Déléguer efficacement

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1 Déléguer efficacement La délégation n est pas une aptitude innée La délégation est un des éléments essentiels du leadership Copyright Tous droits réservés Paule Bolduc inf. M. Éd.

2 Le leadership consiste: À guider, à encourager et à faciliter chez les autres, l atteinte d objectifs à l aide de moyens choisis et acceptés de part et d autres À faire adhérer l équipe aux objectifs de l équipe et à permettre à chaque membre de l équipe d atteindre ses objectifs individuels en une forme «d art» (Encyclopoedia Britannica : Date: 1821) :

3 Exemples de leaders Idées + engagement Jean-Marie De Koninck Jean-Marc Paquette Thérèse Casgrain René Lévesque Christiaan Barnard

4 La délégation consiste: À transférer à un individu compétent l autorité d accomplir une activité donnée dans une situation donnée À donner du pouvoir et aussi à assumer des responsabilités.

5 Le pourquoi et les avantages de la délégation La délégation permet: D accomplir les rôles inhérents à sa profession D avoir plus de temps pour les tâches qu elle doit faire De développer le potentiel et les compétences des membres de l équipe

6 Le pourquoi et les avantages de la délégation (suite) La délégation permet: De motiver les membres de l équipe D améliorer le leadership de la personne qui délègue De favoriser la rétention du personnel par le biais de la satisfaction au travail

7 Les six principes de la délégation 1. Bonne tâche 2. Bonne circonstance 3. Bonne personne 4. Bon style de délégation 5. Bonne communication 6. Bonne supervision (les 6 «B»)

8 La bonne tâche Ce que l on peut déléguer: Les tâches quotidiennes Les tâches qu une personne peut faire aussi bien que nous en raison de leurs connaissances et de leur savoir-faire Les tâches qui vont favoriser le développement des compétences des membres de l équipe

9 La bonne tâche Ce que l on ne peut pas déléguer: Les tâches : Qui dépassent les compétences des personnes Nécessitant de l expertise et de l expérience

10 La bonne circonstance Même si une activité est déléguée à une personne, il existe des circonstances où l expertise est requise et la tâche ne peut pa être déléguée.

11 La bonne personne Trois questions: Pour faire la tâche, l individu a-t-il les connaissances nécessaires? a-t-il les habiletés nécessaires? est-il motivé?

12 La bonne personne Classement des personnes (pb) Débutant : faibles connaissances + habiletés et forte motivation Novice : connaissances + habiletés moyennes et motivation variable Habitué : connaissances + habiletés approfondies et motivation moyenne Expert : connaissances + habiletés approfondies et forte motivation

13 Le bon style de délégation Contrôleur Coach Consultant Coordonnateur Selon les 3 éléments suivants: Directives Soutien Supervision

14 Styles: apprentissage - délégation Concret - Personne Accommodateur Divergent Action Intervention Coach Convergent Conseiller Assimilateur Réflexion Nonintervention Contrôleur Coordonnateur Abstrait - Tâche

15 Le bon style de délégation Contrôleur Directives précises et détaillées Soutien +++ Supervise toutes les tâches Convient au débutant (faibles connaissances + habiletés et forte motivation)

16 Le bon style de délégation Coach Moins directif et donne des explications étape par étape Soutien proactif (s il le juge nécessaire) Supervise de façon intermittente Convient au novice (connaissances + habiletés moyennes et motivation variable)

17 Le bon style de délégation Consultant Directives générales Soutien réactif (sur demande) Supervise de façon intermittente Convient à l habitué (connaissances + habiletés approfondies et motivation moyenne)

18 Le bon style de délégation Coordonnateur Donne les grandes lignes de la tâche à effectuer sans entrer dans les détails Considère que la personne n aura pas besoin de soutien pendant le déroulement de la tâche Vérification à la fin de la journée Convient à l expert (connaissances + habiletés approfondies et forte motivation).

19 Un style de délégation approprié Il faut adapter son style de délégation selon la tâche à déléguer, selon la situation et selon la personne à qui on délègue une tâche. Il faut donc mettre en pratique les 4 styles.

20 Adapter son style de délégation selon la personne Débutant : faibles connaissances + habiletés et forte motivation Novice : connaissances + habiletés moyennes et motivation variable Habitué : connaissances + habiletés approfondies et motivation moyenne Expert : connaissances + habiletés approfondies et forte motivation Novice Coach Débutant Contrôleur Habitué Consultant Expert Coordonnateur

21 La bonne communication La communication est un processus social permanent intégrant de multiples modes de comportements : la parole, le geste, le regard, la mimique, l espace interindividuel, etc... (Bateson et autre, 1981)

22 Le message DIFFUSION E MESSAGE R FEEDBACK Quoi dire? Directives claires, complètes et adaptées à la personne Support approprié et adapté à la personne

23 Le feedback DIFFUSION E MESSAGE R FEEDBACK Quoi dire? Directives claires, complètes et adaptées à la personne Support approprié et adapté à la personne Obtenir du feedback Donner du feedback constructif

24 La diffusion du message DIFFUSION E MESSAGE R FEEDBACK Comment communiquer? en ayant une connaissance et une estime de soi adéquate en écoutant activement en exprimant clairement ses idées en gérant ses émotions en utilisant le «je» en posant des questions en étant attentif au non-verbal

25 Quelle méthode de communication? Selon la tâche, la situation (contexte) et la personne: Types de communication Écrite et verbale Rencontre informelle Obtenir du feedback Donner du feedback Explications Brèves Détaillées Quand? Début Milieu Fin

26 Donner du feedback constructif Choisir un endroit et un moment appropriés le plus rapproché de l action Être précis en donnant des exemples Suivre un ordre logique : faits, ce qu on déduit de la personne, conséquences, mesures éventuelles. Valider la compréhension de la personne Garder une attitude positive

27 Obtenir du feedback Dire à la personne que son opinion nous intéresse Avoir une écoute active Poser des questions ouvertes Donner suite à ce que dit la personne

28 La bonne communication Donner des directives appropriées Apporter un support approprié Motiver au besoin Obtenir du feedback Donner du feedback constructif

29 La bonne supervision Superviser signifie surveiller, inspecter ou vérifier le déroulement d une activité ou l atteinte d un résultat donné. Cela inclut le support à donner au besoin et le feedback à donner et à recevoir concernant la personne à qui on délègue des tâches.

30 Pourquoi superviser? Le suivi permet de suivre les progrès et la mise en oeuvre d'un projet. Cela permet de vérifier qu'une intervention se déroule ou s est déroulée adéquatement. La supervision permet aussi de cibler les actions à améliorer. La supervision fait en sorte que le préposé aux bénéficiaires accomplit l activité déléguée de façon adéquate et sécuritaire.

31 La bonne supervision La personne qui délègue est responsable de superviser ceux à qui elle délègue des activités. C est un devoir et une obligation de superviser les activités qu on délègue.

32 Lorsque la tâche a été assignée Pour un débutant : Support fréquent et observation directe fréquente pendant la complétion de l activité. Il faut vérifier pendant le déroulement de la tâche et de façon ponctuelle s il a besoin d aide ou de clarification. Il ne faut pas être toujours présent durant le déroulement de l action. Pour un novice : Support occasionnel et observation directe occasionnelle pendant la complétion de l activité.

33 Lorsque la tâche a été assignée Pour l habitué et l expert : Support sur demande et aucune observation directe mais vérification de la complétion de la tâche. Il faut vérifier l atteinte des résultas après le déroulement de la tâche.

34 Après l exécution de la tâche Pour les 4 catégories de personnes, : Il faut obtenir du feedback. Il faut aussi donner du feedback positif de façon intermittente et le jour même de la performance. Il faut donner du feedback constructif advenant une mauvaise performance.

35 La bonne supervision L habileté à déléguer adéquatement et savoir quand et comment faire le suivi sont des facteurs clés dans l évaluation des résultats de soins de ses clients.

36 Les règles d or de la délégation Déléguer ne signifie pas abdiquer ou se débarrasser. En déléguant, vous vous déchargez d une tâche, mais pas de votre responsabilité. Vous ne pouvez pas déléguer sans vous organiser. Vous pouvez déléguer des tâches, mais vous ne pouvez pas déléguer votre responsabilité. Soyez disponible pour un conseil.

37 Responsabilités / délégation La personne à qui une tâche a été déléguée est responsable d avoir accepté de faire cette tâche et de toutes les actions faites pour accomplir cette tâche. La personne qui délègue est responsable de déléguer la bonne tâche à l intérieur d un contexte approprié. C est une responsabilité partagée; chacun des rôles avec leurs responsabilités respectives sont essentiellement connectés.

38 Les étapes de la délégation Identifier les tâches que je dois effectuer Identifier les tâches que je dois déléguer Identifier la personne à qui je dois déléguer Distinguer les débutants des experts Fixer des résultats à atteindre clairs et réalistes

39 Les étapes de la délégation (suite) Renseigner la personne à qui on délègue : S entendre avec elle sur les résultats à atteindre et sur la façon de contrôler ou de faire le suivi Lui donner des directives claires: ressources disponibles, liberté d action, délai à respecter, les moyens d évaluation, l obligation de consulter en cas de problème Valider sa compréhension Lui offrir le support nécessaire

40 Les étapes de la délégation (suite) Adopter les style de délégation approprié selon le niveau de compétence de la personne et s en tenir au mode de suivi convenu. Obtenir du feedback sur le déroulement de la tâche Donner du feedback (éloges ou critiques) afin de soutenir l effort Faire le bilan de la l activité déléguée (performance de la personne)

41 Déléguer efficacement Paule Bolduc inf. M.Éd.

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