Appel à propositions

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1 1 Appel à propositions PROFESSIONNALISATION DES SALARIES DES TPE EN RHÔNE-ALPES Action collective au profit des entreprises adhérentes de moins de 11 salariés (TPE) Formations organisées avec le concours financier : Du Fonds Social Européen Programme Opérationnel «Emploi et Inclusion » (Sous réserve de l acceptation des financements et selon les critères d éligibilité) Du Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels «Dotation TPE» (Sous réserve de l'acceptation des financements et selon les critères d'éligibilité) Date: 24 mars 2017 Rédacteurs: Mme Nazéli OSMANDJIAN AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes

2 2 Sommaire 1. Présentation d AGEFOS PME Le contexte et les enjeux Description de la prestation attendue Contenu de la proposition Engagements du prestataire Procédure de l appel à propositions Contractualisation... 9

3 3 1. Présentation d AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par un accord constitutif, des statuts nationaux et régionaux. Conclu le 6 juillet 1972 et modifié en dernier lieu le 6 janvier 2015, l accord constitutif d AGEFOS PME a été signé entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME a été habilité OCTA par arrêté du 4 juin AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 13 associations territoriales réparties en métropole ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (51 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées. En Auvergne-Rhône-Alpes, AGEFOS PME compte entreprises cotisantes au titre de la formation, employant plus de salariés. Une équipe de 100 personnes implantées sur les territoires de la nouvelle carte administrative, à travers un réseau de délégations départementales et interdépartementales, déploie à leur service une offre de proximité. 2. Le contexte et les enjeux La relation de proximité avec les clients et la connaissance du tissu économique de Rhône-Alpes a fait émerger le besoin de mettre en place des actions de formation de courte durée (de 3 à 5 jours). Ce projet est soutenu par des cofinancements du Fonds social Européen (FSE) Programme opérationnel «Emploi et Inclusion » et du Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP) «Dotation TPE». Cet appel à proposition est proposé par AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes à tout organisme prestataire de formation répondant aux conditions de régularité d activité et présent en Rhône-Alpes.

4 4 Dans ce cadre, les enjeux sont les suivants : proposer une solution formative adaptée, de proximité et de qualité, pour répondre aux besoins recensés sur le territoire réduire les inégalités d accès à la formation et à la qualification Ces formations sont à destination des salariés de TPE de moins de 11 salariés de Rhône-Alpes. Les entreprises et les services dont sont issus les salariés peuvent être extrêmement diversifiés (accueil, vente, services administratifs, comptables, ou financiers, etc.). Tous les salariés sont potentiellement visés (les dirigeants non salariés ne sont pas éligibles, ainsi que les contrats aidés tels que les emplois d avenir, les contrats de professionnalisation), la préoccupation commune des financeurs et d'agefos PME Auvergne-Rhône-Alpes étant néanmoins de privilégier l'accès à la formation des publics prioritaires : salariés les moins qualifiés, CSP ouvriers / employés, La formation doit obligatoirement se dérouler pendant le temps de travail (les salariés à temps partiel sont éligibles uniquement sous cette condition). 3. Description de la prestation attendue La prestation attendue devra être conduite sur une période de 7 mois entre le 1 er juin 2017 et le 15 décembre Le périmètre d'intervention des prestataires sélectionnés est défini géographiquement : en Rhône- Alpes, en prévoyant de délocaliser les formations au plus près des territoires (Bourg-en-Bresse, Valence, Grenoble, Saint-Etienne, Lyon, Chambéry / Le Bourget, Annecy). Le projet cible les salariés des TPE des territoires de Rhône-Alpes. Effectif recommandé par session de formation : 8 stagiaires par session (avec l ouverture d une session à partir de 4 stagiaires) Le prestataire pourra être éventuellement sollicité en cas de demandes d inscriptions supplémentaires par rapport aux sessions programmées. AGEFOS PME se réserve le droit d annuler les actions de formation, notamment si le nombre d inscrits est insuffisant au regard des conditions d ouverture. AGEFOS PME préviendra le prestataire retenu de toute annulation de session, 7 jours avant la date prévue. Toute formation annulée ne pourra donner lieu à aucun règlement par AGEFOS PME. En cas de défaillance totale ou partielle des cofinancements du Fonds Social Européen, AGEFOS PME se réserve le droit de réviser l'appel à proposition.

5 5 Contenu des formations, lieux, durée, modalités INTITULE DE LA FORMATION LANGUES : - Anglais - Allemand - Espagnol - Italien - Russe Exigences spécifiques à la FOAD CONTENU LIEUX DUREE MODALITES Développer sa pratique en langues, son vocabulaire autour de scènes de la vie professionnelle et de la vie courante, augmenter les capacités de compréhension et d expression écrite et orale, développer son autonomie de communication. Formation à distance 35 h : - 30h sur plateforme - 5h au téléphone (par session de 30 à 45 ) Formation tutorée en FOAD : Plateforme et téléphone Dans le cadre du FSE, la formation doit obligatoirement se dérouler pendant le temps de travail. L organisme doit transmettre dans le dossier de réponse le(s) modèle(s) des justificatifs d assiduité du stagiaire à la formation FOAD. L'Organisme de Formation s'engage à être en conformité avec les dispositions spécifiées dans l'annexe 2 relative à la FOAD. OPTIMISER SON UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE GESTION DU TEMPS ET ORGANISATION L ACCUEIL TELEPHONIQUE ET LA RELATION CLIENT - Connaissance de l application et de ses fonctionnalités - Maîtriser sa communication : écrits efficaces, règles de rédaction. - Gérer sa charge de travail au quotidien - Programmer et prioriser ses tâches - gérer les imprévus - faire face aux imprévus - rester serein malgré les pressions - améliorer au quotidien son organisation - Accueillir au téléphone - Améliorer sa communication - la notion de service - les objections - les réclamations - les situations difficiles - - Bourg-en-Bresse - Valence - Grenoble - Saint-Etienne - Lyon - Chambéry / Le Bourget - Annecy - Bourg-en-Bresse - Valence - Grenoble - Saint-Etienne - Lyon - Chambéry / Le Bourget - Annecy - Bourg-en-Bresse - Valence - Grenoble - Saint-Etienne - Lyon - Chambéry / Le Bourget - Annecy 3j non consécutifs ou 2 j + 1 j (21h) 3j non consécutifs ou 2 j + 1 j (21h) 3j non consécutifs ou 2 j + 1 j (21h) Formation en présentiel Formation en présentiel Formation en présentiel Interentreprises Interentreprises Interentreprises Avec des mises en situation

6 6 Positionnement du stagiaire : avant la formation, le prestataire s'engage à contacter l'entreprise et / ou le stagiaire afin d'évaluer son niveau par rapport à la formation envisagée et d'identifier ses attentes particulières. Si un écart est détecté entre le niveau requis pour la formation pressentie et celui évalué, l'organisme doit être source de proposition pour réorienter l'inscription du stagiaire sur un module de formation plus adapté. Le déroulement pédagogique des actions doit être fondé sur le principe d'actions collectives avec des sessions de formations programmées. Le prestataire doit être en capacité d'intégrer les stagiaires dans des sessions interentreprises dont il a par ailleurs l'initiative (offre catalogue) en proposant l une des organisations ci-dessous (ou les deux) : - Session «exclusive AGEFOS PME» D autres sessions composées exclusivement de stagiaires d AGEFOS PME pourront être organisées par le prestataire pour une moyenne de 8 stagiaires par session avec une ouverture de session à partir de 4 personnes. - Session «mixte» L organisme de formation pourra intégrer des stagiaires AGEFOS PME aux sessions déjà programmées dans son offre. A ce titre, le prestataire devra réserver 5 places par sessions demandées. Les stagiaires AGEFOS PME pourront donc venir compléter des sessions. Il est systématiquement demandé à l'organisme de formation de remettre aux stagiaires lors de la formation un support pédagogique. Suivi et évaluation des compétences et / ou validation de la formation Le formateur doit impérativement signer et faire signer par le(s) stagiaire(s) les feuilles d'émargement par demi-journée et évaluer la satisfaction des stagiaires à l'issue de la formation à partir d'un support qui lui est transmis par AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes. Il doit également remettre à chaque stagiaire l'attestation de fin de formation, conformément à l'article L du Code du Travail. A l issue de la formation, une évaluation sera demandée aux participants et sa synthèse sera transmise par le prestataire à l OPCA.

7 7 4. Contenu de la proposition L'offre du prestataire doit impérativement inclure les points suivants : 4.1. Présentation du prestataire de formation - raison sociale - SIRET - numéro de déclaration d activité - assujettissement à TVA (oui / non) - effectif salarié de la structure - secteurs d intervention et/ou domaines d activité - nom du représentant légal - nom de la personne en charge du dossier téléphone mail 4.2. Contexte et objectifs généraux de la prestation de formation Le prestataire précise sa compréhension des attendus de la formation et sa conception de la prestation demandée Déroulement de la prestation de formation Le document remis précise pour chacune des actions : - le découpage de la formation (thème traité, durée approximative ) - les méthodes et moyens pédagogiques utilisés - les prérequis nécessaires pour pouvoir suivre la formation - les modalités d évaluation de la formation 4.4. Moyens humains Le prestataire présente dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet : - nom, qualification et expérience de(s) intervenants. Ces informations seront complétées par la production d un CV individuel détaillant les qualifications, compétences et expérience de l intervenant Moyens matériels AGEFOS PME n étant pas un dispensateur de formation, l ensemble des actions de formation devra se dérouler dans les locaux de l organisme retenu (ou loués par ses soins).

8 Références du prestataire Le prestataire présente des références significatives d actions conduites dans le domaine de la formation Offre financière Le prestataire indique de manière précise le prix en euros hors taxe de la prestation. Ce coût inclut l'ensemble des frais engagés (coût d'animation, frais d ingénierie, supports de formation, frais de formateur) pour la mise en œuvre de la prestation, et ne doit pas excéder le plafond de 21 HT/ heure/ stagiaire (Sur la base d une journée de formation de 7 heures : soit 147 HT coût jour/ stagiaire). Au titre de ce projet, AGEFOS PME n assure pas la prise en charge des frais de restauration des stagiaires. Le prestataire se conformera au cadre défini ci-dessous lors de la formulation de sa proposition. Il se positionnera sur une tarification sur un accompagnement collectif. Proposition financière pour un accompagnement collectif des stagiaires (à compléter dans le dossier de réponse) Intitulé du module de formation Durée en heures Dont nombre d heures en présentiel Dont nombre d heures en e-learning Nombre de stagiaires minimum Coût horaire HT par stagiaire (plafond de 21 HT/h) Coût total HT par stagiaire LANGUES 35h - 35h A la demande OPTIMISER SON UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE GESTION DU TEMPS ET ORGANISATION L ACCUEIL TELEPHONIQUE ET LA RELATION CLIENT 21h 21h h 21h h 21h - 4

9 9 Tableaux des sessions par territoire + planification temporelle (à compléter dans le dossier de réponse) LANGUES (35h : 30h plateforme + 5h téléphone) Ain Drôme-Ardèche Isère Loire Rhône Savoie Haute-Savoie Lieux de formation Bourg-en-Bresse Valence Grenoble Saint-Etienne Lyon Chambéry / Le bourget Annecy Nombre de sessions Entrée individuelle Période (mois) Cocher le(s) lieu(x) souhaité(s) FOAD FOAD FOAD FOAD FOAD FOAD FOAD Dates proposées Entrée individuelle OPTIMISER SON UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE (3jours 21h) Lieux de formation Nombre de sessions Ain Bourg-en-Bresse 1 Drôme-Ardèche Valence 1 Isère Grenoble 1 Loire Saint-Etienne 1 Rhône Lyon 2 Savoie Chambéry / Le bourget Haute-Savoie Annecy 1 1 Période (mois) Cocher le(s) lieu(x) souhaité(s) Dates proposées

10 10 GESTION DU TEMPS ET ORGANISATION (3 jours 21h) Lieux de formation Nombre de sessions Ain Bourg-en-Bresse 1 Drôme-Ardèche Valence 1 Isère Grenoble 1 Loire Saint-Etienne 1 Rhône Lyon 2 Savoie Chambéry / Le bourget Haute-Savoie Annecy 1 1 Période (mois) Cocher le(s) lieu(x) souhaité(s) Dates proposées L ACCUEIL TELEPHONIQUE ET LA RELATION CLIENT (3 jours 21h) Lieux de formation Nombre de sessions Ain Bourg-en-Bresse 1 Drôme-Ardèche Valence 1 Isère Grenoble 1 Loire Saint-Etienne 1 Rhône Lyon 2 Savoie Chambéry / Le bourget Haute-Savoie Annecy 1 1 Période (mois) Cocher le(s) lieu(x) souhaité(s) Dates proposées

11 11 5. Engagements du prestataire de formation Respect de la qualité des actions de formation Le décret n du 30/06/2015 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle continue fixe les critères qui devront être contrôlés par l OPCA dans le cadre de ses achats de formation. A ce titre, l organisme de formation s engage à respecter la charte qualité AGEFOS PME (disponible sur et doit avoir déposé [avant l'instruction par le comité de sélection] sous "Data dock" les éléments prouvant sa conformité aux critères du Décret Qualité qui sont les suivants : 1. l identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ; 2. l adaptation des dispositifs d accueil, de suivi pédagogique et d évaluation aux publics de stagiaires ; 3. l adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d encadrement à l offre de formation ; 4. la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ; 5. les conditions d information du public sur l offre de formation, ses délais d accès et les résultats obtenus ; 6. la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires. ainsi que le respect de la réglementation en vigueur en matière de formation professionnelle continue portant sur : l établissement d un règlement intérieur ; les conditions de réalisation d une action de formation (programme de formation avec mention des prérequis, moyens pédagogiques, techniques et d encadrement, moyens permettant de suivre l exécution de la formation et d en apprécier les résultats) ; les documents à remettre aux stagiaires avant l entrée en formation et en fin de formation (attestation de fin de formation) ; et la garantie de la protection des libertés individuelles (toute information demandée à un stagiaire doit avoir un lien direct et nécessaire avec l action de formation). Dans un second temps, AGEFOS PME pourra demander en fonction de l'appel à proposition concerné (ex : public bénéficiaires TH,...) des éléments complémentaires. AGEFOS PME pourra également solliciter l'organisme si des éléments essentiels au présent appel à proposition ne sont pas disponibles sous "Data Dock". Ces différents éléments seront précisés à l organisme de formation dès notification de sa sélection dans le cadre du présent appel à propositions. Par ailleurs, les prestataires retenus s engagent : - à ce que toutes les actions prévues se terminent le au plus tard. Si tel n est pas le cas, AGEFOS PME se réserve le droit de refuser la prise en charge de la totalité de la formation en question. - à respecter les obligations de publicité liées à la participation de fonds publics et / ou communautaires (notamment en veillant à l'utilisation de feuilles d'émargement affichant les logos des partenaires). - avoir pris connaissance des textes légaux et règlementaires régissant le Fonds Social Européen Objectif Emploi et Inclusion L organisme de formation s engage également avoir pris connaissance des obligations communautaires résultant de ces mêmes textes. Ces informations sont disponibles sur le site internet d'agefos PME Auvergne-Rhône-Alpes. - à respecter les obligations de traçabilisation de l assiduité des bénéficiaires sous forme de signatures par demi-journée par les stagiaires et le formateur.

12 12 - à informer les stagiaires sur l'origine des financements de l'action de formation. - à faire remplir par les stagiaires, si cela n a pas été fait lors de l inscription, le questionnaire FSE et le transmettre par courriel à AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes. - mentionner lors de la réalisation de l action décrite, qu elle relève d un projet cofinancé par le FSE, et ce: - lors des actions de formation - sur les documents à destination des stagiaires et/ou des entreprises (documents pédagogiques, feuilles d émargement signées par demi journée par les stagiaires ET le formateur, attestation de fin de stage, rapport, bilan, etc.). Pour plus de détails, les obligations liées à la mobilisation des financements publics sont disponibles en annexe 1 ou sur le site internet d'agefos PME Auvergne-Rhône-Alpes. 6. Procédure de l appel à propositions 6.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception Les offres doivent être adressées : par à : Mme Nazéli OSMANDJIAN catalogue.tpe@agefos-pme.com Au plus tard le 7 avril 2017 Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits très lisiblement Sélection du prestataire Tout dossier parvenu hors délai et/ou ne respectant pas le formalisme de réponse, et/ou incomplet ne sera pas étudié.

13 13 a/ Etapes et calendrier de sélection Période / échéance 24 mars 2017 Etape Lancement de l appel à propositions : le présent document et ses annexes sont accessibles sur l'espace dédié aux appels d'offres sur le site Internet 7 avril 2017 Date limite de réception des propositions avril 2017 Instruction des réponses recevables 13 avril 2017 Commission de sélection 18 avril 2017 Notification de la décision A partir du 28 avril 2017 Conventionnement A partir du 1 er juin 2017 Démarrage de la prestation : premières sessions de formation Fin de la prestation b/ Critères de sélection Les propositions seront examinées au regard des critères suivants : Pertinence de la réponse - Compréhension du contexte et de la problématique, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet Qualification du formateur et expérience en lien avec la thématique concernée Critères Notation Coefficient Sur 3 3 Sur 3 3 Proposition financière Sur 3 3 Capacité du prestataire à dispenser une formation de qualité Sur 3 3 Méthodes pédagogiques, techniques et d encadrement Sur 3 2 Capacité à intervenir sur le territoire demandé / ancrage territorial Sur 3 2 Propositions d amélioration éventuellement formulées Sur 3 1 AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues et s engage à garder confidentielles les offres reçues. AGEFOS PME se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité.

14 14 Les prestataires non retenus qui estimeraient constater une irrégularité dans la mise en œuvre de la présente procédure d'achat ont la possibilité de déposer leur contestation auprès de la Commission de recours AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes, par courrier adressé en recommandé avec accusé de réception, dans les 10 jours qui suivent la notification de la décision de l OPCA. Cette commission de recours est composée de membres paritaires et de techniciens de l OPCA. 7. Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention sera signée entre le prestataire et l'agefos PME. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve de validation des prestations par nos services. Elle précisera également les modalités d adhésion des prestataires à la Charte Qualité d AGEFOS PME, dans le respect de sa procédure d évaluation et de référencement Qualité. En cas de difficulté de compréhension du présent document, vous pouvez contacter : Mme Nazéli OSMANDJIAN catalogue.tpe@agefos-pme.com

15 15 ANNEXE 1 OBLIGATIONS LIEES A LA MOBILISATION DE FINANCEMENTS PUBLICS : LISTE DES PIECES DEVANT FAIRE L OBJET D UN ENLIASSEMENT PAR LES PRESTATAIRES INTERVENANT DANS LE CADRE D UN PROJET COLLECTIF COFINANCE PAR LE FONDS SOCIAL EUROPEEN Description technique du module de formation, programme Convention établie entre AGEFOS PME et l organisme de formation comprenant le programme de formation, la liste des stagiaires et le budget prévisionnel. Information par AGEFOS PME sur les obligations de l organisme inhérentes au(x) cofinancement(s) intervenant dans le projet de formation : FSE, ADEC, FPSPP, Conseil régional, etc. (Cf Convention AGEFOS PME Organisme de formation) Factures établies par l organisme de formation Feuilles d émargement signées par les stagiaires et par le formateur par ½ journée (en cas de formation à distance, des dispositions spécifiques devront être prises afin de s'assurer de l'assiduité effective des stagiaires et validées par AGEFOS PME RHONE ALPES) OBLIGATIONS LIEES A LA MOBILISATION DE FINANCEMENTS PUBLICS : OBLIGATIONS DE COMMUNICATION ET PARTICIPATION AUX COMITES DE PILOTAGE DEPARTEMENTAUX OU REGIONAUX L organisme de formation s engage à mentionner lors de la réalisation de l action, qu elle relève d un projet cofinancé par le Fonds Social Européen, et ce : - lors des actions de formation - sur les documents à destination des stagiaires et/ou des entreprises (documents pédagogiques, feuilles d émargement, attestation de fin de stage, rapport, bilan, etc.). A cet égard, les logos ou visuels spécifiques relatifs au FSE sont communiqués à l organisme par AGEFOS PME Rhône-Alpes. Il pourra être sollicité pour intervenir lors d une des réunions des Comités de Pilotage Départementaux ou Régionaux afin d éclairer, par son expérience, la réflexion des membres de ces Comités de Pilotage. Une synthèse des évaluations individuelles des stagiaires, ainsi qu un bilan des démarches de certification des acquis professionnels, seront demandés par AGEFOS PME à l Organisme de Formation. AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes, BP LYON CEDEX 07 - tél. : site Internet - Siret Naf 9499Z agissant en qualité de délégataire au nom et pour le compte de : AGEFOS PME sise 187 Quai de Valmy PARIS Siret , Fonds d assurance formation des salariés des petites et moyennes entreprises agréé par arrêté ministériel du modifié le , et habilité à collecter la taxe d apprentissage par arrêté du modifié le

16 16 OBLIGATIONS LIEES A LA MOBILISATION DE FINANCEMENTS PUBLICS : CONTROLES Au même titre que les entreprises participantes et qu AGEFOS PME Rhône-Alpes, gestionnaire et bénéficiaire des financements publics et communautaires, l organisme de formation est susceptible d être soumis à un contrôle par les instances communautaires concernées ainsi que par les organes nationaux de contrôle. Ceux-ci pourront alors lui demander de faire état de la réalité des dépenses facturées dans le cadre de son intervention dans le dispositif ; il s agira notamment des postes suivants : frais formateurs, frais déplacement, frais locaux, frais consommables, fournitures, frais personnels non formateurs, frais généraux de structure et autres frais. L organisme doit également conserver en un même lieu, les pièces justificatives relatives à sa prestation jusqu à trois années suivant le versement par la Commission européenne du solde de l aide communautaire au Ministère de l Emploi, du Travail, et de la Cohésion sociale, soit à titre prévisionnel au minimum jusqu à la fin de l année Par ailleurs, dans le cadre de ses obligations en matière de gestion des crédits publics, AGEFOS PME Rhône Alpes procède à des visites sur place en cours de réalisation des opérations. AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes, BP LYON CEDEX 07 - tél. : site Internet - Siret Naf 9499Z agissant en qualité de délégataire au nom et pour le compte de : AGEFOS PME sise 187 Quai de Valmy PARIS Siret , Fonds d assurance formation des salariés des petites et moyennes entreprises agréé par arrêté ministériel du modifié le , et habilité à collecter la taxe d apprentissage par arrêté du modifié le

17 ANNEXE 2 17

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