GDI Gestion des interventions

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1 GDI Gestion des interventions Guide des utilisateurs-aide mémoire Mise à jour : Avril

2 Table des matières ACCÈS À GDI... 3 MENUS... 4 MES TÂCHES... 5 CLIENTS... 6 EXTENSIONS... 7 LES VUES... 8 DIFFÉRENTES VUES... 8 RECHERCHE... 9 ÉLÉMENTS RATTACHÉS À L UNITÉ DE PRODUCTION Fiche objectifs client (pour la planification) Détail technique (de l unité de production) CRÉATION D UN RENDEZ-VOUS VIA OUTLOOK TERMINER UNE ACTIVITÉ RAPPORTS : Compte de dépenses Rapport des visites PETIT RÉSUMÉ : Menu principal de travail Mes Tâches Clients Extensions Recherche Liens utiles

3 GDI : «Gestion des interventions». Système de gestion de la relation client permettant de traiter directement avec lui, que ce soit au niveau de la vente, du service ou du marketing. ACCÈS À GDI Pour accéder à GDI, on doit ouvrir Outlook. Un menu utilitaire nous indique sous quelle plate-forme on travaille. Normalement, on doit voir l entité : GDI-PRODUCTION. 3

4 On clique sur le raccourci Outlook pour atteindre les divers menus de GDI. L expert-conseil travaille toujours dans le menu «Espace de travail». Si un message de ce genre apparaît à la première ouverture, on peut simplement cliquer sur le X à droite pour faire disparaître ce message. Si la fenêtre tutoriel apparaît, on peut aussi la fermer en cliquant sur la petite flèche en bas du message. Cela amène plus d espace visuel à GDI. MENUS On peut cliquer sur le menu à gauche pour ouvrir toutes les options possibles : Mes tâches, Clients et Extensions 4

5 MES TÂCHES En cliquant sur Mes tâches, le menu affichera toutes les options les plus courantes de cette entité, soient : - Tableaux de bord : Vue rapide sur les fiches techniques incomplètes et les tâches à planifier. - Activités : Tâches, rendez-vous. - Rapports : Possibilité d imprimer différentes vues. Il y a deux façons d atteindre une option. 1. En cliquant dans le menu de gauche 2. En cliquant dans le menu de droite 5

6 CLIENTS En cliquant sur Clients, le menu affichera toutes les options les plus courantes de cette entité, soient : - Comptes : Entreprises agricoles, Coopératives, Fournisseurs, etc.) Tous les comptes du réseau sont visibles. Seuls les DV/SU ont la possibilité de créer des nouveaux comptes. - Contacts : Personnes qui sont reliées aux comptes. Il y a deux façons d atteindre une option. 1. En cliquant dans le menu de gauche 2. En cliquant dans le menu de droite 6

7 EXTENSIONS En cliquant sur Extensions, le menu affichera toutes les options les plus courantes de cette entité, soient : - Unités de production : Élément de production qui compose et caractérise un compte. Entité à laquelle toutes les activités seront rattachées. - Dépenses : Utilitaire pour produire le compte de dépenses et imprimer les rapports de visite hebdomadaires. Il y a deux façons d atteindre une option. 1. En cliquant dans le menu de gauche 2. En cliquant dans le menu de droite 7

8 LES VUES À chaque fois qu on sélectionne une entité dans les divers menus, une «VUE» apparaît dans la section de droite. La «VUE» qui apparaît par défaut sera toujours de type «MES VUES». C'est-à-dire que la VUE affichera seulement les informations qui sont reliées au «propriétaire» actuel de GDI. DIFFÉRENTES VUES Dans toutes les vues affichées, on peut trier une colonne en cliquant sur le champ désiré sur l entête de la colonne. 8

9 Si je veux faire afficher TOUS les enregistrements de ma division, je peux sélectionner une nouvelle VUE. On clique sur l onglet et on choisit la vue désirée. RECHERCHE Pour atteindre un enregistrement quelconque 1. on peut faire dérouler la liste en utilisant la barre de défilement à droite : 9

10 Si le nombre d enregistrement dépasse l affichage d une page, on pourra changer de page en cliquant sur le bouton à cet effet en bas à droite de la vue. 2. On peut utiliser le filtre de recherche en inscrivant quelques caractères et en utilisant l astérisque (*) au début afin de retracer toutes les informations qui répondent à notre critère de recherche. Pour ouvrir l élément sélectionné et visualiser son contenu, on doit double-cliquer sur la ligne sélectionnée pour ouvrir l enregistrement choisi. 10

11 ÉLÉMENTS RATTACHÉS À L UNITÉ DE PRODUCTION Fiche objectifs client (pour la planification) La planification des tâches et/ou des rendez-vous se fera à la suite de la complétion de la FICHE OBJECTIFS CLIENT. On retrouvera cette entité après l ouverture d une Unité de production dans le menu de gauche sous les Éléments communs Fiches objectifs. Détail technique (de l unité de production) On retrouvera cette entité après l ouverture d une Unité de production dans le menu de gauche sous les Éléments communs Détail technique «secteur d activité». 11

12 CRÉATION D UN RENDEZ-VOUS VIA OUTLOOK Si on travaille par rendez-vous, il est recommandé d inscrire une intervention directement dans le calendrier Outlook. Afin de ramener cette information dans GDI, on devra associer ce rendez-vous à une unité de production spécifique. Pour ce faire, on utilisera le bouton «Définir Concernant» qu on retrouvera dans le ruban Outlook. IMPORTANT : il est essentiel de relier un rendez-vous à une unité de production. Éviter de relier un rendez-vous à un compte. La première fois qu on utilisera ce bouton, un choix «Autres» apparaîtra. Par défaut, on affichera les comptes. Il faudra alors modifier la liste de recherche pour faire apparaître la liste des unités de production. 12

13 13

14 En cochant la case «Afficher uniquement mes enregistrements», on restreint la liste des enregistrements à ceux qui nous «appartiennent» et on peut ainsi faciliter la recherche qu on désire faire. On peut également utiliser le filtre de recherche en inscrivant quelques caractères et en utilisant l astérisque (*) au début afin de retracer toutes les informations qui répondent à notre critère de recherche. 14

15 Quand on aura sélectionné l unité de production désirée, celle-ci s affichera en bas du formulaire rendez-vous Outlook et confirmera que l intervention sera bien synchronisée vers GDI. 15

16 Aux sélections suivantes, les unités de production déjà sélectionnées apparaîtront et l option de recherche Unité de production sera immédiatement disponible. Si l objet du rendez-vous Outlook n est pas applicable à une unité de production, par exemple, réunion d équipe, formation GDI, Rendez-vous La Coop, etc, on cliquera sur le bouton «Suivi» qu on retrouvera dans le ruban Outlook. Quand on aura sélectionné l unité de production désirée, celle-ci s affichera en bas du formulaire rendez-vous Outlook et confirmera que l intervention sera bien synchronisée vers GDI. Pour effacer ou annuler un «Concernant», il suffit de cliquer sur le bouton «Annuler le suivi» qu on retrouvera dans le ruban Outlook. 16

17 TERMINER UNE ACTIVITÉ On doit TERMINER une activité (tâche ou rendez-vous selon la méthode de travail proposée) avant de pouvoir faire imprimer le compte de dépenses. Pour ce faire, on doit procéder via GDI. Allez dans le menu Espace de travail / Mes tâches / Activités Si on utilise la méthode de travail par rendez-vous : -On sélectionne un nouvel onglet. On choisit Rendez-vous / Mes rendez-vous Si on utilise la méthode de travail par tâches : -On sélectionne un nouvel onglet. On choisit Tâche / Mes tâches Normalement, on demande de compléter les informations détaillées sur le résultat de la visite directement dans le formulaire du rendez-vous Outlook. Ceci nous permet simplement de TERMINER les rendez-vous via GDI. 17

18 On sélectionne tous les rendez-vous à TERMINER et on clique sur le bouton TERMINER qu on retrouve dans le ruban de GDI. IMPORTANT : lorsqu'une activité est terminée, on ne peut pas modifier aucune information de cette activité. Cette dernière sera disponible qu en lecture seule par la suite. RAPPORTS : Compte de dépenses Après avoir TERMINÉ les activités (rendez-vous ou tâches), on peut finaliser le compte de dépenses et afficher le rapport de visites. Pour ce faire, on sélectionne l entité Espace de travail / Extensions / Dépenses. On clique sur le bouton NOUVEAU en haut à gauche pour faire les nouvelles saisies des dépenses. 18

19 Rapport des visites Quand la saisie des dépenses est terminée, on peut faire imprimer les rapports. On clique sur le bouton EXÉCUTER LE RAPPORT qu on retrouve dans le ruban de GDI. Si on sélectionne le choix Compte de dépenses, celui-ci imprimera également par défaut le rapport de visites par rendez-vous. Si on désire faire imprimer que le rapport de visites, on sélectionnera seulement le rapport de visites par rendez-vous et/ou le rapport de visites par tâche, selon la méthode de travail utilisée. 19

20 PETIT RÉSUMÉ : Menu principal de travail a. Espace de travail i. Tâches ii. Clients iii. Extension Mes Tâches b. Tableaux de bord c. Activités i. Tâches ii. Rendez-vous Clients d. Comptes e. Contacts Extensions f. Unités de production i. Fiches objectifs client ii. Détail de la fiche technique détaillée g. Dépenses Recherche Quand on utilise le filtre de recherche, toujours inscrire un astérisque en avant des caractères voulus. Ex. *dumg Liens utiles Ligne téléphonique GDI : GDI-COOP ( ) Courriel : Site Web: 20

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