Documentation utilisateur du Webmail de l UPJV

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1 Documentation utilisateur du Webmail de l UPJV Table des matières 1. Introduction / Qu estce que le webmail? Se connecter Depuis l ENT Depuis un navigateur Se déconnecter Lire et gérer son courrier Lire un message Marquer pour suivi Répondre/Transférer un message Ouvrir les piècesjointes Imprimer un message Rechercher un message Etiquettes Ecrire un message Créer un nouveau message Joindre un fichier en piècejointe Réponse automatique en cas d absence Rediriger ses messages Filtrer ses messages Filtres Filtres de SPAM Gérer les dossiers Créer et afficher les dossiers Gérer un dossier Déplacer des messages dans un dossier Carnet d adresses Accéder à vos carnets d adresses Ajouter un contact Rechercher un contact Modifier / Supprimer un contact Gérer son identité et sa signature électronique Configurer sa boîte mail dans un logiciel de messagerie Version smartphone

2 13.1. Se connecter/se déconnecter Dossiers et autres applications Dossiers Autres applications Ouvrir un message Ouvrir une piècejointe Ecrire un message Astuce Configurer son compte mail UPJV et son agenda sur un smartphone Sur Iphone (ios) Sur Androïd Lollipop : configuration Active Sync Affichage de l interface minimale sous Internet Explorer

3 1. Introduction / Qu estce que le webmail? Prérequis : avoir un compte de messagerie UPJV activé. Si votre compte de messagerie UPJV n est pas activé : Pour les étudiants : connectezvous à https://webmail.etud.upicardie.fr/validation/ muni de votre n étudiant et de votre code INE (à partir du lendemain de votre inscription). Pour les personnels : contactez votre technicien informatique de site. Le webmail permet d'accéder à votre compte de courrier électronique UPJV à partir de n'importe quel ordinateur qui dispose d'un accès à Internet, grâce aux navigateurs classiques (exemple : Firefox, Internet Explorer, Chrome, Opera...). 2. Se connecter 4.1. Depuis l ENT Pour accéder à votre webmail, connectezvous à votre ENT : https://www.upicardie.fr/ent et cliquez sur l'onglet "Communication". 2.1 Depuis un navigateur Pour accéder à votre webmail, accédez à l adresse suivante : https://www.upicardie.fr/horde puis connectezvous via l écran d authentification (CAS) avec votre identifiant UPJV et mot de passe habituels. 3. Se déconnecter Pour vous déconnecter du webmail, cliquez sur la flèche orange en haut à droite de votre écran. 3

4 4. Lire et gérer son courrier Une fois connecté, vous accédez à votre boîte de réception. Les nouveaux messages seront colorés en. Utilisez l ascenseur à droite afin de naviguer dans vos mails. (1) : Sélectionnez un ou plusieurs messages en cochant chacune des cases. Afin de sélectionner/désélectionner tous les messages de la page, cochez la case au niveau de l en- tête (1). (2) : Choisissez le mode de tri de vos messages en cliquant sur le type d information désiré (De = expéditeur du message, Objet = objet du message, Date = date de réception du message, Taille = taille du message en Ko). L ordre de tri (croissant ou décroissant) peut être modifié en cliquant sur la flèche. (3) : Rafraîchir vous permet d actualiser votre boîte de réception. (4) : Transférer un ou plusieurs messages en cochant la ou les case(s) (1) puis en cliquant sur «Transfert». Une nouvelle fenêtre s ouvre, vous permettant de transférer un ou plusieurs messages reçus au sein d un nouveau message. (5) : Identifier un ou plusieurs messages comme Pourriel (= spam). Ces messages seront déplacés dans votre dossier «Pourriel». (6) : Supprimer un ou plusieurs messages Lire un message Pour lire un message, cliquez sur l expéditeur ou sur le sujet du message. Le message s affichera alors dans l encart sous la liste de messages Marquer pour suivi Pour marquer un mail pour suivi (symbole drapeau) : 4

5 (1) : Effectuez un clicdroit sur le mail. (2) : Positionnez votre souris sur «Marquer comme». (3) : Cliquez sur «Marqué pour suivi» Répondre/Transférer un message Une fois le message ouvert, vous pouvez : (1) : Cliquez sur «Répondre» pour rédiger un mail de réponse à le(s) expéditeur(s). Par défaut, vous répondrez à l expéditeur du mail ainsi qu à tous les destinataires («à tous»). Une nouvelle fenêtre s ouvrira et vous permettra de rédiger votre message de réponse. Astuce : sélectionnez le destinataire de votre réponse (uniquement l émetteur ou l ensemble des destinataires du message «à tous») en cliquant sur le petit triangle à droite de «Répondre». (2) : Cliquez sur «Transfert» pour transférer le message. Une nouvelle fenêtre s ouvrira et vous permettra de rédiger votre message accompagnant le mail transféré. (3) : Cliquez sur «Supprimer» pour déplacer le message dans la Corbeille. 5

6 4.5. Ouvrir les piècesjointes Pour ouvrir une piècejointe, vous pouvez : Descendre en bas du mail où vous retrouverez le cartouche suivant qui vous permettra de télécharger directement la ou les pièce(s)jointe(s) du message, Télécharger la ou les pièce(s)jointe(s) depuis le cartouche d entête du mail en suivant les étapes cidessous : (1) : cliquez sur le triangle à gauche de l objet du mail afin de déployer toutes les informations. (2) : cliquez sur le triangle à droite du trombone symbolisant les piècesjointes. (3) : cliquez sur le symbole de téléchargement. Il vous sera alors proposé d ouvrir ou de télécharger la piècejointe Imprimer un message Pour imprimer un message, cliquez sur le symbole : 4.7. Rechercher un message Pour rechercher un message, indiquez dans la zone (1) le(s) mot(s)clé(s) recherché(s) puis cliquez sur le symbole loupe. Seuls les messages correspondant à la recherche apparaîtront alors dans la zone (2). Pour fermer la recherche, cliquez sur la croix à droite du bandeau jaune. 6

7 Astuce : En cliquant sur le triangle à gauche de la zone de recherche, un menu vous permet d affiner les critères de votre recherche Etiquettes Les étiquettes correspondent à des règles d affichage (icône et/ou couleur) qui s appliquent aux messages en fonction des actions effectuées sur le message (vu, répondu ) ou selon ses caractéristiques propres (message avec pièces jointes, pourriel ). Par défaut, les étiquettes sont configurées avec la légende suivante : Vous pouvez configurer et ajouter des étiquettes en cliquant sur le symbole (1), «Options» (2) puis sur le sousmenu «Courrier» (3). Cliquez sur «Etiquettes» 7

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9 5. Ecrire un message 5.1. Créer un nouveau message Pour créer un nouveau message, cliquez sur : fenêtre s ouvre :, une nouvelle (1) : Saisir le(s) destinataire(s) du message. (2) : Si vous souhaitez envoyer le message en copie à un ou des destinataires, cliquez sur «Ajouter Cc». (3) : Si vous souhaitez envoyer le message en copie cachée à un ou des destinataires, cliquez sur «Ajouter Cci». (4) : Saisir l objet du message. (5) : Saisir le contenu du message. (6) : Si vous souhaitez enregistrer le message en tant que brouillon afin de continuer sa rédaction ultérieurement, cliquez sur «Enregistrer en tant que brouillon». (7) : Une fois le message terminé et les destinataires saisis, cliquez sur «Envoyer». Une confirmation de l envoi du message s affichera alors en bas à droite de votre écran : 5.2. Joindre un fichier en piècejointe 9

10 Pour joindre un fichier en piècejointe, cliquez sur «Ajouter une pièce jointe» : Une nouvelle fenêtre s ouvre et vous permet de sélectionner le fichier à joindre (sélectionner et cliquer sur ouvrir ). Une confirmation de l ajout de la pièce jointe s affichera alors en bas à droite de votre écran : Pour supprimer une piècejointe, cliquez sur le triangle à droite du nom de la piècejointe puis sur «Supprimer». Une confirmation de la suppression de la pièce jointe s affichera alors en bas à droite de votre écran : 10

11 6. Réponse automatique en cas d absence Pour mettre en place une réponse automatique en cas d absence (congés, arrêt maladie, déplacement ), cliquez sur l onglet «Courrier», sousmenu «Filtres» : Dans le sousmenu «Filtres», cliquez sur «Absence» : Dans la partie «Absence», vous pouvez configurer le message que vous souhaitez transmettre aux personnes vous envoyant un mail. (1) : Date à laquelle vous souhaitez mettre en place votre message d absence (2) : Date à laquelle vous souhaitez mettre fin à votre message d absence (3) : Objet de votre message d absence (objet du mail) (4) : Contenu de votre message d absence (corps du mail) (5) : Enregistre votre configuration mais ne l active pas (6) : Enregistre votre configuration et active la réponse automatique 11

12 Des paramètres avancés sont également disponibles : (7) : Vos adresses de courriel (8) : Adresses auxquelles vous ne souhaitez pas envoyer votre message d absence (9) : Cochez cette case pour ne pas envoyer votre message d absence en réponse à des messages provenant de listes ou d envois massifs (exemple : Telex) (10) : Nombre de jours entre l envoi de deux messages d absences à un même destinataire Astuce : Une fois vos paramètres complétés, vous pouvez activer directement votre message d absence en cliquant sur «X Désactivé» qui deviendra alors «V». Vous pouvez effectuer la même démarche pour désactiver la réponse automatique. 12

13 7. Rediriger ses messages Pour rediriger vos mails vers une autre adresse électronique, c estàdire renvoyer tous les mails reçus sur votre adresse mail UPJV vers une autre adresse , cliquez sur l onglet «Courrier», sousmenu «Filtres» : Dans le sousmenu «Filtres», cliquez sur «Transfert» : Dans la partie «Transfert», vous pouvez configurer votre redirection de messagerie : (1) : Cochez cette case si vous souhaitez conserver une copie des messages redirigés sur votre boîte de messagerie UPJV (2) : Indiquez la ou les adresse(s) mail vers lesquelles vous souhaitez rediriger vos messages (3) : Enregistre votre configuration mais ne l active pas (4) : Enregistre votre configuration et active la redirection Astuce : Une fois vos paramètres complétés, vous pouvez activer directement votre redirection de messagerie en cliquant sur «X Désactivé» qui deviendra alors «V». Vous pouvez effectuer la même démarche pour désactiver le transfert. 13

14 8. Filtrer ses messages 8.1. Filtres Pour mettre en place des filtres, cliquez sur l onglet «Courrier», sousmenu «Filtres» : Une fois dans le sousmenu «Filtres» : Cliquez sur «Nouvelle règle» pour créer un nouveau filtre. La page suivante vous permet de configurer les règles à appliquer pour ce filtre : (1) : Indiquez le nom du filtre (2) : Indiquez la ou le(s) condition(s) à remplir par le message pour que le filtre doivent être appliqué. Si vous cochez la case «Tenir compte de la casse», cela signifie que les majuscules et les minuscules seront prises en compte dans le filtre. Si vous souhaitez supprimer une condition, cliquez sur le symbole de la poubelle. (3) : Indiquez quelle action doit être réalisée avec le message (classer dans un dossier, rediriger, marquer le message uniquement ) (4) : Indiquez en cochant les cases si le message doit être marqué comme Vu, Marqué, Répondu ou Supprimé (5) : Cliquez sur «Enregistrer» pour mettre en place le filtre 14

15 Dans l exemple cidessus, tous les messages entrants dont l expéditeur contient le mot «DISI» seront placés dans le dossier nommé «DISI» en tant que message non lu. Le nouveau filtre apparaît alors dans la liste des filtres disponibles. Vous pouvez ainsi : Le supprimer : Le modifier : L activer ou le désactiver en cliquant sur ou 8.2. Filtres de SPAM Le spam, courrier indésirable ou encore pourriel, est envoyé dans votre boîte mail à des fins publicitaires, comme les prospectus papier dans votre boîte aux lettres. L antispam utilisé par l UPJV marque la plupart de ceuxci en modifiant leur objet en y ajoutant le mot clé "SPAM". Il va également, les déposer automatiquement dans le dossier spam (nommé ). Si vous estimez recevoir trop de spam, vous pouvez modifier la sensibilité de l antispam en suivant la démarche cidessous : (1) : Rendezvous dans la partie «Filtres». (2) : Cliquez sur «Filtre de spam». (3) : Réglez le niveau de sensibilité de l antispam (plus le chiffre est faible, plus la sensibilité est élevée). (4) : Vérifiez le dossier dans lequel sont rangés les mails identifiés comme spam. (5) : Enregistrez vos réglages. 15

16 9. Gérer les dossiers 9.1. Créer et afficher les dossiers Cliquez sur «Gestion des dossiers». (1) : Cliquez sur «Créer un dossier» pour créer un nouveau dossier. Une fenêtre s ouvrira pour vous demander de nommer votre nouveau dossier : Cliquez sur «Ok», votre dossier est maintenant créé. (2) : Cliquez sur «Tout développer» pour afficher tous les dossiers et sur «Réduire tout» pour n afficher qu une partie des dossiers. (3) : Cliquez sur «Actualiser la liste des dossiers» pour mettre à jour votre liste de dossiers Gérer un dossier Pour gérer un dossier, effectuez un clicdroit sur le nom du dossier : Un menu s affiche alors, grâce auquel vous pouvez : Créer un sousdossier Renommer le dossier Vider les messages contenus dans le dossier Supprimer le dossier Marquer tous les messages du dossier comme vus ou non vus Vérifier si de nouveaux messages sont arrivés dans le dossier (suite à la mise en place de filtres notamment) Se désabonner Effectuer une recherche Exporter tous les messages du dossier Importer des messages dans le dossier S informer sur la taille du dossier Editer les droits 16

17 9.3. Déplacer des messages dans un dossier Pour déplacer des messages dans un dossier, une nouvelle fonctionnalité est mise à votre disposition, le glisser/déposer : cliquez sur le message à déplacer et tout en maintenant le clic, déplacezle jusqu au dossier dans lequel vous souhaitez le ranger. 17

18 10. Carnet d adresses Accéder à vos carnets d adresses Pour accéder à vos carnets d adresses, cliquez sur «Carnet d adresses». Un menu déroulant vous proposera alors les différents carnets d adresses à votre disposition. Vous retrouverez notamment : Personnels de l UPJV : contient les coordonnées des personnels de l UPJV. Carnet d adresses de «votre nom» : contient vos contacts Ajouter un contact Pour ajouter un contact, vous pouvez : ou cliquer sur «Carnet d adresses» puis sur «Nouveau contact» et enfin choisir dans quel carnet d adresses vous souhaitez ajouter le contact une fois dans le menu Carnet d adresses, cliquer sur «Nouveau contact» à gauche de votre écran, puis choisir dans quel carnet d adresses vous souhaitez ajouter le contact Vous pourrez alors compléter la fiche de votre nouveau contact avec les informations que vous souhaitez conserver. Cliquez sur «Ajouter» pour enregistrer votre nouveau contact. 18

19 10.3. Rechercher un contact Pour rechercher un contact : (1) : Cliquez sur «Carnet d adresses» puis sur «Recherche» (2) : Choisissez le carnet d adresses dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche (3) : Sélectionnez si vous souhaitez rechercher dans toutes les informations, ou uniquement dans les adresses mails par exemple (4) : Indiquez votre recherche (5) : Cliquez sur «Recherche». Le résultat de la recherche s affiche alors en dessous. Vous pouvez effectuer des recherches plus poussées en utilisant les onglets «Recherche avancée» et «Recherche des doublons» Modifier / Supprimer un contact Pour modifier ou supprimer un contact, rendezvous sur la fiche de ce contact (Cf Rechercher un contact) : (1) : Visualisez les informations enregistrées pour le contact (2) : Cliquez sur «Modifier» pour modifier les informations du contact puis sur «Enregistrer» (3) : Cliquez sur «Supprimer» pour supprimer un contact puis sur «Supprimer» pour confirmer la suppression définitive du contact 19

20 20

21 11. Gérer son identité et sa signature électronique Cliquez sur le symbole (1), «Options» (2) puis sur le sousmenu «Courrier» (3). Cliquez sur «Données personnelles» Dans ce menu, vous pouvez notamment configurer : Le nom du compte Votre signature au format texte ou HTML Le dossier vers lequel vos courriers envoyés sont enregistrés 21

22 12. Configurer sa boîte mail dans un logiciel de messagerie Vous trouverez cidessous les informations nécessaires à la configuration de votre boîte mail Paramètres POP / IMAP Nom du serveur : imap.u-picardie.fr Port : Laissez par défaut (110 pour POP, 143 pour IMAP, 995 pour POP SSL, ou 993 pour IMAP SSL). Sécurité TLS ou SSL : oui (conseillé). Nom d'utilisateur : votre identifiant ENT Nom du compte : Mot de passe : entrez le mot de passe que vous avez défini Paramètres SMTP Nom du serveur : smtp.u-picardie.fr Port : 25 par défaut, 587 (STARTTLS) si votre FAI filtre le port 25 (Free, Orange...), ou 465 si vous utilisez SSL. Dans tous les cas, vous pouvez essayer les trois et vous arrêter sur celui qui fonctionne. Sécurité TLS ou SSL : oui (conseillé). Si les différents ports ne fonctionnent pas, réessayez avec le port 25 (Sans chiffrement) et 587 (STARTTLS). Authentification SMTP : oui, utilisez les mêmes paramètres que le compte entrant POP / IMAP 22

23 13. Version smartphone Se connecter/se déconnecter Pour vous connecter, tapez l adresse sur le navigateur de votre smartphone. Vous pourrez alors vous connecter via l écran d authentification (CAS) (identifiant et mots de passe UPJV habituels). Vous accédez alors à votre boîte de réception. Pour vous déconnecter, touchez «Déconnexion» en haut à droite de votre écran : Dossiers et autres applications Dossiers En touchant «Dossiers» en haut à gauche, vous accédez au menu de vos dossiers principaux (boîte de réception, brouillons, corbeille ). Pour consulter un dossier, il suffit de le toucher. Le retour au listing de vos dossiers se fera alors de nouveau via «Dossiers». Afin d afficher tous vos dossiers, appuyez sur «Tout montrer». Vous pouvez alors faire dérouler la liste de vos dossiers en descendant dans la page Autres applications D autres applications que le courrier ont été optimisées pour une utilisation sur smartphone : Agenda, carnet d adresses, filtres et tâches. Pour accéder à ces fonctionnalités en partant de votre boîte de réception : 23

24 Touchez «Dossiers» : comme présenté en , rendezvous dans votre menu de dossiers Touchez «Applications». Touchez le nom de l application qui vous intéresse Ouvrir un message Une fois connecté, votre webmail se présentera ainsi : Les nouveaux messages apparaissent en gras. Pour ouvrir un message, il suffit de le toucher. Pour actualiser votre boîte de réception, touchez «Rafraîchir» Ouvrir une piècejointe Pour ouvrir une piècejointe dans un message, ouvrez le message puis touchez la partie «Piècejointe +». Une fois cette partie développée, touchez le nom de la piècejointe que vous souhaitez consulter : 24

25 13.5. Ecrire un message Pour écrire un message, touchez «Nouveau Message» puis complétez les informations suivantes : (1) : Tapez la/les adresses (s) du/des destinataire(s) du message (2) : Si besoin, tapez la/les adresses (s) à mettre en copie du message (3) : Tapez l objet du message (4) : Tapez le contenu du message (5) : Appuyer sur «Plus» vous permettra d enregistrer le message en tant que brouillon ou d ajouter une piècejointe à votre message (6) : Appuyez sur «Envoyer le message» vous effectuer l envoi de votre message. Une petite fenêtre verte s affichera alors pour vous confirmer l envoi Astuce Vous pouvez supprimer ou classer un message dans le dossier Pourriel depuis la boîte de réception en faisant glisser votre doigt de la gauche vers la droite sur un message. L objet du mail sera alors remplacé par deux touches «Supprimer» et «Pourriel» qu il suffira alors de toucher. 25

26 13.7. Configurer son compte mail UPJV et son agenda sur un smartphone Sur Iphone (ios) Compte Mail UPJV Cliquez sur l icône «Réglages» : Puis sur «Mail, Contacts, Calendrier» et sur «Ajouter un compte» : Cliquez sur «Autre» et sur «Ajouter un compte Mail» : 26

27 Complétez les informations suivantes : (1) : Indiquez votre nom (2) : Entrez votre adresse mail sous le format (3) : Entrez votre mot de passe (mot de passe permettant d accéder à votre ENT, à votre boîte de réception UPJV ) (4) : Indiquez ici le nom que vous souhaitez donner au compte de messagerie UPJV Une fois ces informations complétées, cliquez sur «Suivant» en haut à droite de l écran. Vous atteindrez alors la page cidessous : (1) (2) (3) : Ces informations sont celles complétées précédemment, vous pouvez les modifier. (4) : Le nom d hôte du serveur de réception et du serveur d envoi à entrer est imap.upicardie.fr (5) : Entrez votre identifiant UPJV (6) : S il n est pas prérempli, entrez de nouveau votre mot de passe Puis cliquez sur «Suivant» en haut à droite de votre écran. ð Votre compte mail UPJV est maintenant configuré sur votre smartphone et disponible dans «Mail». 27

28 Agenda UPJV Avant de débuter la configuration de votre calendrier sur votre iphone, vous devez récupérer l adresse d abonnement à votre calendrier. Pour cela, rendezvous sur l ENT dans votre webmail onglet Agenda. Dans la partie «Mes agendas», cliquez sur l icône à droite de «Agenda de PrénomNom». Une fenêtre s ouvre alors. Cliquez sur la partie «Inscription» et notez l adresse d abonnement située sous l intitulé «URL du compte CalDAV». 28

29 Vous avez à présent l adresse d abonnement nécessaire pour le réglage de votre calendrier UPJV sur votre smartphone. Astuce : Vous pouvez copiercoller cette adresse et vous l envoyer par mail afin d effectuer un copiercoller dans les menus de votre smartphone. Ceci vous permettra d éviter les fautes de frappe en recopiant l adresse. Sur votre smartphone, cliquez sur l icône «Réglages» : Puis sur «Mail, Contacts, Calendrier» et sur «Ajouter un compte» : Cliquez sur «Autre» et sur «Ajouter un compte CalDAV» : 29

30 Complétez les informations suivantes : (1) : Indiquez ici l adresse d abonnement récupérée dans l étape précédente (2) : Entrez votre identifiant UPJV (3) : Entrez votre mot de passe (mot de passe permettant d accéder à votre ENT, à votre boîte de réception UPJV ) (4) : Indiquez ici le nom que vous souhaitez donner au calendrier UPJV Une fois ces informations complétées, cliquez sur «Suivant» en haut à droite de l écran. Sélectionner «Calendrier» et si vous le souhaitez Rappels. Puis cliquez sur «Enregistrer» en haut à droite de l écran. Dans le cas où votre smartphone affiche un message d erreur, cliquez sur «Réglages avancés» et remplacez le nombre inscrit au champ «Port» par «443» puis cliquez sur «CadDAV» en haut à gauche de votre écran. Cliquez de nouveau sur «Suivant» en haut à droite de l écran. ð Votre Agenda UPJV est maintenant configuré sur votre smartphone et disponible dans «Calendrier». 30

31 Sur Androïd Lollipop : configuration Active Sync Allez dans «Paramètres» puis dans «Comptes», «Ajoutez un compte». Cliquez sur «Entreprise» : Entrez votre adresse mail UPJV (au format et cliquez sur la flèche en bas à droite : 31

32 Saisissez votre mot de passe UPJV (mot de passe permettant d accéder à votre ENT, à votre boîte de réception UPJV ) puis validez. En cas d erreur, remplacez l adresse du serveur par «webmail.upicardie.fr» (à la place de «u- picardie.fr»). ð Votre messagerie UPJV est disponible en lançant l application « ». ð Votre agenda UPJV est disponible en lançant l application «Agenda». (Les noms des applications peuvent varier en fonction de la marque et du système d exploitation du téléphone). 32

33 14. Affichage de l interface minimale sous Internet Explorer Si vous obtenez l interface minimale avec Internet Explorer 8 ou 9 : Videz le cache d Internet Explorer Cliquez sur Outils, «Paramètres d affichage de comptabilité» : Décochez la case «Afficher les sites intranet» qui est cochée par défaut 33

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