Appel d'offres sur invitation en vue de l'attribution d'un projet de numérisation

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1 Appel d'offres sur invitation en vue de l'attribution d'un projet de numérisation Date NB : xx = maître d œuvre (éditeur ou autre) bb = bibliothèque Les notes en italique sont à remplacer ou à effacer

2 - 2 - SOMMAIRE

3 Objet du marché Numérisation de la collection du titre du titre (dates de parution jour/mois/année) xx souhaite numériser le «titre» dont il est propriétaire / dont il détient les droits. Il souhaite également procéder à une reconnaissance optique de caractères. Le projet est soutenu par [noms des bibliothèques partenaires] Description du titre La parution du «titre» a débuté le jj.mm.aaaa et le titre a cessé de paraître avec le numéro daté du jj.mm.aaaa. [variante : et paraît encore aujourd hui] [Fréquence de la parution, changements de fréquence] La collection à numériser représente environ x mètres linéaires ce qui correspond selon nos estimations à un total de x pages. Formats de parution Plusieurs formats ont été utilisés au cours de la parution. Le détail figure ci-dessous: Année de parution Format Métrage linéaire Total : Les valeurs indiquées sont les valeurs maximales, il peut y avoir des variations au sein des tranches par année. Forme de la collection Les journaux ont été reliés chronologiquement. Etant donné que le projet peut avoir recours à x collections (celle des archives de xx, celle de la Bibliothèque bb et celle de la Bibliothèque nationale suisse), le scanning pourra se faire à partir du meilleur exemplaire détenu par l'un des partenaires. Description de la qualité d impression, problèmes éventuels. Noir / blanc et couleur : quantifier la proportion de couleur si possible. Autres particularités (illustrations par exemple) La manipulation des documents originaux devra se faire avec les soins adéquats et selon les instructions données par le donneur d'ordre. Le but du projet est d'offrir les fonctionnalités de recherche suivantes : Recherche plein-texte dans le contenu des pages ; Accès aux fascicules par date par le biais d'un calendrier

4 Prestations demandées Le mandat à réaliser comprend les prestations suivantes : La numérisation à partir des originaux reliés Le format retenu est [PDF, JPEG, TIFF] mono page. Les pages seront numérisées avec une définition de 300 DPI sans interpolation, en niveau de gris (8bits) ou en couleur selon l original. La numérisation ne doit entraîner qu une contrainte mécanique minimale sur les documents originaux. La soumission aux rayonnements ultra violet ou infrarouge doit être réduite au maximum. La qualité de la numérisation doit permettre un bon taux de reconnaissance de caractères (OCR). La correction de courbure et le cadrage horizontal (deskew) doivent être garantis. Chaque page imprimée doit correspondre à une image (un fichier). Le bord des pages ne doit pas être visible. Le ouvrages à numériser sont classifiés «patrimoine culturel». Les volumes ne peuvent donc en aucun cas sortir de Suisse. Contrôle des originaux par un restaurateur professionnel L aptitude des documents à être numérisé doit être analysée par une restauratrice / un restaurateur de livres, ci-après nommé «restaurateur», membre de l Association suisse de conservation et restauration (SCR) et/ou agréé par le service de conservation de la BN. La BN confirme le choix du restaurateur proposé par l entreprise de numérisation. Si l entreprise de numérisation ne connaît pas de restaurateur, la BN propose un choix de noms. Le restaurateur décide si les documents peuvent être numérisés, le cas échéant de façon automatisée ou manuellement. Les documents qui risquent d être endommagés par le processus de numérisation sont mis à part. Après ce premier contrôle, l entreprise de numérisation établit une liste des documents exclus de la numérisation qu elle envoie au plus vite à la BN afin que celle-ci puisse trouver des alternatives. Les documents aptes sont numérisés de façon automatisée ou manuelle selon la décision du restaurateur. Après le processus, le restaurateur contrôle les documents de façon à déceler d éventuels dommages liés à la numérisation. Ceux-ci sont annoncés à la BN qui prend les mesures pour restaurer les documents. Les frais de restauration sont couverts par l entreprise de numérisation. Les travaux de contrôle du restaurateur peuvent être effectués dans les locaux de la BN. Identifiant décrivant chaque page Les métadonnées décrivant chaque page doivent être précises : tous les fichiers doivent être classés chronologiquement selon l'ordre de parution et doivent avoir la forme suivante : titre_année_mois_jour_page.format. Par exemple titre_1969_01_31_0016.pdf. La reconnaissance optique de caractères (OCR) Le processus d OCR visera à réduire au maximum les erreurs de lecture et atteindra une précision de reconnaissance suffisante pour les besoins de la recherche plein texte. Le soumissionnaire fera une ou plusieurs propositions liées au taux d erreur qu il prévoit en précisant les impacts financiers. L enregistrement des donnés sur disque dur externe L'enregistrement des donnés images et des données d'identification associées est réalisé sur des disques durs externes. Le contrôle qualité Le mandataire devra contrôler le contenu et l'intégralité de la collection à numériser

5 Il signalera des manques éventuels au mandant. Il assurera le calibrage des matériels de numérisation ainsi que le contrôle de la qualité de production. Le mandant contrôlera la qualité des images livrées, l'éventuelle dérive entre le document d'origine et sa représentation numérisée, la complétude et l'organisation des fichiers ainsi que le format et la structure des données. Les anomalies constatées donneront lieu à la réfection du travail. Critères d'évaluation Les offres seront évaluées en tenant compte des critères suivants : Expérience et références dans un projet similaire ; Qualité d exécution ; Disponibilité et qualification du personnel ; Prix ; Planification et respect des délais. Des tests seront demandés aux prestataires le cas échéant

6 Calendrier d'intervention Idéalement les travaux de numérisation devraient débuter en [définir]. L entreprise retenue devra assurer son mandat dans un délai qui sera convenu contractuellement mais qui ne devra pas dépasser [définir] mois à partir de la date de remise des premiers volumes à numériser. Remise des offres Composition L offre contiendra les éléments suivants : Une description de l approche générale (organisation, méthodologie, étapes, équipe ) ; Un budget détaillé ; Une liste de références mentionnant les coordonnées des personnes pouvant être contactées; Une brève présentation de l entreprise ; Toutes indications supplémentaires utiles. Documents exigés Les attestations officielles mentionnées ci-dessous ou leur équivalent accompagneront le document présentant l offre de chaque soumissionnaire: Attestation de l inscription au registre du commerce ; Attestation de solvabilité ; Attestation du paiement des charges sociales. Ne seront prises en considération que les soumissions accompagnées d attestations datant de moins de 60 jours. Langue de rédaction des offres Les offres peuvent être rédigées en français, en allemand ou en anglais. Monnaie Les éléments monétaires seront exprimés en francs suisses, avec les taxes indiquées séparément. Délai de clôture pour le dépôt des offres 30 jours dès réception du cahier des charges. Chaque soumissionnaire recevra une réponse écrite. Un contrat sera établi avec l entreprise retenue. Durée de validité des offres 90 jours à partir de la date limite d'envoi des offres. Envoi et informations complémentaires Les offres sont à envoyer par courriel à l adresse suivante, au plus tard 30 jours à réception de ce cahier des charges: Adresse courriel Elles peuvent aussi être envoyées par courrier postal, en trois exemplaires si ce moyen est choisi, à Adresse postale Toutes précisions et/ou questions techniques peuvent être adressées à : Adresse courriel - 6 -

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