Impacts SI de la loi de modernisation de la Justice du XXIème siècle. Réunion Coter-Club 20 septembre 2017

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1 Impacts SI de la loi de modernisation de la Justice du XXIème siècle Réunion Coter-Club 20 septembre 2017

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3 Sommaire 1. Présentation générale de la loi de modernisation de la Justice du XXIème siècle (J21) 2. Transfert du PACS des tribunaux d instance aux communes 3. Informatisation des données de l état civil 4. Généralisation de COMEDEC 5. COMEDEC demandeur en mairie 6. Etat des lieux de COMEDEC 3

4 1.Présentation générale de la loi J21 Rappel des échéances! La loi de modernisation de la Justice du XXIème siècle (J21) a été adoptée en octobre 2016 et promulguée le 18 novembre 2016.! Elle prévoit un grand nombre de mesures concernant l état civil, notamment : Le transfert du PACS des tribunaux d instance vers les communes à compter du 1 er novembre 2017, L obligation de raccordement à COMEDEC pour les communes de naissance à compter du 1 er novembre 2018, L encadrement de l hébergement des données d état civil. 4

5 2.Le transfert du PACS aux communes Modalités générales! La loi J21 modifie l article du code civil et prévoit que, à compter du 1 er novembre 2017, l officier de l état civil du lieu de résidence des partenaires devient compétent, au lieu et place du greffier du tribunal d instance, pour enregistrer, modifier et dissoudre les PACS. Les anciens PACS (conclus avant le 1 er novembre 2017) seront gérés par l officier de l état civil de la commune sur laquelle est implanté le greffe du TI qui a procédé à l'enregistrement du pacte civil de solidarité. L enregistrement des déclaration, modification et dissolution de PACS doit s effectuer dans le logiciel d état civil de la commune. A défaut de logiciel, l enregistrement s effectue sur un registre papier (décret n du 6 mai 2017). Si les communes de résidence et de naissance des partenaires sont raccordées à COMEDEC en tant que demandeurs, la vérification d état civil se fait de manière dématérialisée au moyen de l interface demandeur (décret n du 6 mai 2017). Les dossiers papiers des PACS dissous depuis plus de 5 ans doivent être détruits par les communes. Les données informatiques de ces dossiers doivent être versées au service d archives compétent (archives départementales). Les communes devront remonter des informations sur le PACS à l INSEE dans un but statistique, sur le modèle de ce qui est actuellement transmis en cas de mariage (transfert par l outil Insee Aireppnet, par une solution de transfert intégrée dans le logiciel éditeur ou par Tedeco). 5

6 2.Le transfert du PACS aux communes Téléservice de dépôt de demande de PACS! Afin de faciliter le transfert du PACS aux communes, le ministère de la justice et la DILA développent conjointement un téléservice de dépôt de dossier de PACS sur le site servicepublic.fr, qui fera partie du bouquet de services proposé par la DILA.! Avec ce téléservice, la procédure sera la suivante : Les usagers souhaitant se pacser complètent en ligne les informations présentes dans le Cerfa Ils télécharger leurs pièces justificatives Le dossier est récupéré par la mairie de conclusion de PACS (soit dans le backoffice DILA, soit directement dans le logiciel d état civil) La mairie examine le dossier, et demande des pièces supplémentaires s il est incomplet Une fois le dossier complet, la mairie contacte les usagers pour leur proposer un rendez-vous de conclusion de PACS.! La vérification d état civil (nécessaire à la conclusion du PACS) pourra être effectuée via COMEDEC si les communes de conclusion du PACS et de naissance des usagers sont raccordées.! Eléments de planning : Début des développements : juin 2017 Mise en production : novembre 2017 Raccordement des communes : à partir d octobre

7 2.Le transfert du PACS aux communes Le cas des communes hébergeant un tribunal d instance! Les 304 communes hébergeant un tribunal d instance doivent récupérer les archives physiques et informatiques du tribunal relatives aux PACS en cours et aux PACS dissous depuis moins de 5 ans. Ces communes devront procéder à l enregistrement des modifications et/ou dissolutions de ces PACS, y compris s ils concernent des partenaires ne résidant pas dans la commune.! Les modalités de transfert des dossiers sont définies conjointement par le tribunal d instance et la commune via une convention de transfert.! Concernant les modalités de transfert des données informatiques : Les spécifications techniques ont été fournies aux éditeurs. Une extraction des bases de chaque TI au format XML sera réalisée localement. Certains TI ont plusieurs bases non fusionnées (bases des TI fermés préalablement). Les communes devront récupérer toutes les bases hébergées dans leur TI. Des tests d intégration pourront être réalisés à partir de jeux de données réelles anonymisées. Tous les dossiers devront être transférés et intégrés dans les logiciels d ici le 02/11/17. Un premier transfert pourra avoir lieu à la demande des communes pour tester l intégration des données réelles. 7

8 Les impacts du PACS sur les DSI! Une mise à jour des logiciels d état civil devra être livrée et installée avant le 1 er novembre 2017 Prévoir les installations et les formations à l usage des logiciels [Option] Prévoir une phase de test pour l intégration des données (communes de résidence des TI) [Option] Prévoir une inscription au téléservice Le CNFPT assurera les formations métiers à partir du 1 er septembre (+ support en ligne)! Planning type (à voir avec l éditeur) Livraison fin septembre Installation début octobre [Option] Tests d intégration des données pour les communes à TI 15 octobre début de la période blanche (plus d enregistrement en TI) Formation/déploiement du logiciel [Option] Intégration des données pour les communes à TI (possible aussi après le 2/11) Démarrage de l activité le 2 novembre 8

9 3.Informatisation de l état civil Utilisation des logiciels et double tenue du registre! L article 51 de la loi J21 modifie l article 40 du code civil, permettant ainsi la reconnaissance de l usage des logiciels d état civil pour la délivrance des actes d état civil. Modification de l article 40 du code civil : «[ ] Lorsqu'elles ont mis en œuvre des traitements automatisés des données de l'état civil, les communes s'assurent de leurs conditions de sécurité et d'intégrité. Les caractéristiques techniques des traitements mis en œuvre pour conserver ces données sont fixées par décret en Conseil d'etat.»! L article 13 du décret n du 6 mai 2017 relatif à l'état civil prévoit en outre la fin d obligation de tenue en double du registre pour les communes utilisant un logiciel d état civil et répondant à certaines conditions d hébergement : Permettre un délai de mise à jour des données inférieur à vingt-quatre heures ; Etre hébergé sur un site distinct de celui où sont tenus les registres des actes de l'état civil ; Etre mis en œuvre sur des infrastructures conservées dans des locaux répondant à des conditions de sécurité et de sûreté adaptées ; Permettre le transfert du registre au service d'archives compétent. Entrée en vigueur : - Immédiate pour la reconnaissance de l usage des logiciels d état civil - Au 1 er novembre 2017 pour la fin d obligation de tenue en double du registre 9

10 3.Informatisation de l état civil Encadrement de l hébergement des données d état civil! L article 51 de la loi J21 modifie l article 48 du code civil, afin d encadrer l hébergement des données d état civil en mairie : Modification de l article 48 du code civil : «[ ] La conservation des données de l'état civil est assurée par un traitement automatisé satisfaisant aux conditions prévues à l'article 40 et mis en œuvre par le ministère des affaires étrangères, qui peut en délivrer des copies et des extraits.»! L article 11 du décret n du 6 mai 2017 relatif à l'état civil précise les modalités d hébergement des données : Les données doivent être conservées au sein de la commune. La commune peut déléguer cette conservation «au département, à la région, à un établissement public de coopération intercommunale ou à toute personne morale de droit public de son choix». La commune ou le délégataire peuvent confier l hébergement à une entreprise privée, uniquement si elle est Française, si les données sont hébergées en France et si l accès physique et logique aux données est réservé à la commune ou à son délégataire. Un arrêté vient préciser les conditions de sécurité. (en cours d élaboration) Entrée en vigueur : 1 er novembre

11 4.Généralisation de COMEDEC Obligation de raccordement et priorisation de COMEDEC! La loi J21 crée un article du code civil, qui prévoit : L obligation d effectuer les vérifications d état civil par COMEDEC lorsque cela est possible, en particulier pour les notaires. L obligation de raccordement à COMEDEC pour toutes les communes disposant ou ayant disposé d une maternité sur leur territoire. Création de l article du code civil : «[ ] Lorsque la procédure de vérification peut être mise en œuvre par voie dématérialisée, notamment par les notaires, elle se substitue à toute autre forme de délivrance de copie intégrale ou d'extrait mentionnée aux articles précédents. La procédure de vérification par voie dématérialisée est obligatoirement mise en œuvre par les communes sur le territoire desquelles est située ou a été établie une maternité.»! Concernant l obligation de raccordement à COMEDEC, l article 114 de la loi J21 précise : L obligation de raccordement entre en vigueur au 1 er novembre L Etat s engage à verser une participation financière aux communes, calculée au prorata des demandes de notaires traitées via COMEDEC. Entrée en vigueur : - Immédiate concernant l obligation d utilisation de COMEDEC et l aide - Au 1 er novembre 2018 pour le raccordement des communes à maternité 11

12 4.Généralisation de COMEDEC Déploiement des communes concernées par l obligation! La loi J21 prévoit l obligation pour les communes disposant ou ayant disposé d une maternité de se raccorder à COMEDEC avant le 1 er novembre 2018.! Pour déployer ces communes (environ 770), le processus est le suivant : 1 Recensement des communes concernées par l obligation : envoi d un formulaire de recensement informatique à destination des communes cibles (réalisé) Recueil des informations des communes cibles et commande des cartes des deux premiers porteurs : recueil des données contenues actuellement dans les annexes des conventions et commande des cartes (en cours). Remise des cartes par zone géographique : organisation de journées de remise de cartes par zones géographiques pour toutes les villes cibles. Planification de la formation éditeur et raccordement des communes : une fois munies de cartes, les communes planifient leur formation et leur raccordement à leur convenance dans le délai prévu par J Recensement des communes cibles Collecte des informations et commande des cartes Remises des cartes Organisation des formations et raccordement des communes 12

13 5. COMEDEC demandeur en mairie Utilisation de COMEDEC en tant que demandeur par les mairies! Par modification de l article 70 du code civil et dans le cadre d un dossier de mariage, l officier d état civil peut demander la vérification des données d état civil des mariés par COMEDEC : Modification de l article 70 du code civil : «[ ] L'officier de l'état civil peut, après en avoir préalablement informé le futur époux, demander la vérification des données à caractère personnel contenues dans les actes de l'état civil auprès du dépositaire de l'acte de naissance du futur époux. Ce dernier est alors dispensé de la production de son extrait d'acte de naissance.»! Les cas d usage de COMEDEC demandeur prévus par la loi J21 et le décret : Construction du dossier de mariage et Construction du dossier de PACS : Extrait d acte de naissance avec indication de la filiation. Etablissement de l acte de décès : Extrait d'acte de naissance avec indication de la filiation ou à défaut extrait d'acte de mariage. Changement de prénom : Copie intégrale de l AN de l'intéressé (si demande faite à l'oec de résidence) ainsi que la copie intégrale de tous les actes impactés (AM, AN époux, AN partenaire, AN enfants). Changement de nom et Rectification d erreurs matérielles : Copie intégrale de tous les actes impactés (AM, AN époux, AN partenaire, AN enfants). Entrée en vigueur : 1 er novembre 2018 Le déploiement de la fonctionnalité COMEDEC demandeur est en attente des développements techniques des éditeurs de logiciel d état civil. 13

14 6.Etat des lieux de COMEDEC Etat des lieux de l utilisation COMEDEC au 1 er septembre 2017 Sur toute l année : 849 demandes COMEDEC émanant de notaires demandes COMEDEC émanant de TES Depuis le 1 er janvier 2017 : demandes COMEDEC émanant de notaires demandes COMEDEC émanant de TES NOTAIRES TES

15 6.Etat des lieux de COMEDEC Etat des lieux du déploiement COMEDEC au 1 er septembre communes adhérentes à COMEDEC 368 communes raccordées à COMEDEC (+ le Nice SCEC) 51 des demandeurs de passeport bénéficient de COMEDEC 60,00% 55,00% % dont Le Mans, Avignon, Bastia, Montreuil dont Paris, Lille, Rennes, Strasbourg, 55,69% 55,18% 51,50% 50,00% 45,00% 40,00% 35,00% 35,60% 45,45% 50,16% janv.-16 févr.-16 mars-16 avr.-16 mai-16 juin-16 juil.-16 août-16 sept.-16 oct.-16 nov.-16 déc.-16 janv.-17 févr.-17 mars-17 avr.-17 mai-17 juin-17 juil.-17 août-17 sept.-17 Taux de dématérialisation par département au 1 er septembre 2017 Taux de dématérialisation effectif TES depuis