MON 01 à 26. Direction de l enseignement et de la recherche. Rédaction : Danièle Hallé, conseillère à la recherche par intérim.

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1 MON 01 à 26 Direction de l enseignement et de la recherche Rédaction : Danièle Hallé, conseillère à la recherche par intérim Décembre 2009 Mise à jour le 23 avril 2013

2 PRÉAMBULE La recherche clinique fait partie d une des quatre missions du CSSS Alphonse- Desjardins. De par sa vocation régionale, notre établissement a vu sa clientèle s accroître dans les différentes sphères de soins spécialisés entraînant ainsi un bassin important pour la recherche clinique. La responsabilité du CSSS Alphonse-Desjardins, vis-à-vis de l usager qui accepte de participer à un projet de recherche, se doit d être une préoccupation constante et pour l établissement et pour les équipes de recherche. La recherche clinique est devenue, au fil des ans, un domaine de recherche de plus en plus réglementé par les organismes gouvernementaux. Les «modes opératoires normalisés» (MON) ont été développés afin d uniformiser la pratique et d atteindre de plus hauts standards éthiques. Ces normes ont été élaborées et adaptées à la réalité scientifique du centre hospitalier et répondent aux exigences sans cesse grandissantes des organismes subventionnaires et commanditaires. Les modes opératoires normalisés s appuient sur de la documentation provenant d organismes gouvernementaux provinciaux et fédéraux, de textes de lois québécoises et de la règlementation américaine. Ils ont été adaptés du texte de référence publié par le FRSQ. Leur mise en application se fera graduellement au cours des prochains mois et la formation nécessaire à l implantation sera dispensée au besoin. Nous espérons que ces bonnes pratiques cliniques ne soient pas seulement une obligation de conformité mais qu elles aident à développer encore davantage une rigueur en recherche clinique dont nous ne pourrons qu être fiers. Nous tenons à remercier toutes les personnes qui ont collaboré à la préparation et à la validation de ce document. Vos précieuses remarques ont permis de réaliser un document fidèle à notre réalité.

3 LISTE DES MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS MON-01 Développement, approbation et modification des modes opératoires normalisés MON-02 Organisation d un site pour la recherche clinique MON-03 Équipe de recherche : rôles, responsabilités et délégations des tâches MON-04 Équipe de recherche : compétence, connaissance et formation MON-05 Préparation d une étude MON-06 Évaluation de la faisabilité d une étude MON-07 Conduite d une étude lors d une soumission pour une demande d essai clinique (DEC) au Canada MON-08 Protocole ou modification au protocole, soumission au CER MON-09 Processus de consentement et FC du sujet MON-10 Droits et protection du sujet dans une étude MON-11 Conflits d intérêt MON-12 Recrutement des sujets MON-13 Suivi des sujets MON-14 Inconduite scientifique et violation du protocole : comment les gérer MON-15 Comité d éthique de la recherche (CER) : communication durant l essai MON-16 Gestion des réactions indésirables graves et incidents thérapeutiques graves MON-17 Gestion du produit de recherche à l étude MON-18 Gestion des échantillons biologiques : recueil et conservation MON-19 Préparation pour une visite de surveillance MON-20 Préparation pour une visite d audit ou d inspection MON-21 Fermeture de l étude MON-22 Sécurité et confidentialité des données MON-23 Comment remplir un formulaire d exposé de cas (FEC) et modifier les données MON-24 Gestion des données cliniques sur papier ou électronique MON-25 Appareils techniques et informatiques en recherche MON-26 Budget et contrat financier Annexe 1 Liste des documents administratifs page 3 sur 229

4 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Titre Acronymes et terminologie Pages 12 Historique des versions validées Date jj/mm/aaaa Version Pages Description de la modification Approbation de l addendum Signature Date jj/mm/aaaa Acronymes et terminologie page 4 sur 229

5 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE LISTE DES ACRONYMES / ACRONYMS LIST Acronymes français Significations / Meaning English Acronyms BPC Bonnes pratiques cliniques GCP Good Clinical Practices C.c Code civil du Québec C.c CEE Comité d examen de l établissement IRB Institutional Review Board CER Comité d éthique de la recherche REB Research Ethics Board CICD Comité indépendant de contrôle des données IDMC Independent Data-Monitoring Committee CIH Conférence internationale sur l harmonisation ICH International Conference on Harmonisation DGPSA Direction générale des produits de santé et des aliments HPFB Health Products & Food Branch Food & Drug Administration FDA FCE Formulaire de consentement éclairé ICF Informed Consent Form FEC Formulaire d exposé de cas CRF Case Report Form FRSQ Fonds de la recherche en santé du Québec FRSQ IT Incident thérapeutique AE Adverse Event ITG Incident thérapeutique grave SAE Serious Adverse Event L.S.S.S.S. Loi sur les services de santé et les services sociaux L.S.S.S.S. MON Mode opératoire normalisé SOPs Standard Operating Procedures ORC Organisme de recherche sous contrat CRO Contract Research Organization RIM Réaction indésirable à un médicament ADR Adverse Drug Reaction RIGM Réaction indésirable grave à un médicament Serious Adverse Drug Reaction Serious ADR Acronymes et terminologie page 5 sur 229

6 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Terminologie Approbation (des comités d examen d établissement), (CIH/BPC 1.5) Décision affirmative prise par le comité d examen de l établissement (CEE) après examen de l essai clinique prévu et autorisant la réalisation de cet essai dans un établissement particulier, dans les limites établies par le CEE, l établissement, les bonnes pratiques cliniques (BPC) et les exigences réglementaires applicables. Assurance de la qualité (AQ), (CIH/BPC 1.46) Toutes les mesures prévues et systématiques garantissant que l essai est réalisé conformément aux bonnes pratiques cliniques (BPC) et aux exigences réglementaires applicables et que les données sont produites, consignées et présentées conformément à ces mêmes directives. Audit, Opération consistant à contrôler qu'une activité ou un processus est suivi de la façon prévue, conformément aux procédures convenues. Bien-être (des sujets participant à l essai), (CIH/BPC 1.62) Intégrité physique et mentale des sujets participant à un essai clinique. Bonne pratique clinique (BPC), (CIH/BPC 1.24) Norme concernant la conception, la réalisation, l efficacité, la surveillance et la vérification d essais cliniques ainsi que l enregistrement, l analyse et la présentation des données s y rattachant et qui garantit la fiabilité et l exactitude des données et des résultats présentés ainsi que la protection des droits, de l intégrité et de l identité des sujets. Bonnes pratiques cliniques, (Article C , Santé Canada) Pratiques cliniques généralement reconnues visant à assurer la protection des droits, la sûreté et le bien-être des sujets d essai clinique et d autres personnes ainsi que les bonnes pratiques cliniques visées. Brochure de l investigateur, (CIH/BPC 1.36) Compilation des données cliniques et non cliniques sur le produit de recherche et ayant trait à l essai clinique dudit produit sur des sujets humains. Brochure du chercheur, (Article C , Santé Canada) Document dans lequel figurent les données précliniques et cliniques d une drogue visées à l alinéa C e. Chercheur (Article C , Santé Canada) La personne qui est responsable auprès du promoteur de la conduite de l essai clinique à un lieu d essai clinique, qui est habilitée à dispenser des soins de santé en vertu des lois de la province où ce lieu d essai clinique est situé et qui est : a) dans le cas d un essai clinique portant sur une drogue destinée à être utilisée exclusivement en médecine dentaire, un médecin ou un dentiste, membre en règle d une association médicale ou dentaire professionnelle; Acronymes et terminologie page 6 sur 229

7 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE b) dans tout autre cas, un médecin, membre en règle d une association médicale professionnelle. Code d identifiant, (MSSS, cadre global de gestion des actifs informationnels) Type d identifiant, Groupe alphanumérique, unique et normalisé permettant d identifier l utilisateur d un actif informationnel. Code d identification du sujet, (CIH/BPC 1.58) Identificateur unique attribué par l investigateur à chacun des sujets participant à l essai pour protéger son identité et que l investigateur utilise au lieu du nom du sujet lorsqu il consigne des effets indésirables ou d autres données se rapportant à l essai. Co-investigateur Membre de l équipe chargée de réaliser l essai clinique, désigné et supervisé par l investigateur principal et dont le rôle consiste à exécuter les procédures fondamentales liées à l essai ou à prendre des décisions importantes à cet égard (associé, résident, chercheur universitaire, etc.). Comité d éthique indépendant (CEI), (CIH/BPC 1.27) Organisme indépendant (conseil ou comité d examen de l établissement, régional, national ou supranational), composé de professionnels des milieux médicaux et scientifiques et de membres n appartenant pas à ces milieux, dont la responsabilité consiste à assurer la protection des droits, de la sécurité et du bien-être des sujets humains participant à un essai et à garantir publiquement cette protection, d une part, en examinant le protocole d essai, la compétence des investigateurs, les installations ainsi que les méthodes et les documents à utiliser pour obtenir le consentement éclairé des sujets après les avoir informés adéquatement et, d autre part, en formulant une approbation/opinion favorable à cet égard. Le statut juridique, la composition, le fonctionnement, les activités et les exigences réglementaires liés aux comités d éthique indépendants peuvent différer d un pays à l autre, mais ils doivent permettre à ces comités d exercer leurs activités conformément aux BPC décrites dans le présent document. Comité d éthique de la recherche (CÉR), (Article C , Santé Canada) Organisme, qui n est pas lié au promoteur, ayant les caractéristiques suivantes : a) son principal mandat est d approuver la tenue de projets de recherche biomédicale sur des sujets humains et d en contrôler périodiquement le déroulement afin d assurer la protection des droits des sujets, ainsi que leur sûreté et leur bien-être; b) il est composé d au moins cinq membres, la majorité de ses membres sont des citoyens canadiens ou des résidents permanents au sens de la Loi sur l immigration et il compte parmi ses membres des hommes et des femmes, dont au moins : i. deux membres possèdent de l expertise et de l expérience principalement dans un domaine scientifique, ainsi qu une vaste expérience des méthodes et champs de recherche à approuver, l un d entre eux provenant d une discipline des soins de la santé ou, dans le cas d un essai clinique portant sur une drogue destinée à être utilisée Acronymes et terminologie page 7 sur 229

8 ii. iii. iv. ACRONYMES ET TERMINOLOGIE exclusivement en médecine dentaire, d une discipline des soins de la santé ou des soins dentaires, un membre possède des connaissances de l éthique, un membre possède des connaissances de la législation canadienne applicable à la recherche biomédicale à approuver, un membre possède de l expertise et de l expérience principalement dans un domaine non scientifique, v. un membre, qui n est pas lié au promoteur ni au lieu d essai clinique proposé, est un individu de la collectivité ou un représentant d un organisme intéressé aux champs de recherche à approuver. Comité d examen de l établissement (CEE), (CIH/BPC 1.31) Organisme indépendant composé de représentants des milieux médicaux, scientifiques et non scientifiques et dont le mandat consiste à assurer la protection des droits, de la sécurité et du bien-être des sujets humains participant à un essai, notamment en examinant, en approuvant et en surveillant de façon permanente le protocole d essai et les modifications qui y seront apportées ainsi que les méthodes et les documents utilisés pour obtenir le consentement éclairé des sujets après leur avoir fourni les renseignements pertinents. Comité indépendant de contrôle des données (CICD), (CIH/BPC 1.25) Comité indépendant de contrôle des données pouvant être établi par le promoteur et chargé d une part, d évaluer périodiquement le déroulement d un essai clinique, les données sur la sécurité et les résultats critiques concernant l efficacité et, d autre part, de formuler des recommandations concernant la poursuite, la modification ou l interruption d un essai. Comparateur (produit), (CIH/BPC 1.14) Produit de recherche ou commercialisé (contrôle actif) ou placebo utilisé comme référence dans un essai clinique. Conférence internationale sur l harmonisation (CIH), ( La CIH est une initiative commune des autorités réglementaires et de l industrie, qui sont impliquées comme partenaires égaux dans la discussion des questions scientifiques et techniques sur les méthodes d analyse nécessaires pour assurer et évaluer la sécurité, la qualité et l efficacité des médicaments. Confidentialité, (CIH/BPC 1.16) Non divulgation, à des personnes autres que les personnes autorisées, d information exclusive au promoteur ou de l identité d un sujet. Conformité (concernant les essais), (CIH/BPC 1.15) Observation de toutes les exigences liées aux essais, des bonnes pratiques cliniques (BPC) et des exigences réglementaires applicables. Acronymes et terminologie page 8 sur 229

9 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Consentement éclairé (CE), (CIH/BPC 1.28) Processus par lequel un sujet confirme de son plein gré sa volonté de participer à un essai particulier, après avoir été informé de tous les aspects de l essai pouvant influer sur sa décision. Un consentement éclairé est consigné sur un formulaire écrit, signé et daté. Contrat, (CIH/BPC 1.17) Entente écrite, datée et signée entre deux ou plusieurs parties établissant toutes les dispositions concernant la délégation et la répartition des tâches et obligations et, s il y a lieu, les arrangements financiers. Le protocole de recherche est partie intégrante du contrat. Contrôle de la qualité (CQ), (CIH/BPC 1.47) Techniques et activités opérationnelles s inscrivant dans le système d assurance de la qualité pour vérifier si les exigences relatives à la qualité des activités liées aux essais ont été respectées. Distribution au hasard, (CIH/BPC 1.48) Processus qui consiste à répartir au hasard les sujets entre le groupe expérimental et le groupe témoin afin de réduire les biais. Documentation, (CIH/BPC 1.22) Tous les dossiers, sous quelque forme que ce soit (incluant, mais non exclusivement, les dossiers écrits, électroniques, magnétiques et optiques ainsi que les scintigrammes, les radiographies et les électrocardiogrammes), dans lesquels sont décrits ou consignés les méthodes, le déroulement ou les résultats d un essai, les facteurs associés à un essai et les mesures prises. Documents de base, (CIH/BPC 1.52) Documents originaux, données et dossiers (dossiers d hôpital, fiches cliniques et administratives, notes de laboratoire, notes de service, journaux personnels des sujets, listes de contrôle, dossiers pharmacologiques, données enregistrées à partir de moyens automatisés, copies ou transcriptions certifiées après vérification de leur exactitude, microfiches, négatifs, microfilms ou supports magnétiques, radiographies, fichiers des sujets et dossiers conservés à la pharmacie, aux laboratoires et aux services médicotechniques participant à l essai clinique). Documents essentiels, (CIH/BPC 1.23) Document permettant l évaluation, individuelle et collective, du déroulement d un essai clinique et de la qualité des données produites (voir le point 8 Documents essentiels à la réalisation d un essai clinique). Dossier médical original, (CIH/BPC 1.43) Voir Document de base. Drogue, (Article C , Santé Canada) Drogue pour usage humain destiné à faire l objet d un essai clinique. Acronymes et terminologie page 9 sur 229

10 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Essai clinique, (Article C , Santé Canada) Recherche sur des sujets humains dont l objet est soit de découvrir ou de vérifier les effets cliniques, pharmacologiques ou pharmacodynamiques d une drogue pour usage humain, soit de déceler les incidents thérapeutiques liés à cette drogue, soit d en étudier l absorption, la distribution, le métabolisme et l élimination ou soit d en établir l innocuité ou l efficacité. Essai à l insu, (CIH/BPC 1.10) Procédure au cours de laquelle un ou plusieurs participants à l essai sont tenus dans l ignorance du traitement administré. D ordinaire, un essai clinique à simple insu signifie que seuls les sujets sont tenus dans l ignorance, tandis qu un essai à double insu signifie que les sujets, les investigateurs et les surveillants et, dans certains cas, les analystes des données ignorent le traitement administré. Essai/étude clinique, (CIH/BPC 1.12) Toute investigation menée sur des sujets humains en vue de découvrir ou de vérifier les effets cliniques et pharmacologiques d un produit de recherche ou d autres effets pharmacodynamiques liés à ce produit, d identifier toute réaction indésirable à un produit de recherche, d étudier la façon dont un produit de recherche est absorbé, distribué, métabolisé et excrété afin d en évaluer la sécurité ou l efficacité. Les termes «essai clinique» et «étude clinique» sont synonymes. Essai multicentrique, (CIH/BPC 1.40) Essai clinique réalisé conformément à un protocole unique à plusieurs endroits différents et, par conséquent, par plus d un investigateur. Établissement (médical), (CIH/BPC 1.30) Entreprise ou organisme public ou privé, installations médicales ou dentaires où des essais cliniques ont lieu. Exigence réglementaire applicable, (CIH/BPC 1.4) Lois et règlements visant la réalisation d essais cliniques avec des produits de recherche. Formulaire d exposé de cas (FEC), (CIH/BPC 1.11) Document imprimé, optique ou électronique sur lequel est consigné tous les renseignements sur les sujets participant à l essai et qui, selon le protocole, doit être présenté au promoteur. Incident thérapeutique (IT), (CIH/BPC 1.2) Toute manifestation fâcheuse d ordre médical chez un sujet d essai clinique à qui on a administré un produit pharmaceutique, et qui n a pas nécessairement de lien de causalité avec le traitement. Un effet indésirable (EI) peut donc être un signe défavorable et imprévu (y compris un résultat de laboratoire anormal), un symptôme ou une maladie associés dans le temps à l utilisation d un produit médical (de recherche) et qui peuvent être liés ou non à l utilisation de ce produit (voir les Lignes directrices concernant la gestion des données sur la sécurité des essais cliniques de la CIH : définitions et normes en vue de la présentation accélérée de rapports [ICH Guideline for Clinical Safety Data Management : Definitions and Standards for Expedited Reporting]). Acronymes et terminologie page 10 sur 229

11 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Incident thérapeutique grave (ITG) ou Réaction indésirable grave à un médicament (RIGM), (CIH/BPC 1.50) Toute manifestation fâcheuse d ordre médical à une dose quelconque de produit thérapeutique qui: entraîne le décès du sujet; met la vie du sujet en danger; nécessite l hospitalisation ou la prolongation de l hospitalisation; ou entraîne une invalidité/une incapacité permanente ou importante; ou se traduit par une anomalie/malformation congénitale. (ICH/E2A, ligne directrice à l intention de l industrie) On doit tenir compte de considérations d ordre médical et scientifique pour justifier une déclaration rapide dans d autres situations, comme des réactions importantes qui, dans l immédiat, ne menacent pas le pronostic vital, n entraînent pas la mort, ou n exigent pas l hospitalisation du sujet, mais qui peuvent le mettre en danger ou exiger une intervention dans le but d éviter l une ou l autre des conséquences énumérées cidessus. En général, ces réactions doivent également être considérées comme sérieuses. Inspection, (CIH/BPC 1.29) Examen officiel, réalisé par un organisme de réglementation, des documents, des installations, des dossiers et de toute autre ressource que cet organisme estime être liée à l essai clinique et pouvant se trouver sur les lieux de l essai, dans les installations du promoteur, investigateur principal ou de l organisme de recherche sous contrat (ORC) ou, encore, dans tout autre établissement que l organisme de réglementation juge approprié. Investigateur, (CIH/BPC 1.34) Personne responsable de la réalisation de l essai clinique sur les lieux de l essai. Si l essai est réalisé par une équipe, l investigateur joue le rôle de chef d équipe et peut être appelé «Investigateur principal». Investigateur/établissement, (CIH/BPC 1.35) Expression signifiant «l investigateur et (ou) l établissement, lorsque les exigences réglementaires applicables le stipulent». Investigateur principal, (CIH/BPC 1.54) Personne qui met en oeuvre et réalise, seule ou avec d autres, un essai clinique, et sous la responsabilité directe de laquelle le produit de recherche est administré à un sujet. Le terme est réservé à une personne réelle (il ne s applique pas à une société ou un organisme). Les obligations d un investigateur principal sont à la fois celles d un promoteur et celles d un investigateur. Lieu de l essai, (CIH/BPC 1.59) Lieu où se déroulent les activités liées à l essai. Logigramme Un tableau qui illustre et aide à visualiser la procédure d un mode opératoire normalisé. Il est inclus dans la rédaction des procédures uniquement pour favoriser la compréhension de la procédure Acronymes et terminologie page 11 sur 229

12 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Modes opératoires normalisés (MON), (CIH/BPC 1.55) Instructions détaillées et écrites visant à assurer l accomplissement uniforme d une tâche particulière. Mode opératoire normalisé de site (MON) Un mode opératoire normalisé de site validé, est un MON générique dont l annexe 1, Instructions spécifiques au site, a été développée. Ce mode opératoire normalisé de site a été entériné par le directeur du centre de recherche et/ou par les membres de l établissement selon le processus interne de validation de procédures de l établissement. Ce MON est utilisé dans l établissement. Modification au protocole, (CIH/BPC 1.45) Description écrite d une modification ou d un éclaircissement officiel apporté au protocole. Mot de passe, (MSSS, cadre global de gestion des actifs informationnels - volet sécurité) Authentifiant prenant la forme d un code alphanumérique attribué à un utilisateur, permettant à ce dernier d obtenir l accès à un ordinateur en ligne et d y effectuer l opération désirée. Opinion (du comité d éthique indépendant), (CIH/BPC 1.42) Jugement ou avis formulé par un comité d éthique indépendant (CEI). Organisme de recherche sous contrat (ORC), (CIH/BPC 1.20) Personne ou organisme (commercial, universitaire ou autre) à qui le promoteur a confié par contrat l exécution d une ou de plusieurs tâches ou fonctions liées à un essai. Organisme de réglementation, (CIH/BPC 1.49) Organisme doté du pouvoir de réglementation. Dans les lignes directrices concernant les BPC de la CIH, l expression «organisme de réglementation» comprend les organismes chargés de l examen des données cliniques présentés et ceux qui sont chargés des inspections (voir 1.29). On désigne parfois ces organismes sous le nom d autorités compétentes. Produit de recherche, (CIH/BPC 1.33) Forme pharmaceutique d un ingrédient actif ou placebo mis à l essai ou utilisé comme produit de référence dans un essai clinique, y compris un produit dont la mise en marché a été autorisée et qui est utilisé (formulé ou emballé) d une manière autre que la forme approuvée ou selon des indications non approuvées ou, encore, pour recueillir des données supplémentaires concernant une utilisation approuvée. Produit biologique, (Santé Canada) Un produit biologique est un médicament préparé à partir de matières d origine microbienne, virale, animale, humaine ou végétale et utilisant des méthodes de fabrication conventionnelles, la technologie de l ADN recombinant et/ou utilisant d autres nouvelles approches. Parmi les produits biologiques, notons les vaccins, le sang et ses produits dérivés, certaines hormones, les enzymes, les produits obtenus par la technique de l ADN recombinant, les thérapies géniques et les produits transgéniques. Acronymes et terminologie page 12 sur 229

13 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Les produits biologiques constituent l une des catégories les plus importantes de médicaments; l autre principale catégorie comprend les produits pharmaceutiques ou synthétiques fabriqués à partir d agents chimiques. Produits radiopharmaceutiques (Santé Canada) Les produits radiopharmaceutiques sont des substances chimiques qui contiennent des atomes radioactifs dans la composition de leur structure. Ils sont souvent couplés par des liens covalents à des molécules biologiques pour créer des médicaments qui sont à la fois des produits radiopharmaceutiques et biologiques. On les emploie chez les humains, dans des conditions contrôlées afin de diagnostiquer et de traiter une maladie. Ces substances sont toujours fabriquées et administrées par des professionnels de la santé; ce ne sont jamais des produits que l on peut s administrer. Promoteur, (Article C , Santé Canada) Personne physique ou morale, établissement ou organisme qui mène un essai clinique. Promoteur, (CIH/BPC 1.53) Personne, entreprise, établissement ou organisme chargé de la mise en oeuvre, de la gestion ou du financement d un essai clinique. Protocole, (CIH/BPC 1.44) Document dans lequel sont décrits les objectifs, la conception, la méthodologie, les remarques d ordre statistique et les diverses étapes d un essai. Le protocole fournit d ordinaire le contexte et la raison d être de l essai, mais ces renseignements peuvent être fournis dans d autres documents cités dans le protocole. Tout au long du présent document, le terme «protocole» renvoie au protocole et aux modifications s y rattachant. Rapport provisoire sur un essai/étude clinique, (CIH/BPC 1.32) Rapport faisant état des résultats partiels et de l évaluation de ces résultats à la lumière des analyses effectuées pendant l essai. Rapport sur un essai/étude clinique, (CIH/BPC 1.13) Description écrite d un essai/étude mené sur des sujets humains et portant sur un agent thérapeutique, prophylactique ou diagnostique, dans laquelle la description, la présentation et l analyse des données cliniques et statistiques sont intégrées pour ne former qu un seul rapport. Réaction indésirable à un médicament (RIM), (CIH/BPC 1.1) Au cours d expériences cliniques préalables à une approbation réalisées avec un nouveau produit médical ou portant sur les nouvelles utilisations que l on fait de ce produit, particulièrement dans les cas où les doses thérapeutiques ne sont pas encore déterminées, toute réaction nocive ou imprévue suscitée par une dose quelconque d un produit médical suscite une telle réaction, c est qu il existe au moins une possibilité raisonnable qu un lien de causalité entre ce produit et un effet indésirable puisse être établi, c est-à-dire que cette possibilité ne peut être écartée. En ce qui concerne les produits médicaux commercialisés, il s agit d une réaction nocive et imprévue à un médicament qui se produit lorsqu on utilise des doses normales pour les sujets humains afin de prévenir, de diagnostiquer ou de traiter une maladie ou, Acronymes et terminologie page 13 sur 229

14 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE encore, afin de modifier une fonction physiologique (voir les lignes directrices concernant la gestion des données sur la sécurité des essais cliniques de la CIH : définitions et normes en vue de la présentation accélérée de rapports [ICH guideline for clinical Safety Data Management : Definitions and Standards for Expedited Reporting]). Réaction indésirable à une drogue, (Article C , Santé Canada) Réaction nocive et non intentionnelle à une drogue qui est provoquée par l administration de toute dose de celle-ci. Réaction indésirable grave et imprévue à une drogue, (Article C , Santé Canada) Réaction indésirable grave à une drogue dont la nature, la sévérité ou la fréquence ne sont pas mentionnées dans les renseignements sur les risques qui figurent dans la brochure du chercheur ou sur l étiquette de la drogue et qui nécessite ou prolonge l hospitalisation, entraîne une malformation congénitale ou une invalidité ou incapacité persistante ou importante, met la vie en danger ou entraîne la mort. Représentant légal, (CIH/BPC 1.37) Personne, personne morale ou toute autre entité autorisée en vertu de la loi pertinente à consentir, au nom d un éventuel sujet, à la participation de ce sujet à l essai clinique. Responsable des MON du site Membre du personnel de l établissement impliqué dans la recherche clinique, nommé par l établissement. Il peut participer au processus de révision ou au processus d approbation annuel des MON et il participe à la formation du personnel de recherche clinique de l établissement pour chaque mode opératoire normalisé. Signature numérique ou électronique, (MSSS, Cadre global des actifs informationnels volet sécurité) Données annexées à un document électronique qui permettent à la personne qui reçoit ce document de connaître la source des données, d en attester l intégrité, et de s assurer de l adhésion de l émetteur au contenu de ce document. On emploie parfois l expression signature électronique sécurisée. Signature électronique, (Lois du Canada 2000, PRPPDE/PIPEDA) Signature constituée d une ou de plusieurs lettres, ou d un ou plusieurs caractères, nombres ou autres symboles sous forme numérique incorporée, jointe ou associé à un document électronique. Signature électronique sécurisée, (Lois du Canada 2000, PRPPDE/PIPEDA) Signature électronique qui résulte de l application de toute technologie ou de tout procédé prévu par règlement pris en vertu du paragraphe 48(1). Sujet/Sujet participant à l essai, (CIH/BPC 1.57) Personne qui participe à un essai clinique, que ce soit dans le groupe expérimental ou dans le groupe témoin. Acronymes et terminologie page 14 sur 229

15 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Sujets vulnérables, (CIH/BPC 1.61) Personnes dont le désir de participer à un essai clinique peut être indûment influencé par l espoir, justifié ou non, de recevoir des avantages associés à leur participation ou la crainte de représailles de la part de membres plus influents d une structure hiérarchique en cas de refus. Mentionnons, par exemple, les membres d un groupe doté d une structure hiérarchique tels que des étudiants en médecine, en pharmacologie, en médecine dentaire et en soins infirmiers, des employés subalternes d un hôpital ou d un laboratoire, des employés de l industrie pharmaceutique, des membres des forces armées et des détenus. Les patients atteints d une maladie incurable, les personnes vivant en centre d hébergement, les personnes sans emploi ou pauvres, les patients confrontés à une situation d urgence, les membres des minorités ethniques, les sansabri, les nomades, les réfugiés, les mineurs ainsi que les personnes incapables de donner leur consentement sont aussi des sujets vulnérables. Surveillance, (CIH/BPC 1.38) Activité qui consiste à surveiller le déroulement d un essai clinique et à veiller à ce que cet essai soit réalisé conformément au protocole, aux modes opératoires normalisés (MON), aux bonnes pratiques cliniques (BPC) et aux exigences réglementaires applicables, et que les données s y rattachant soient consignées et présentées conformément à ces mêmes directives. Témoin impartial, (CIH/BPC 1.26) Personne qui ne participe pas à l essai et qui ne peut être indûment influencée par les personnes qui y participent, qui est présente au moment de la lecture du formulaire de consentement éclairé si le sujet ou son représentant légal ne sait pas lire et qui lit ellemême ce formulaire et toute autre information fournie au sujet. Vérification, (CIH/BPC 1.6) Examen systématique et indépendant des activités et documents liés aux essais en vue de déterminer, d une part, si ces activités ont été menées conformément au protocole, aux modes opératoires normalisés (MON) du promoteur, aux bonnes pratiques cliniques (BPC) et aux exigences réglementaires applicables et, d autre part, si les données ont été enregistrées, analysées et présentées conformément à ces mêmes directives. Acronymes et terminologie page 15 sur 229

16 Titre MON01FR001 Développement, approbation et modification des modes opératoires normalisés (MON) Codification MON 01 Pages 14 Historique des versions validées Date jj/mm/aaaa Version Pages Description de la modification Historique de la mise en place du MON Version Date jj/mm/aaaa Version Date jj/mm/aaaa Version Date jj/mm/aaaa Approbation du MON de site Personne responsable de l implantation du MON de site Signature Date jj/mm/aaaa MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 16 sur 229

17 MON01FR001 Table des matières 1. Politique 2. Objectif 3. Responsabilités du site 3.1. Directeur de la recherche 3.2. Investigateur principal ou investigateur 3.3. Responsable des MON de site 4. Procédures 4.1 Logigramme 4.2 Organisation générale 4.3 Développement et rédaction des MON de site 4.4 Approbation et implantation des MON de site 4.5 Gestion des MON de site 4.6 Approbation annuelle ou modification des MON de site 5. Annexes Annexe 1 Demande de création de nouvelles procédures Annexe 2 Demande de modification de procédure Annexe 3 Documentation de la formation aux MON Annexe 4 Formulaire de délégation des tâches ou d attribution de responsabilités Annexe 5 Révision des MON MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 17 sur 229

18 MON01FR Politique Les procédures décrites dans les modes opératoires normalisés dont l établissement se dote s appuient sur le cadre réglementaire de la recherche du CSSS Alphonse- Desjardins, sur les principes inhérents aux bonnes pratiques cliniques de la conférence internationale sur l harmonisation (CIH), sur le Guide d éthique de la recherche et intégrité scientifique du Fonds de la recherche en santé du Québec (FRSQ), sur les règlements du MSSS et sur le Code civil du Québec. L élaboration des MON est basée sur le document de référence du FRSQ. Ce mode opératoire normalisé décrit les procédures de développement, d approbation, d implantation, de gestion et de modification des modes opératoires normalisés et énonce les politiques d opération des modes opératoires normalisés dans l établissement. Il s adresse à tout le personnel de l établissement travaillant en recherche clinique et doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation d essais cliniques avec sujets humains. 2. Objectif L objectif de ce mode opératoire est de définir, pour les modes opératoires normalisés de site, Le développement des modes opératoires normalisés (MON) de site; L approbation/validation/révision des MON; L implantation des MON dans l établissement; La gestion et la mise à jour des MON. 3. Responsabilités du site 3.1 Le directeur de la recherche ou son délégué est responsable D approuver ou de mettre à jour les MON de site qui seront utilisés dans son établissement selon le processus interne de validation des procédures de l établissement; D informer les membres du Comité d éthique de la recherche du CSSS Alphonse-Desjardins de l existence des modes opératoires normalisés de site en application dans l établissement; D implanter et de gérer les modes opératoires normalisés de site dans son établissement; De nommer un responsable des MON de site dans son établissement; De compléter et de maintenir à jour l annexe 4, Formulaire de délégation des tâches ou d attribution de responsabilités, s il y a délégation des tâches ou attribution de responsabilités, pour ses délégués. MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 18 sur 229

19 3.2 L investigateur principal ou l investigateur est responsable MON01FR D assurer la conformité aux modes opératoires normalisés de site de son établissement par son équipe de recherche durant l étude clinique qu il supervise. 3.3 Sous la supervision du directeur de la recherche ou de son délégué, le responsable des MON de site est responsable Lors de l implantation de chaque MON de site, de voir à la formation des membres du personnel de recherche clinique de son établissement quant aux procédures et de s assurer de leur adhésion à ce mode opératoire normalisé de site Lors d une modification d un MON, de voir à la formation des membres du personnel de recherche clinique de son établissement quant aux modifications et de s assurer de leur adhésion aux changements apportés. MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 19 sur 229

20 MON01FR Procédures 4.1 Logigramme 1 Responsable des MON au CSSS Alphonse-Desjardins Rédaction, mise à jour et distribution des MON 2 Soumission des MON du CSSS Alphonse-Desjardins au comité aviseur REFUS APPROBATION 3 Soumission au Conseil d administration du CSSS Alphonse- Desjardins REFUS APPROBATION 4 Directeur du centre de recherche ou son délégué Implantation du MON de site 5 Approbation annuelle du MON de site 6 Modification nécessaire au MON de site 7 Responsable des MON au CSSS Alphonse-Desjardins Formation du personnel de recherche sur le MON validé * Comité de gestion de la recherche MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 20 sur 229

21 MON01FR Organisation générale Un MON de site est créé en format informatique. Ce format informatique est également utilisé pour la mise à jour du MON de site Le format de date utilisé est : jour (jj), mois en lettres (mm) et année (aaaa) La version approuvée et signée est la seule version officielle Un MON de site dont la section, Approbation du MON de site, n a pas été signée par les personnes responsables est non valide Les originaux signés des MON et de leurs annexes sont la propriété de l établissement. 4.3 Développement et rédaction des MON de site Tous les MON de site doivent être rédigés selon un format standardisé et divisés en deux parties définies comme suit : La première partie est le contenu de la procédure; La deuxième partie est composée des annexes qui regroupent les formulaires ou les instructions spécifiques à l établissement servant aux applications du MON Mise en page d un MON et de ses annexes (page 1) : a) La section titre comprendra : un titre complet, sans abréviation, qui décrit clairement le MON; la codification contient les lettres MON pour mode opératoire normalisé et suivies du numéro du MON correspondant, précédé du zéro pour les neuf premiers MON; la pagination d un MON tiendra compte du nombre total de pages du document incluant les annexes et la page couverture. b) La section, Historique des versions validées, est complétée dès la première validation et inclut les points suivants : la date de validation de la version, jour (jj), mois en lettres (mm) et année (aaaa); la numérotation de la version validée, exemple 01; le nombre total de pages du document validé, MON et annexes inclus; la description des points modifiés pour la version mentionnée. c) La section, Historique de la mise en place du MON, est complétée lorsque la formation sur ce MON validé a été donnée MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 21 sur 229

22 MON01FR001 au personnel de recherche clinique de l établissement. Elle renseigne sur la date de mise en application du MON dans l établissement. La version validée et sa date d implantation doivent être indiquées. d) La section, Approbation du MON de site, comprend le nom et le titre des personnes qui participent au processus de validation visant l implantation du MON dans l établissement. Le nom des personnes en lettres moulées, la signature et la date de signature doivent y figurer Contenu d un MON et de ses annexes : a) Dans le but de faciliter la lecture du texte, le genre masculin sera utilisé. b) Le style d écriture est actif et utilise le présent de l indicatif. c) Les titres et fonctions sont utilisés plutôt que les noms. d) L identification du site doit apparaître sur chaque haut de page à gauche. e) Toutes les pages du MON et de ses annexes doivent être numérotées en bas de page, à droite, ex : Page 1 de x. f) La table des matières indique l ordre du classement des points du MON : I. Le point 1, Politiques, fait référence à des lois, des règles ou des attentes à l égard de la mission, des valeurs, de la vision, du plan, des buts et des objectifs stratégiques d un domaine d activités. Il désigne également les personnes à qui s adresse ce MON. II. Le point 2, Objectif(s), décrit le ou les objectifs visés du mode opératoire normalisé dans l établissement. III. Le point 3, Responsabilités, indique les personnes responsables dans l établissement de chaque action identifiée dans le MON. IV. Le point 4, Procédures, décrit les instructions sur les opérations courantes qui sont conduites dans le cadre du MON. Les procédures exposent les étapes, définissent une suite ordonnée d activités, détaillent les cheminements critiques et fournissent le cadre décisionnel. Elles s appliquent à l établissement. V. Les Annexes (s il y a lieu), ne suivent pas de format précis. Elles sont adaptées aux besoins spécifiques de chaque MON Numérotation des MON de site : a) identification MON pour mode opératoire normalisé suivi du numéro de codification du MON correspondant, le premier débutant par 01; b) suivi des lettres FR pour la version française ou EN pour la version anglaise; MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 22 sur 229

23 MON01FR001 c) suivi du numéro de la version validée débutant avec 01. Ex : MON01FR01 pour une première version validée Changement de numérotation suite à une modification apportée à un MON validé : a) identification MON pour mode opératoire normalisé suivi du numéro de codification du MON débutant par 01; b) suivi des lettres FR pour version française ou EN pour la version anglaise; c) suivi du numéro de la version validée suivante, exemple 02. Ex : MON01FR02 pour une seconde version validée. 4.4 Approbation et implantation des MON de site Chaque MON de site, ainsi que ses annexes et ses références, doit être soumis au directeur de la recherche du CSSS Alphonse- Desjardins/CHAU de Lévis ou à son délégué par le responsable des MON du site pour revue et approbation selon le processus d approbation des MON de l établissement. Avant d être finalisées, les nouvelles procédures seront révisées par un comité formé d au moins un membre du personnel de la recherche, un clinicienchercheur et un membre du personnel administratif du centre de recherche CHAU de Lévis. Toute nouvelle procédure, ainsi que toute modification, devra être entérinée par le comité aviseur puis le Conseil d administration du CSSS Alphonse-Desjardins avant son entrée en vigueur. L annexe 1, Demande de création de nouvelle (s) procédure (s) et/ou l annexe 2 Demande de modification de procédure doivent être utilisées pour compléter cette tâche L approbation, dans l établissement, du MON et de ses annexes est confirmée par la signature datée des membres cités dans la section Approbation du MON de site de chacun des MON et annexes correspondantes, les membres étant le directeur de la recherche et le responsable des MON du site À la suite de l approbation, une formation sur le contenu des MON de site qui seront utilisés dans l établissement sera donnée au personnel de l établissement par le responsable des MON du site. La participation à cette formation doit être documentée par la signature datée des personnes formées, à l aide du formulaire, Documentation de la formation, dont une copie figure à l annexe 3 de ce MON À la suite d une révision d un MON de site implanté dans l établissement, une formation de mise à jour doit être donnée par le responsable des MON du site de l établissement. Toute nouvelle procédure ou tout changement aux procédures existantes sera distribué par le responsable des MON au personnel clinique au moins deux semaines avant la date d entrée en vigueur afin de permettre la familiarisation de la procédure. Un avis sur la MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 23 sur 229

24 MON01FR001 tenue de la formation de la nouvelle procédure ou d une révision doit être annexé à l envoi. La participation à cette formation doit être documentée par la signature datée des personnes formées, à l aide du formulaire, Documentation de la formation, dont une copie figure à l annexe 3 de ce MON. 4.5 Gestion des MON de site Le responsable des MON conserve en archive les versions originales signées de tous les MON utilisés dans son établissement Ces versions doivent être conservées et classées de sorte qu elles puissent être facilement consultées. Les originaux de toutes les procédures y compris les modifications doivent être conservés au secrétariat du centre de recherche. Les procédures seront disponibles sur le site internet de l établissement ( à la rubrique Recherche, en tout temps Si d autres systèmes de classement sont créés dans l établissement (ex. cartables), pour différents sites ou départements, une liste des MON distribués dans l établissement doit être dressée et maintenue à jour par le directeur de la recherche ou son délégué. Cette liste doit être revue annuellement au moment de la révision annuelle prévue des MON de site en application Si une copie est requise à l extérieur de l établissement, une permission doit être obtenue du directeur de la recherche ou de son délégué. 4.6 Approbation annuelle ou modification des MON de site Chaque MON de site doit être revu et approuvé annuellement par le directeur de la recherche ou son délégué et par le responsable des MON du site et par les membres de l établissement impliqués dans le processus d approbation des MON du site. Si tel est le cas, l annexe 2, Demande d approbation ou de modification des MON de site, doit être utilisée pour compléter cette tâche Toute demande de modification à un MON du CSSS Alphonse- Desjardins doit être faite par écrit au directeur de la recherche en utilisant l annexe 1 Demande de création de nouvelle (s) procédure (s) et/ou l annexe 2 Demande de modification de procédure. MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 24 sur 229

25 ANNEXE 1 MON01FR001 DEMANDE DE CRÉATION DE NOUVELLE(S) PROCÉDURE(S) Demandé par : Titre /service : Codification du MON : MON Titre du MON : Date de soumission pour approbation : jj/mm/aaaa Description et justification de la demande : Signature Date Espace réservé à la Direction de la recherche Commentaires : Signature /Date version PDF MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 25 sur 229

26 ANNEXE 2 MON01FR001 DEMANDE DE MODIFICATION DE PROCÉDURE Demandé par : Titre /service : Codification du MON : MON Titre du MON : Date de soumission pour approbation : jj/mm/aaaa Description et justification de la demande : Signature Date Espace réservé à la Direction de la recherche Commentaires : Signature /Date Version PDF MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 26 sur 229

27 ANNEXE 3 MON01FR001 DOCUMENTATION DE LA FORMATION (MON) Date : Durée : Sujet : Formateur : (lettres moulées) Signature du formateur : Responsable des MON du CSSS Alphonse- Desjardins : Signature du responsable des MON du CSSS Alphonse-Desjardins : Titre et département Nom de l employé (en lettres moulées) Signature version PDF Page de MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 27 sur 229

28 ANNEXE 4 MON01FR00 FORMULAIRE DE DÉLÉGATION DES TÂCHES OU ATTRIBUTION DES RESPONSABILITÉS CONCERNANT LES MON Types de tâches : A) Signature pour l approbation des MON E) Formation du personnel de recherche clinique B) Revue de MON pour approbation F) Autre : C) Information au comité d éthique de la recherche des MON en application G) Autre : D) Implantation et gestion des MON H) Autre : Nom (lettres moulées) Titre Signature Tâches Date début Date fin Exemple : Madame X Xxxxxxxx A, B, D, Exemple : Monsieur Y Yyyyyyyyy B, C, E Nom (lettres moulées) Titre Signature Tâches Date début Date fin version PDF MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 28 sur 229

29 ANNEXE 5 MON01FR00 RÉVISION DES MON Note : La révision des MON doit se faire annuellement Responsable de la révision des MON du Signature du responsable : CSSS Alphonse-Desjardins: Date de révision (jj/mm/aaaa) MON soumis à une modification (codification du MON) N/A version PDF Page de MON-01 Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés Page 29 sur 229

30 MON02FR001 Titre Organisation d un site pour la recherche clinique Codification MON 02 Pages 18 Historique des versions validées Date jj/mm/aaaa Version Pages Description de la modification Historique de la mise en place du MON Version Date jj/mm/aaaa Version Date jj/mm/aaaa Version Date jj/mm/aaaa Approbation du MON de site Personne responsable de l implantation du MON de site Signature Date jj/mm/aaaa MON-02 Organisation d un site pour la recherche clinique, Page 30 sur 229

31 TABLE DES MATIÈRES MON02FR Politique 2. Objectif 3.1 Création de l équipe de recherche 3.2 Évaluation de la faisabilité d un protocole d essai 3.3 Localisation et besoins de l équipe de recherche 3.4 Gestion de la documentation essentielle à l étude clinique 3. Responsabilités du site 4. Procédures 5. Annexes Annexe 1 : Documents essentiels à la réalisation d une étude clinique Annexe 2 : Demande d espace de recherche au centre de recherche 1. Politique Dans le respect des principes inhérents aux Bonnes pratiques cliniques de la CIH, ce mode opératoire normalisé fournit une vue d ensemble des éléments nécessaires à l organisation et à la planification d études cliniques réalisées par une équipe de recherche clinique. Ce mode opératoire normalisé s adresse à tout le personnel de l établissement travaillant en recherche clinique et doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation d études cliniques avec sujets humains. 2. Objectif L objectif de ce mode opératoire est de décrire les procédures à suivre pour assurer l organisation adéquate d un site pour la recherche clinique 3. Responsabilités du site 3.1 Le directeur de la recherche ou son délégué est responsable : D approuver ce MON de site, ou sa mise à jour, qui sera utilisé dans son établissement selon le processus interne de validation des procédures de l établissement; D informer les membres du Comité d éthique que ce MON de site est en application dans son établissement; D implanter et de gérer ce mode opératoire normalisé de site dans son établissement. MON-02 Organisation d un site pour la recherche clinique, Page 31 sur 229