Plateforme d archivage légal

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1 Plateforme d archivage légal

2 Du portail télédéclaratif unique Banques DGI EDI-TDFC EDI-TVA DUCS EDI DADSU DUE DRP-MSA Cabinet ASSEDIC OGA URSSAF CMSA CNAV CRC

3 à la plateforme d intermédiation globale Télé déclarations Banques Cabinet Factures électroniques Archivage légal

4 L archivage électronique de documents Quels documents? Documents existant préalablement sous forme papier Documents numériques dès leur création (mails, factures électroniques Archiver les documents sur supports informatiques comment faire? que retrouvera-t-on dans dix ou vingt ans? comment s assurer que les documents dématérialisés seront encore lisibles? Que les supports ne seront pas endommagés et que leurs formats seront toujours connus? les documents produits auront-ils la moindre valeur de preuve?

5 Distinguer Sauvegarde Copie de données d'un support sur un autre (backup) pour permettre la restauration en cas de panne matérielle ou logicielle Archivage recueillir, classer et conserver des documents à des fins de consultation ultérieure. implique de conserver les documents d'une manière fiable et de permettre leur restitution fidèle après plusieurs années Archivage légal ajoute des moyens supplémentaires qui permettront d'authentifier le document et son auteur afin qu'il possède une valeur de preuve sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales.

6 L archivage légal L archivage est une obligation légale quelle que soit la nature du document La durée de conservation : Indépendante du support (papier ou numérique) Liée à la nature du document En matière civile: jusqu à 30 ans En matière fiscale: 6 ans En matière commerciale : de 1 à 10 ans Type de documents Factures clients / fournisseurs Bons de réception et de livraison Bons de commande Pièces justificatives de TVA Correspondance commerciale Contrats commerciaux Commandes clients Bulletins de paie Images chèque Marchés Publics Documents nécessaire à la reconstitution de carrière Durée de conservation 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 30 ans (code civil) 30 ans (code civil) 5 ans (code du Travail et de la Sécurité sociale) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) Illimitée (code du travail)

7 De la preuve papier à la preuve électronique Loi du 13 mars 2000 (modifiant le code civil), un document électronique signé a la même valeur légale. Sous réserve d être : «Conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité»

8 Valeur juridique d un document électronique Un document électronique : un document natif électronique comportant ou pas une signature électronique un document électronique issu de la numérisation d un document papier. Dans ce cas, l original reste le document papier et constitue la preuve en cas de litige. Pour qu un document électronique ait une valeur juridique, il doit : Être signé authentification de l auteur Être archivé dans des conditions garantissant son intégrité horodatage du document pérennité du support et du format Les cycles technologiques sont généralement largement inférieurs à la durée d'archivage légal des documents. restitution avec garantie que le document n a pas été modifié.

9 Votre solution d archivage Accusé Réception avec jeton d horodatage ARS ACS ADS Transmission du fichier à archiver Cabinet

10 Transmettre le fichier à archiver Automatique à partir de votre logiciel Mail à Upload sur le site jedeclare.com

11 Transmettre le fichier à archiver Caractéristiques du fichier transmis Pour archivage : un fichier.zip,.rar, limité à 4 Mo Possibilité d éclatement Formats imposés pour archivage légal : Car une fois un document signé, il est impossible de le changer de format si ce dernier cesse par exemple d être supporté par son éditeur. format images TIFF. format PDF/A on conserve aussi la visionneuse

12 Archiver un fichier par «upload»

13 Suivi des flux archivage

14 Classement et recherche «arborescente»

15 Classement et recherche «arborescente»

16 Des mots clés associés à chaque fichier La date du document L exercice de rattachement Le numéro de dossier Le SIRET du client La référence du document d origine Et des mots clés libres Par exemple contrat de travail, Dupont

17 Recherche multicritère sur mots clés

18 A quel prix? 100 pour 100 Mo archivés pendant 10 ans

19 La référence en matière de confiance CDC Arkhinéo SAS de droit français créée en avril 2001 est filiale à 100% du Groupe caisse des dépôts Le rôle de consignation de la CDC constitue l une de ses missions historiques inscrite dans les textes fondateurs. La filiation de CDC Arkhinéo au Groupe CDC assure la pérennité de la structure et la sécurité du service Informatique CDC COFFRE-FORT ELECTRONIQUE CDC Arkhinéo

20 Vos Questions les Réponses de Votre Portail

21 Tout sur jedeclare.com Espace public de présentation technique du portail, des formalités. Votre espace privé Le Club JDC Les éditeurs partenaires Actualités, articles de presse, témoignages Hotline Aide à l inscription Demande de rendez-vous commercial Accompagnement dans la mise en œuvre

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