Les critères d évaluation et les clés de succès d'un projet H2020

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1 Les critères d évaluation et les clés de succès d'un projet H2020 James L. Crowley Prof. Grenoble Institut Polytechnique Inria Grenoble Rhône-Alpes Research Center Grenoble, France

2 Les Clés de Succès d'un Projet H2020 Le Processus d'evaluation Les Critères d'evaluation Les Critères Déterminants Quelques Pièges à Eviter Quelques conseils pour réussir 2

3 Research Units: Publish Calls, Oversee Evaluation, Manage Contracts 3

4 Overview of the Evaluation Process Evaluators Receipt of proposals Individual evaluation Consensus group Panel Review Finalisation Eligibility check Allocation of proposals to evaluators Individual Evaluation Reports (Usually done remotely) Consensus Report (Usually done on-site) Panel report Evaluation Summary Report Panel ranked list Final ranked list 4 4

5 The Evaluation Process On-line Proposal submission (strict due date) Proposal assignment and review Eligibility Check (by Commission Staff) Assignment of Proposals to 3 Experts (by Commission Staff) Experts check for conflict of interest and accept or decline proposals Off-line Evaluation (2 to 3 weeks). Experts read proposals and write IERs (1/2 day per proposal) Quality check of IERs by Commission Staff. 5

6 The Evaluation Process 6 Panel Meeting in Brussels. (1 week) Monday Morning Briefing (general then specific to call) Consensus Meetings (Monday to Wednesday) 3 experts + 1 reporter (expert) + 1 commission officer 1h30 minutes, Second meeting if needed Reporter writes Evaluation Summary Report (ESR), experts sign report Quality check of reports by Commission officers (Thursday) Clarity, Objectivity, addresses criteria Cross reading of proposals and ESRs (Thursday) Ranking of proposals in each instrument Complete Panel meeting (Friday) Confirm scores for all proposals Resolve lack of consensus by 3 experts Hears challenges to ranking Preparation of final Panel Reports. 6

7 The Evaluation Criteria Three evaluation criteria with thresholds and weights Excellence Impact Quality and efficiency of the implementation Each criteria is evaluated by 3 experts at home First with a text responding to specific questions. Then, with a numerical score (0 to 5) reflecting the text Individual and overall thresholds 7

8 Criteria depend on the Instrument Research and Innovation Actions (RIA) Projets visant à établir de nouvelles connaissances. Innovation Actions (IA) Projets visant produire un produit, procédé ou service nouveau. Coordination and Support Actions (CSA) accompagnement des projets. SME Instrument études de faisabilité, subventions d un projet d innovation The following Criteria are for RIA projects. 8

9 RIA Criterion 1. Excellence Clarity and pertinence of the objectives Soundness of the concept, and credibility of the proposed methodology Extent that proposed work is beyond the state of the art, and demonstrates innovation potential Appropriate consideration of interdisciplinary approaches and, where relevant, use of stakeholder knowledge 9

10 RIA Criterion 2. Impact The extent to which the outputs of the project would contribute to each of the expected impacts mentioned in the work programme under the relevant topic Any substantial impacts not mentioned in the work programme, that : enhance innovation capacity, create new market opportunities, strengthen competitiveness and growth of companies, address issues related to climate change or the environment, or bring other important benefits for society Quality of the proposed measures to: exploit and disseminate the project results (including management of IPR), and to manage research data where relevant) communicate the project activities to different target audiences 10

11 RIA Criterion 3. Quality and efficiency of the implementation Quality and effectiveness of the work plan, including extent to which the resources assigned to work packages are in line with their objectives and deliverables Appropriateness of the management structures and procedures, including risk and innovation management Complementarity of the participants and extent to which the consortium as a whole brings together the necessary expertise Appropriateness of the allocation of tasks, ensuring that all participants have a valid role and adequate resources in the project to fulfill that role 11

12 Interpretation of the score 5 Excellent. The proposal successfully addresses all relevant aspects of the criterion. Any shortcomings are minor. 4 Very good. The proposal addresses the criterion very well, but a small number of shortcomings are present. 3 Good. The proposal addresses the criterion well, but a number of shortcomings are present. 2 Fair. The proposal broadly addresses the criterion, but there are significant weaknesses. 1 Poor. The criterion is inadequately addressed, or there are serious inherent weaknesses. 0 The proposal fails to address the criterion or cannot be assessed due to missing or incomplete information. (use of half points is frequent) 12

13 Elimination and Ranking of Proposals Scores are used to rank proposals Scores are weighted (Typical for RAI 50%, 30%, 20%) Weights defined by the call and instrument) Threshold for each individual score (Typical for RAI 4, 3.5, 3.5) Threshold for weighted sum (typically for RAI 12) 13

14 Les Critères Déterminants Clarté de la vision et de l impact Faisabilité de l approche Compétence et capacité de travail de l équipe Crédibilité du plan de travail Excellence! (clarté, réponses crédibles pour tous les critères) Les appels H2020 sont TRES compétitifs Les experts rivalisent pour trouver les faiblesses Environ 50% à 60% des propositions sont éliminées par les seuils Pour le reste, toute faiblesse peut être fatale Taux de sélection typiquement de 5% à 10%! 14

15 Quelques Pièges à Eviter Partenaires redondants (rôle ou compétences) Budgets non-justifiés (allocations égales aux partenaires) Analyse de risque peu convaincante Programme de travail trop générique (dissémination, analyse de risques, business plan) Trop de jalons (milestones), trop de livrables Absence ou peu d avancée par rapport à l état de l art Propositions écrites par les consultants Souvent trop génériques Décrivent le processus d innovation au lieu de l innovation proposée Manque de vision, absence de compréhension de l approche 15

16 Quelques Conseils pour Réussir 1. Lire attentivement l appel! Regarder bien les critères d évaluation! 2. Rassembler une équipe multidisciplinaire Avec des rôles bien définis Avec des partenaires compétents pour leurs rôles Prêts à s engager sur un objectif commun L équipe idéale est de 4 à 6 partenaires. Eviter les redondances (ou bien justifier) 3. Organiser une réunion de travail collectif Définir ensemble l objectif et son impact Définir les objectifs intermédiaires (milestones) et leurs livrables Composer un plan de travail ensemble (6 à 10 Workpackages) Discuter les réponses aux critères d évaluation avant d écrire 4. Ecrire une première proposition 4 semaines avant la date limite (2-3 pers) Discuter avant d écrire Organiser une évaluation interne Editer la proposition pour répondre à l évaluation interne 16

17 Les critères d évaluation et les clés de succès d'un projet H2020 James L. Crowley Prof. Grenoble Institut Polytechnique Inria Grenoble Rhône-Alpes Research Center Grenoble, France 17

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