Collecte de données 5

6 Mise en œuvre à l Université d Ottawa Au cours de la dernière décennie, deux plans stratégiques: Vision 2010 (adopté en 2004) et Destination 2020 (adopté en 2010). Le plan stratégique Vision 2010 avait 8 objectifs: 1. Jouer un rôle de leadership en ce qui concerne les langues officielles 2. S ancrer dans le milieu de la capitale fédérale 3. Occuper la scène internationale 4. Créer le savoir par la recherche 5. Privilégier un apprentissage fondé sur l innovation et l excellence 6. Offrir aux étudiantes et aux étudiants l expérience la plus riche 7. Mettre en valeur notre potentiel humain 8. Mettre de l avant une gouvernance moderne 6

7 Premier tableau de bord Vision 2010 Créé en parallèle à Vision 2010, contenait 19 indicateurs qui ne s arrimaient que de façon très générale aux objectifs de Vision Population étudiante et communauté 1.1 Appréciation de la qualité des services 1.2 Aide financière / ETCE 1.3 Indice d équilibre linguistique 1.4 Indice d internationalisation 1.5 Indice de réputation Engagement et qualité du personnel 2.1 Indice d engagement 2.2 Indice de bilinguisme 2.3 Indice de diversité du personnel Excellence scolaire 3.1 Appréciation de la qualité de l apprentissage 3.2 Subventions de recherche des agences fédérales 3.3 Intensité de la recherche 3.4 Étudiants recrutés avec une moyenne de 85 % et plus 3.5 Inscriptions aux cycles supérieurs 3.6 Taux de diplomation des étudiants (1 er cycle) 3.7 Ratio étudiant-professeur (1 er cycle) Ressources 4.1 Espace voué à l apprentissage / ETCE 4.2 Fonds de dotation / ETCE 4.3 Dette universitaire / ETCE 4.4 Dépenses administratives / dépenses totales 7

8 Tableau de bord Vision 2010: défis Le tableau de bord pour Vision 2010 n était pas utile comme outil de planification parce que les indicateurs n étaient pas arrimés aux objectifs Les objectifs mesuraient les résultats plutôt que les moyens pour atteindre ces résultats. Exemple: pour l objectif Jouer un rôle de leadership en ce qui concerne les langues officielles Un seul indice du bilinguisme: proportion des étudiants francophones et en français immersion 8

9 Deuxième tableau de bord : Destination 2020 Le tableau de bord est divisé en quatre objectifs, qui font écho à ceux figurant dans Destination OBJECTIF 1 : Qualité de l expérience étudiante Appréciation de la qualité de l apprentissage au premier cycle Appréciation de la qualité des services au premier cycle Taux de persévérance Ratio étudiant-professeur Étudiants admis avec une moyenne d au moins 85 % Appréciation de la qualité de l apprentissage aux cycles supérieurs Appréciation de la qualité des services aux cycles supérieurs Taux d obtention d un diplôme de cycles supérieurs Apprentissage expérientiel 1.10 Espace voué à l apprentissage, par ETCE OBJECTIF 2 : Excellence en recherche 2.1 Recherche subventionnée 2.2 Intensité de la recherche 2.3 Classement global en matière de recherche 2.4 Bourses externes aux cycles supérieurs 2.5 Inscriptions aux cycles supérieurs 2.6 Inscriptions d étudiants au doctorat OBJECTIF 3 : Francophonie et bilinguisme OBJECTIF 4 : Internationalisation 3.1 Équilibre linguistique 4.1 Étudiants internationaux 3.2 Bilinguisme du personnel 4.2 Nombre d étudiants de l Université d Ottawa participant 3.3 Disponibilité de cours en français et en anglais au à des échanges internationaux premier cycle 4.4 Programmes assortis d un volet international 3.4 Étudiants internationaux francophones 4.3 Collaborations internationals Objectifs institutionnels 5.1 Engagement du personnel 5.2 Indice de réputation 5.3 Dépenses administratives en proportion des dépenses totales 9

10 Développement et mise en œuvre à Uottawa Plan stratégique approuvé par le Bureau des gouverneurs. Première version du tableau de bord préparée par le vice-recteur aux études et la vice-rectrice à la recherche. Consultations avec divers groupes (doyens, professeurs, étudiants, administrateurs, membres du Sénat, membres du Bureau des gouverneurs, personnel de soutien) Révision du tableau de bord Approbation finale par le Bureau des gouverneurs 10

11 Comment choisir les cibles Essentiellement trois critères: Tiers supérieur du U15 Première moitié des six université ontariennes du U15 (les U6 ) Cible réaliste

12 Comment choisir les cibles? Exemple : Taux de rétention des étudiants du premier cycle 86,1 % 91,2 % Cible % 84% 86% 88% 90% 92% Définition : pourcentage d étudiants en provenance du secondaire qui étaient inscrits à temps plein en première année à la session d automne et qui se sont réinscrits à la session d automne l année suivante. Source : Consortium for Student Retention Data Exchange (CSRDE) Cible 2020: Tiers supérieur des 12 membres du U15 (cohorte 2009) Note: Laval, Saskatchewan et Manitoba ne participent pas au Consortium for Student Retention Data Exchange (CSRDE)

13 Exemple: Étudiants admis avec une moyenne d au moins 85 % Ratio du % de finissants du secondaire en Ontario ayant une moyenne de 85 % ou + admis au 1er cycle à l Université, par rapport au % de finissants du secondaire en Ontario, toutes moyennes confondues, admis au 1er cycle à l Université ,9 1,5 % de finissants du secondaire en Ontario ayant une moyenne de 85 % ou + admis au 1er cycle à l Université % de finissants du secondaire en Ontario ayant une moyenne de 85 % ou + (A) % de toutes les nouvelles inscriptions en Ontario (B) Ratio des étudiants admis avec une moyenne de 85 % ou + (A/B) A 69 % 8 % 4 % 1,8 B 62 % 13 % 8 % 1,6 C 63 % 13 % 8 % 1,5 D 51 % 9 % 7 % 1,3 E 46 % 17 % 14 % 1,2 uottawa 34 % 6 % 7 % 0,9 F 28 % 4 % 5 % 0, Cible 2020

14 Comment choisir les cibles? Exemple : Ratio étudiant/professeur Nombre d étudiants par professeur , , Cible 2020

15 Implantation, monitoring et suivi Un rapport sur le tableau de bord est déposé chaque année au Comité d administration, Priorités annuelles parmi les divers indicateurs et plans d action sont définis. Soumission du rapport aus diverses instances décisionnelles de l Université pour information et discussion Conseil du CA/doyens, Comité exécutif du Sénat et Sénat, Comité exécutif du Bureau et Bureau Bureau des gouverneurs approuve le rapport Rapport est publié sur le site Web de l université

16 Impact sur la prise de décision De façon générale Le processus de création du tableau de bord concrétise en termes très précis les objectifs de l Université pour la prochaine décennie. Détermination des priorités : Le tableau de bord oblige l Université à choisir des indicateurs à partir d une foule de possibilités. Elle doit choisir de manière stratégique, puisque ces indicateurs deviendront le point de mire des prochaines années. 16

17 Mise en œuvre à l Université d Ottawa (suite) Exemple no. 1: Francophonie et internationalisation Étudiants francophones internationaux entrants Étudiants internationaux entrants avec données préliminaires % 16% % d étudiants internationaux 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 19.5% 31.4% 24.2% 14.4% 14.1% Cible % % d'étudiants internationaux 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% 11.2% 12.0% 8.1% 9.3% 5.6% Cible % Impact de l exonération partielle sur ces deux indicateurs 17

18 Impact sur la prise de décision Exemple no. 2: indicateur de taux de persévérance 91.2% 87.2% 87.3% 86.3% 86.4% Cible % 60% 70% 80% 90% 100% Hausse des moyennes d admission 18

19 Impact sur les ressources financières Le tableau de bord influence directement l allocation des ressources et la préparation budgétaire. Il permet : d identifier les investissements budgétaires prioritaires de mesurer si les investissements stratégiques atteignent les objectifs visés de justifier et supporter les décisions budgétaires de façon transparente auprès des décideurs de l Université de communiquer de façon claire et transparente les grandes orientations budgétaires à la communauté universitaire et au public 19

20 Conclusion [The Scorecard] keeps companies looking and moving forward instead of backward. - Robert S. Kaplan et David P. Norton, 1992 Le tableau tableau de bord : présente une série d indicateurs que l organisation peut utiliser pour définir ses plans d action pour concrétiser sa vision. relie les actions d une organisation à sa stratégie à long terme permet à l organisation de surveiller en temps réel son rendement et de modifier ses stratégies en conséquence. permet de mesurer si ces décisions ont porté fruit. 20