INSTRUCTION. N M0 du 9 mai 2003 NOR : BUD R J. Texte publié au Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique

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1 INSTRUCTION N M0 du 9 mai 2003 NOR : BUD R J Texte publié au Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique COMPTES DE GESTION DANS LE SECTEUR PUBLIC LOCAL ANALYSE Etablissement et mise en état d'examen des comptes de gestion des collectivités et établissements publics locaux Date d application : 09/05/2003 MOTS-CLÉS COLLECTIVITÉS ET ÉTABLISSEMENTS PUBLICS LOCAUX ; COMPTE DE GESTION ; COMPTE FINANCIER ; JUGE DES COMPTES ; EXAMEN DOCUMENTS À ANNOTER Néant DOCUMENTS À ABROGER Instruction n T1 du 17 juin 1985 DESTINATAIRES POUR APPLICATION RGP TPGR TPG TGAP RF CSOM T DOM TOM DIFFUSION GT 13 DIRECTION GÉNÉRALE DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE 6 ème Sous-direction - Bureaux 6C-6A-6B

2 2 SOMMAIRE 1. LA CONFECTION DU COMPTE DE GESTION PAR LES COMPTABLES Les opérations préparatoires à la confection du compte de gestion Le compte sur chiffres Le compte sur pièces Le dépôt des comptes La présentation du compte sur pièces LE RÔLE DES SERVICES CEPL L animation et le pilotage L apurement administratif Le visa sur chiffres du compte de gestion Le suivi du dépôt des comptes Les conditions d acheminement des comptes L intervention des services CEPL auprès des postes comptables Les relations avec le juge des comptes...12 LISTE DES ANNEXES ANNEXE N 1 : Décret n du 5 mars 2003 relatif à la production des comptes de gestion des comptables des collectivités locales et établissements publics locaux ANNEXE N 2 : Accélération de la production des comptes de gestion ANNEXE N 3 : Relevé des pièces générales P ANNEXE N 4 : Comptes de tiers et financiers : justifications en M ANNEXE N 5 : Comptes de tiers et financiers : justifications en M ANNEXE N 6 : Comptes de tiers et financiers : justifications en M ANNEXE N 7 : Comptes de tiers et financiers : justifications en M

3 3 Conformément à l article 1 er du décret n du 5 mars 2003 relatif à la production des comptes de gestion des comptables des collectivités locales et établissements publics locaux (annexe1), les comptes de gestion sur chiffres des comptables des collectivités et établissements publics locaux sont certifiés exacts dans leurs résultats par les trésoriers-payeurs généraux et les receveurs des finances avant d être soumis au vote des organes délibérants de ces organismes. Ces dispositions s appliquent également aux documents produits par les comptables dans le cadre de l élaboration du compte financier des offices publics d habitations à loyer modéré et des offices publics d aménagement et de construction soumis aux règles de la comptabilité publique. La liste de ces documents figure dans le tableau de répartition des tâches entre le comptable et l ordonnateur présent au préambule du tome III de l instruction codificatrice M31. Les annexes I, II, III et IV sont certifiées exactes dans leurs résultats par les trésoriers-payeurs généraux et les receveurs des finances. Dans les développements qui suivent, il ne sera plus fait référence au compte financier M31, ce dernier étant assimilé au compte de gestion. La mise en état d examen des comptes de gestion des collectivités et établissements publics locaux par les trésoriers-payeurs généraux et les receveurs des finances est supprimée à compter des comptes de gestion de l exercice Tous les comptes de ces collectivités soumis à l apurement juridictionnel sont concernés, à l exception des comptes des établissements publics nationaux et des établissements publics locaux d enseignement. Cette mesure s applique en métropole, dans les départements d outre-mer, à Saint-Pierre et Miquelon, à Mayotte, à Wallis-et-Futuna, en Nouvelle-Calédonie et aux communes de la Polynésie française et à leurs établissements publics. Cette instruction comporte deux parties : - la première présente la confection du compte de gestion par les comptables ; - la seconde présente le rôle des services CEPL. 1. LA CONFECTION DU COMPTE DE GESTION PAR LES COMPTABLES Les développements suivants concernent l ensemble des comptes, que ces derniers soient soumis à l apurement administratif ou à l apurement juridictionnel LES OPÉRATIONS PRÉPARATOIRES À LA CONFECTION DU COMPTE DE GESTION A titre liminaire, certains points peuvent être soulignés afin de permettre aux comptables d établir leur compte de gestion dans les meilleures conditions : - faire des contrôles périodiques en cours d année de manière à déceler les erreurs éventuelles rapidement, notamment en procédant à des vérifications à partir des balances des comptes : contrôle de cohérence entre la comptabilité de la collectivité et la comptabilité générale du poste, s assurer que toutes les opérations budgétaires ont bien été comptabilisées, contrôle des comptes de tiers et financiers sens des soldes, rapprochement avec les états de développement du solde ou les états de restes et les pièces justificatives - passer les opérations dès que possible (annexe 2) - préparer les travaux de fin d année en partenariat avec les services de l ordonnateur afin de respecter la date de la fin de la journée complémentaire : - établir en commun un calendrier pour planifier les opérations de fin d année (fixation d une date limite pour l envoi des derniers titres de recettes et mandats de l exercice pour chaque section), - dès que possible, rapprocher les documents provisoires (compte administratif et compte de gestion) pour cibler les éventuelles différences et les corriger au plus vite (y compris au niveau des prévisions budgétaires).

4 1.2. LE COMPTE SUR CHIFFRES 4 Les comptes sur chiffres sont en règle générale édités par les départements informatiques ou les ateliers de traitement de l information. Les comptables devront faire parvenir au service CEPL pour qu il puisse procéder au visa sur chiffres : - l état des valeurs inactives (tableau C) ; - une copie de la délibération d affectation du résultat ; - une copie des derniers bordereaux de mandats et de titres. Quand le compte sur chiffres revient signé par le comptable supérieur, le comptable le signe à son tour et doit veiller à le transmettre à l ordonnateur le plus tôt possible, et en tout état de cause avant le 1 er juin de l année suivant l exercice afin que le compte soit voté au plus tard le 30 juin, par l assemblée délibérante (article L du code général des collectivités territoriales, article R du code de la santé publique) 1. Concernant les établissements sociaux et médico-sociaux, le II de l article L du code de l action sociale et des familles dispose que le compte administratif et le compte de gestion sont adoptés par le conseil d administration et transmis aux autorités compétentes en matière de tarification au plus tard le 30 avril de l année suivant l exercice auxquels ils se rapportent. En revanche, les services publics sociaux et médico-sociaux gérés en budgets annexes d une collectivité locale ou d un établissement public n entrent pas dans le champ du II de l article L et appliquent les mêmes règles que leur collectivité de rattachement. L attention des comptables est tout particulièrement appelée sur la date de production du compte de gestion sur chiffres à l ordonnateur. L un des indicateurs de performance du Trésor public communiqué au Parlement rend compte du pourcentage de comptes de gestion sur chiffres remis aux ordonnateurs locaux au 15 mars qui suit la clôture de l exercice. L objectif en 2003 pour les comptes 2002 est d au moins 50 % des comptes. Il sera de 60 % en 2004 pour les comptes 2003 et de 70 % en 2005 pour les comptes Lorsqu une collectivité locale ou un établissement public local n a pas voté de budget et n a eu aucune opération financière et comptable au cours de l exercice, le comptable n a pas à produire de compte de gestion mais doit simplement adresser au juge des comptes une balance signée par le comptable supérieur et par lui-même LE COMPTE SUR PIÈCES La confection du compte de gestion doit être organisée dès le démarrage du nouvel exercice comptable en prévoyant notamment le classement régulier des pièces comptables Le dépôt des comptes Les comptes doivent être déposés à la Chambre régionale des comptes ou chez le comptable supérieur (apurement administratif) avant le 31 décembre de l année suivant l exercice auquel il se rapporte. Les articles L et L du CJF prévoient que la Chambre régionale des comptes peut prononcer une amende pour retard dans la production d un compte soumis à l apurement administratif à la demande du comptable supérieur. 1 Ou, lorsqu elle est différente, avant la date fixée par les textes en vigueur pour la transmission du compte de gestion à l assemblée délibérante dans les territoires d outre-mer et collectivités assimilées.

5 5 Pour ce qui concerne les comptes soumis à l apurement juridictionnel, les articles L , L et L du CJF prévoient que la Chambre régionale des comptes peut condamner les comptables à l amende pour retard dans la production de leurs comptes et dans les réponses aux injonctions qui ont été formulées à leur encontre. La Chambre régionale des comptes est en droit de décider de renvoyer un compte déposé avant la date du 31 décembre mais qu elle considère ne pas être en état d examen. Ainsi, le délai continue à courir jusqu au nouveau dépôt du compte en l état d examen. Plus généralement, le juge des comptes peut renvoyer le compte qui n est pas en l état d examen à tout moment non seulement à réception dans les délais, mais aussi postérieurement, en particulier lors de la mise au contrôle. La charge de la confection du compte et donc sa mise en état d examen ont toujours incombé aux comptables. Le comptable devra porter une attention toute particulière à la présentation de ses comptes, notamment pour ce qui concerne les pièces générales, la Chambre régionale des comptes pouvant toujours rejeter le compte pour défaut de présentation d une ou plusieurs pièces. Par ailleurs, les comptables auront tout intérêt à continuer à confectionner leurs comptes dans les mêmes délais qu avant la suppression de la mise en état d examen par les comptables supérieurs afin de produire leurs comptes au plus tôt au juge des comptes La présentation du compte sur pièces La présentation matérielle Il est rappelé que la liste des comptes de gestion déposés par le poste comptable doit être établie sur une lettre d envoi ou un bordereau édités en deux exemplaires par ordre alphabétique des collectivités. Ce bordereau comprend le nom du comptable, la liste par ordre alphabétique des collectivités, l exercice concerné, le nombre de paquets et le nombre de liasses. Le premier exemplaire est joint au compte de gestion et le second est adressé pour information au Commissaire du gouvernement. Chaque compte doit être accompagné : - du relevé P606 des pièces générales ; - du compte sur chiffres ; - des pièces générales ; - des pièces justificatives. 1. Le compte sur chiffres La page de garde du compte sur chiffres comporte notamment : - le nom de la collectivité ou de l établissement en termes complets (complété le cas échéant par le sigle usuel de l organisme) ; - le nom de la trésorerie ; - l exercice concerné ; - la destination du compte : Chambre régionale des comptes ou comptable supérieur ; - les nom, prénom et dates de gestion du ou des comptables. - La dernière page comporte trois signatures : - celle du comptable supérieur dans le cadre du visa sur chiffres ; - celle du comptable ; - celle de l ordonnateur.

6 6 Il est rappelé que la certification des derniers bordereaux de mandats et de titres de recettes par l ordonnateur a été supprimée. 2. Les liasses A la demande du juge des comptes, la présentation des liasses est ainsi assurée. En général, le compte comporte une liasse pour les pièces générales et plusieurs liasses pour les pièces justificatives. Pour les petites collectivités, une liasse unique pourra être confectionnée comportant les pièces générales et les pièces justificatives séparées entre elles à l intérieur de la liasse. Les mandats et les titres auxquels sont annexées les pièces justificatives sont classées derrière les fiches budgétaires dans l ordre du compte de gestion soit : - investissement : dépenses recettes ; - fonctionnement : dépenses recettes. Les opérations des classes 4 et 5 sont classées dans l ordre des comptes à la balance soit entre la section d investissement et la section de fonctionnement, soit à la fin, et après la section de fonctionnement. Les pièces générales de l ensemble des budgets annexes et des comptabilités rattachées seront insérées à la suite de celles du budget général et un relevé P606 sera confectionné par budget. Les pièces justificatives des services annexes ou rattachés font l objet de liasses spécifiques classées après les liasses des pièces justificatives du budget général. Toutefois, si le budget annexe ou rattaché comporte peu d opérations, ses pièces justificatives seront insérées dans l ordre des comptes de rattachement de la classe 4 du budget général. Les annulations de mandats ou de titres sont classés avec les pièces des comptes concernés. Le poids des liasses est en principe limité à 3 kg, et ne peut en aucun cas dépasser 5kg. Leur hauteur sera de 10 cm maximum. Les liasses doivent être fermées avec une ficelle solide et portent une étiquette (verte pour les pièces générales et blanche pour les pièces justificatives), mentionnant en caractères très apparents : le nom du poste comptable et de l organisme concerné, la nomenclature comptable, l exercice, les numéros des comptes formant chaque liasse et le numéro de la liasse. Pour chaque compte de gestion, les numéros des liasses commencent au chiffre 1 pour les pièces générales et se poursuivent dans l ordre croissant des numéros des comptes pour les pièces justificatives. La dernière liasse de l envoi porte, à côté de son numéro, la mention «et dernière». Les ajouts «bis» ou «ter» ou autres après les numéros ne seront pas utilisés. Ainsi, au numéro de la dernière liasse correspond le nombre total de liasses du compte. Les liasses ne seront plus obligatoirement emballées dans du papier kraft. En revanche, les liasses devront être protégées par tout moyen et les comptables devront veiller au bon ficelage des liasses afin que ces dernières ne puissent pas être accidentellement ouvertes. Des modalités allégées d emballage peuvent bien entendu être décidées au plan régional en accord avec la Chambre régionale des comptes. NB : Il est rappelé que les pièces des comptes soumis à l apurement administratif sont classées dans l ordre chronologique d émission des mandats et des titres. Pour autant, les mêmes modalités de présentation seront requises en remplaçant l ordre croissant des comptes par l ordre chronologique des émissions.

7 3. La dématérialisation des pièces justificatives 7 Tous dispositifs d échanges dématérialisés de pièces justificatives entre les services de l ordonnateur et du comptable doivent être, préalablement à leur mise en œuvre, soumis à l appréciation de la chambre régionale des comptes. A cette occasion, les conditions de conditionnement, de transmission et d exploitation des supports dématérialisés doivent être précisément définies par le comptable en accord avec le juge des comptes. Les comptables pourront utilement se reporter à l instruction n MO du 14 février 2002 relative à la dématérialisation des titres de recettes étant précisé que d autres pièces justificatives peuvent d ores et déjà faire l objet d échanges dématérialisés, comme par exemple les états justificatifs de rémunération. Jusqu à présent le cédérom constitue le principal support de dématérialisation utilisé mais des expériences conduites par les collectivités locales et établissements publics locaux en lien avec les grands facturiers font supposer que dans un avenir proche certaines pièces justificatives seront accessibles par interrogation de serveurs. Lorsque les pièces justificatives font l objet d un archivage sur cédérom, sauf dispositions particulières définies par le juge des comptes en accord avec le comptable, le cédérom devra être produit à l appui du compte de gestion, dans la liasse correspondante aux bordereaux de titres ou de mandats. L instruction du 14 février 2002 susmentionnée précise que la signature du compte de gestion par le comptable vaut identification du cédérom transmis en tant que pièce justificative. Lorsque les pièces justificatives sont accessibles sur un serveur, il convient de se reporter aux dispositions définies par le comptable, en lien avec le service ordonnateur, et qui doivent avoir fait l objet d une validation par le juge des comptes afin que ce dernier n ait aucune difficulté pour consulter et exploiter aux fins de contrôles, les données dématérialisées. 4. Le relevé P606 des pièces générales Un nouveau relevé P606 des pièces générales est joint en annexe 3. Les comptables devront particulièrement veiller à remplir correctement ce relevé et à effectuer un pointage attentif avant l envoi à la Chambre régionale des comptes. Pour chaque pièce requise, le comptable devra préciser si elle est présente et remplir la case «oui». Si cette pièce n a pas à être produite, la case «néant» sera cochée. Enfin, si la pièce est requise mais n a pas été produite par l ordonnateur, le comptable cochera la case «non» et joindra toute justification utile, notamment les courriers de rappel envoyés à l ordonnateur. Enfin, si le comptable ne détient pas une pièce requise dont la responsabilité lui incombe (ce ne peut être qu une situation anormale et exceptionnelle), la case «non» sera cochée et le comptable devra justifier cette non production. Le relevé P606 doit être daté et signé par le comptable. Un relevé P606 qui ne serait pas correctement rempli pourra être rejeté par la Chambre régionale des comptes qui considérera alors que le compte n est pas déposé et pourra prononcer une amende. Le numéro de la pièce doit correspondre au numéro du relevé et leur nombre doit être indiqué Les pièces générales - Les pièces budgétaires et administratives : 1- Le budget primitif accompagné de ses annexes : Il doit être signé par l ordonnateur et les membres de l assemblée délibérante et avoir été transmis en préfecture (ou l ordonnateur peut attester de cette transmission).

8 2- Les décisions modificatives : 8 Elles revêtent la même forme que le budget primitif. Le cas échéant, le budget supplémentaire est considéré comme une décision modificative. 3- L état des restes à réaliser : Cet état établi au 31/12/N-1 doit être visé par l ordonnateur. 4- Le compte administratif accompagné de ses annexes : Il doit être signé par l ordonnateur et avoir été transmis en préfecture. La délibération de vote du compte administratif ne sera produite que lorsqu elle n est pas intégrée dans le corps du compte administratif. C est le cas des comptabilités non rénovées. 5- La délibération d affectation du résultat de l exercice N-1 ; 6- La liasse des bordereaux de mandats de paiement ; 7- La liasse des bordereaux d annulation ou de réduction de mandats ; 8- La liasse des bordereaux de titres de recettes ; 9- La liasse des bordereaux d annulation ou de réduction de titres ; 10- Les arrêtés fixant les tarifs, prix ou dotations pour les établissements publics de santé et les établissements et services publics sociaux et médico-sociaux. - Les pièces patrimoniales : 11- La balance au 30 juin N+1, sauf pour les établissements publics de santé, la balance au 31 mai N+1 ; 12- Les états des restes à recouvrer sur exercice courant au 30 juin N+1 et sur antérieurs au 31 décembre N : Les états de restes sur antérieurs doivent être annotés des diligences effectuées. Pour les établissements publics de santé, les états de restes à recouvrer sur exercice courant sont établis à la date du 31 mai N Les états des restes à payer sur exercice courant au 30 juin N+1 et sur antérieurs au 31 décembre N : Pour les établissements publics de santé, les états de restes à payer sur exercice courant sont établis à la date du 31 mai N Les états de développement des soldes des comptes de tiers et des comptes financiers : Ces états sont établis au 31 décembre N. Un double de ces trois états (restes à recouvrer, restes à payer et développement des soldes des comptes de tiers et des comptes financiers) doit être adressé à l ordonnateur. En annexes 4, 5, 6 et 7 sont insérés des tableaux des justifications des comptes de tiers en M14, M21, M22 et M31. Pour les autres comptabilités, il convient d utiliser en le transposant ce tableau. Les comptables devront, outre les états de restes ou de développement des soldes, produire les pièces justificatives requises pour justifier les comptes de tiers concernés dans leur compte de gestion sur pièces. 15- L état de l actif ou l état des flux d immobilisations : L état de l actif est signé par le comptable et l ordonnateur.

9 9 Dans les comptabilités M14, l état de l actif est produit les années paires et l état des flux d immobilisations les années impaires. Dans les comptabilités M4, M1-5-7, M2, M31 et M51, l état de l actif est produit à l appui du compte afférent aux exercices dont le millésime se termine par 0 ou 5. Pour les comptabilités M4, un état du passif sera produit à l appui du compte financier. 16- La balance des stocks : Elle est établie par l ordonnateur. NB : Les fiches des opérations d ordre non budgétaires sont supprimées dans toutes les comptabilités. - Les pièces se rapportant aux valeurs inactives 17- Les comptes d emploi des tickets P612 et valeurs P612 bis : Ces états sont signés par le comptable et l ordonnateur. 18- Les procès-verbaux de vérification ou récolement P510 ; 19- Les procès-verbaux d incinération des tickets ; 20- L état de développement des soldes des autres comptes de valeurs. - Les pièces d entrée et de sortie de fonction 21- Le procès-verbal de remise de service comportant en annexe, le cas échéant, la procuration : S agissant de la signature du compte de gestion et des procurations entre comptables, il convient de se référer à l instruction n R-M du 29 novembre Le certificat de l ordonnateur P615 constatant qu il n y a aucune reprise à exercer contre le comptable ; 23- La déclaration du comptable entrant en fonction P615A accompagnée, le cas échéant, des réserves éventuelles et de leur mise à jour : Dans la mesure du possible, le P615A doit être transmis à la Chambre régionale des comptes dès son établissement. Si des réserves ont été formulées par le comptable entrant, une balance établie à la date de remise de service sera également fournie. Il est précisé que dès lors qu une pièce (procuration, P615, P615A, pièces relatives à la remise de service) peut être produite pour plusieurs collectivités, cette pièce sera insérée avec le compte de gestion de la première collectivité classée par ordre alphabétique soumis à l apurement administratif et avec celui de la première collectivité classée par ordre alphabétique soumis à l apurement juridictionnel. La référence à ce compte de gestion sera portée sur les autres comptes de gestion. - Les pièces établissant la qualité des signataires 24- La commission du commis d office ; 25- Les actes établissant la qualité des héritiers.

10 10 2. LE RÔLE DES SERVICES CEPL Les comptables supérieurs n ont plus l obligation réglementaire de procéder à la mise en état d examen des comptes de gestion des collectivités locales et des établissements publics locaux mais doivent continuer à intervenir en tant qu animateur et pilote des postes comptables et en tant qu interlocuteur privilégié du juge des comptes L ANIMATION ET LE PILOTAGE L apurement administratif Les comptes de gestion soumis à l apurement administratif des comptables supérieurs ne sont pas visés par la réforme. Sous réserve des dispositions spécifiques applicables en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie française, il est rappelé qu à compter des comptes de gestion de l exercice 2002 sont soumis à l apurement administratif : - les comptes des communes, dont la population n excède pas 3500 habitants et dont le montant des recettes ordinaires est inférieur à euros, ainsi que ceux de leurs établissements publics ; - les comptes des établissements publics de coopération intercommunale dont la population est inférieure à habitants ainsi que ceux de leurs établissements publics ; - les comptes des associations syndicales autorisées et des associations de remembrement. Les nouvelles modalités d apurement administratif des comptes de gestion font l objet d une instruction séparée Le visa sur chiffres du compte de gestion Désormais, la quasi-totalité des comptes doit être éditée par les départements informatiques ou les ateliers de traitement de l information. Les modalités pratiques de ces éditions sont prévues par des lettres de la Direction Générale. Toutefois, il est rappelé que le service CEPL doit conserver un exemplaire du compte sur chiffres pour le viser et le renvoyer dans les meilleurs délais au comptable afin que celui-ci le signe. L opération de visa sur chiffres peut utilement se dérouler en deux phases afin d accélérer la présentation du compte à l ordonnateur : - la première se traduit par un contrôle de premier niveau : compte 515, balance d entrée, sens des soldes, affectation des résultats, dernier bordereau de titres et de mandats, dépassements de crédits, (certaines anomalies bloquent l édition du compte de gestion) ; - une deuxième phase consiste, après avoir transmis le compte au comptable pour signature et remise à l ordonnateur et conservé une balance, à effectuer un contrôle de deuxième niveau plus approfondi sur les écritures comptables. Dans le cas où le visa est effectué en deux phases, la deuxième phase ne concernera que les comptes soumis à l apurement juridictionnel. Les services CEPL doivent continuer à appliquer les directives contenues dans la lettre du bureau 6C (ex D3) n du 7 mai 1998 pour ce qui concerne l utilisation de la fiche d aide aux contrôles sur chiffres des comptes de gestion M14. Il est rappelé que la tenue de la comptabilité est un objectif majeur, et que les contrôles sur chiffres doivent privilégier l examen de la qualité comptable. Une instruction spécifique développera les conditions du visa sur chiffres dans le cadre du renforcement des contrôles en cours d exercice, notamment grâce aux fonctionnalités qui seront offertes par Hélios.

11 Le suivi du dépôt des comptes 11 Les services CEPL doivent avoir connaissance de la date de dépôt du compte de gestion par le comptable. En effet, conformément à l article 2 du décret du 5 mars 2003, ceux-ci doivent être déposés à la Chambre régionale des comptes avant le 31 décembre de l année qui suit l exercice auquel ils se rapportent, sous réserve des dispositions spécifiques applicables notamment au dépôt des comptes de gestion des comptables de la Nouvelle Calédonie, de ses provinces et de leurs établissements publics. A cette fin, le service CEPL devra être informé par les comptables de l envoi de leurs comptes à la Chambre régionale des comptes. Toutes difficultés susceptibles d entraîner des retards dans le dépôt des comptes devront lui être signalées par les postes comptables afin que des mesures puissent être prises, très en amont, pour permettre le respect de l échéance. Après la date du 31 décembre (sauf accord local sur le calendrier de dépôt avec la Chambre régionale des comptes), une lettre de rappel sera envoyée aux comptables n ayant pas déposé leurs comptes pour leur rappeler que, conformément aux articles L , L et L du code des juridictions financières (CJF), une amende pour retard dans la production des comptes peut être prononcée par le juge des comptes. Une copie de cette lettre de rappel sera transmise au Commissaire du gouvernement de la Chambre régionale des comptes, chargé d effectuer le contrôle de la production des comptes (article R du CJF). Le logiciel SAM, dont chaque service CEPL dispose, permet, dans le cadre du suivi des comptes de gestion, de détecter les comptes non déposés et d éditer les lettres de rappel correspondantes Les conditions d acheminement des comptes Les comptables sont directement responsables du dépôt de leurs comptes à la Chambre régionale des comptes. Toutefois, les trésoreries générales et les recettes des finances doivent continuer à leur apporter une aide logistique pour le transport du compte. Il appartiendra à chaque trésorier-payeur général de région en accord avec la Chambre régionale des comptes de mettre en place un dispositif d acheminement le plus rapide et le moins coûteux possible. Ce dispositif pourra varier selon la structure géographique du département à l intérieur d une même région. Ces modalités pourront utilement être concertées dans le cadre du plan d action régional. Il est rappelé que les comptes doivent être déposés, y compris sur le plan matériel, au greffe de la Chambre régionale des comptes. L envoi des comptes de gestion est effectué au moyen d une lettre d envoi ou d un bordereau établi en deux exemplaires. Le premier est joint au compte de gestion et le second est adressé pour information au Commissaire du gouvernement. Ce document indique le nom du comptable, la liste des collectivités, l exercice considéré, le nombre de paquets et le nombre de liasses L intervention des services CEPL auprès des postes comptables Le service CEPL pourra intervenir directement auprès des comptables qui connaîtraient des difficultés pour confectionner leur compte de gestion. Cette intervention peut s exercer à la demande d un comptable ou à l initiative du receveur des finances ou du trésorier-payeur général. Ainsi, comme c est le cas actuellement, des personnels de la trésorerie générale ou de la recette des finances pourront se rendre sur place afin d apporter une aide lorsque le poste comptable rencontre des difficultés particulières appréciées par le comptable supérieur. Parallèlement, si le service CEPL détecte des erreurs importantes au moment du visa sur chiffres, ou si un comptable dépose systématiquement ses comptes avec retard, ou si la Chambre régionale des comptes appelle l attention du comptable supérieur sur une situation dégradée dans la confection et/ou le dépôt des comptes, le service CEPL devra expertiser les causes de ces dysfonctionnements et proposer au comptable concerné les mesures correctrices appropriées. En tout état de cause, le comptable restera seul responsable de la mise en état d examen de ses comptes.

12 2.2. LES RELATIONS AVEC LE JUGE DES COMPTES Le trésorier-payeur général reste l interlocuteur privilégié de la Chambre régionale des comptes. 12 Les observations du service CEPL au stade de la première phase du visa sur chiffres qui n ont pu être satisfaites ainsi que les réponses du comptable exposant les motifs de la non-régularisation seront envoyées au juge des comptes par le trésorier-payeur général parallèlement à l envoi du compte par le comptable. De même, le service CEPL continuera d apporter un soutien aux comptables pour le suivi des réponses aux injonctions du juge. Toute difficulté d interprétation de la présente instruction pourra être portée à la connaissance de la direction générale sous le timbre du bureau 6C. LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE Pour le Directeur Général de la Comptabilité Publique LE SOUS-DIRECTEUR CHARGÉ DE LA 6 ÈME SOUS-DIRECTION OLLIVIER GLOUX

13 ANNEXE N 1 : Décret n du 5 mars 2003 relatif à la production des comptes de gestion des comptables des collectivités locales et établissements publics locaux 13 N NOR : BUDR D Le Premier ministre, Sur le rapport du ministre de l intérieur, de la sécurité intérieure et de libertés locales, du ministre de l économie, des finances et de l industrie, du ministre délégué au budget et à la réforme budgétaire et du ministre délégué aux libertés locales, Vu le code des juridictions financières ; Vu le code général des collectivités territoriales ; Vu la loi organique n du 12 avril 1996 portant statut d autonomie de la Polynésie française, notamment son article 6-10 ; Vu la loi organique n du 19 mars 1999 relative à la Nouvelle-Calédonie, notamment son article ; Vu la loi n du 23 février 1963, notamment son article 60 ; Vu le décret n du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique ; Vu le décret n du 20 février 1992 relatif à l exécution du budget des collectivités publiques et de leurs établissements en Nouvelle-Calédonie, à la mise en état d examen et à la production des comptes de gestion des comptables ; Vu le décret n du 21 février 1992 relatif à l exécution du budget des collectivités publiques et de leurs établissements de Mayotte et à la mise en état d examen et à la production des comptes de gestion des comptables ; Vu le décret n du 25 janvier 1996 relatif à l exécution du budget des collectivités publiques et de leurs établissements publics dans les territoires des Îles Wallis-et-Futuna, à la mise en état d examen et à la production des comptes de gestion des comptables, Décrète : Article 1 Les comptes de gestion des comptables des collectivités et établissements publics locaux sont certifiés exacts dans leurs résultats par les trésoriers-payeurs généraux ou les receveurs des finances avant d être soumis au vote des organes délibérants de ces organismes.

14 14 ANNEXE N 1 (suite) Article 2 Après avoir été soumis au vote des organes délibérants, les comptes de gestion sont mis en état d examen et produits par le comptable à la chambre régionale ou territoriale des comptes au plus tard le 31 décembre qui suit la clôture de l exercice auquel ils se rapportent. Toutefois, les comptes de gestion du territoire et des provinces de la Nouvelle-Calédonie et de leurs établissements publics sont mis en état d examen et produits par le comptable à la chambre territoriale des comptes au plus tard le premier jour du seizième mois qui suit la clôture de l exercice auquel ils se rapportent. En outre, les comptes de gestion du territoire et des circonscriptions de Wallis-et-Futuna et de leurs établissements publics sont mis en état d examen et produits par le comptable à la Cour des comptes au plus tard le 31 décembre qui suit la clôture de l exercice auquel ils se rapportent. Passé cette date, l amende pour retard peut être appliquée par la chambre régionale ou territoriale des comptes. Article 3 Le présent décret est applicable en Nouvelle-Calédonie, à Mayotte, à Wallis-et-Futuna ainsi qu aux communes de la Polynésie française et à leurs établissements publics. Article 4 Les dispositions du présent décret sont applicables aux comptes des exercices 2002 et suivants. Sont abrogés : Article 5 I- Le décret n du 27 mars 1985 relatif à la mise en état d examen et à la production des comptes de gestion des comptables des collectivités et établissements publics locaux et des établissements publics régionaux ; II- L article 6 du décret n du 20 février 1992 susvisé ; III- Les articles 9, 10 et 11 du décret n du 21 février 1992 susvisé ; III- Les articles 8 et 9 du décret n du 25 janvier 1996 susvisé.

15 15 ANNEXE N 1 (suite et fin) Article 6 Le ministre de l intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales, le ministre de l économie, des finances et de l industrie, la ministre de l outre-mer, le ministre délégué au budget et à la réforme budgétaire et le ministre délégué aux libertés locales sont responsables, chacun en ce qui le concerne, de l application du présent décret qui sera publié au Journal officiel de la République française. Fait à Paris, le 5 mars 2003 Par le Premier ministre : Jean-Pierre RAFFARIN Le ministre de l intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales Le ministre de l économie, des finances et de l industrie Nicolas SARKOZY Francis MER La ministre de l outre-mer Le ministre délégué au budget et à la réforme budgétaire Brigitte GIRARDIN Alain LAMBERT Le ministre délégué aux libertés locales Patrick DEVEDJIAN

16 ANNEXE N 2 : Accélération de la production des comptes de gestion 16 I EN AMONT : (DE JANVIER À DÉCEMBRE N) Comment Comment anticiper et anticiper et préparer les préparer les opérations de opérations de fin d exercice fin d exercice Passation de toutes les opérations budgétaires Passation de toutes les opérations budgétaires d ordre qui sont connues dès le vote du budget d ordre qui sont connues dès le vote du budget (voir fiche jointe) (voir fiche jointe) Contrôles périodiques de concordance entre la Contrôles périodiques de concordance entre la comptabilité du comptable et celle de comptabilité du comptable et celle de l ordonnateur (prévision et réalisation) l ordonnateur (prévision et réalisation) Contrôles des anomalies sur compte de gestion Contrôles des anomalies sur compte de gestion (en cours d exercice dès le deuxième semestre) (en cours d exercice dès le deuxième semestre) II Les opérations de clôture : (à partir de janvier N+1) Réduction de la journée complémentaire : Qu est-ce que cela signifie? : Les derniers bordereaux ( mandats et titres )concernant les opérations réelles de fonctionnement de la gestion doivent être établis au plus tard le 31 décembre N. Dans les premiers jours de janvier n+1 : Opérations spécifiques de clôture Dans de les l exercice premiers : jours de janvier n+1 : Opérations spécifiques de clôture de l exercice : Le rattachement des charges et des produits faisant l objet d un ordonnancement (mandats et titres) doit se limiter aux opérations significatives. Le rattachement des charges et des produits faisant l objet d un Objectifs / Résultats : Lissage sur l année des flux d opérations et suppression des engorgements de fin d exercice Edition plus rapide du compte de gestion Information plus rapide de l ordonnateur et reprise plus tôt des résultats Production plus rapide des informations

17 ANNEXE N 2 (suite) CALENDRIER D EXECUTION DES OPERATIONS D ORDRE ( BUDGETAIRES OU NON) 17 Afin de permettre la production accélérée des COMPTES de GESTION ( ou Compte Financier Unique), il faut réduire la charge de travail de la période dite d inventaire et savoir «anticiper» la comptabilisation de certaines opérations d ordre. Référence Les listes des opérations d ordre figurent dans les annexes 7 à 9 de l Instruction budgétaire M.14 ( Tome II). Les opérations les plus courantes peuvent être classées en 3 catégories selon qu il est possible de les passer : - dès le vote des décisions budgétaires (BP, BS, DM ou CA affectation des résultats) - obligatoirement, à la fin de l exercice - ou en cours d exercice, dès la survenance du fait générateur. A partir des prévisions budgétaires qui revêtent un caractère définitif, il est possible de réaliser les opérations suivantes ( budgétaires ou non) : OBJET COMMENTAIRES DEBIT CREDIT 1. DES LE VOTE DES DECISIONS BUDGETAIRES AFFECTATION des RESULTATS CHARGES et PRODUITS RATTACHES Dont notamment les INTERETS COURUS (si méthode de comptabilisation globale) Report à nouveau et affectation du résultat à l investissement Contre-passation des opérations rattachées sur l exercice précédent (possible dès le début de l exercice avant le vote des décisions budgétaires) * Sur emprunts : rattachement et contre-passation * Sur prêts : rattachement et contre-passation 12/ Divers C/ 66../ /762 11/ Divers C/ 16.. / / 27.. AMORTISSEMENTS Dotations aux amortissements Apurement du C/ d immobilisations incorporelles amorti en totalité /48../ SUBVENTION D EQUIPEMENT Subventions rapportées au compte de résultat Apurement du compte après amortissement complet TRANSFERT de CHARGES Fonds de concours, pénalités capitalisées, dépenses importantes à étaler

18 18 ANNEXE N 2 (suite et fin) Pour certaines opérations, il est nécessaire d attendre la fin de l exercice pour pouvoir disposer des informations suffisantes OBJET COMMENTAIRES DEBIT CREDIT 2. EN FIN d EXERCICE OPERATIONS d INVESTISSEMENT SUR VOIRIE COMMUNALE OPERATIONS POUR LE COMPTE DE TIERS OPERATION SOUS MANDAT Intégration des travaux,, des dettes et créances respectives (mandant, mandataire), affectation des financements notamment pour permettre la récupération de la TVA par le biais du FCTVA. Divers Divers TRAVAUX FAIT en REGIE Valorisation investissements créés ( fournitures, frais de personnel..) 20 / 21 / OPERATIONS EFFECTUEES A PARTIR D ELEMENTS OBLIGATOIREMENT ESTIMES AU 31 / 12 Variation des STOCKS ( sur le plan pratique, il est judicieux de passer les opérations du stock initial en même temps que celles du stock final) Constatation de certaines provisions : dépréciation d actifs circulants, immobilisations financières, valeurs mobilières, gains ou pertes latentes sur emprunts libellés en monnaie étrangère.. Divers Divers Divers Divers INTEGRATION TRAVAUX TERMINES L intégration doit être réalisée en fin d exercice avec la mise à jour de l ACTIF (ou, mieux encore, dès la fin des travaux). - En cas d impossibilité de mener à terme cette dernière opération dans les délais voulus ( problèmes de liaison avec les ordonnateurs), l intégration des travaux est déportée sur l exercice suivant. 20./ DES LE FAIT GENERATEUR ( tout au long de l année) TOUTES LES AUTRES OPERATIONS d ORDRE peuvent être exécutées dès la connaissance du FAIT GENERATEUR. Les plus courantes sont constituées par : Les mouvements de patrimoine : Entrées ( affectation apport, donation..), Sorties de biens ( cession, destruction, mise à disposition...), Les dotations aux provisions et les reprises sur provisions pour risques et charges. Il est souhaitable de pouvoir réaliser ces opérations au fur et à mesure afin de disposer en temps utile des autorisations budgétaires nécessaires.

19 ANNEXE N 3 : Relevé des pièces générales P Collectivité ou établissement : Compte de gestion de l année : N pièce Nbre Désignation des pièces générales OUI NON NEANT Pièces budgétaires et administratives 1 Budget primitif 2 Décisions modificatives (dont, le cas échéant, le budget supplémentaire) 3 Etat des restes à réaliser (établi au 31/12/N-1) 4 Compte administratif 5 Délibération d affectation du résultat 6 Liasse des bordereaux de mandats 7 Liasse des bordereaux d'annulations ou de réductions de mandats 8 Liasse des bordereaux de titres 9 Liasse des bordereaux d'annulations ou de réductions de titres 10 Arrêtés fixant les tarifs, prix ou dotations (EPS, ESMS) Pièces patrimoniales 11 Balance au 31 mai (EPS) ou au 30 juin de l'année N+1 12 Etats des restes à recouvrer sur exercice courant au 31 mai N+1 (EPS) ou au 30 juin N+1 Etats des restes à recouvrer sur antérieurs au 31 décembre N 13 Etats des restes à payer sur exercice courant au 31 mai N+1 (EPS) ou au 30 juin N+1 Etats des restes à payer sur antérieurs au 30 décembre N 14 Etats de développement des soldes des comptes de tiers et financiers établis au 31 décembre N 15 Etat de l actif ou état des flux d immobilisations 16 Balance des stocks Pièces se rapportant aux valeurs inactives 17 Compte d emploi des tickets P612 et des valeurs P612bis 18 Procès-verbaux de vérification ou récolement P Procès-verbaux d incinération des tickets 20 Etat de développement des soldes des autres comptes de valeurs Pièces d entrée et de sortie de fonction 21 Procès-verbal de remise de service comportant en annexe, le cas échéant, la procuration 22 Certificat de l'ordonnateur P615 constatant qu'il n'y a aucune reprise à exercer contre le comptable 23 Déclaration du comptable entrant en fonction P615A accompagnée, le cas échéant, des réserves éventuelles et de leur mise à jour Pièces établissant la qualité des signataires 24 Commission du commis d office 25 Actes établissant la qualité des signataires 26 Autres pièces (à préciser) Lorsqu une pièce n a pas été prise ou transmise par l ordonnateur le préciser dans la colonne «non» et joindre les copies des lettres réclamant les pièces à l ordonnateur A., le Le comptable,

20 ANNEXE N 4 : Comptes de tiers et financiers : justifications en M14 20 Légende : - : Etat de développement de solde ; - ERAP : Etat de restes à payer ; - ERAR : Etat des restes à recouvrer.

21 21 ANNEXE N 4 (suite) CLASSE 4 - COMPTES DE TIERS 40 - FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES 401- Fournisseurs Fournisseurs - Exercice courant Fournisseurs - Exercice précédent ERAP au 30-6-N Fournisseurs - Exercices antérieurs ordre de paiement ERAP au N Fournisseurs - Retenues de garanties et oppositions Fournisseurs - Lettre-change relevé (L.C.R.) Fournisseurs d'immobilisations Fournisseurs d'immobilisations - Exercice courant Fournisseurs d'immobilisations - Exercice précédent Fournisseurs d'immobilisations - Exercices antérieurs Fournisseurs d'immobilisations - Retenues de garantie et oppositions Fournisseurs d'immobilisations - Lettrechange relevé (L.C.R.) ordre de paiement ordre de paiement ordre de paiement ERAP au 30-6-N+1 ERAP au N

22 22 ANNEXE N 4 (suite) Fournisseurs - Factures non parvenues Fournisseurs débiteurs Avances versées sur commandes ordre de paiement + pièces justificatives de l'avance Fournisseurs - Autres avoirs Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus 41 - REDEVABLES ET COMPTES RATTACHES Redevables - Exercice courant Redevables - Exercice précédent ERAR au 30-6-N Redevables - Exercices antérieurs ERAR au N Acquéreurs de terrains aménagés stockés ERAR au N Locataires-acquéreurs et locataires Locataires - acquéreurs et locataires - Exercice courant Locataires - acquéreurs et locataires - ERAR au N+1 Exercice précédent Locataires - acquéreurs et locataires - ERAR au N Exercices antérieurs 415 -Traites de coupes de bois (régime forestier) ERAR au N

23 23 ANNEXE N 4 (suite) Créances irrécouvrables admises par le juge ordre de paiement + des comptes décision juge Redevables et acquéreurs de terrains aménagés stockés - Produits non encore facturés Redevables - Produits non encore facturés Acquéreurs de terrains aménagés stockés - Produits non encore facturés Acquéreurs de terrains aménagés - Avances et acomptes 42 - PERSONNEL ET COMPTES RATTACHES Personnel - Rémunérations dues Personnel - Rémunérations dues - Exercice courant Personnel - Rémunérations dues - Exercice ERAP au 30-6-N+1 précédent Personnel - Rémunérations dues - Exercices ERAP au N antérieurs Personnel - Oppositions ordre de paiement Personnel - Charges à payer et produits à recevoir Autres charges à payer Produits à recevoir Déficits des régisseurs et débets des comptables ordre de recette

24 24 ANNEXE N 4 (suite) 43 - SECURITE SOCIALE ET AUTRES ORGANISMES SOCIAUX Sécurité sociale Cotisations de sécurité sociale ERAP au N Contribution sociale généralisée ERAP au N Contribution pour le remboursement de la ERAP au N dette sociale Autres versements ERAP au N Autres organismes sociaux CNRACL ERAP au N IRCANTEC ERAP au N Autres ERAP au N Organismes sociaux - Charges à payer et produits à recevoir Charges à payer Produits à recevoir 44 - ETAT ET AUTRES COLLECTIVITES PUBLIQUES Etat et autres collectivités publiques - Subventions à recevoir Etat - Impôts et taxes recouvrables sur des tiers ERAR au N

25 25 ANNEXE N 4 (suite) Opérations particulières avec l'etat et les collectivités publiques Etat Dépenses ERAP au N Recettes ERAR au N Région Dépenses ERAP au N Recettes ERAR au N Département Dépenses ERAP au N Recettes ERAR au N Communes Dépenses ERAP au N Recettes ERAR au N Groupements de collectivités Dépenses ERAP au N Recettes ERAR au N

26 26 ANNEXE N 4 (suite) Caisses des écoles (autonome) Dépenses ERAP au N Recettes ERAR au N CCAS (autonome) Dépenses ERAP au N Recettes ERAR au N Autres établissements publics Dépenses ERAP au N Recettes ERAR au N Etat - Taxes sur le chiffre d'affaires TVA intracommunautaire due Taxes sur le chiffre d'affaires à décaisser TVA à décaisser ordre de paiement + déclaration fiscale Taxes assimilées à la TVA ordre de paiement 4456 Taxes sur le chiffre d'affaires déductibles TVA sur immobilisations

27 27 ANNEXE N 4 (suite) TVA sur autres biens et services Crédit de TVA à reporter + déclaration fiscale Taxes assimilées à la TVA Taxes sur le chiffre d'affaires collectées TVA collectée Taxes assimilées à la TVA Taxes sur le chiffre d'affaires à régulariser ou en attente Autres impôts, taxes et versements assimilés Etat - Charges à payer et produits à recevoir demande de remboursement de TVA Charges fiscales sur congés à payer Autres charges à payer Produits à recevoir 45 - COMPTABILITE DISTINCTE RATTACHEE 46 - DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS Dons et legs en instance +compte annuel de l'administrateur Créances sur cessions d'immobilisations ERAR au N

28 28 ANNEXE N 4 (suite) Emprunts souscrits dans le public gérés par la collectivité Souscriptions reçues 1 ligne par exercice Intérêts à payer 1 ligne par exercice Titres amortis (ou capital) à rembourser 1 ligne par exercice Opérations pour le compte de particuliers Coupes affouagères distribuées en nature certificat administratif certificat administratif Coupes affouagères à répartir ordre de paiement bordereau de vente Vacations encaissées à reverser ordre de paiement Autres opérations pour le compte de particuliers ordre de paiement Avances en garanties d'emprunts convention exécutoire + demande de la banque + ordre de paiement Excédents de versement P 253 ou ordre de paiement P Autres comptes débiteurs ou créditeurs Autres comptes créditeurs Créditeurs divers - Exercice courant Créditeurs divers - Exercice précédent ERAP au 30-6-N+1