Rapport sur la mutualisation. Commission mixte 11 juin Ville de Nantes/Nantes Métropole

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1 Rapport sur la mutualisation Commission mixte 11 juin 2014 Ville de Nantes/Nantes Métropole

2 Sommaire A. La démarche de mutualisation B. Répartition des coûts salariaux et non salariaux des agents mutualisés C. Des apports indéniables pour les 2 structures D. Perspectives

3 3 A. La démarche de mutualisation

4 Pour rappel, NM et la VDN se sont engagés dès 2001 dans une démarche de mutualisation (DSI (DGRN) / DSL) A partir de 2008, une nouvelle étape dans la démarche a été engagée avec la mutualisation des services et un nouveau mode organisationnel s est mis en place dans certaines directions En 2012, les 2 structures ont été fortement impactées suite à une évolution importante des effectifs mutualisés et le développement de services communs. La consolidation de cette construction administrative s est poursuivie en 2013 Une démarche définie dans une convention qui garantit la transparence du dispositif de mutualisation. 4

5 970 postes mutualisés au 31 décembre 2013 dont 809 postes hors DGRN/DSL décembre décembre décembre décembre décembre décembre décembre postes 173 postes 226 postes 312 postes 415 postes 933 postes 970 postes DGRN /DSL dont 29 hors DGRN/DSL dont 82 hors DGRN/DSL dont 168 hors DGRN/DSL dont 267 hors DGRN/DSL dont 785 hors DGRN/DSL dont 809 hors DGRN/DSL 5

6 Répartition des 970 postes mutualisés dans les directions générales au 31/12/2013 soit 14 % du total des postes des 2 structures postes mutualisés par direction DG des Services 5 DG du Secrétariat Général 16 Communication externe 29 Cabinet 2 Protocole 68 DG Organisation et Ressources Humaines(DGORH:134;DGRN:106) 240 DG Finances et Gestion (DG:90;Bâti:353; DSL:55) 498 DG déléguée à la Cohérence territoriale 59 DG déléguée à la Cohésion Sociale & aux Territoires 16 DG Environnement et Services Urbains 21 DG Développement Economique et Attractivité Internationale 16 TOTAL 970 6

7 Maire / Présidente Cabinet du Président Directeur Cabinet Adjoint Ville de Nantes Direction de la Communication Externe Direction Vie des Assemblées Service Vie des Assemblées Directeur Cabinet Adjoint Nantes Métropole Pôle Politiques Publiques et Prospectives Chef de Cabinet Direction du Protocole Mission Evaluation des Politiques Publiques Mission Animation de la Démarche Managériale Direction Générale Projets métropolitains structurants Direction Générale des Services Direction Générale Secrétariat Général Direction Communication Interne Mission Partenariat Contractualisation Direction Générale Organisation et Ressources Humaines Mission de Coordination de la Politique RH Direction des Ressources Humaines Direction Générale Finances et Gestion Mission d'appui et de Coordination Direction des Finances Direction des Finances Direction Générale Déléguée à la Cohésion Sociale et aux Territoires Direction de l'animation et de la Coordination des Plans d'actions Transversaux (Adjoint au DGDCST) Mission familles Mission Egalité, Intégration Citoyenneté Mission Citoyenneté et Territoires (CITE) Direction Générale Sécurité et Tranquillité Publique Direction de la Tranquillité Publique Direction de la Réglementation et de la Gestion de l Espace Public Direction Générale Culture Mission Culture et Territoires Mission Coopération métropolitaine et nationale Mission Europe et International Direction Générale Déléguée à la Cohérence Territoriale Mission Solidarités et Coopérations Internationales Mission Affaires Fonctionnelles Mission d'assistance Technique et de Sécurité Mission Gouvernance Territoriale et Dialogue Citoyen Mission Politique de la Ville Mission Nantes Centre Ville Direction Générale au Développement Economique et à l Attractivité Internationale Direction Attractivité Internationale Direction Recherche, Innovation et Enseignement Supérieur Direction Générale Déplacements Mission déplacement développement du territoire Mission déplacement doux Direction Générale Environnement et Services Urbains Mission d'appui et de Coordination Mission Intégration des Services Publics Direction des Ressources Humaines Centre de Services Partagés RH Direction de la Programmation et du Conseil en Gestion Direction Contrôle de gestion Direction Commande Publique Direction des Services Généraux (Directeur Adjoint CCAS) Direction des solidarités Direction de l Education Direction Enfance Jeunesse Direction Petite Enfance Direction du Développement Culturel Direction du Patrimoine et de l Archéologie Direction des Etablissements culturels et de l Administration Département Général du Développement Urbain Direction Territoriale d'aménagement Nantes Ouest Direction Générale Territoires et Proximité Service des espaces verts et de l environnement (SEVE) Direction Emploi et Innovation Sociale Direction des Entreprises, du Tourisme et des Grands Equipements Mission Stratégie et Etudes de Déplacement Direction des Investissements Direction des Services de Déplacements Direction des opérateurs publics de l'eau et de l'assainissement Pôle Eau potable Pôle Assainissement Direction du cycle de l'eau Directeur délégué Département Général des Ressources Numériques Mission Qualité et gestion Direction des Etudes et Applications Direction des Infrastructures et Services Direction du Contrôle Interne Direction Juridique Direction projets d'équipements Direction de l'action foncière Direction des Solidarités Direction des Etablissements Médicaux-sociaux Mission Santé Publique Direction des Sports Direction du Développement Associatif Direction de la Relation aux Usagers Direction administrative et financière Bibliothèques Municipales (& Musée Jules Verne) Conservatoire Musée des Beaux Arts Muséum d Histoire Naturelle Planétarium Direction Territoriale d'aménagement Nantes Est Direction Territoriale d'aménagement Est agglo Direction Territoriale d'aménagement Ouest agglo et missions transversales Direction de l'espace Public Pôle Nantes Loire Pôle Nantes Ouest Pôle Erdre et Loire Direction de la Circulation Direction des Déchets Opérateur Public de la Collecte Direction Energies, Environnement et Risques Directeur Adjoint Pôle Loire Sèvre et Vignoble Direction de la Géomatique Direction de l'immobilier Direction Projets Renouvellement Urbain Mission Capitale Verte Pôle Loire Chézine Direction Organisation et Collaboratif Direction Bâtiment Architecture Travaux Ingénierie (BATI) Direction du Droit des Sols et de l Action Foncière Direction de l'habitat Pôle Erdre et Cens Légende Nantes Métropole Direction des supports logistique Mission Appui Urbanisme Opérationnel Service Observatoire et Enjeux d'agglomération Pôle Sud Ouest Ville de Nantes Mutualisé Direction des moyens généraux 7 Service Coordination et Cohérence Urbaine Service Logement

8 Evolution des postes VDN transférés vers NM (hors DGRN/DSL) ,52% ,88 % ,12 % ,80 % ,28 % ,63 % postes mutualisés postes issus VDN

9 9 B. Répartition des coûts salariaux et non salariaux des agents mutualisés (hors DGRN/DSL)

10 Processus de refacturation (hors DGRN/DSL) Principes de base Simplicité de calcul et de mise à jour Un compromis entre remboursement sur la base de données réelles et forfait Transparence 3 types de charges à refacturer 1. Coûts salariaux des agents mutualisés 2. Coûts non salariaux directs et d activités des agents mutualisés 3. Coûts non salariaux indirects des agents mutualisés Mise en œuvre par une convention de mise à disposition définissant les principes et les types de charges 10

11 3 types de charges à refacturer (hors DGRN/DSL) Coûts salariaux et non salariaux des agents mutualisés Total pour les 2 structures en 2013: Coûts salariaux 91,28% Coûts non salariaux directs et d'activités 2,64% Coûts non salariaux indirects 6,08% 11

12 1 er type de charges Coûts salariaux des agents mutualisés PRINCIPES DE CALCUL DES COÛTS SALARIAUX Tous les agents mutualisés sont salariés de Nantes Métropole Sont pris en compte tous les coûts relatifs à l ensemble des agents mutualisés quel que soit leur statut (permanent et non permanent), coûts salariaux directs figurant sur les bulletins de salaire des agents mutualisés Ces coûts salariaux sont refacturés au coût réel avec des clefs de répartition adaptées à chaque service concerné et réactualisées à chaque nouvelle étape à partir d indicateurs objectifs adaptés à chaque service 12

13 1 er type de charges Rétrospective des coûts salariaux des agents mutualisés ( hors DGRN et DL) Année Postes dt 20 VDN dt 45 VDN dt 101 VDN dt 165 VDN dt 614 VDN dt 628 VDN Coûts salariaux Part VDN en % % % % % % % Part NM en % 48 % 43 % 41 % 37% 25.61% 24.67% 13

14 2 ème type de charges Coûts non salariaux directs et d activités des agents mutualisés MODALITES DE CALCUL Véhicules et logements de fonction : données remises à jour annuellement en fonction de la réalité des coûts, au même prorata que les clés des coûts salariaux Contribution COS : 1% de la masse salariale Etudes/évènements/communication interne portant sur des thématiques mutualisées : les coûts sont déterminés selon la nature des actions, soit 50/50 pour les actions en direction des cadres ou 55/45 pour les actions en direction des agents Coûts non salariaux directs et d activités 2013 Part VDN :

15 3 ème type de charges Coûts non salariaux indirects des agents mutualisés Coûts liés à l occupation d un poste 3 forfaits équivalent temps plein calculés en tenant compte des situations géographiques des agents Agent situé dans un bureau Nantes Métropole (forfait 1) Agent situé dans deux bureaux, 1 à la Ville de Nantes et 1 bureau à Nantes Métropole (forfait 2) Agent situé dans un bureau Ville de Nantes (forfait 3) 15

16 3ème type de charges Coûts non salariaux indirects des agents mutualisés Chiffres 2008 Forfait n 1 Forfait n 2 Forfait n 3 (NM) (NM&VdN) (VdN) Bâtiments + coûts de nettoyage Fluides (eau, électricité, gaz..) Total poste bâtiments (A) Informatiques et téléphonie Ressources humaines (MS,Formation ) Prestations diverses ( missions, études réceptions, annonces, assurances ) Divers moyens matériels Total coûts indirects hors bâtiments(b) Total des deux postes Actualisation 2013 selon indices actés dans la convention Coûts non salariaux indirects part 16 VDN

17 17 C. Des apports indéniables pour les 2 structures

18 Convergence des politiques publiques entre VDN ET NM Une culture managériale commune par la mise en place d une Direction Générale commune Plus de cohérence et d efficacité dans l action publique Quelques exemples: une politique d aménagement concertée, une coopération renforcée entre la culture et l attractivité, une communication externe mettant en œuvre une stratégie de communication unifiée à l échelle des 2 territoires, une politique de déplacement en lien avec la politique de stationnement, une politique de l environnement et une politique foncière avec des objectifs communs ( plan climat ) Une culture partagée grâce des actions transversales: démarche managériale, communication interne 18

19 Des synergies renforcées En matière de mise en commun des savoir-faire Quelques exemples: la direction environnement & énergie et la direction du bâti (entretien du patrimoine et gestion de l énergie), le Sève et les pôles de proximité ( charte de l arbre, pratiques communes mises en place en cas d intempéries..), le service de stationnement et la direction générale de sécurité En matière de renforcement d expertise La commande publique avec l expertise achats et l expertise marché regroupées, le service juridique et le contrôle interne avec des compétences renforcées en matière de veille juridique, de conseil et d accompagnement, la direction logistique qui assure de façon cohérence l acquisition et l entretien de matériel 19

20 Quelques exemples: Une efficience accrue à travers des outils communs: réseau, intranet partagé, logiciels transversaux communs à travers des procédures harmonisées dans le domaine RH des économies d échelle - en matière de marchés publics ( groupement de commande) - en matière d achats (véhicules, fournitures de bureaux, chèques déjeuner ) - en matière de diminution de prestations externes (protocole, centre d édition) 20

21 21 D. Perspectives 2014

22 Perspectives VDN-NM Conforter le fait métropolitain : mettre en cohérence l organisation des 2 structures avec la loi MAPAM 2014 qui consacre la notion de services communs, l élargissement des compétences et précise l obligation d un schéma de mutualisation des services Consolidation du couple interco- ville centre dans une logique de rapprochement de métiers et de compétences et une recherche constante d efficience accrue des politiques publiques

23 Perspectives VDN-NM Mettre en place un outil facilitateur pour le calcul de la refacturation des coûts Proposition d une délibération en fin d année avec réécriture de la convention intégrant les nouvelles mesures règlementaires

24 Prochaines étapes Conseil municipal (23 juin 2014) Conseil communautaire (27 juin 2014) rapport de la Commission mixte joint en annexe à la délibération 24

25 Prochaines étapes La commission mixte examine la répartition des coûts liés à la mise à disposition des services entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole pour La commission mixte retient ce document comme base du rapport à soumettre aux deux organes délibérants pour les séances de juin