Guide d utilisation Supplier Connect

Transcription

1 apple Guide d utilisation Supplier Connect

2 Table des matières Chapitre 1 : Bienvenue dans Supplier Connect Chapitre 2 : Navigation dans Supplier Connect Page d accueil de Supplier Connect Réglages et préférences de l utilisateur Chapitre 3 : Garder vos données d entreprise à jour Données générales de l entreprise Adresse Contacts Pièces jointes Banque et données fiscales Chapitre 4 : Soumettre votre profil d entreprise Chapitre 5 : Ajouter des contacts supplémentaires Ajouter un contact non provisionné Ajouter un contact provisionné Chapitre 6 : Modifications aux données initiées par le fournisseur Chapitre 7 : Demande de renseignements pour un nouveau pays

3 Chapitre 1 : Bienvenue dans Supplier Connect Supplier Connect est un portail libre-service sécuritaire vous permettant de tenir à jour les informations de votre entreprise qui sont essentielles à la relation d affaires entre Apple et vous. Le présent guide d utilisation vous fournira des instructions sur la façon de fournir et de tenir à jour les informations d entreprise comme les coordonnées, les renseignements fiscaux et les informations bancaires. Votre entreprise a été invitée à remplir un profil de fournisseur approuvé dans Supplier Connect. Le rôle d administrateur primaire ou secondaire vous a été assigné. Vous serez responsable de fournir et de tenir à jour les données de votre entreprise qui seront utilisées par Apple pour envoyer des bons de commande, traiter les paiements et effectuer différentes fonctionnalités commerciales. Commençons. 1. Cliquez sur Supplier Connect dans le courriel pour vous connecter à Supplier Connect. Remarque : Vous devez vous connecter au moins une fois tous les 90 jours pour que votre compte demeure actif. Un message de rappel sera envoyé si vous ne vous êtes pas connecté depuis 75 jours. Un deuxième rappel sera envoyé après 85 jours. Si votre compte devient inactif, écrivez au myaccess.support@apple.com pour le réactiver. Vos données d entreprise ne seront pas désactivées, même si votre compte n est plus actif. 1

4 Chapitre 2 : Navigation dans Supplier Connect 2.1 Page d accueil de Supplier Connect La page d accueil de Supplier Connect s affichera lorsque vous vous connecterez. À partir de la page d accueil, vous pouvez naviguer vers les autres sections de Supplier Connect, selon vos besoins. Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les sections et les fonctionnalités disponibles dans la barre d outils Entreprise 2 Qualifications Données d entreprise du fournisseur requises par les systèmes Apple Demandes de sondage concernant la qualification à l évaluation de rendement du fournisseur 3 Tâches Cette fonctionnalité n est pas utilisée 4 FAQ Accès aux renseignements d aide, y compris la formation et le soutien 5 Déconnexion Fermeture de la session Supplier Connect 6 Actualisation Actualisation du système Supplier Connect 7 Réglages Modification des réglages propres à l utilisateur 8 Gestion d entreprise Passage d une entreprise de laquelle vous êtes administrateur à une autre 2

5 2.2 Réglages et préférences de l utilisateur Vous devriez commencer par modifier les réglages en fonction de vos préférences. Vous pouvez régler le fuseau horaire, la langue, le format décimal et le format de date. 1. Cliquez sur l icône de réglages dans la barre d outils. Fuseau horaire Le fuseau horaire par défaut sera réglé à l heure normale du Pacifique (HNP). # 1. Cliquez sur l icône de recherche pour voir plus de 105 fuseaux horaires différents. 2. Sélectionnez votre fuseau horaire. 3. Cliquez sur Conserver. 3

6 Langue Sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser dans Supplier Connect. Tous les champs et tout le contenu seront affichés dans cette langue. 1. Cliquez sur Langue dans le menu de gauche. 2. Sélectionnez la langue de votre choix dans le menu déroulant. 3. Cliquez sur Conserver. 4. Format décimal 1. Cliquez sur Format décimal dans le menu de gauche. 2. Sélectionnez le format décimal de votre choix dans le menu déroulant. 3. Cliquez sur Conserver. Format de date 1. Cliquez sur Format de date dans le menu de gauche. 2. Sélectionnez le format de date de votre choix dans le menu déroulant. 3. Cliquez sur Conserver. 4

7 Chapitre 3 : Garder vos données d entreprise à jour Pour terminer votre profil d entreprise dans Supplier Connect, vous devrez fournir toutes les données d entreprise obligatoires. Vous pouvez aussi modifier les sections de renseignements d entreprise pour lesquelles des informations obligatoires doivent être mises à jour. Lorsque vous aurez fourni tous les renseignements d entreprise, vous soumettrez le dossier à Apple aux fins de vérification et d approbation. Astuces : - Lorsque vous vous connectez, le dossier est en mode affichage. Cliquez sur le bouton Modifier pour apporter des modifications à vos données d entreprise. - Cliquez sur le bouton Gardez le brouillon après avoir terminé chaque section. Il n y a pas de fonction de sauvegarde automatique dans Supplier Connect. - Une fois toutes les données entrées, cliquez sur le bouton Soumettre afin de vérifier si des erreurs sont présentes. S il y a des erreurs, vous pouvez les corriger et cliquer à nouveau sur Soumettre. S il n y aucune erreur, vos données seront soumises à Apple aux fins de révision et d approbation. 3.1 Données générales de l entreprise 1. À partir de l onglet Entreprise, cliquez sur le bouton Modifier. 2. Les renseignements de base de l entreprise seront remplis automatiquement selon les données entrées par le demandeur Apple. Passez en revue les champs suivants et apportez toute modification nécessaire : Nom de la personne morale Nom sous lequel vous faites affaire Entrez la langue de communication Toutes les communications par courriel provenant de Supplier Connect seront envoyées dans la langue indiquée dans ce champ. Entrez le nom de la personne morale (dans la langue locale). Ce champ est obligatoire pour les fournisseurs faisant affaire avec Apple en Chine, à Taïwan, au Japon, en Corée et en Russie. 5

8 3. Si vous faites partie d un programme axé sur la diversité des fournisseurs, choisissez le bouton radio Oui. Vous devrez répondre à deux questions supplémentaires. 4. Faites défiler et choisissez la classification de diversité de fournisseur, puis cliquez sur Ajouter. 6

9 5. Entrez le numéro du certificat. 6. Sélectionnez votre appartenance ethnique dans le menu déroulant. 7. Entrez l adresse courriel du BC et cliquez sur le bouton Ajouter. Les bons de commande Apple seront envoyés à cette adresse courriel. 7

10 8. Pour terminer, indiquez si l adresse fiscale est située à l intérieur ou à l extérieur des États-Unis, dans le champ Pays du domicile fiscal. Remarque : Les champs que vous devez remplir pourraient varier en fonction du pays sélectionné. 3.2 Adresse Remplissez les renseignements sur l adresse demandés afin de terminer votre profil d entreprise. Vous pouvez aussi apporter des modifications au champ Adresse pour garder vos données d entreprise à jour. 1. Sur la barre de gauche, cliquez sur Adresse. 2. Si vous n êtes pas déjà en mode de modification, cliquez sur le bouton Modifier près du coin supérieur gauche de l écran. 3. Si plus d un lieu s affiche dans la sélection, cliquez sur chacun des pays et remplissez/ vérifiez les champs obligatoires : Pays Rue Code postal Région Type d adresse 8

11 4. Pour ajouter une nouvelle adresse, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle adresse en haut à gauche. 5. Entrez les renseignements demandés et cliquez sur le bouton Gardez le brouillon en haut à gauche. 3.3 Contacts En tant qu administrateur primaire, vous pouvez ajouter des contacts à votre profil d entreprise. Vous pouvez ajouter un administrateur secondaire qui pourra agir en tant d administrateur dans Supplier Connect. Les administrateurs sont des utilisateurs provisionnés et ils auront accès à la connexion dans Supplier Connect. Consultez le chapitre 6 pour ajouter des utilisateurs provisionnés. 9

12 Vous pouvez aussi ajouter des utilisateurs non provisionnés à Supplier Connect afin qu Apple ait une visibilité sur ces contacts. Les contacts non provisionnés ne peuvent pas se connecter à Supplier Connect. Astuces : - N oubliez pas de cliquer sur le bouton Ajouter pour saisir l information du type de contact 1. Sur la barre de gauche, cliquez sur Contacts. 2. Si vous n êtes pas déjà en mode de modification, cliquez sur le bouton Modifier près du coin supérieur gauche de l écran. 3. Cliquez sur Créer de nouveaux contacts pour ajouter des contacts supplémentaires. Un accès à Supplier Connect sera fourni aux personnes identifiées ici. 4. Entrez les informations demandées et cliquez sur le bouton Ajouter. Prénom Nom de famille Courriel Téléphone (les lettres ne sont pas permises) Type de contact (liste de types) 5. Cliquez sur le bouton Ajouter lorsque vous avez terminé. 6. Cliquez sur Créer de nouveaux contacts de nouveau pour ajouter d autres personnes. Le nombre de personnes que vous pouvez ajouter est illimité. 10

13 3.4 Pièces jointes Différentes pièces jointes peuvent être obligatoires en fonction de l entité Apple avec laquelle vous êtes requis de faire affaire. 1. Sur la barre de gauche, cliquez sur Pièces jointes. 2. Si vous n êtes pas en mode de modification, cliquez sur le bouton Modifier près du coin gauche, en haut de l écran. 3. Entrez une description. 4. Sélectionnez la catégorie de pièce jointe appropriée. Si vous sélectionnez Diversité ou Autres certificats, vous devrez aussi entrer la date d échéance. 5. Choisissez le fichier et cliquez sur Ajouter pièce jointe. Remarque : Le nombre de pièces jointes est illimité, cependant la taille de chacun des fichiers ne peut dépasser 50 Mb. 6. Cliquez sur le bouton Gardez le brouillon. 11

14 3.5 Banque et données fiscales Les informations bancaires et fiscales sont requises pour soumettre votre dossier d entreprise à Supplier Connect. Astuces : - Lorsque vous avez entré votre code national de banque et de succursale/indicatif d acheminement, cliquez sur OK pour valider votre banque 1. Sur la barre de gauche, cliquez sur Banque et données fiscales. 2. Si vous n êtes pas déjà en mode de modification, cliquez sur le bouton Modifier près du coin supérieur gauche de l écran. Remarque : Les champs affichés pourraient être différents en fonction du pays que vous sélectionnez dans la liste déroulante. L exemple ci-dessous s applique à la Chine : 12

15 3. Choisissez les réponses appropriées aux trois questions se rapportant à la retenue d impôt à la source. Pays du domicile fiscal Type d entreprise Produit fourni à Apple Toute autre question supplémentaire basée sur le produit offert 4. Entrez le numéro d identification de votre entreprise aux fins de l impôt. Numéro de sécurité sociale Numéro d identification d employeur fédéral (FEIN) Numéro de sécurité sociale (SSN)/Numéro individuel de contribuable (ITIN)/ Numéro d identification d employeur fédéral (FEIN)/NUMÉRO D IDENTIFICATION AUX FINS DE L IMPÔT À L ÉTRANGER : 13

16 Remarque : Les champs que vous devez remplir pourraient varier en fonction du pays sélectionné. 5. Dans la section Données bancaires, sélectionnez l option de paiement. 6. Pour ajouter de nouvelles données bancaires, cliquez sur Créer des données bancaires. 7. Remplissez les champs demandés en fonction du pays bancaire sélectionné. Remarque : Les champs que vous devez remplir pourraient varier en fonction du pays sélectionné. 14

17 8. Remplissez les champs requis à la rubrique Autres données : Vendeur Téléphone (les lettres ne sont pas permises) Adresse courriel pour l avis de remise 15

18 Chapitre 4 : Soumettre votre profil d entreprise Lorsque vous avez rempli tous les champs obligatoires dans les sections Adresse, Contacts et Banque et données fiscales, vous devrez soumettre votre demande à Apple pour que votre dossier d entreprise soit approuvé. 1. Cliquez sur le bouton Soumettre. 2. Si des erreurs nécessitant votre attention sont relevées avant la soumission de votre demande, vous les verrez s afficher. 3. Corrigez les erreurs, puis cliquez de nouveau sur Soumettre. 4. Lorsque toutes les erreurs sont corrigées, Supplier Connect validera automatiquement l adresse par le biais du service des adresses. Il existe trois scénarios possibles : Correspondance exacte l adresse est acceptée Correspondance proche choisissez l adresse que vous avez fournie ou l adresse correspondante suggérée 16

19 Aucune correspondance choisissez l adresse que vous avez fournie ou cliquez sur Essayer de nouveau 5. S il n y a aucune erreur, les messages indiqueront Données soumises avec succès. Lorsque vos données auront été soumises avec succès, Apple en fera la révision et approuvera le profil de votre entreprise et votre configuration de fournisseur. Lorsque votre enregistrement de fournisseur aura été entièrement approuvé, vous recevrez un courriel de confirmation contenant votre numéro de fournisseur qui devra apparaître sur toutes les factures. 17

20 Chapitre 5 : Ajouter des contacts supplémentaires En tant qu administrateur primaire ou secondaire, vous pouvez en tout temps ajouter des contacts supplémentaires à Supplier Connect. Il existe deux types de contacts, les contacts provisionnés et non provisionnés. Seuls les administrateurs primaires et secondaires sont provisionnés (ont accès à Supplier Connect). Les contacts non provisionnés sont visibles par Apple, cependant ceux-ci n auront pas accès au portail Supplier Connect. 5.1 Ajouter un contact non provisionné 1. Ouvrez une session dans Supplier Connect, puis cliquez sur l onglet Entreprise. 2. Cliquez sur Contacts. 3. Cliquez sur le bouton Modifier pour basculer en mode de modification. 4. Cliquez sur le bouton Créer de nouveaux contacts. Entrez les renseignements des contacts. 5. Cliquez sur le bouton Ajouter lorsque vous aurez terminé. Vous pouvez ajouter autant de contacts non provisionnés que nécessaire. 18

21 5.2 Ajouter un contact provisionné Les administrateurs primaires peuvent ajouter des contacts provisionnés supplémentaires à Supplier Connect. Les contacts provisionnés doivent être ajoutés dans MyAccess. 1. Ouvrez une session dans MyAccess (myaccess.appple.com). 2. Connectez-vous à l aide de votre identifiant Apple et de votre mot de passe. 3. Cliquez sur l onglet My Teams (Mes équipes) situé sur la gauche. 4. Cliquez sur le bouton Invite Users (Inviter des utilisateurs) sur la gauche et fournissez les renseignements demandés. 19

22 5. Cliquez sur Next (Suivant) pour naviguer vers l onglet Renseignements de l utilisateur. 6. Entrez le prénom, le nom et l adresse courriel du nouveau contact. 7. Cliquez sur Next (Suivant) pour passer à l onglet Attributs. 8. Choisissez pour le nouvel utilisateur, le rôle «Approved Supplier Secondary Admin» (Administrateur secondaire du fournisseur approuvé). 9. Cliquez sur Next (Suivant) pour passer à l onglet Option. 10. Remplissez les champs Langue et Date d échéance. 20

23 11. Cliquez sur Next (Suivant) pour passer en revue les renseignements fournis. 12. Cliquez sur Submit (Soumettre) lorsque vous avez terminé. 13. Consulter l écran de confirmation. Lorsque vous avez soumis la demande à MyAccess, le nouvel utilisateur recevra un courriel pour s inscrire dans MyAccess. Lorsque l inscription est terminée, le nouvel utilisateur sera provisionné par MyAccess et il recevra un courriel lui permettant de se connecter à Supplier Connect. 21

24 Chapitre 6 : Modifications aux données initiées par le fournisseur Lorsque vous êtes un fournisseur d Apple approuvé et que vous avez reçu votre numéro de fournisseur, vous pouvez apporter des modifications à vos données d entreprise en tout temps. Dans le cas de certaines modifications, comme un changement de nom de personne morale, de nouvelles informations bancaires ou une mise à jour des informations fiscales, une révision et une approbation interne par Apple seront nécessaires. Un document d affaires acceptable (par ex. : les formulaires W-9 ou W-8 aux É.-U.) est obligatoire pour les modifications apportées à un nom de personne morale et à un numéro de taxes. Remarque : Si vous apportez une modification nécessitant l approbation interne d Apple, il vous sera impossible d apporter de nouvelles modifications à votre dossier jusqu à ce que les modifications soumises aient été approuvées. 1. Ouvrez une session dans Supplier Connect. 2. À partir de l onglet Entreprise, cliquez sur le bouton Modifier. 3. Naviguez vers la section que vous devez modifier et apportez les mises à jour nécessaires. Assurez-vous de sauvegarder toute modification. 4. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Soumettre. 5. Vos modifications seront envoyées à Apple pour révision et approbation. 6. Si vos modifications sont refusées, vous recevrez une notification vous avisant de mettre le dossier à jour. 7. Lorsque vos modifications seront approuvées, vous recevrez un message de confirmation. 22

25 Chapitre 7 : Demande de renseignements pour un nouveau pays En tant que fournisseur approuvé, vos services pourraient être demandés par de multiples divisions d Apple. Si vos services sont demandés par une entité d Apple avec laquelle vous ne faites actuellement pas affaire, vous devrez compléter vos renseignements d entreprise afin de devenir un fournisseur approuvé pour la division concernée. Vous recevrez une notification par courriel si vous devez fournir ces renseignements. 1. Cliquez sur le lien fourni dans le courriel pour vous connecter à Supplier Connect. 2. À partir de l onglet Entreprise, cliquez sur Modifier pour visualiser les renseignements que vous devez fournir. 3. Suivez les étapes décrites dans le chapitre 3 pour soumettre les nouveaux renseignements. 23