Explication des frais relative des couts de cette proposition CONGRÈS ANNUEL DE LA FCEEG. Préposer par. Jocelyn Tremblay AEGUQAC

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1 Explication des frais relative des couts de cette proposition CONGRÈS ANNUEL DE LA FCEEG Préposer par Jocelyn Tremblay AEGUQAC

2 Table de Matières Situation au Québec... Error! Bookmark not defined. Proposition... 3 Cas le l AEGUQAC... 3 Frais de congrès... 4 Jeux de Génie... 4 Coût réel pour la FCEEG... 5 Conclusion... 6 Table des figures Tableau 1: Calcul des coûts annuels moyens... 5 Tableau 2: Calcul des coûts annuels moyens maximaux... 6

3 Situation au Québec Québec compte 13 membres potentiels susceptibles d avoir un intérêt pour la FCEEG. De ce nombre, 8 Universités font présentement partie de la FCEEG 1. Quelques-unes de ces associations membres le sont pour leur permettre de participer à la CCI. Leur taille ne leur permet pas de déléguer un membre à chacun des congrès de la FCEEG. Des 13 Universités du Québec, 7 Universités comptent moins de 500 étudiants en ingénierie. De ce nombre, 4 universités en comptent moins de 50. Ce fait est, à notre connaissance, unique à la région du Québec. Comme la FCEEG est composés presque exclusivement de membres comptants plus de 1000 étudiants, les besoins de ces Universités sont tout simplement délaissés non pas par manque de volonté, mais bien par l ignorance des besoins relatifs à celles-ci. Situation dans le reste du Canada Il y a environ 15 Universités au Canada comptant moins de 500 étudiants. Ce nombre reste cependant à confirmer Proposition Pour permettre au plus de membres possible d avoir accès à la FCEEG, la proposition demande que la fédération défraie le billet d avion pour un participant d une association comptant moins de 500 membres. Ainsi, l association devrait défrayer le coût général du congrès. Ce qui représente tout de même une somme importante. Cas le l AEGUQAC L AEGUQAC est une association regroupant environ 300 étudiants en ingénierie. Elle regroupe les étudiants en ingénierie de l Université du Québec à Chicoutimi. Son Université est située à environ 250 km de l Université Laval à Québec. Son budget annuel est environ de 1 FCEEG, Page des membres du Québec à la FCEEG [En ligne], (Page consulté le 25 décembre 2012)

4 15000$. Son budget est surtout partagé entre les différents groupes techniques en commandites. Ainsi, l argent des membres leur est largement redistribué. Frais de congrès Ces frais sont des estimations. De par le fait que les Universités ont un faible budget, il est fort probable qu advenant le cas ou ils décident d envoyer un représentant à un congrès, ils choisissent de l envoyer au congrès annuel de janvier. Les frais ont donc été calculés sur cette base. Il a été estimé que le prix pour un vol aller-retour est de 800$ en incluant les taxes. Les frais d inscription pour le congrès annuel sont de 250$ pour la 1ere personne. Les frais de transport sont de 150$ incluant le transport aller-retour et le stationnement pour la durée du congrès. Les autres frais sont considérés à la charge du participant. En additionnant le tout, on arrive à un montant total de 1200$. Ce montant représente près de 10% du budget annuel d une association de 300 membres. Le pourcentage devient encore plus élevé pour une association comptant moins de 50 membres. Ce montant n est pas justifiable auprès des membres de l association qui se verraient alors amputer d une partie importante de leur commandite. Même si les frais pour le vol sont annulés, on arrive tout de même à un montant de 400$ pour participer au congrès. Ce montant devra être défrayé par l association membre. Cependant, il est probable que les frais soient partagés entre le participant et l association. Jeux de Génie Le congrès annuel est en même temps que les Jeux de Génie (JDG), une activité unique au Québec. Comme les membres des petites Universités sont souvent impliqués dans ce type d activité, il est fort probable que le représentant fasse le choix de participer aux JDG au lieu de participer au congrès annuel. Il en est tenu compte pour le calcul des coûts pour la FCEEG.

5 Coût réel pour la FCEEG Les coûts ont été réalisés pour les universités du Québec. Pour réaliser les coûts pour l ensemble des provinces, il aurait fallu connaître le nombre d association répondant aux critères (moins de 500 étudiants) et ces données étaient inconnues. Pour la première année, il est probable qu un engouement soit créé et que la totalité des Universités participe à l évènement de janvier. Pour les années subséquentes, dépendamment de ce que l association en retire, il est possible que ce nombre soit diminué de moitié. Le calcul est fait pour une période de 4 ans. Comme le congrès annuel se promène dans toutes les régions du Canada, il y a toujours de petites Universités qui peuvent se déplacer en voiture. Pour chaque année, on calcule donc uniquement 10 Universités dont il sera nécessaire de défrayer les coûts pour l avion. Le prix du billet d avion a été fixé à 800$. Ce prix est une moyenne. Par exemple, un voyage à Vancouver est plus dispendieux qu un voyage en Ontario. Le tableau suivant fait un résumé des explications précédentes. Tableau 1: Calcul des coûts annuels moyens Nombre de participants Coût du billet Frais total 1ère année e année e année e année Moyenne En tenant comptent que la FCEEG compte membres, on peut trouver l augmentation nécessaire à chacun des membres pour couvrir ces frais. On arrive à un montant de 0,09$ par membres. Dans l éventualité ou l intérêt est tellement grand que toutes les associations décident d envoyer chaque année un délégué, les frais seront supérieurs et sont résumés dans le tableau ci-dessous.

6 Tableau 2: Calcul des coûts annuels moyens maximaux Nombre de participants Coût du billet Frais total 1ère année e année e année e année Moyenne Dans ce cas, on en arrive à des frais d environ 0,15$ par membre. Il ne faut pas oublier que l augmentation demeure à la discrétion des représentants et que d autres options sont possibles. La présente motion ne mentionne en rien que son acceptation entraîne une augmentation subséquente des frais pour chacun des membres. Conclusion Le présent document avait pour objectif de détailler les coûts relatifs à l acceptation de la motion à présenter. Cette motion entraînera de nombreux avantages. Premièrement, la FCEEG risque de voir son nombre d associations membres augmenter substantiellement. Aussi, les petites associations verront la FCEEG comme un organisme qui tente vraiment d inclure les petites associations dans son giron au lieu d un organisme existant uniquement pour organiser la CCI. La FCEEG pourra ainsi mieux décrire ses activités auprès des petites associations. Un autre avantage difficilement perceptible à court terme est l ajout d idées nouvelles de la part de petites associations qui n ont souvent pas la chance de se faire entendre. Plusieurs d entre elles ont des connaissances qui bénéficieraient à toutes les associations. On a qu à penser que ces associations sont l hôte de la Compétition Québécoise d Ingénierie (CQI) en 2013 et en 2014, un évènement de taille semblable à la CCI. On peut penser aussi à cette motion qui est avancée par un membre d une petite association. Il n en reste maintenant plus qu à vous de juger de la pertinence de cette motion.