Serveur d'archivage 2007 Serveur Archivage : Manuel Utilisateur

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1 Type du document Manuel utilisateur Auteur(s) Eric Bouladier Date de création 26/03/2007 Domaine de diffusion Illimité Validé par Versions Date Auteur(s) Modifications /03/2007 Eric Bouladier Création /03/2007 Danielle Drillon Modifications et corrections orthographiques 1,2 27/03/2007 Eric Bouladier Compléments sur métadonnées dynamiques Table des matières...1 Introduction...2 Paramétrage technique de l'application... 3 Profil administrateur...3 Répertoires de l'application... 3 Format d'archives... 3 Authentification... 4 Paramétrage fonctionnel de l'application...6 Création des types de documents... 6 Dépôt d'un document... 9 Consultation des documents déposés...11 Liste des documents Recherche de documents Accès aux fichiers déposés...12 Mise à jour, suppression d'un document /13

2 Introduction L'application «Serveur d'archivage» a pour objectif l'entreposage et la diffusion de documents électroniques de toutes natures via internet. Elle est entièrement utilisable au travers d'un navigateur internet. Elle a été conçue en priorité pour répondre aux besoins des milieux universitaires et de la recherche en matière de conservation et de diffusion de ce que l'on appelle la littérature grise (thèses, mémoires, publications, annales d'examen, etc.). A l'heure actuelle, la réalisation, dont voici le manuel d'utilisation, ne constitue qu'un prototype de ce que pourrait être une version complète d'une telle application. Pour la bonne compréhension de ce qui va suivre, nous donnons dès maintenant quelques indications sur ce que fait l'application. L'entrepôt de document est organisé en collections, chaque collection correspondant à un type de document. Les documents sont déposés dans le système d'archivage lors d'une opération appelée dépôt. Cette opération consiste à indiquer le ou les fichiers constituants le document, ainsi que les métadonnées permettant de le qualifier. C'est cet ensemble fichiers plus métadonnées que nous nommons document. Un outil de requêtage permet de retrouver un ou plusieurs documents répondant à des critères de recherche basés sur les métadonnées. Le document est consultable par internet au format HTML, PDF ou dans son format d'origine. 2/13

3 Paramétrage technique de l'application Pour être utilisable, l'application peut se contenter d'utiliser les valeurs par défaut mises en place à l'installation. Cependant, il est possible de les modifier pour s'adapter à votre environnement. Profil administrateur Le nom et le mot de passe du profil administrateur sont initialisés avec les valeurs profil = «admin» et mot de passe = «admin». Ces valeurs sont modifiables dans le fichier de configuration WEB-INF. Répertoires de l'application Le fichier de configuration config.properties, situé à la racine de l'application, permet de définir un certain nombre de paramètres dont les répertoires utilisés par l'application. En voici la liste avec leur valeur par défaut (notez la façon d'indiquer le symbole anti-slash). répertoire de stockage des archives correspondant aux documents déposés : archival_location=c\:/serveurarchivage répertoire de travail utilisé pour les versions temporaires des documents : temporary_location=c\:/temp répertoire semi-permanent contenant les versions de diffusion des documents : export_location=c\:/export Format d'archives Toujours dans le fichier config.properties, le format d'archive est paramétrable. Il est possible de choisir un format parmi tar, tar.bz2 et zip. Il ne faut pas modifier le format en cours d'exploitation sous peine de ne plus pouvoir accéder aux archives fabriquées avec l'ancienne version du paramétrage. Format d'archives : archival_fmt=tar.bz2 3/13

4 Authentification Lors de l'accès à l'application, l'écran d'accueil se présente de la façon suivante : La barre de menu propose l'option d'authentification qui permet d'accéder à la saisie du profil et du mot de passe. Le bouton connexion permet de valider la saisie. En fonction du rôle associé au profil avec lequel l'utilisateur se connecte, certaines fonctionnalités de l'application sont accessibles ou pas (présentes ou absentes des menus). Au-delà d'un certain temps d'inactivité, l'authentification est perdue et le système passe en mode 4/13

5 anonyme, proposant un menu ne disposant que des options de consultation. L'utilisateur peut aussi forcer la déconnexion pour repasser en mode anonyme. 5/13

6 Paramétrage fonctionnel de l'application Les fonctionnalités de cette famille ne sont accessibles qu'à l'administrateur. Chaque document déposé doit appartenir à un type de document ou collection. Une collection identifie un ensemble de documents de même nature, auxquels se rattachent les mêmes renseignements. Ainsi, les renseignements associés à une thèse ne sont pas tout à fait les mêmes que ceux associés à des annales d'examen. Une partie est commune, l'autre distincte. Ces renseignements sont appelés métadonnées de base pour la partie commune et métadonnées dynamiques pour la partie propre à chaque type de document. L'application permet au gestionnaire de définir les types de document qu'il souhaite gérer et s'il le désire, les métadonnées dynamiques associées au type de document. Création des types de documents Le menu présenté à l'administrateur permet d'accéder à la gestion des types de documents. Ce menu autorise la création de nouveaux types de document et la mise à jour des types existants. Après création d'un type ; il est possible par l'option de gestion d'un type de document de modifier sa définition et de maintenir ses métadonnées dynamiques associées. Le nom du type de données ne doit pas contenir de caractère accentué, ni de caractère spécial. Le libellé quant à lui peut contenir tout type de caractères. Les extensions permettent de définir les formats de fichier autorisés à être déposés. Une absence de saisie à ce niveau indique que tout est autorisé. Les extensions doivent être saisies, ainsi que cela est indiqué à l'écran, les unes derrière les autres, séparées par une virgule. L'astérisque indique les champs obligatoires. 6/13

7 Ajout d'un nouveau type de document. Serveur d'archivage 2007 Maintenance des métadonnées dynamiques. 7/13

8 Un clic gauche sur le symbole «+» au milieu de la page, ajoute une nouvelle métadonnée. Le moins d'en enlever. Le «nom de la métadonnée» est son nom de code informatique. Il doit être d'un seul mot, distinct des autres noms de métadonnées existantes et ne doit pas contenir de caractères accentués. Le «nom pour l'affichage» est le nom sous lequel la métadonnée sera affichée à l'utilisateur. L'option «saisie obligatoire» permet d'obliger l'utilisateur déposant un document du type créé ici à saisir une valeur dans cette métadonnée. La description permet d'indiquer à quoi sert cette métadonnée. Cela peut constituer une aide pour le déposant. Le type d'affichage permet de spécifier la nature de la métadonnée : texte : zone de texte entier : nombre entier liste : liste de valeurs énumérées. adresse courriel. Les tailles maximale et minimale fixent les limites en nombre de caractères du champ. La taille minimale peut rester à zéro. Les champs nombre de colonnes et nombre de lignes définissent la taille de la zone de saisie en largeur (colonnes) et en hauteur (ligne). Le nombre d'apparitions détermine le nombre d'occurrences de cette métadonnée que l'utilisateur pourra affecter à son document. L'utilisation d'items indique que le contenu de la métadonnée doit appartenir à une liste de valeurs saisie en ajoutant des items avec le symbole «+». Si les champs du formulaire ne sont pas remplis, les valeurs par défaut définies dans le fichier de configuration de l'application sont appliquées. 8/13

9 Dépôt d'un document Pour pouvoir déposer un document, il faut être authentifié (pas nécessairement sous le compte administrateur). Le menu «déposer» donne accès à la transaction suivante : Le type de document détermine la collection dans laquelle le document sera rangé. Le fichier principal est obligatoire. Un ou plusieurs fichiers secondaires peuvent être associés. Les symboles + et -, permettent d'ajouter ou d'enlever des champs de saisie supplémentaires. Le bouton suivant enchaîne la saisie des métadonnées de base. Celles-ci correspondent aux informations spécifiées par la norme Dublin Core non qualifié. Pour plus de renseignements sur la signification des champs, se reporter au lien suivant : La validation de la saisie des métadonnées de base permet de passer à la saisie des métadonnées dynamiques. S'il n'y en a pas de définie, la page ne présente aucun champ en saisie. La validation de ce dernier écran clôture l'opération de dépôt. 9/13

10 10/13

11 Consultation des documents déposés Les fonctionnalités de consultation sont accessibles à tous les utilisateurs même anonymes. Liste des documents L'option «Liste» de la barre de menu, permet de lister rapidement tous les documents d'un type choisi. Recherche de documents L'option «Recherche» de la barre de menu, permet de lister les documents répondant à des critères de recherche portant sur les métadonnées de base et dynamiques. La recherche simple n'est pas implémentée aujourd'hui. Lorsqu'elle le sera, elle effectuera une recherche plein texte dans les fichiers déposés. Il est possible de rechercher des documents dans un type donné ou dans tous les types. La recherche avancée autorise la saisie d'une expression complexe multicritères. Les liaisons entre les différentes lignes respectent la priorité des opérateurs logiques. Nous déconseillons à l'utilisateur peu familier de ces expressions, le mixage des deux opérateurs dans la même expression. Les menus déroulants de chaque ligne donnent le choix de la métadonnée sur laquelle porte la sélection, du type de comparaison (contient, ne contient pas, égal à, différent de, antérieur à, antérieur ou égal à, postérieur à, postérieur ou égal à). La case à cocher «respecter la casse» rend la 11/13

12 recherche sensible à la casse si elle est cochée. Le bouton recherche lance la requête et affiche la liste des documents sélectionnés. A noter, que pour utiliser les métadonnées dynamiques dans recherche multicritères, il faut d'abord utiliser le symbole «+» pour disposer du nombre de critères souhaité et ensuite sélectionner le type de document. D'une façon générale, les métadonnées dynamiques ne sont accessibles que si un type de document est sélectionné. Un clic gauche sur un des documents présentés permet de consulter les métadonnées du document et d'accéder aux options de gestion : suppression, mise à jour et consultation des fichiers déposés. 12/13

13 Accès aux fichiers déposés Le fichier principal est proposé à la consultation dans un format WEB (html) et/ou PDF selon le format du document original. Mise à jour, suppression d'un document La liste de document présentée à l'issue d'une recherche ou à partir de l'option «liste» donne accès à la mise à jour ou à la suppression. L'administrateur peut gérer tous les documents. L'anonyme n'a aucune fonctionnalité de gestion. Tout autre utilisateur authentifié peut gérer les documents dont il est propriétaire. La mise à jour permet de modifier tous les éléments saisis lors de la création, y compris les fichiers déposés. 13/13

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