MODELE DE DIRECTIVES SUR LE CLASSEMENT ET L ARCHIVAGE DES DOCUMENTS COMMUNAUX. Micheline Guerry-Berchier, secrétaire générale ACF

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1 MODELE DE DIRECTIVES SUR LE CLASSEMENT ET L ARCHIVAGE DES DOCUMENTS COMMUNAUX Micheline Guerry-Berchier, secrétaire générale ACF 1

2 1. Principe a. Qu entend-n par directives cmmunales? b. Intérêt de la directive 2. Cntenu a. Cntexte légal b. Prcessus d archivage c. Prcédure pur le classement 3. Indicatins pratiques a. Système de classement, délais, transitin et répertire b. Cnsultatin des dcuments / archives c. Surveillance d. Drit à la destructin e. Cnservatin physique et GED (annexes) 2

3 1. Principe a. Qu entend-n par directives cmmunales Mdèle de règlement interne pur accmpagner le plan de classement et d archivage des b. Intérêt de la directive Permet de rappeler le cntexte légal, le prcessus d archivage, le cycle de vie des dcuments, les différents acteurs, ainsi que, ntamment le principe de cnsultatin des dcuments 3

4 2. Cntenu a. Cntexte légal Li sur les institutins culturelles de l Etat (art. 19 / en attendant LArch) et règlement cncernant les Archives de l Etat: les Archives de l Etat nt pur but de cnseiller les cmmunes Li sur les cmmunes (LC) et règlement d exécutin de la li sur les cmmunes (RELC): Archives est une tâche du secrétaire cmmunal (art. 78 LC) Cnservatin judicieuse des pièces imprtantes de l administratin (art. 103 LC) Remise de la caisse et infrmatin du classement et de la tenue de archives (art. 34 let. a RELC) 4

5 2. Cntenu a. Cntexte légal Li sur les cmmunes (LC) et règlement d exécutin de la li sur les cmmunes (RELC): (Art. 64 LC) Les pièces suivantes divent être cnservées par la cmmune : a) jusqu à dix ans après la date de leur abrgatin : les règlements cmmunaux ; b) pur une durée illimitée : les prcès-verbaux de l assemblée, du cnseil général, du cnseil cmmunal, des cmmissins, y cmpris les dcuments auxquels ces prcès-verbaux renvient, les budgets et les cmptes ; 5

6 2. Cntenu a. Cntexte légal Li sur les cmmunes (LC) et règlement d exécutin de la li sur les cmmunes (RELC): c) pendant vingt ans : les dssiers techniques relatifs à des cnstructins par des tiers; d) pendant le temps prévu par la législatin spéciale : les autres pièces ; e) pendant dix ans : les pièces cmptables, les brdereaux des impôts et des autres cntributins publiques. 6

7 2. Cntenu a. Cntexte légal Cde des bligatins (CO) art. 958 let. F : Cncernant les délais de cnservatin, les livres, les pièces cmptables et la crrespndance, divent être cnservés pendant dix ans (raisns de révisin) Li sur la prtectin des dnnées (LPrD) : Prtectin des drits fndamentaux des persnnes cncernant le traitement de leurs dnnées par des rganes publics / respnsabilité des rganes publics directe u indirecte (par des tiers) 7

8 2. Cntenu a. Cntexte légal Li sur l infrmatin et l accès aux dcuments (LInf) : Les rganes publics divent répndre aux demandes de renseignements qui leur snt adressées (art. 8 let. b LInf) rapidement, de manière bjective, cmplète, pertinente et claire (art. 9 al. 1 LInf). Drit d accès est clairement réglé : Tute persnne physique u mrale a, dans la mesure prévue par la présente li, le drit d accéder aux dcuments fficiels détenus par les rganes publics (art. 20 al. 1). Les dcuments fficiels versés aux archives restent sumis au drit d accès institué par la présente li (art. 20 al. 2). 8

9 2. Cntenu a. Cntexte légal «Dcument fficiel» cmprte quelques cnséquences archivistiques : - Infrmatins enregistrées sur un supprt quelcnque et qui cncernent l accmplissement d une tâche publique (art. 22 al. 1) ; - les dcuments qui peuvent être établis par un traitement infrmatique simple en extrayant les infrmatins cncernées d une base de dnnées (art. 22 al. 2) ; - Dcuments au stade définitif d élabratin u qui ne snt destinés à l usage persnnel (art. 22 al. 3). 9

10 2. Cntenu b. Prcessus d archivage I. Cmment déterminer la valeur archivistique d un dcument? - Utilité administrative (preuve matérielle de l activité administrative) - Valeur juridique (prtectin des intérêts et des drits publics cmme privés) - Valeur patrimniale u culturelle (surce histrique, sciale, plitique u écnmique) 10

11 1. Cntenu b. Prcessus d archivage II. Quel est l auteur du dcument? - Organe dnt il émane - Déterminatin du dssier maître (éviter de le cnserver à plusieurs places / liens u références aux pièces prduites u reçues) 11

12 2. Cntenu b. Prcessus d archivage III. Quelle est la durée de vie du dcument (cycle de vie du dcument)? Archives curantes / intermédiaires / définitives - Archives curantes (dssiers en curs) / ACTIFS nécessaires pur l accmplissement des tâches cnservées à prximité du respnsable prtectin envers des accès nn autrisés (prtectin des dnnées) 12

13 2. Cntenu b. Prcessus d archivage - Archives intermédiaires / SEMI-ACTIFS mise en sûreté de preuves / pursuite év. d une affaire (réuverture d une cas / prcédure de recurs) cnservées dans une pièce réservée à l archivage prtectin envers des accès nn autrisés (prtectin des dnnées) preuves snt inutiles lrsque le drit dnt un tiers peut se prévalir disparaît en raisn de la prescriptin dcument peut être détruit 13

14 2. Cntenu b. Prcessus d archivage - Archives définitives / INACTIFS recherche histrique u nécessaire à la cmpréhensin d une décisin cnservatin dans les archives pur une durée illimitée 14

15 2. Cntenu c. Prcédure pur le classement - Evaluatin du dssier en fnctin de sn utilité: Utile: n garde / Inutile: n jette - On garde: si valeur archivistique, sit intérêt histrique, juridique, patrimnial u culturel Si n garde, évaluatin du dssier en fnctin des catégries précédentes (curantes, intermédiaires, définitives) Pur certains cas, établir une liste des dcuments détruits (lrsqu ils cncernent des dnnées persnnelles particulièrement dignes de prtectin 15

16 3. Indicatins pratiques a. Système de classement, délais, transitin et répertire - Basé sur MCH2 - Délais indiqués dans le plan - Si nuveau système de classement = dcumenter l ancien système, de manière simple et cmpréhensible: les archives divent puvir traverser elles-mêmes l histire 16

17 3. Indicatins pratiques b. Cnsultatin des dcuments / archives - Prêt u cpie que si aucun dmmage pur les archives - Aucun riginal ne dit srtir / cnsultatin sur place - Gratuité pur l accès et à la prcédure d accès d un dcument fficiel, archivé u nn, en principe. - Emlument pssible si: Le travail de traitement de la demande dépasse 2 heures Cpie du dcument - Tarifs seln l OAD (rdnnance sur l accès aux dcuments) - Pas d émluments si inférieur à 30 Frs u si l accès est refusé - Gratuité pur les médias 17

18 3. Indicatins pratiques c. Surveillance - Préfets (activités générales de surveillance / cntrôle de la régularité de l archivage (art. 146 al.3 LC) d. Drit à la destructin d un dcument - Réflexin avant la destructin - Liste des dcuments détruits - Dnnées persnnelles divent être détruites dès que l rgane public n en a plus besin (art. 13 al.1 LPrD) 18

19 3. Indicatins pratiques e. Cnservatin physique et gestin électrnique des dcuments (annexes) - Type de lcaux - Furnitures - Archives de l Etat snt à dispsitin - GED: versin électrnique des dcuments et archivage 19

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