AVIS DU PERSONNEL DE L ACFM SIGNATURES ÉLECTRONIQUES

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1 Personne-ressource : Paige Ward Avocate générale et vice-présidente, Politiques Téléphone : Courriel : pward@mdfa.ca APA-0016 Le 23 janvier 2003 AVIS DU PERSONNEL DE L ACFM SIGNATURES ÉLECTRONIQUES Les Avis du personnel de l ACFM ont pour objet d aider les membres et leurs personnes autorisées à interpréter et à appliquer les exigences des Statuts et des Règles de l ACFM et à s y conformer. Ils font référence à ces exigences et expliquent comment le personnel de l ACFM interprète la manière de les respecter. Les Avis peuvent aussi comprendre des pratiques exemplaires et des notes d orientation. L ACFM permettra désormais à ses membres d utiliser une signature électronique ou numérique au moment de signer une convention, un contrat ou une opération avec un client, une personne autorisée, d autres membres, l ACFM ou toute autre personne ou société, lorsqu une signature est requise. Les membres doivent satisfaire aux exigences de signature électronique de la législation provinciale sur le commerce électronique applicable. Les exigences générales de signature électronique, qui sont similaires d un territoire à l autre, sont résumées ci-après. Cependant, les membres sont priés de consulter leurs propres lois provinciales applicables en cette matière afin d assurer qu ils satisfont aux exigences. Si un territoire donné n a pas adopté de loi sur le commerce électronique, les signatures électroniques ne sont pas valides dans ce territoire. Une liste indiquant le titre des lois provinciales sur le commerce électronique et leur statut respectif est jointe à l annexe A du présent avis. Une liste énumérant les Règles, Principes directeurs et Formulaires de l ACFM qui exigent une signature est jointe à l annexe B du présent avis. Cette liste n est donnée qu à titre illustratif et non exhaustif. Les membres doivent se reporter à l Avis de réglementation des membres RM-0015 («Transmission électronique de documents») lorsqu ils utilisent des signatures électroniques. Signatures électroniques La loi sur le commerce électronique en vigueur dans plusieurs territoires précise que les signatures électroniques ne sont légalement valides que dans ces territoires. Selon la définition légale la plus couramment acceptée des termes «signé» et «signature», il existe plusieurs façons d apposer sa signature (et, par conséquent, de valider) un document. Page 1 sur 5

2 La plupart des lois provinciales précisent qu il n est pas nécessaire que la signature électronique ressemble à la signature «physique» pour être valide et exécutoire. Par exemple, la signature peut être un code, un son ou un symbole quelconque intégré au document qui est signé ou distinct de celui-ci, pourvu que l association avec le document soit évidente. Le membre qui utilise une signature électronique doit posséder les capacités technologiques pour ce faire. Cette technologie doit pouvoir, entre autres, garantir la non-répudiation, ce qui signifie que le signataire doit être incapable de répudier la signature qu il a apposée sur un document ou son association à ce document. Cependant, la législation provinciale ne précise pas à l heure actuelle le type de technologie de signature numérique pouvant être utilisé. Il ne semble pas exister de restrictions quant à l utilisation de signatures électroniques relativement à la création ou à la gestion de contrats électroniques. Pourvu que l association de signature électronique soit établie entre la personne et le document et que l intention de signer soit démontrée, la signature électronique ainsi utilisée est valide. Prescriptions de la loi en matière de signature électronique En général, les lois prescrivent ce qui suit : un document ou des renseignements dans une forme électronique doivent être accessibles par l autre partie et être utilisables ultérieurement; un document ou des renseignements dans une forme électronique doivent pouvoir être conservés par l autre partie; un document ou des renseignements dans une forme électronique doivent être présentés de la même façon que dans le format non électronique ou d une façon substantiellement similaire à celui-ci; la signature électronique doit être digne de foi pour permettre l identification de la personne; l association de la signature électronique au document électronique pertinent doit être sûre. Par conséquent, relativement aux deux derniers points, les exigences ne seront pas respectées par l acceptation d un courrier électronique d un client ou par l utilisation par un membre d un site Web protégé par un mot de passe. Les membres doivent savoir que le consentement du client doit être obtenu avant l utilisation d une signature électronique. Même si la loi ne définit pas le mode de consentement, elle exige un consentement implicite. Par exemple, la loi stipule généralement qu un consentement peut être déduit de la conduite d une personne s il existe des motifs raisonnables de croire que le consentement est sincère et qu il est pertinent aux renseignements ou au document. Exigence d avis juridique L ACFM demandera aux membres d obtenir un avis juridique digne de foi confirmant que leur système et leur technologie de signature numérique sont conformes aux exigences légales du territoire où ils doivent être utilisés. Un membre peut fournir son propre avis juridique ou un avis juridique d une autorité de certification. Page 2 sur 5

3 Pour s assurer que les signatures numériques sont générées de manière sûre, une infrastructure à clés publiques (ou ICP) peut être constituée suivant laquelle un tiers de confiance, appelé une autorité de certification, génère et attribue des clés et délivre des certificats qui servent à identifier et à authentifier le signataire et ses associés à la clé publique. FundSERV est un exemple d initiative ICP dans le secteur des organismes de placement collectif, car elle agit à titre d autorité de certification. DM# Page 3 sur 5

4 Annexe A Lois provinciales sur le commerce électronique ALBERTA COLOMBIE-BRITANNIQUE MANITOBA NOUVEAU-BRUNSWICK TERRE-NEUVE NOUVELLE-ÉCOSSE ONTARIO ÎLE-DU-PRINCE-ÉDOUARD QUÉBEC Electronic Transactions Act en attente de promulgation Electronic Transactions Act Loi sur le commerce et l information électroniques en attente de promulgation Loi sur les opérations électroniques Loi sur le commerce électronique Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information (voir aussi l article 2827 du Code civil du Québec) SASKATCHEWAN The Electronic Information and Documents Act, 2000 YUKON Loi sur le commerce électronique Page 4 sur 5

5 Page 5 sur 5 Annexe B EXEMPLES D EXIGENCES DE SIGNATURE SELON LES RÈGLES, PRINCIPES DIRECTEURS ET FORMULAIRES DE L ACFM Règles Ententes relatives aux services Règle e) Convention d employé Règle e) Contrat de mandataire Règle k) Convention entre un remisier et un courtier chargé de compte Règle a) iv) Arrangement entre un remisier et un courtier chargé de compte Reconnaissance écrite du client Règle b) viii) Appellations, dénominations et noms commerciaux Consentement écrit du membre pour permettre à une personne autorisée d utiliser un nom commercial Règle b) i) Renseignements confidentiels Consentement préalable écrit du client pour divulguer des renseignements confidentiels Règle a) Formulaire d ouverture de compte Signature du client Règle Mise à jour des renseignements «Connaître son client» Autorisation écrite pour modifier le nom d un client Règle c) Arrangements concernant l indication de clients Nécessité d avoir une convention écrite Règle b) ii) Transferts de compte Autorisation écrite du client Règle Ententes concernant les titres gardés en dépôt Autorisation écrite du membre pour utiliser ou aliéner des titres Règle b) Principes directeurs Principe directeur n 1 de l ACFM Formation et supervision des nouveaux représentants inscrits Confirmation de l accomplissement du programme de formation et de supervision à l intention des nouveaux représentants inscrits Principe directeur n 2 de l ACFM Normes minimales de surveillance des comptes Annexe I Formulaire d ouverture de compte Formulaires Formulaire 1 Rapport et questionnaire financiers de l ACFM